Travail hybride : comment trouver le nombre idéal de jours de télétravail pour votre équipe ?

Suite à la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont demandé à leurs employés de retourner entièrement au bureau. Cependant, laisser à ses employés la possibilité de travailler à distance au moins quelques jours par semaine présente de nombreux avantages en termes de coûts, d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et d'efficacité : c'est ce qu'on appelle le travail hybride. Dans cet article, nous vous proposons d'identifier les avantages au modèle de travail hybride, et faciliter l'implémentation d'un calendrier cohérent pour toutes vos équipes. 

Préalable : il doit être techniquement possible pour votre équipe de travailler à distance (cet article pourrait - malheureusement - s'avérer moins pratique pour certaines fonctions, comme celles de serveur ou de pilote).

Pourquoi de nombreuses entreprises demandent-elles à leurs employés de revenir pleinement au bureau, même dans un contexte post-pandémique ?

Comme mentionné précédemment, le travail hybride offre plusieurs avantages en termes de coûts, d'efficacité de l'équipe, de réussite de l'entreprise et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Alors pourquoi les entreprises souhaitent-elles que leurs employés retournent au travail ?

1. Certaines entreprises pensent qu'un espace physique favorise la productivité et l'efficacité : Non pas que l'environnement de travail à distance nuise à la productivité, mais il est probable que les personnes travaillant à domicile soient plus sujettes à des distractions extérieures. Dans d'autres cas, certains employés peuvent avoir besoin d'aide pour collaborer de manière transversale avec d'autres membres de l'équipe, et ne se sentent pas à l'aise avec les plateformes de management visuel. 
2. Certaines entreprises traitant des informations sensibles peuvent préférer les interactions en face à face : Il est indéniable que l'internet est un monde global et que, même si vous êtes bien crypté ou protégé, la plupart de vos informations ne sont pas privées. Pour les entreprises qui traitent des documents confidentiels, les membres de l'équipe, les employés et les chefs d'équipe auront toujours besoin de vous rencontrer en personne.
3. L'accès à des équipements et à des infrastructures spécifiques exige une présence au bureau : Cette partie ne concerne que les entreprises qui ont parfois besoin d'équipement plus performant, comme les graphistes, ou data scientists. En revanche, certaines fonctions sont au contraire plus capables de performer dans un environnement de travail au calme, tel que le domicile. 

Avec tout ce que nous venons de dire, vous pouvez d'ores et déjà sentir qu'il n'est pas nécessaire d'exiger de vos employés une présence continue sur site. Par conséquent, un environnement de travail hybride est une excellente alternative qui présente des avantages.

Dans quelle mesure le travail hybride contribue-t-il à améliorer l'expérience des employés ?

Nous avons déjà évoqué les avantages en termes de coûts, d'employés et de réussite de l'entreprise, mais qu'en est-il de l'aspect le plus important : l'expérience employé ?

L'expérience de vos collaborateurs ne se limite pas à la manière dont ils se sentent au travail, mais elle a également une forte incidence sur le niveau d'engagement et, par conséquent, sur la mesure dans laquelle vos employés s'investiront dans leurs missions. Il s'agit de leur degré d'enthousiasme, de leur motivation et de leur implication à l'égard des objectifs, des visions et des missions de l'entreprise.

Et surtout, ce qu'ils peuvent dire de votre entreprise lorsqu'ils ne sont pas au travail.

Attendent-ils la prochaine paie pour démissionner ? Comptent-ils les jours qui les séparent du week-end pour pouvoir s'arrêter de travailler pendant un certain temps ? Guettent-ils l'heure de la fin de la journée pour pouvoir partir ? Ou bien prennent-ils les objectifs de l'entreprise tellement à cœur qu'ils sont prêts à faire des efforts supplémentaires pour assurer sa réussite ?

Nous ne pouvons pas entrer ici dans les détails de l'expérience collaborateur et de ses avantages inégalés pour votre entreprise, car nous y consacrons un article entier. Néanmoins, vous devez savoir qu'un modèle de travail hybride peut apporter des employés engagés avec des expériences de travail remarquables.

Quels sont les éléments à prendre en compte pour déterminer le nombre idéal de jours de travail à distance pour votre équipe ?

Maintenant que vous savez à quel point il est important pour vous et vos employés d'avoir un espace de travail hybride structuré, comment pouvez-vous déterminer quels jours doivent être passés au bureau et quels jours peuvent être travaillés à distance ?

La vérité, c'est qu'aucune décision arbitraire ne peut plaire à tout le monde. Certaines entreprises ont intérêt à travailler toute la semaine depuis leur domicile, tandis que d'autres ont besoin de se réunir physiquement au moins trois fois par semaine. Les paramètres ci-dessous vous aideront à déterminer le meilleur système pour vous, votre entreprise et une gestion d'équipe efficace.

Demandez les préférences de vos employés

Le meilleur moyen de savoir ce que veut votre équipe est de le lui demander, n'est-ce pas ? Mais selon la taille de votre entreprise, vous ne pouvez pas demander l'avis de chaque employé individuellement. Pour un cadre de haut niveau, c'est presque impossible. Vous pouvez demander à vos managers et autres chefs d'équipe de mener des enquêtes au sein de leur équipe. Demandez-leur d'organiser des discussions ouvertes, en fonction de la taille de leur équipe, et essayez d'en faire autant que possible pour tous les membres de votre entreprise. Écoutez attentivement leurs réactions et prenez leur pouls. Certains voudront peut-être revenir cinq jours par semaine, tandis que d'autres souhaiteront revenir au maximum un jour par semaine.

Tenez compte de la nature de leur travail

Certains employés peuvent avoir besoin de se rendre au bureau plus souvent que d'autres. Par exemple, une personne travaillant dans le département des ventes et du marketing n'aura peut-être pas besoin d'être au bureau autant que la réceptionniste ou le responsable du service à la clientèle. Prenez donc le temps de réfléchir au travail de votre équipe. Certains aspects de leur travail les obligent-ils à être au bureau certains jours ? Est-il possible pour eux de travailler à distance s'ils le souhaitent ?

Évaluez l'impact du travail à distance sur votre équipe.

Les performances de votre équipe ont-elles été aussi bonnes, voire meilleures, durant la pandémie qu'avant le COVID ? S'il y a une différence (positive), cela signifie que votre employé est plus performant lorsqu'il travaille à distance. Cela signifie également que vous pouvez mettre en place davantage de journées de travail à distance et ne conserver que quelques jours (1 ou 2) pour les réunions au bureau, que ce soit pour des représentations entre clients et employés ou pour répondre aux exigences des clients. Les facteurs qui peuvent vous aider à évaluer les performances de votre employé sont les suivants :

• La communication : Comment s'est déroulée la communication ? Y a-t-il eu de nombreux décalages ? Les employés ont-ils mal compris ou manqué des informations ? Était-il relativement difficile ou facile pour vos employés de communiquer entre eux ?‍
• Écart par rapport au calendrier du projet (PSV) : Les projets ont-ils été achevés dans les délais ? Les responsables ont-ils remis les projets avant la date limite ? Et s'ils l'ont fait, la qualité a-t-elle été maintenue ou augmentée ? Ou s'agissait-il d'un relâchement de la part des employés travaillant à domicile ?
• Le travail d'équipe : Sachant que la coopération entre les employés est vitale pour toute entreprise, vos employés ont-ils réalisé moins de projets en équipe ? La plupart des tâches étaient-elles traitées individuellement ou par des équipes ? Vos employés ont-ils utilisé les avantages des outils de collaboration ? L'information circulait-elle de manière fluide entre vos employés ou chacun était-il dans sa bulle ?
• La socialisation : Vos employés avaient-ils plus de temps pour socialiser les uns avec les autres ? Avaient-ils des pauses et des moments de plaisir pour essayer différentes activités ? Le travail à distance a-t-il permis à vos employés de consacrer plus de temps à leur famille et à leurs amis, ou la différence n'était-elle pas spécifiquement visible ?
• Taux de croissance du chiffre d'affaires : Quelle était la différence entre les revenus de l'entreprise à la fin ? Y a-t-il eu une augmentation ou une diminution ? Si c'est le cas, quelle était la différence en pourcentage, et est-ce quelque chose que vous souhaitez poursuivre ?

Comment adapter vos processus de travail pour qu'ils soient aussi efficaces, voire plus efficaces, en mode hybride ?

Même si le mode de travail hybride est très bénéfique et très adapté aujourd'hui par les grandes entreprises et les grands dirigeants, il a encore besoin d'être retravaillé. Si vous laissez les choses aller sans réagir, vos employés travaillant à distance pourraient se sentir abandonnés ou désengagés. C'est pourquoi vous devez orienter vos managers et vos chefs d'équipe vers une gestion active et efficace de l'équipe afin de tirer encore plus d'efficacité de la routine hybride. Voici cinq façons d'atteindre cette efficacité :

Transformez les réunions physiques en travail asynchrone

Le travail asynchrone consiste en la possibilité pour les employés de se réapproprier leur temps et leur inspiration, en organisant leur charge de travail comme ils l'entendent, tout en respectant les délais fixés. Cela signifie moins de temps passé en réunion avec une communication en temps réel, et plus de temps pour que les idées s'installent, pour que l'inspiration frappe, pour que les idées s'affinent, et ainsi de suite. Globalement, cela donne à votre employé l'autonomie nécessaire pour être efficace et productif, et pour planifier ses missions à son propre rythme.

Le travail asynchrone est synonyme de moins de stress pour vos employés et d'une meilleure qualité de travail. Les outils de communication asynchrones tels que les plateformes de gestion de projet, la gestion visuelle ou les applications de chat sont parfaits pour minimiser le besoin de réunions constantes en temps réel tout en permettant à vos employés de collaborer efficacement avec des horaires différents.

Fixez des délais réalistes

Même si la méthode de communication n'est pas en temps réel, vous devez vous assurer que vos employés ne laisseront pas de messages en suspens sans réponse. Fixez un délai de réponse pour que, même s'ils travaillent selon leur emploi du temps, le projet de l'entreprise ne soit pas en suspens. Les délais de réponse peuvent être fixés à une semaine ou deux, tandis que les délais de soumission des projets dépendent de l'urgence du travail et de la charge de travail. Les délais stimulent également le travail d'équipe actif, car tous les membres de l'équipe s'engagent et sont opérationnels.

Instaurez de courts rituels d'équipe chaque semaine

Une autre chose que vous pouvez faire est d'organiser des rituels d'équipe courts et réguliers, comme des réunions quotidiennes en ligne ou des check-ins hebdomadaires. Ces rituels doivent être rapides et ciblés. N'utilisez pas la réunion pour discuter d'un client ou de ce qui s'est passé l'autre jour. Vous pouvez l'utiliser pour déléguer des tâches ou faire des annonces indispensables. Les ordres du jour doivent être clairs, avec des plages horaires spécifiques pour les discussions et un suivi avec des actions à entreprendre après chaque réunion. Ces rituels permettront à vos employés de rester en contact, de partager des informations et de relever des défis. Par conséquent, il doit s'agir d'une réunion courte que vos employés savent qu'ils ne peuvent pas manquer.

Adaptez vos réunions à un environnement hybride

Si vous souhaitez intégrer des réunions virtuelles, faites en sorte qu'elles soient différentes des arrangements (ennuyeux) de type "tout-parler" que l'on trouve généralement dans un environnement de bureau. Faites en sorte qu'elles soient adaptées au travail hybride. En premier lieu, envisagez d'utiliser des outils de vidéoconférence pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Enregistrez également les réunions importantes pour permettre aux membres de l'équipe absents de se rattraper plus tard, ce qui favorise l'inclusion et garantit que les informations nécessaires ne sont pas manquées. Enfin, utilisez des aides visuelles, telles que des plateformes de collaboration visuelle, pour améliorer les présentations à distance et garantir une meilleure compréhension.

Il est temps de passer à l'action !

Maintenant que vous connaissez le nombre idéal de jours de travail à distance dont votre entreprise et votre équipe ont besoin et que vous savez ce qu'il faut faire pour maximiser l'influence du modèle hybride, il est temps de passer à l'action. Avec les bons outils de collaboration adaptés au travail hybride (comme Klaxoon Visual Platform), vous pouvez créer un environnement de travail sécurisé et productif pour améliorer l'expérience des employés, même avec le modèle hybride. N'hésitez donc pas à investir dans des outils et des logiciels de collaboration qui facilitent la communication et la gestion de projets en toute transparence, que ce soit à distance ou au bureau. Parmi les outils de la plateforme visuelle Klaxoon, citons la vidéoconférence, la gestion des tâches et les plateformes de partage de documents pour la collaboration interfonctionnelle.