Comment le télétravail impacte-t-il le travail d'équipe ?
Lorsqu'il est devenu évident, avec le Covid-19, que le seul moyen de limiter la propagation du virus était d'éviter toute proximité sociale, les entreprises ont été confrontées à un choix. Elles pouvaient soit arrêter leurs activités, soit les migrer en ligne. La transition vers le télétravail a été un tournant soudain et très fort. Ceux qui disposaient déjà d'une infrastructure numérique adaptée étaient avantagés, mais ils devaient encore faire face à des employés qui manquaient de formation, des équipements adéquats, ou qui souffraient de conditions de travail difficiles. Le travail à distance était loin d'être idéal pour de nombreux employés confinés.
Quelques années plus tard, nous nous trouvons dans une situation différente. Nous avons tiré de nombreux enseignements sur le travail à distance pendant la pandémie et, bien que nous ayons repris une vie "normale", le travail ne sera plus jamais tout à fait le même. De nombreuses entreprises pour lesquelles les modèles de travail à distance et hybrides étaient une option envisageable ont adopté ce changement. D'autres, en revanche, restent sceptiques quant à l'efficacité du télétravail, et insistent pour que leurs employés reviennent au bureau à temps plein. Les employés, eux, veulent choisir ce qui convient à leur vie personnelle et professionnelle.
Pourquoi le travail d'équipe est-il si important pour les organisations et les employés ?
Le travail d'équipe est un élément-clé de la réussite d'une organisation et de l'expérience collaborateur. Il doit être efficace et générer des performances. L'une des principales préoccupations des entreprises face à la pandémie était l'impact du travail à distance sur le travail d'équipe et leur efficacité. Comment les entreprises peuvent-elles tirer le meilleur parti de leurs équipes lorsqu'elles travaillent à distance ? Après tout, même si une entreprise souhaite que tous ses employés soient présents au bureau en permanence, il se peut qu'à un moment donné, de nouvelles circonstances imposent un retour au télétravail.
Le travail d'équipe permet aux personnes de faire avancer des projets plus rapidement qu'elles ne le feraient seules. En travaillant ensemble, les employés peuvent accroître leur efficacité, et la diversité des perspectives et des compétences peut déboucher sur des idées plus créatives et innovantes. D'un point de vue personnel, la collaboration avec d'autres personnes peut accroître l'engagement et la satisfaction des employés. Les possibilités d'interaction sociale, d'apprentissage et de développement peuvent favoriser l'épanouissement personnel.
Un travail d'équipe efficace nécessite une communication ouverte et transparente afin d'éviter les malentendus et les conflits. Le travail en équipe peut également créer un sentiment de responsabilisation quant au respect des délais, à la production d'un travail de qualité et à l’atteinte d'objectifs communs.
Quels impacts négatifs du télétravail les entreprises s’attendaient-elles à voir au moment de la pandémie ?
Nous étions en pleine pandémie et confrontés à un nouveau mode de vie lorsque les entreprises ont dû se mettre à travailler en ligne du jour au lendemain. Il y avait beaucoup de peur et de changement. Les organisations s'inquiétaient de la continuité de leurs activités, de la baisse de productivité et de la façon dont elles allaient survivre. Beaucoup pensaient que les distractions à la maison, ainsi que le manque de cadre et de supervision rendraient les gens moins productifs.
La technologie devait rattraper son retard
Les défis technologiques étaient une question pressante au début de la pandémie, tout comme la manière et le lieu où les gens travailleraient chez eux, en particulier s'ils avaient des enfants ou d'autres membres de la famille dont il fallait s'occuper et/ou qu'il fallait éduquer à la maison.
De nombreuses personnes ont eu du mal à obtenir une connexion Internet décente, ou ne disposaient pas du matériel ou des logiciels nécessaires pour travailler de manière productive et efficace.
Trouver un espace adéquat pour travailler a été particulièrement difficile pour de nombreuses personnes. Tout le monde ne disposait pas d'un bureau pour chaque membre de la famille qui en avait besoin ! Les personnes disposant d'un petit espace de vie ou les autres membres de la famille ayant également besoin d'un endroit pour travailler ou étudier étaient souvent obligés de travailler dans leur chambre, leur cuisine ou leur salle de séjour. Nombreux sont ceux qui ne disposent pas d'un bureau ou d'un espace de travail dédié : si vous travailliez à la table de la cuisine, il fallait peut-être la débarrasser au moment des repas, par exemple. D'autres devaient travailler sur le canapé ou dans leur lit.
Interactions sociales et productivité
Les cadres craignaient que le travail à distance n'entraîne une diminution de la communication et de la collaboration entre collègues, ce qui pouvait avoir un impact négatif sur le travail d'équipe et la capacité à travailler efficacement sur des projets communs.
D'un point de vue personnel, le télétravail dans des conditions de confinement a conduit de nombreux employés à se sentir isolés. Ceux qui vivaient seuls ont constaté qu'ils n'avaient aucune interaction sociale réelle, pas même avec les collègues qu'ils auraient côtoyés auparavant dans leur environnement de travail. Des inquiétudes sérieuses et légitimes ont été exprimées quant à l'impact négatif du travail à distance sur la santé mentale.
Toutes ces questions ont rendu le télétravail extrêmement difficile pour de nombreuses personnes, en particulier au début de la pandémie. Dans certains cas, le travail d'équipe et la productivité en ont inévitablement pâti. Cependant, tous ces éléments n'étaient pas la conséquence directe du travail à distance lui-même.
Quels sont les impacts constatés du travail à distance et du travail hybride ?
Au fur et à mesure que la pandémie progressait, nous nous sommes habitués à notre nouvelle normalité, et avons commencé à nous adapter au travail à distance. Nous avons su répondre à un bon nombre des difficultés initiales. Toutefois, il restait toujours des interrogations que le télétravail continuait à susciter pendant la pandémie.
Trop de temps passé en ligne
Avant la pandémie, nous n'avions jamais passé autant de temps en ligne. Pour de nombreuses personnes, presque tout s'est soudain déroulé virtuellement, tant sur le plan personnel que professionnel. Les réunions se déroulaient en ligne, tout comme les événements sociaux. On pouvait passer toute la journée en réunions virtuelles avec des collègues, et les soirées en ligne avec des amis et la famille.
C'est pourquoi les gens ont commencé à souffrir de la "Zoom fatigue", du nom de la société de vidéoconférence en ligne. Nous étions épuisés par trop de réunions virtuelles, et notre incapacité à interagir avec les autres en face-à-face augmentait les sentiments d'isolement et de solitude. Cela a eu un impact négatif sur la santé mentale de certains d’entre nous.
Des frontières brouillées
Au début de la pandémie, le travail à distance a rendu floues les frontières entre le travail et la vie privée, ce qui n'a pas non plus contribué à améliorer le niveau de stress et d'anxiété des travailleurs. Tout le monde n'avait pas accès à un espace de travail approprié, et manquait souvent d'équipements et de ressources pour être efficace. Cela a eu un impact négatif sur la productivité et la qualité du travail. Après tout, si vous travaillez sur le canapé tout en essayant de donner des cours à domicile aux enfants et que le chien réclame de l'attention, il est peu probable que vous restiez concentré et impassible.
Certains managers ont parfois renforcé le problème, en demandant aux employés d'être disponibles 24 heures sur 24 ou en faisant du micro-management. Certains employés ont vu leur charge de travail s'alourdir et les attentes se multiplier. Le travail d'équipe pouvait s'avérer difficile, d'autant plus que les nouveaux employés de cette période devaient être intégrés dans l’équipe à distance, et travailler avec des personnes qu'ils n'avaient jamais rencontrées en personne. Tout cela peut avoir un impact négatif sur la dynamique d'équipe et la productivité.
Après la pandémie : le travail à distance et hybride a changé
Comme nous le savons, le télétravail pendant la pandémie était motivé par le fait que les gens devaient rester chez eux pour tenter d'empêcher la propagation du virus. La plupart des entreprises ont mis en œuvre rapidement des politiques de travail à distance, qu’elles n'ont généralement pas accompagnées d’une planification ou une infrastructure adéquate. Les enfants n'étaient pas à l'école et nous n'étions pas autorisés à nous déplacer ou à interagir avec d'autres personnes physiquement. Cela a créé des circonstances très difficiles dans lesquelles nous devions travailler.
En revanche, le travail à distance et le travail hybride après la pandémie ont beaucoup évolué, et sont désormais bien plus structurés et mieux planifiés.
L’infrastructure organisationnelle
Les organisations ont eu le temps de s'adapter aux employés travaillant à distance ou de manière hybride. Elles ont probablement développé l'infrastructure, les politiques et les canaux de communication nécessaires pour soutenir efficacement les télétravailleurs. Certaines ont alors constaté une augmentation de la productivité et une amélioration du travail d'équipe, ainsi qu'une réduction de leurs frais généraux.
Préférences des employés
Les salariés qui souhaitent travailler à distance ont probablement créé chez eux un environnement de travail qui correspond à leur mode de fonctionnement optimal. Les enfants sont de retour à l'école, et nous pouvons sortir où et quand nous le souhaitons et passer du temps avec nos amis et notre famille comme nous l'entendons.
Plutôt que d'être imposé à des personnes en situation difficile, qui se sentent isolées et seules et qui luttent pour rester dans la course, le travail à distance post-pandémique est généralement un choix. Il s'agit d'un choix dont il a été démontré qu'il permettait un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une meilleure productivité et une réduction des niveaux de stress.
Des avantages inattendus
De nombreuses organisations ont été surprises de constater que la productivité augmentait lorsque les gens travaillaient à distance. Les frais ont diminué, de même que de nombreuses dépenses liées au travail, telles que les frais de déplacement et d'hébergement. Les conférences et les réunions organisées en ligne n'entraînaient pas de frais de location d’un espace, et ne nécessitaient pas de gros budgets d'impression.
Le vivier de talents s'est élargi, car les entreprises peuvent plus facilement recruter à distance des personnes provenant d'une zone géographique beaucoup plus vaste. Les équipes ont pu travailler encore mieux de manière asynchrone, et se sont habituées à ne pas travailler forcément en présentiel, dans le même espace au même moment.
Selon un rapport de 2023, "plusieurs études réalisées au cours des derniers mois montrent que la productivité en télétravail est meilleure que celle en présentiel au bureau. En moyenne, les personnes qui travaillent à domicile passent 10 minutes de moins par jour à être improductives, travaillent un jour de plus par semaine et sont 47 % plus productives".
Comment les équipes à distance et hybrides peuvent-elles travailler plus efficacement après la pandémie ?
Il existe plusieurs stratégies que les équipes peuvent utiliser pour remédier aux effets négatifs du travail à distance, et qui peuvent permettre de travailler plus efficacement ensemble. La communication est essentielle. Les équipes qui restent en contact travailleront ensemble plus efficacement et si les membres de l'équipe ont un sentiment d'appartenance, ils seront plus enclins à s'engager. Des activités et des rituels d’équipe virtuels peuvent contribuer à réduire le sentiment d'isolement et à améliorer le moral de l'équipe.
Il est important de disposer d'un environnement de travail à distance adéquat, et les entreprises ont le devoir de veiller à ce que leurs employés disposent d’un équipement adapté. Les organisations peuvent être amenées à fournir des équipements ergonomiques, par exemple, et à proposer des horaires de travail flexibles pour aider les membres de l'équipe à se sentir à l'aise, en bonne santé et productifs. Il convient également d'établir des limites claires entre la vie privée et la vie professionnelle. Un soutien en matière de santé mentale doit également être disponible pour aider les membres de l'équipe à gérer le stress ou l'anxiété si nécessaire.
Quels sont les outils qui permettent aux équipes distantes et hybrides de travailler plus efficacement ?
Le travail d'équipe et la productivité peuvent être améliorés grâce à la technologie et aux outils appropriés lorsque les équipes travaillent à distance. Il existe plusieurs façons de s'assurer que vos équipes ont les moyens de collaborer et de travailler ensemble plus efficacement. Le travail d'équipe peut être grandement facilité lors de réunions virtuelles, lorsque les participants peuvent partager des écrans et des documents et collaborer en temps réel. Et s'ils disposent de moyens de travailler de manière asynchrone, mais toujours en équipe, c'est encore mieux.
Tableaux blancs en ligne
Les tableaux blancs en ligne sont particulièrement utiles pour le travail en équipe. Ils offrent une multitude de fonctionnalités qui permettent aux équipes de travailler plus efficacement. Les équipes peuvent partager des idées en temps réel, comme avec un tableau blanc physique.
Les tableaux blancs virtuels sont connus pour leur utilité dans le cadre d'activités telles que le brainstorming, pour trouver des solutions innovantes dans le cadre du design thinking, par exemple. Ils ne sont pas limités en espace, et vous pouvez y joindre des fichiers vidéo et des images, ainsi que des documents et des post-its.
Gestion de projet
Les tableaux blancs en ligne sont également utiles en ce sens qu'ils centralisent tous les fichiers et les documents relatifs à un projet. Les équipes ont besoin de connaître régulièrement l'état d'avancement d'un projet, et de vérifier que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Les bons outils et méthodes de gestion de projet aident les équipes à devenir plus productives, car elles peuvent gérer leurs tâches, hiérarchiser leurs projets et suivre les progrès accomplis dans l’atteinte de leurs objectifs. Grâce à des modèles prêts à l'emploi de ce type de méthodes, vous n'avez plus besoin de consacrer du temps et des efforts à la création de vos propres templates, et la même expérience peut être dupliquée facilement en cas de besoin.
Les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise au sein de l'équipe, et convaincus qu'ils en font partie. Cela peut parfois s'avérer plus difficile lorsque certaines personnes travaillent à distance. Des éléments tels que des icebreakers en début des réunion peuvent aider les gens à se sentir plus détendus et à faire plus ample connaissance avec les autres membres de l'équipe. Grâce à des fonctionnalités telles qu'un timer, les tableaux blancs en ligne peuvent aussi être utilisés pour garder le groupe concentré sur un sujet donné.
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