Outils collaboratifs nouvelle génération : comment innover pour des résultats durables ?

Dans un article publié fin 2022, la Harvard Business Review présente les leçons retenues par des entreprises qui ont dû innover dans le contexte incertain de ces dernières années. 

Premier constat : l’instabilité économique actuelle présente un véritable risque à la croissance. Pour y répondre, les organisations doivent être capables d’innover en transformant leurs pratiques à l’échelle, et en investissant dans des technologies émergentes.

Parmi ces technologies, l’usage des outils collaboratifs se démocratise actuellement dans les entreprises de toutes tailles, et leur permet d’accélérer leur innovation. Pourquoi ? Car ces outils nouvelle génération sont durables, sécurisés, et ils permettent de répondre aux attentes de toutes les générations sur le marché du travail : autonomie, engagement, flexibilité dans un cadre hybride,...

Cependant, le management de l’innovation n’est pas un processus linéaire. Il peut entraîner des coûts élevés qu’il faut savoir maîtriser, que ce soit pour transformer vos produits ou vos services, ou couvrir tous les besoins de vos collaborateurs en interne. Pour maximiser vos chances de réussite, vous devez avant tout créer un espace de travail qui permet un pilotage efficace de l’innovation, en phase avec vos objectifs business. 

C’est pour vous y aider que nous avons conçu ce guide. Voyons à présent comment vous pouvez exploiter toute la puissance des outils collaboratifs nouvelle génération pour créer un cadre propice à l’innovation dans votre entreprise.

Qu’est-ce qui impacte le coût de l’innovation ?

Tous les 3 ans, un collaborateur fait face à 5 changements organisationnels majeurs (Gartner) : 

• Transformation digitale ;
• Restructuration ;
• Montée en compétences des équipes ;
• Modernisation et affinement des process,... 

L’innovation fait donc partie du quotidien des équipes, et crée un niveau de complexité supplémentaire auquel il faut être vigilants. Pour innover dans les meilleures conditions, vous devez prendre conscience des nombreux facteurs qui peuvent décupler les coûts de l’innovation, aussi bien sur le plan financier que celui du bien-être de vos équipes.

Des investissements non ciblés

Innover représente des budgets importants pour une organisation. Cependant, si vous ne ciblez pas des projets de transformation précis, et investissez dans l’innovation au sens large, ces budgets peuvent encore être décuplés du fait d’un manque de suivi. 

Veillez donc à éviter de surinvestir en gardant toujours le contrôle de vos budgets dédiés à l’innovation, et en les allouant à des projets aux objectifs clairement définis.

Le manque de résilience

Par nature, la démarche d’innovation nécessite de s’adapter et de réagir face à l’évolution du marché. Si les entreprises n’adoptent pas rapidement une posture résiliente, elles risquent d’être dépassées par la concurrence, et générer ensuite de nombreux coûts pour essayer de se maintenir à flot. 

Souvenez-vous de Nokia. La marque de téléphones finlandaise avait tout pour réussir au début des années 2000, et possédait presque la moitié des parts de son marché. Mais en 2007, au lancement du premier iPhone, Nokia a peiné à prendre le tournant des smartphones et des technologies tactiles. 

Les années suivantes, même si la marque a finalement sorti quelques modèles de smartphone, ces derniers ont été perçus comme beaucoup moins innovants, voire même en retard par rapport à la concurrence. Son manque de réactivité et d’innovation au bon moment a fini par coûter à Nokia sa place de leader sur le marché.

Le travail en silos

Plus une entreprise est grande, plus il est probable d’y retrouver des équipes qui travaillent en silos, c’est-à-dire en interagissant essentiellement avec leur propre service ou département. Or, cela favorise aussi un phénomène d’innovation à deux vitesses.

Par exemple, certaines organisations disposent de départements ou d’”Innovation Labs” dédiés à la réflexion autour de ces sujets. Cependant, les idées qui en ressortent peuvent prendre du temps à parvenir aux autres équipes, qui peuvent aussi avoir du mal à les adopter car elles sont réticentes au changement ou travaillent de manière cloisonnée.

Ainsi, le niveau d’exposition à l’innovation n’est pas le même, suivant si vous collaborez au quotidien avec les personnes les plus impliquées dans ces enjeux. Pour l’entreprise, cela peut conduire à un manque d’homogénéité dans leur fonctionnement, et donc à un besoin constant d’efforts d’ajustement pour garder toutes les équipes au même niveau d’information.

La change fatigue

Le phénomène de change fatigue (ou lassitude du changement) est le résultat d’une multiplication d’initiatives d’innovation qui manquent de clarté dans leurs objectifs et dans leur réalisation. On innove pour innover, sans que cette innovation soit porteuse d’un sens qui résonne pour tous les collaborateurs de l’entreprise. 

Face à la contrainte de devoir s’adapter en permanence sans but précis, les équipes peuvent développer une lassitude à l’égard du changement. Toujours selon Gartner, cette change fatigue impacte l’organisation à plusieurs niveaux : la rétention des talents, la confiance, et surtout les performances et la responsabilisation des équipes, dans plus de 50% des cas.

La peur de l’échec

Enfin, l’innovation n’est pas toujours synonyme de succès. En réalité, plus d’une initiative de transformation sur deux dans les entreprises génère un résultat mitigé, et seules 40% d’entre elles atteignent leurs objectifs (Gartner).

Le risque d’échouer existe donc bel et bien. Cependant, si la peur de l’échec devient un blocage aux initiatives, alors il n’y a plus d’innovation. 

Pour donner à votre organisation la confiance nécessaire d’innover avec une connaissance claire de ce que cela implique, il est donc important de lui créer un environnement de travail adapté pour se projeter, anticiper, clarifier les objectifs et réduire le nombre d’inconnues.

Comment créer un espace de travail innovant pour votre équipe ?

Créer un espace sécurisé où chacun peut s’exprimer

Tout d’abord, il est important de créer un cadre de travail basé sur la confiance, qui permet une communication transparente et facilite l’expression de tous.

D’après HBR, la confiance qui existe entre les membres d’une organisation est étroitement liée à la qualité de leurs performances. Par exemple, voici comment vous pouvez renforcer ce sentiment de confiance et d’appartenance à un collectif :

• Ne laissez pas la collaboration au hasard : sondez vos équipes pour mieux comprendre leurs préférences de communication, posez-leur des questions pour clarifier les objectifs ou préciser des points spécifiques au cours d’un projet, et diffusez des informations auprès des bonnes personnes au bon moment.
• Gardez vos équipes impliquées en continu : encouragez vos équipes à partager proactivement les évolutions autour de leurs projets, et proposez-leur des activités qui libèrent leur créativité et encouragent la participation active : quiz, challenges, parcours gamifiés,...
• Valorisez la réussite : pour établir un cadre de confiance, sachez reconnaître et récompenser le succès de vos équipes lorsqu’elles atteignent leurs objectifs, que ce soit grâce à une meilleure visualisation des performances, ou en préparant un contenu dédié pour les féliciter.

Favoriser l’expérimentation et l’apprentissage en continu

Créer un espace de travail transparent, c’est aussi créer un cadre qui permet d’expérimenter, et de lever le tabou autour de l’erreur pour y voir une opportunité d’apprendre et de progresser. 

Cela peut prendre des formes variées, jusqu’aux “failcons” organisées par Sarah Drinkwater lorsqu’elle était à la tête du Google Campus London. En amenant les esprits les plus innovants de Google à échanger autour de leurs échecs, ce concept a aidé à les démystifier, et a permis à leur entourage d’en tirer des leçons à leur tour.

Lorsqu’il s’agit d’innover, essayer fait donc partie du chemin vers la réussite. Même à un géant comme Dyson, il a fallu environ 5127 tests avant de finaliser la création de son prototype d’aspirateur sans sac. Votre environnement de travail doit aussi refléter cette résilience, et la volonté de communiquer librement autour de résultats plus mitigés.

Mettre en place une culture du feedback

Enfin, une troisième composante fondamentale d’un espace de travail innovant est le partage régulier de feedbacks. Que ce soit en gestion de projet, en formation ou dans vos interactions en interne, solliciter et donner des retours constructifs doit devenir systématique dans votre organisation. 

Pourquoi ? Car les feedbacks reçus vous montrent des perspectives différentes, et vous poussent à élargir votre approche d’un sujet. Ainsi, vous vous ajustez et vous améliorez plus rapidement, et de manière plus efficace.

Sans compter que c’est un excellent moyen de responsabiliser l’ensemble de vos équipes, et de les amener à mieux communiquer à la fois de manière synchrone et asynchrone. Par exemple, vous pouvez prévoir un temps dédié au partage de feedbacks lors d’une réunion projet, ou alors partager un sondage pour recueillir des retours avant ou après la réunion, pour simplifier la préparation des étapes suivantes.

Comment les outils collaboratifs nouvelle génération accélèrent l’innovation ? 

Les technologies collaboratives font partie des meilleures solutions pour vous aider à créer un espace de travail structuré, qui favorise l’innovation et un partage d’idées efficace. Ces outils nouvelle génération répondent à l’ensemble des conditions listées précédemment, et vous permettent de transformer vos pratiques tout en vous assurant de l’adoption par vos équipes.

Il ne s'agit plus seulement de logiciels de visio ou de chat en ligne. Les meilleurs outils collaboratifs actuels présentent des espaces virtuels tout-en-un qui combinent plusieurs formats adaptés aux différents besoins de collaboration :

• Sur site, à distance ou en mode hybride
• En synchrone ou en asynchrone
• À l’oral ou à l’écrit

Ainsi, ils répondent à toutes les attentes des différentes générations d’utilisateurs qui se côtoient aujourd’hui sur le marché du travail, et leur permettent d’interagir de manière fluide et transparente, en toute simplicité.

Mais comment repérer les outils collaboratifs les plus adaptés à vos besoins d’innovation, parmi les nombreuses offres existantes ? Pour les identifier, vous pouvez vous aider de ces quatre caractéristiques :

1. Les outils qui maximisent l’efficacité, partout et à tout moment

Avec la montée en puissance du travail hybride et asynchrone, les équipes dans les entreprises sont de plus en plus distribuées entre plusieurs sites, parfois même sur plusieurs continents. 

Par conséquent, les outils collaboratifs qui vont les aider à innover sont ceux qui leur permettent de garder une expérience de travail extrêmement fluide et efficace, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. 

Par exemple, c’est le cas de la plateforme collaborative Klaxoon, qui centralise tous vos échanges et vos fichiers dans un seul espace virtuel : Board, son tableau blanc collaboratif. Celui-ci dispose également d’un outil de visioconférence intégré, et reste accessible depuis n’importe quel appareil connecté.

2. Les outils qui décuplent l’engagement et la participation active

Pour innover dans le contexte actuel, il est également nécessaire d’engager toutes les équipes, et ainsi créer une véritable dynamique d’échange transversale. Qu’elles soient ou non à l’aise avec la technologie, leur espace de travail doit être intuitif et simple à prendre en main, parfois même en s’appuyant sur des fonctionnalités ludiques.

En ce sens, les outils collaboratifs nouvelle génération permettent de tenir compte de toutes les manières de s’engager et de s’exprimer, au-delà de l’oral. Grâce à la puissance du management visuel qui les caractérise, chacun peut alors contribuer à l’écrit ou à l’oral, en synchrone ou en asynchrone.

Cependant, il existe autant de manières de s’engager que d’applications possibles :

• Sessions de brainstorming
• Points de projet
• Onboardings
• Rituels d’équipe
• Réunions,...

C’est pourquoi, pour tous les couvrir, un tableau blanc comme Board n’est pas suffisant à lui seul. Il doit être utilisé en complément d’autres activités Klaxoon, qui répondent chacune à un besoin spécifique de collaboration : 

• Des Quiz
• Des Sondages
• Des Questions interactives‍
• Des parcours gamifiés comme Mission ou Aventure,...

3. Les outils qui facilitent le business et génèrent des résultats

Un outil collaboratif innovant doit aussi simplifier la collaboration en interne et en externe avec vos partenaires, tout en accélérant votre prise de décision, vos processus, vos projets, vos livrables et leur mise sur le marché. Tout cela en vous assurant un suivi rigoureux des métriques d’engagement et de participation.

Ainsi, certains de ces outils ont développé des modèles de méthodologies prêts à l’emploi, destinés à faire gagner du temps aux utilisateurs en leur proposant une structure d’activité adaptée à leurs usages. Grâce à ces modèles, vous pouvez économiser des heures, voire des mois entiers dans votre gestion de projet, vos formations ou vos réunions d’équipe. 

4. Les outils qui favorisent une culture de l’innovation

D’après McKinsey, les entreprises qui ont une culture organisationnelle centrée sur l’innovation ont deux fois plus de chances que les autres de réussir leur transformation digitale.

En plus de créer un espace de travail propice à l’innovation, les outils collaboratifs nouvelle génération comme Klaxoon peuvent aussi vous aider à valoriser l’innovation dans votre culture d’entreprise :

• Collaboration visuelle : souvent restreint au whiteboard ou tableau blanc virtuel, le management visuel englobe en réalité de nombreuses autres possibilités collaboratives qui favorisent l’innovation, et que nous avons évoquées au fil de ce guide : quiz, sondages, challenges ou gamification,.... 
• Intelligence artificielle : les outils collaboratifs nouvelle génération intègrent désormais des fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA), qui accélèrent encore la génération d’idées et l’efficacité des équipes. Par exemple, sur Klaxoon, vous disposerez de l’IA à partir de l’été 2024 pour résumer vos échanges et vos idées sur vos Boards. Des fonctionnalités de génération et de traduction de contenus seront également disponibles très bientôt !
• Partage de connaissances et apprentissage : le partage et la rétention des connaissances peuvent être simplifiés avec des outils asynchrones pour partager une variété de contenus à vos participants. C’est le cas de Mémo, qui est conçu pour sécuriser vos échanges à venir, voire tester les connaissances des participants en cours de lecture en y intégrant des questions de Quiz ou de Sondage !
• Culture du feedback : enfin, vos outils collaboratifs doivent vous permettre d’optimiser vos réflexions sur l’innovation, grâce à un feedback régulier. Pour cela, vous pouvez tester l’outil Question : vote, évaluation, oui/non, questions ouvertes,... Trouvez le meilleur format pour solliciter les retours de vos équipes, et garder une trace de vos échanges sans remonter un nombre incalculable d’emails !