Les meilleures pratiques pour l'onboarding de vos employés
En tant que nouvel employé, il est certainement éprouvant d'entrer dans une entreprise en s'attendant à devoir apprendre rapidement comment les choses fonctionnent à l'intérieur et à l'extérieur. Mais la pression exercée sur les employés est souvent beaucoup trop forte pour qu'ils soient capables d'assimiler et de travailler correctement avec tout ce qui concerne leur rôle et l'entreprise en général.
L'entreprise est souvent tout aussi responsable (certains diraient même plus responsable) de la bonne intégration ou "onboarding" d'un nouvel employé dans l'entreprise, son équipe, son rôle, et plus encore. Mais même avec cette compréhension, les entreprises ont tendance à tâtonner sur les débuts en gérant mal le processus d'intégration des employés et en laissant les nouvelles recrues se débrouiller seules.
Mais ce n'est pas parce que quelque chose est répandu dans le secteur que cela doit rester ainsi.
Les meilleures pratiques pour l'onboarding des employés
Notez que si ces pratiques sont relativement courantes et efficaces, la mise en œuvre et l'exécution réelles de chaque stratégie varieront probablement en fonction du contexte et de la situation dans lesquels se trouve votre entreprise. Étudiez plus en détail chacune de ces pratiques et voyez comment chacune d'entre elles peut être développée et intégrée dans une équipe participative que vous aurez choisie pour voir comment vous pouvez l'adapter à l'ensemble de l'organisation par la suite.
Workable, une plateforme de ressources RH, a noté, lors de l'élaboration du nouveau processus d'intégration, qu'une grande partie de la réflexion devrait être générée par les idées et l'identification des besoins des employés. Néanmoins, le fait de disposer d'un ensemble de stratégies applicables peut être utile pour parvenir à l'état final de l'intégration dans l'entreprise.
Développez (et mettez à jour) des documents de référence
L'une des meilleures façons d'élaborer un programme d'onboarding des employés est de tout développer sous forme d'outil distinct que les employés peuvent utiliser à leur disposition pour leurs nouveaux employés, quel que soit leur domaine ou leur spécialité.
Vous avez peut-être déjà vu ces outils dans des postes où l'intégration se faisait à distance et de manière asynchrone par le biais de plateformes d'apprentissage en ligne. Avec l'émergence d'une tendance encore plus forte au travail à distance, les responsables RH ont commencé à faire la transition et à développer ces types de tactiques d'intégration (avec un succès mitigé). Dans "Onboarding Can Make or Break a New Hire's Experience", Sinazo Sibisi et Gys Kappers écrivent que la formation à l'onboarding à distance a été le plus grand défi pour les employeurs, un tiers d'entre eux ayant même du mal à établir un processus à cet effet.
C'est pourquoi ces documents de référence sont essentiels à l'onboarding, car ce sont des documents accessibles qui peuvent mieux expliquer les aspects de l'entreprise qui peuvent être trop longs ou trop compliqués (souvent les deux) pour que le nouvel employé puisse les consulter plus tard et en cas de besoin. Ces types de documents ne doivent pas nécessairement être entièrement animés ou interactifs, certaines entreprises conservant l'essentiel des détails dans des documents annexes distincts, loin des modules de formation plus simples.
L'important est que ces documents de référence soient là pour répondre aux incertitudes et aux préoccupations de votre nouvel employé. De plus, vous devrez mettre à jour ces documents au fur et à mesure des changements organisationnels. L'intégration de nouveaux employés avec des documents périmés peut entraîner une plus grande confusion qu'au début.
Indiquez les personnes clés et les parties prenantes
Quelle que soit la qualité de vos documents de référence, certains aspects de l'entreprise et des documents enseignés nécessiteront forcément des éclaircissements pour le nouvel employé. Ces questions peuvent aller des plus courantes aux plus spécifiques et aux plus pointues qui nécessiteront l'avis d'experts. Pour les deux scénarios et pour tout ce qui se trouve entre les deux, nous vous recommandons de vous assurer que vous mettez en avant les personnes clés et les parties prenantes de l'entreprise dès que possible dans le cadre du processus officiel d'intégration.
Dans un article de Business News Daily, le rédacteur Adam Uzialko écrit que 30 % de tous les processus d'intégration ont pour méthode d'inclure une phase de "réunion d'équipe" qui aide les nouvelles recrues à rencontrer leurs coéquipiers directs, leur supérieur hiérarchique, ainsi que toute autre personne inter fonctionnelle avec laquelle elles peuvent interagir régulièrement.
À cet égard, les nouvelles recrues sont également en mesure de mieux s'intégrer socialement au sein de l'entreprise, car les engagements professionnels les amèneront naturellement à rencontrer de plus en plus de personnes de leur entourage. Ces interactions peuvent découler du besoin d'acquérir l'expertise des autres ou d'assurer une collaboration transversale entre les projets. Dans tous les cas, indiquer les personnes clés et même les principales parties prenantes qui seront affectées par leurs projets peut aider les nouvelles recrues à mieux comprendre la portée plus large de leur travail, tant en interne qu'en externe.
Présentez la culture d'entreprise
Au-delà des processus explicites sur la manière d'exécuter des aspects opérationnels spécifiques de l'entreprise, un bon processus d'onboarding doit également présenter la culture de l'entreprise.
La culture elle-même a une grande influence sur les différentes branches d'une entreprise. La culture d'une entreprise détermine la façon dont elle aborde les projets à petite et à grande échelle, la façon dont elle attribue et distribue le travail, ainsi que la façon dont elle récompense éventuellement les progrès et gère les ajustements quotidiens.
Le problème avec la culture est que de nombreuses entreprises (en particulier les nouvelles entreprises) n'ont pas encore défini formellement ce qu'est exactement leur culture. Bien qu'elle puisse sembler trop abstraite et distincte des résultats commerciaux tangibles, la culture d'entreprise peut avoir des effets durables sur votre entreprise.
Larry Alton, collaborateur de Forbes, écrit que non seulement la génération des millennials et l'ensemble de la jeune population active recherchent des entreprises dotées d'une culture forte, mais qu'ils sont également plus susceptibles de rester dans l'entreprise à long terme. Cela peut permettre à l'entreprise de rester innovante et forte dans sa position d'employeur, tout en garantissant une faible génération de coûts de rotation du personnel.
Mais la culture est probablement l'aspect le plus difficile à faire comprendre aux nouveaux employés, surtout dès l'accueil. Avec un élément aussi essentiel que la culture, qui façonne l'identité ultime de l'entreprise, il est important qu'ils voient qu'elle est mise en pratique en dehors des situations d'onboarding.
Assurer un suivi cohérent
Nous avons abordé de nombreux aspects qui peuvent vous aider à élaborer votre processus d'onboarding des employés, qu'il s'agisse d'aspects granulaires tels que le développement du matériel ou de concepts de plus haut niveau comme la culture de l'entreprise.
L'onboarding pose les bases sur lesquelles le reste de leur séjour dans votre entreprise se déroulera, et une grande partie de cet onboarding peut avoir des aspects informels qui peuvent aller au-delà de tout processus que vous pourriez avoir développé. Mais c'est dans les semaines qui suivent la fin de l'intégration que la cohérence joue un rôle important dans la transmission des connaissances qu'ils ont pu acquérir au cours du processus.
C'est là que toutes les pratiques précédentes, telles que les documents de référence et le fait de savoir à qui s'adresser sur des sujets spécifiques, peuvent vraiment faire la différence dans l'expérience globale d'un employé. Pensez à cette étape comme à la mise en pratique de la culture d'entreprise que vous avez établie dans l'entrée précédente. Étant donné que de nombreux employés ont besoin de six mois à un an pour s'investir pleinement dans leur rôle, le fait d'avoir la constance de respecter les principes que vous leur avez présentés peut s'avérer inestimable à long terme.
Donnez toujours l'occasion de faire du feedback
Enfin, il est important de ne pas oublier que tous ces différents processus de formation dans le cadre de l'onboarding doivent être informés et centrés sur les besoins et l'expérience souhaitée du nouvel employé. C'est pourquoi des examens périodiques du processus peuvent grandement vous aider à adapter et à mettre à jour l'intégration pour mieux répondre aux besoins d'un marché du travail en évolution.
Le raisonnement qui va avec l'onboarding des employés
L'onboarding est un processus assez généralement compris qui consiste à présenter aux nouveaux employés l'entreprise et leur rôle au sein de celle-ci. Mais la portée et l'étendue spécifiques du processus officiel d'intégration peuvent varier d'une entreprise à l'autre. Certaines entreprises consacrent une introduction complète par le biais de sessions d'engagement, tandis que d'autres préfèrent indiquer des questions spécifiques de politique d'entreprise comme procédure officielle d'onboarding, tout en laissant les aspects "soft" tels que la présentation de l'équipe à des processus plus flexibles et/ou informels.
Que votre entreprise appartienne à l'un ou l'autre de ces groupes ou à un groupe complètement différent, la méthodologie exacte du processus d'onboarding d'une entreprise dépendra fortement de la culture, des valeurs et de l'objectif global de son personnel. En fait, l'intégration fait tellement partie intégrante du lieu de travail que le taux de rotation des nouvelles recrues peut être corrélé à la réussite des procédures d'onboarding. Dans un article de Forbes rédigé par Melissa Llarena, il a été noté qu'une mauvaise intégration contribuait à 20 % de la rotation des nouveaux employés dans les 45 premiers jours. Ce même article indique les implications sur l'efficacité de l'entreprise et même les coûts de remplacement (indice : c'est un coût particulièrement élevé !).
Il s'agit toutefois de noter quelques pratiques observées dans certaines des meilleures entreprises qui utilisent des tactiques novatrices et efficaces pour mieux intégrer leurs nouveaux employés dans leurs rôles et responsabilités, ainsi que dans la culture de l'entreprise dans son ensemble.
Des exemples concrets en faveur d'une bonne intégration des employés
Avec plus de 13 000 employés à temps plein dans des bureaux répartis dans le monde entier, LinkedIn en sait quelque chose sur la façon dont l'onboarding est gérée dans une grande organisation. Le premier jour, les nouveaux employés sont censés collaborer les uns avec les autres dans le cadre d'activités spécifiques destinées à briser la glace et à découvrir la culture de l'entreprise. Une partie de cet accueil comprend l'utilisation de notes autocollantes sur lesquelles figurent leur nom ainsi qu'un titre indiquant leur statut de "professionnel" et un fait intéressant les concernant (toujours un excellent moyen de briser la glace).
L'étape suivante est de commencer "Investing in You", qui consiste en une visite du campus et un déjeuner pour les nouvelles recrues. Ceux qui sont embarqués peuvent s'informer sur des sujets d'orientation tels que l'assurance et les autres avantages offerts par l'entreprise. Cette visite est suivie d'entretiens avec des dirigeants, qui se terminent par l'équipement des nouveaux employés en matériel de bureau LinkedIn (ordinateurs portables, sacs à dos, etc.). Ils suivent ensuite individuellement leur plan d'orientation hebdomadaire complet de 90 jours pour les aider à progresser dans leur transition vers l'entreprise.
Google aime commencer par le bas pour son intégration, en s'appuyant sur des activités et des processus d'équipe qui se sont étendus à l'ensemble de son organisation de 100 000 employés. Il s'agit certainement d'une position innovante qui s'écarte des normes du secteur en matière de centralisation du processus, mais Google a toujours été à l'avant-garde du changement, car son équipe d'accueil s'attache également à comprendre les différents points de données qui ressortent de ses sessions d'accueil régulières.
C'est grâce à cela que Google peut continuer à développer son processus d'accueil et d'orientation. Dans l'ouvrage de Lazlo Bock intitulé "Work Rules ! Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead" de Lazlo Bock, le responsable des ressources humaines explique comment Google investit les ressources humaines en amont, en consacrant 80 % de son temps au recrutement et à l'accueil. Google recrute et intègre des personnes intelligentes, puis les laisse gérer par eux-mêmes la suite.
Cela a permis à Google de rester extrêmement compétitif dans le domaine du recrutement, non seulement en recrutant certains des meilleurs talents du marché, mais aussi en s'assurant que l'intérêt pour un poste au sein de l'entreprise reste constant au fil du temps.
Square
Square a réussi à créer une culture d'entreprise forte et à accroître l'engagement des employés en créant une expérience d'accueil personnalisée. L'équipe RH a également franchi des étapes impressionnantes, passant de 60 à 1 300 personnes en moins de quatre ans.
Deux éléments uniques de la culture de Square comprennent une culture du café distincte et amusante et la possibilité de mettre en relation les membres de l'équipe junior avec les cadres supérieurs. Au cours de leur première semaine, les nouveaux employés de Square ont rencontré le PDG de Square et d'autres cadres supérieurs lors de tables rondes. Les membres de l'équipe de direction prenaient également une tasse de café et organisaient des entretiens individuels avec les nouveaux membres de l'équipe dans des cafés locaux.
L'équipe des RH de Square estime également que la première semaine d'un employé doit être agréable. Par exemple, ils font commencer leurs employés plus tard le premier jour de travail. Le premier jour de travail, les nouvelles recrues reçoivent également des chemises, des livres et des autocollants pour leur donner le sentiment de faire partie de l'équipe.
Conclusion
L'onboarding de nouveaux employés est un défi en soi, avec des délais courts pour convaincre les nouveaux embauchés qu'ils ont fait le bon choix, et des enjeux élevés pour l'entreprise pour ne pas perdre de temps et s'assurer que cela se passe sans problème. Des outils en ligne peuvent également être utiles pour vous aider à embarquer les nouveaux membres de votre équipe, comme Klaxoon. N'hésitez pas à l'essayer !