Onboarding à distance : Comment le rendre efficace, depuis n'importe où et n'importe quand

L'onboarding n'est pas un concept nouveau pour ceux d'entre nous qui ont travaillé dans des bureaux physiques. Vous êtes probablement habitués à ce que cela se produise au cours de la première semaine ou des deux premières semaines d'un nouveau venu au sein d'une entreprise ; celle-ci est alors souvent remplie de d'informations et de rappels pour s'assurer que vous êtes non seulement mieux informé sur votre travail, mais que vous êtes aussi parfaitement au courant de ce que fait l'entreprise.

Mais les styles et les environnements de travail changent, et vous aurez du mal à trouver quelqu'un qui ne pense pas que ces changements ont également des effets profonds sur les processus d'accueil de nouveaux employés. Que ce soit du fait de la démocratisation soudaine du travail à distance dans nos espaces de travail, ou d'un changement plus général de mentalité concernant la quête de sens au travail, le rôle de l'onboarding va désormais au-delà des simples présentations, et vise à donner une vision complète de votre entreprise et à expliquer pourquoi le travail que vous faites est important.

Le champ d'application de l'onboarding s'étant élargi, il est important que les pratiques qui l'entourent le soient également. Il existe plusieurs pratiques-clés qui sont devenues la norme en matière d'accueil, mais même celles-ci doivent évoluer si l'on tient compte de l'environnement dynamique et à part entière du travail à distance. Heureusement, il existe des moyens de transposer certaines des tactiques les plus traditionnelles d'intégration dans un environnement à distance, et c'est ce que nous allons découvrir ici.

De l'importance d'un onboarding réussi

Il peut être facile de considérer l'onboarding comme une étape parmi tant d'autres dans le parcours d'une personne dans un nouveau rôle. Mais lorsqu'il est bien fait, il permet de mieux intégrer les nouveaux membres de l'équipe dans leurs responsabilités spécifiques, leurs outils du quotidien et même leurs objectifs personnels au sein de l'entreprise. Il y a aussi une autre raison pour laquelle l'onboarding existe de manière constante dans certaines des meilleures entreprises de différents secteurs : il constitue une bonne introduction à la culture d'entreprise.

Étant donné qu'un pourcentage plus important de salariés considère aujourd'hui comme une priorité de travailler dans une entreprise qui correspond à leurs valeurs, l'introduction d'emblée à la culture d'entreprise peut vous aider à rester compétitif sur le marché en recrutant les meilleurs talents. Mais cette culture peut être difficile à établir, et encore plus à perpétuer de manière constante. Le rôle de l'onboarding est donc de représenter cette culture, les valeurs, la mission et la vision de l'entreprise d'une manière digeste et assimilable par les nouveaux employés et les personnes en transition en interne.

L'élément-clé de l'onboarding est l'idée que ce type de "formation des nouveaux employés" est un processus continu plutôt qu'un parcours unique que vous devez compléter au début de votre carrière. En effet, si vous avez pu acquérir une bonne compréhension de l'entreprise en tant que nouvel employé, une promotion ou un changement de service peut modifier cette perspective de manière significative. Cela s'applique également à des situations telles que des changements organisationnels plus importants, des mises à jour de politiques et des impératifs de leadership. Ainsi, les bons programmes d'intégration sont conçus de manière à ce que même les employés actuels soient "réintégrés" dans les process les plus pertinents de l'entreprise pour leurs besoins professionnels.

Les différents types d'onboarding

L'onboarding, bien qu'il s'agisse d'un concept global qui s'est considérablement démocratisé, prend des formes très différentes selon les secteurs, les entreprises, voire les départements et les équipes. Naturellement, la session d'accueil doit couvrir des sujets essentiels tels que les rôles et les responsabilités, la structure organisationnelle, les principales règles de conformité et la culture générale que l'entreprise souhaite intégrer dans le style de travail du nouvel employé.

Pour ce faire, les entreprises doivent trouver la meilleure façon, dans leur contexte spécifique, de partager les informations et, ce qui est presque aussi important, de répondre à toutes les questions que les nouvelles recrues pourraient se poser dans le cadre de leur processus d'intégration. Les sessions d'accueil de ce type étant un phénomène assez récent sur le lieu de travail, les managers ont néanmoins trouvé trois pratiques générales utiles qui peuvent servir de repères sur la façon dont vous devriez organiser vos propres onboardings.

Sessions d'échanges en direct

L'un des moyens les plus simples, mais aussi les plus efficaces, de mener une session d'onboarding est de le faire directement sur place, de manière synchrone. Ces plages de formation qui suivent un format de type séminaire permettent de mieux faire connaître à vos nouvelles recrues toutes les informations importantes. Pour cela, il est essentiel que l'entreprise dispose d'un format standardisé pour ces sessions, car elles seront souvent amenées à être répétées au cours des différents cycles d'embauche de l'entreprise.

Les petites entreprises qui disposent de moins de ressources peuvent y voir un défi mais, dans la pratique, il suffit d'avoir une présentation standard que vous pouvez mettre à jour chaque fois que cela est nécessaire pour mieux répondre aux changements dans l'organisation.

Bien que cette pratique se soit très rapidement répandue dans l'environnement de travail en général, elle présente des inconvénients. Tout d'abord, vous devrez probablement réunir un groupe plus important de personnes en une fois pour que ce processus soit efficace, ce qui implique de synchroniser vos cycles d'embauche pour qu'il y ait plusieurs nouveaux venus en même temps à assister à l'onboarding. Vous aurez également besoin d'un espace physique ou numérique capable de gérer la capacité d'un grand groupe de personnes pendant plusieurs heures. Ce qui signifie qu'il vous faudra disposer d'un amphithéâtre prêt à l'emploi, ou préparer une salle de réunion virtuelle à distance ou en mode hybride. En outre, pendant ces sessions de transmission d'informations à sens unique qui durent généralement longtemps, il est possible que l'engagement et la manière dont les informations sont retenues par les participants en soient impactés.

Les supports en asynchrone

Les problèmes susmentionnés se produisant couramment lors de sessions en direct, il peut être difficile d'intégrer correctement tout le monde au même rythme sans perdre certains messages essentiels. L'une des façons les plus simples pour les entreprises de contourner ce problème est de développer des supports asynchrones utiles qui couvrent le processus d'intégration, et que les nouveaux employés peuvent consulter à leur guise.

Cela peut sembler être une activité totalement différente de celle à laquelle les formateurs sont habitués, mais les supports asynchrones peuvent être très simples et efficaces. Par exemple, des documents imprimés présentant l'entreprise dans son ensemble peuvent être utiles pour maintenir l'engagement des personnes, même après la partie en direct du processus d'intégration.

Certaines entreprises vont plus loin et intègrent cette réflexion dans leurs produits dérivés. Si votre entreprise fait passer un message particulier dans le cadre de son orientation organisationnelle globale, elle peut également le renforcer par le biais de différents goodies qui l'expriment. Des sociétés telles que LinkedIn, Google et Microsoft sont toutes suffisamment importantes pour avoir développé leur propre ligne interne de merchandising, qui contribue à véhiculer les valeurs-clés auxquelles l'entreprise croit. Même les petites entreprises peuvent le faire par le biais de simples équipements de bureau de marque. Assurez-vous simplement que tout ce que vous utilisez pour représenter votre entreprise est approprié et conforme à sa vision globale.

L'engagement en mode hybride

Avec ces deux façons différentes d'aborder l'onboarding, il est tout à fait naturel d'essayer de combiner les points forts de chacune d'entre elles pour atténuer leurs défauts respectifs. Les documents imprimés peuvent contribuer à renforcer les enseignements dispensés lors d'un séminaire en direct, ou bien être envoyés en tant que lecture préalable afin de mieux informer les nouveaux employés de ce qui les attend.

L'essentiel ici est de garantir l'engagement et la participation de vos nouveaux employés, car cela peut les aider à mieux "adhérer" à la culture et aux objectifs généraux de l'entreprise. Proposez donc plusieurs choses en incluant des activités et des ateliers qui peuvent aider à obtenir une plus grande implication de la part de vos participants. Par exemple, beaucoup d'entreprises ont souvent recours à des quiz pour tester l'assimilation des informations par les employés, tout en les incitant à utiliser les produits de leur "welcome pack".

Il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez faire, et vous voudrez le faire bien car il s'agit bel et bien de la première impression que vous donnerez à vos employés lors de leur premier jour au bureau.

Adapter le processus d'intégration à une utilisation à distance

Nous avons mentionné précédemment que l'onboarding est destiné à devenir un processus continu plutôt qu'un processus isolé dans les premières semaines d'un nouveau venu dans l'entreprise. Mais la planification et l'exécution de ces évolutions peuvent peser lourd sur les ressources et le travail demandé à l'équipe, surtout si l'on considère que les trois types d'onboarding mentionnés précédemment ont surtout du sens lorsqu'on se trouve sur site.

Mais le travail à distance étant de moins en moins une exception, les pratiques d'intégration des employés ont commencé à changer pour mieux s'adapter à ces nouveaux contextes. Ce qui est intéressant à noter, c'est qu'au lieu de générer des coûts et des pressions encore plus importants sur vos ressources, ces changements ont en fait montré un certain avantage en fournissant un degré d'efficacité que les sessions d'accueil en personne ne peuvent pas atteindre.

Qu'il s'agisse de la contribution de gains d'efficacité apportée par de meilleures technologies, ou d'un changement plus important des capacités associé à des contextes de travail très différents, le passage à l'onboarding à distance est sans aucun doute un changement qui vous permet non seulement de vous connecter avec les nouveaux employés, quel que soit l'endroit, mais aussi de le faire de manière efficace et rentable.

Les visioconférences

Les technologies se développant à toute vitesse, il n'est pas surprenant que la première chose à avoir été adoptée par la grande majorité des entreprises ait été les fonctionnalités de conférence virtuelle ou visioconférence. Les réunions sont toujours nécessaires pour faire avancer les choses au sein d'une organisation, et cela s'applique aussi bien à l'intégration des employés, prêts à commencer leur parcours dans l'entreprise.

Il est donc essentiel d'adapter les sessions d'intégration de votre entreprise à un format virtuel. Cette stratégie permet même à votre équipe de réaliser des économies, car vous n'avez plus besoin de réserver une salle suffisamment grande pour organiser ces sessions (et vous évitez les coûts supplémentaires en nourriture et en matériel). Ici, vous pouvez utiliser tous les différents éléments ci-dessus, en particulier ceux qui se concentrent sur l'engagement par le biais d'interactions en ligne, et de petits bonus comme les arrière-plans virtuels.

L'onboarding en ligne est devenu la norme à l'heure où les entreprises s'orientent vers un système largement hybride, les animateurs de formation comme les participants appréciant la flexibilité du moment et du lieu où ils peuvent assister à la session proprement dite. Les responsables de la formation, en particulier ont plus de contrôle, puisqu'il leur suffit de s'assurer que leurs salles virtuelles fonctionnent correctement, et ils peuvent même enregistrer et partager la session avec ceux qui ne sont pas présents. Ces sessions d'accueil virtuelles permettent non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de donner un sentiment d'inclusion aux participants qui ne peuvent pas être présents physiquement pour une raison ou une autre.

Les modules d'apprentissage en ligne

Les sessions d'onboarding en direct et à distance sont efficaces, tant en termes de coût que d'exécution, mais elles présentent toujours certains des inconvénients qu'on retrouve pour les sessions en direct sur site. À savoir, la nécessité d'être synchrone. Alors que les documents imprimés et les produits dérivés peuvent contribuer à améliorer l'expérience d'accueil sur place, l'environnement de travail à distance peut rendre difficile d'intégrer les nouveaux employés à la culture d'entreprise de manière rapide et efficace.

Mais, à l'instar des conférences virtuelles, la technologie a trouvé un moyen de développer des supports asynchrones pour mieux partager l'information de manière engageante : les modules d'apprentissage. Ces présentations interactives simples font participer activement vos nouveaux employés au processus d'apprentissage, en intégrant des études de cas, des questions et des fonctionnalités multimédia dans un court module de formation. Le plus intéressant, c'est que ces présentations sont purement asynchrones, ce qui signifie que vos nouvelles recrues peuvent choisir d'y répondre au moment qui leur convient le mieux.

Les plateformes de collaboration

Enfin, compte tenu de tout ce que nous avons évoqué jusqu'à présent avec les conférences virtuelles et les modules de formation en ligne, nous comprenons que la technologie joue effectivement un rôle important dans la manière dont vos employés peuvent être intégrés dans le contexte actuel du travail à distance. C'est donc l'occasion pour votre entreprise de dépasser la discussion à sens unique et de passer à une forme de dialogue sur ce que l'entreprise attend de ses nouveaux employés, et ce que ces derniers attendent de l'entreprise.

De nos jours, la culture étant importante et les avantages professionnels, au-delà de la rémunération, constituant un aspect concurrentiel beaucoup plus fort pour les entreprises, le maintien de ce dialogue avec les salariés peut vous aider à mieux comprendre ce que votre entreprise doit faire. Utilisez des enquêtes en ligne et lancez même des sondages anonymisés pour recueillir des informations de manière sûre et efficace. Vous pouvez même utiliser des tableaux blancs numériques pour recueillir les commentaires visuellement, et permettre aux autres de voir les commentaires de leurs pairs. Grâce à ces stratégies d'intégration à distance, vous pouvez mettre en place un programme permettant de présenter les nouveaux collaborateur à votre entreprise (et de former votre entreprise aux nouveaux talents) plus rapidement, partout et à tout moment.

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