Obeya : comment l'espace de travail influence la productivité des équipes

Si vous avez déjà essayé de travailler dans un café, vous avez peut-être rapidement réalisé rapidement que toutes les émissions de télévision et les films montrant le protagoniste travaillant avec assiduité dans un tel espace relèvent plus de la fiction qu'autre chose. Vous trouverez souvent ces espaces trop bruyants, exigus, distrayants, ou tout cela à la fois. Cela peut faire de votre objectif de productivité et de collaboration efficace un véritable casse-tête. Malheureusement, cette situation ne se limite pas aux cafés, mais peut également s'appliquer à de nombreux autres espaces sur le lieu de travail.

Naturellement, et même sans parler du lieu de travail, avec un nombre important de personnes impliquées dans l'opérationnel, il peut être difficile d'avoir une vue d'ensemble juste de tous les différents aspects d'un projet. Compte tenu de la complexité croissante de la question de savoir quelles sont les parties prenantes qui ont le plus leur mot à dire sur une tâche donnée, il peut arriver que le fait de réunir toutes les personnes dans le même espace de travail (qu'il soit physique ou virtuel) soit la chose la plus importante à faire.

Si cette situation vous semble familière, soyez assurés que vous n'êtes pas seuls à la vivre au quotidien avec votre équipe. Cela a été une observation tellement fréquente dans le fonctionnement des entreprises par le passé que Toyota a mis au point une méthode spéciale pour faire face à une telle situation : l'Obeya.

Qu'est-ce que l'Obeya ?

Par rapport à de nombreuses méthodes et techniques différents que vous avez pu apprendre jusqu'à présent, l'Obeya est peut-être la plus concrète et la plus facile à mettre en œuvre dans votre espace de travail. Obeya signifie littéralement "grande salle" en japonais, ce qui en dit long sur le principe de la méthode : une grande pièce dédiée à la collaboration, avec notamment la participation de décideurs-clés.

Cela peut couler de source quand on parle d'un bureau physique, mais le simple fait de spécifier qu'il s'agit d'une salle de collaboration commune a un impact considérable sur la façon d'aborder un projet. Cette théorie est soutenue par certains concepts de l'expérience consommateur, qui suggèrent que même la simple présence matérielle d'objets dans un lieu peut avoir un effet profond sur la façon dont un individu appréhende le temps et l'espace sur le moment.

L'idée principale d'une obeya est de pouvoir réduire les risques d'un "effet de silo" au sein des entreprises grâce à un partage plus ouvert et collaboratif de l'information, afin de parvenir à la meilleure solution possible pour tous. Par exemple, une entreprise qui produit des t-shirts doit s'aligner correctement sur le type de t-shirt à produire, les méthodes de marketing, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, etc. Dans ce cas, il faudrait inclure des outils supplémentaires tels que des graphiques, des tableaux, des plans de travail, des calendriers et des structures organisationnelles pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant un projet. Des techniques visuelles d'idéation et de gestion de projet peuvent également être utilisées ici, telles que les cartes mentales et les diagrammes de Gantt, afin de mieux élaborer des stratégies sur les aspects-clés du projet.

En tant que telle, l'obeya fonctionne mieux lorsqu'elle s'applique à un projet spécifique et tangible. Pour un point de décision particulier, la présence de tous les dirigeants et décideurs requis rend l'obeya beaucoup plus efficace, et permet d'obtenir les résultats escomptés. L'obeya peut être programmée sous la forme d'une réunion quotidienne, ou s'étendre à différentes périodes pour mieux s'adapter au cycle de fonctionnement de l'entreprise. Même les réunions improvisées sont un bon moment pour l'utilisation des obeyas, en particulier celles qui doivent faire face à des urgences ou des crises.

Histoire de l'Obeya

L'Obeya est connue pour faire partie intégrante du système de gestion Lean, mais elle se concentre sur les espaces tangibles et (pas toujours) physiques, dont les gens ont besoin pour mieux collaborer. L'obeya elle-même a été formulée comme un moyen d'aider à générer des idées, tout en permettant à toutes les personnes-clés présentes dans la pièce d'avoir une vue plus complète des aspects du projet, et tout en alignant tout le monde.  

C'est Toyota qui a été le premier à développer l'Obeya dans le cadre de son "Globe 21st Century Project", dont on sait maintenant qu'il est à l'origine du développement de sa gamme Prius dans les années 1990. Dans leur cas, la question était de savoir comment introduire au mieux un concept de voiture électrique sur le marché, probablement quelques décennies avant tout autre concurrent. C'est l'ingénieur en chef du projet, Takeshi Uchiyamada, qui a compris que certaines décisions n'étaient pas prises dans l'intérêt de l'efficacité, du temps et de l'alignement. Plus précisément, Uchiyamada "estimait qu'il n'avait pas l'autorité nécessaire pour prendre les meilleures décisions, et pensait qu'il pouvait être dépassé par des dirigeants expérimentés d'une manière qui n'était pas optimale pour le projet en tant que tel".

Le concept d'obeya est né de ce besoin de réunir tout le monde dans une seule "grande pièce", pour mieux réfléchir aux moyens d'attaquer un problème en particulier. Semblable aux structures des "war rooms", l'obeya devait devenir l'espace de discussion central pour tout ce qui concernait un projet particulier. En raison de l'efficacité de l'obeya dans son application au sein du célèbre Toyota Production System, d'autres entreprises ont commencé à utiliser le concept d'obeya dans le cadre de leurs propres processus business. Cela signifie que de nouvelles stratégies commerciales, des plans de développement de logiciels et même des plans de réorganisation en interne pourraient avoir recours à l'obeya dans le cadre de leurs outils stratégiques au sens large.

Comment appliquer l'Obeya

Il existe de nombreuses façons d'utiliser un espace obeya, car il reste hautement contextualisé en fonction de l'objectif spécifique que l'entreprise cherche à atteindre à un moment donné. Il y a cependant quelques éléments qui restent assez constants à travers les différentes itérations d'une salle obeya. L'un de ces éléments est la représentation visuelle du projet lui-même. En raison de la nature extrêmement complexe de certains projets, il était souvent nécessaire d'inclure des représentations visuelles de certains aspects techniques, afin que les équipes non expertes sur cette partie puissent quand même en saisir le sens global.

L'obeya physique

L'obeya physique est probablement l'obeya la plus courante et la plus utilisée que vous verrez sur le lieu de travail. Souvent, l'obeya ne s'appelle même pas officiellement "obeya" : ces grandes salles peuvent être connues sous le nom de "salles de collaboration", "salles de guerre", "salles de discussion", et plus encore. La caractéristique essentielle des obeyas, et des obeyas "non officielles", est qu'elles sont un lieu spécifiquement choisi pour le travail collaboratif.

Si vous organisez une obeya pour la première fois, vous devez vous assurer que certains éléments sont disponibles pour votre équipe lorsqu'elle se trouve dans la pièce. Nous avons mentionné l'importance des supports d'information visuels, qui peuvent mieux élever et aligner la discussion entre les parties, mais un autre aspect important à considérer est l'interactivité. L'engagement est l'un des meilleurs moyens pour les équipes de parvenir à des solutions innovantes, car il permet de mieux motiver la créativité de chaque participant. À ce titre, les tableaux blancs et les grands blocs de papier à dessin peuvent être utiles pour organiser des sessions d'atelier permettant de mieux créer un sentiment d'effort combiné pour un projet particulier. De plus, l'aspect visuel de l'interactivité peut aider à trouver de nouvelles idées, qui n'auraient pas été trouvées du premier coup autrement.

Un autre élément utile à explorer est la disposition des espaces au sein même de l'obeya. Comme nous l'avons mentionné, les obeyas nécessiteront différents agencements des espaces de travail afin de mieux s'adapter aux différents styles de travail requis pour des tâches spécifiques. Pour une discussion à bâtons rompus, vous pouvez opter pour des tables plus grandes, tandis que le travail individuel ou en petits groupes peut être réparti dans de petites zones séparées.

L'obeya virtuelle

Comme vous le savez peut-être déjà, les espaces de travail réunissant les équipes en physique ne sont plus la priorité de nombreuses entreprises, qui cherchent à s'adapter à la "nouvelle normalité" du télétravail partiel, sinon total. La pandémie ayant bouleversé la vision des espaces de travail, employeurs et employés ont dû passer à un mode de travail hybride ou entièrement à distance, au détriment de tous les petits moments informels propres à une rencontre au bureau.

La collaboration faisait alors toujours partie intégrante du travail, bien sûr, mais il n'y avait pas autant de canaux de collaboration qu'aujourd'hui. Cela signifie aussi que les tâches étaient souvent accomplies moins vite, et sans autant de travail inter-équipes. Cela pourrait alors se traduire par davantage d'erreurs et de retours de la part des parties prenantes, car elles n'avaient pas une vue complète des différents aspects importants qui pouvaient ne pas être de leur ressort.

Ce n'est pas parce qu'une obeya est normalement comprise comme un espace physique que vous ne pouvez pas appliquer ses principes au domaine virtuel. Pour mieux atténuer les difficultés liées au passage au télétravail, un espace dédié, bien que numérique, peut tout aussi bien fonctionner pour collaborer avec toutes les parties prenantes. Considérez votre prochaine réunion à distance comme une occasion d'utiliser des stratégies obeya pour obtenir la contribution du plus grand nombre possible de parties prenantes-clés.

Prenez, par exemple, l'importance de l'engagement et de l'interactivité lorsqu'il s'agit de lancer des innovations. Alors que les obeyas physiques nécessitent une gestion du matériel et des fournitures pour s'adapter aux types d'ateliers que vous devrez organiser, les espaces de travail digitaux (suivant la plateforme) auront probablement déjà des outils de collaboration en place. De plus, vous pouvez commencer à utiliser des fonctions multimédias comme l'audio et la vidéo pour mieux illustrer des points pendant vos sessions de travail, sans avoir à vous soucier de leur mise en place dans un espace physique.

Même la "disposition" des espaces peut être gérée avec un peu plus d'anticipation sur un support numérique. Alors qu'une obeya standard nécessite des tables, des chaises et des tableaux, une obeya numérique peut simplement utiliser les fonctions des "breakout rooms" pour mieux collecter les informations au niveau d'un petit groupe, avant de les présenter à l'ensemble des participants.

Silos et conséquences de l'Obeya sur le lieu de travail

L'impact de l'Obeya sur le lieu de travail est principalement originaire du fait qu'il s'agit d'une méthode relativement simple de collaboration inter-équipes, sur des projets susceptibles d'avoir un impact tangible sur l'organisation. Nous avons déjà mentionné comment les obeyas peuvent contribuer à atténuer le risque d'un "effet de silo", mais nous comprenons aussi que les silos existent sur le lieu de travail pour des raisons valables. L'existence d'experts dans différents domaines est logique, surtout lorsqu'il s'agit de leur faire remplir des fonctions spécifiques. Mais il n'en reste pas moins que l'expertise dont ils disposent peut aussi mieux servir les projets qui nécessitent de voir plus large qu'une seule perspective d'un expert fonctionnel.

À l'instar du basket-ball, l'obeya constitue l'un des meilleurs moyens d'obtenir une approche globale de tout ce qui touche à plusieurs parties prenantes en interne. Il est entendu qu'au basket-ball, un joueur peut occuper plusieurs positions différentes, telles que le power forward, center et point guard. Si chacun a sa propre spécialité et sa propre méthode pour gagner dans sa tâche, il faut une cohésion complète de tous ces différents rôles pour produire des résultats concrets. Les coachs comprennent que les salles d'entraînement peuvent servir d'obeyas, en permettant des confrontations et en testant comment chaque joueur réagit et travaille avec les autres.

Lorsque l'on revient à la réalité du lieu de travail, ces distinctions deviennent un peu plus floues et plus difficiles à gérer. Par exemple, le marketing et les ventes sont souvent considérés comme interconnectés, mais leur champ d'action diffère largement, tant du point de vue de la stratégie que de l'exécution. Pourtant, l'un ne peut guère subsister sans l'autre, car le marketing fournit le plan stratégique global tandis que l'équipe de vente possède l'expertise nécessaire pour l'exécuter sur le terrain.

Dans des cas comme le précédent, il n'est pas rare de rencontrer des problèmes susceptibles de provoquer des frictions entre les départements. Normalement, cela résulte d'un conflit d'intérêts généraux, mais parfois cela peut provenir du sentiment d'être sous-représentés dans un projet particulier. Il est donc essentiel de faire participer les responsables des départements concernés, afin de s'assurer que leur voix est également entendue.

En fin de compte, l'objectif doit être de fournir une valeur maximale au consommateur, en comprenant clairement ce qu'il faut faire et pourquoi il faut le faire. Le coach Gemba Michael Ballé l'exprime bien, en déclarant qu'"une obeya est clairement un outil de travail en équipe : elle aide les responsables de diverses fonctions à résoudre des problèmes par-delà leurs frontières."

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