Le futur du travail à l'ère numérique

Le futur du travail a changé

L'avenir du travail a changé et continue de changer presque tous les jours. Les entreprises doivent s'adapter à de nouvelles façons de penser, de rassembler, de collaborer et de mettre leurs employés en position de réussite. La "gig economy" (l'économie à la tâche) et l'augmentation du travail à distance sont en hausse, et de nombreuses entreprises ont adopté une vie de bureau entièrement ou partiellement à distance.

Le travail hybride, tel qu'il existe aujourd'hui va lui aussi évoluer et l'on s'accorde à dire que, de plus en plus, le travail deviendra ou restera numérique sous une forme ou une autre, au moins pour les prochaines années. À mesure que ces changements se produisent, les employeurs doivent s'adapter rapidement, tout comme leurs employés.

La facilitation à l'ère numérique

Jusqu'à très récemment, le travail était souvent en physique et exigeait que les gens soient proches les uns des autres. Les réunions et les rencontres semblaient plus naturelles car c'est ainsi qu'elles se déroulaient au bureau depuis des décennies. Avec le travail à distance, beaucoup ont dû repenser leur animation et leur gestion d'équipe. La dynamique a changé, non seulement à travers les écrans numériques, mais aussi dans la culture d'entreprise, les fonctions de toutes et tous au travail et les communications inter-équipes.

La plupart de ces dynamiques ne sont pas nécessairement nouvelles au sein des entreprises Mais certaines ont eu du mal à s'adapter à ces changements d'organisation et ignorent la meilleure façon de favoriser la réussite des employés. Cependant, si cette transition comporte des défis, elle offre également de nombreuses opportunités. Grâce aux bons outils et processus, les entreprises peuvent faciliter une collaboration et une communication efficaces en ligne, même à grande distance géographique. À certains égards, la facilitation numérique peut même aider les travailleurs à devenir plus productifs qu'ils ne l'étaient sur le lieu de travail physique.

Comment utiliser les outils en ligne pour la facilitation

L'apparition brutale du télétravail a causé son lot de difficultés aux employeurs qui n'avaient jamais eu à fournir d'outils de travail à distance auparavant. Les entreprises s'appuient désormais sur des outils de réunion virtuelle comme Zoom, Skype et Microsoft Teams. Elles doivent former leurs employés à l'utilisation d'outils numériques de gestion de projet comme Asana, Trello et d'innombrables autres. La sécurité des données est devenue une fonction considérable pour de nombreux employeurs, du fait que les serveurs internes doivent gérer l'accès à distance et que les employés utilisent le WiFi personnel ou public pour accomplir leurs tâches.

La formation des employés à de nouveaux logiciels et de nouveaux processus demande du temps et des efforts, mais ils succombent souvent à des erreurs d'utilisation, ce qui crée des goulots d'étranglement, de l'aggravation des problèmes et la recherche d'une réponse plus facile.

D'un point de vue physique, les horaires flexibles, l'équilibre entre le travail et la maison, les responsabilités à la maison, l'accès Internet peu fiable et les fuseaux horaires différents ont également créé leur lot de défis.
La facilitation, qu'il s'agisse d'idéation, de développement commercial, de collaboration entre zones géographiques ou de renforcement de l'esprit d'équipe, a été mise à mal. Réunir tout le monde pour obtenir des résultats significatifs semble souvent impossible, de sorte que les employés et leur travail commencent à se sentir cloisonnés et isolés.

Il existe cependant des moyens de surmonter ces difficultés pour transformer les ateliers et les réunions en expériences plus attrayantes, interactives et significatives.

Conseils pour une facilitation réussie à l'ère numérique

L'animation de réunions numériques ne doit pas nécessairement être maladroite et pénible. Bien sûr, c'est un défi qui diffère grandement de la façon dont la facilitation s'est déroulée dans le passé. Mais, avec quelques ajustements, vous pourriez même commencer à aimer et à préférer les réunions numériques aux réunions plus traditionnelles.

Accepter le changement

La première étape d'une facilitation réussie est d'accepter le changement. Tous les membres de votre entreprise, à tous les niveaux, doivent être sur la même longueur d'onde et comprendre ce qui doit être fait. Le message doit être le suivant : si le changement est inévitable, la façon dont nous réagissons à ce changement affecte directement l'entreprise et, en fin de compte, les emplois de chacun. En tant que chef d'entreprise ou facilitateur, il vous incombe d'aider votre équipe à voir les opportunités et à comprendre ce qui est en jeu en cas d'échec. En offrant de la transparence et des conseils en cours de route, vous pouvez aider tout le monde à accepter les changements.

Une communication efficace est essentielle

Une communication efficace est essentielle. Comme tout le monde travaille à distance, il est fréquent que les messages manquent de clarté ou ne reçoivent pas de réponse du tout. En tant que facilitateur ou chef d'équipe, vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe comprend le message, son rôle et les prochaines étapes. Comment remplacer les communications en personne par des courriels, des chats ou des appels vidéo lorsque les notifications peuvent être manquées, ignorées ou ne pas faire l'objet du suivi nécessaires ?

La communication doit être spécifique, toucher plusieurs supports et les portes virtuelles doivent rester ouvertes pour les questions et les suivis.

Trouver les bons outils et s'y tenir

Lorsque de nouveaux outils et de nouvelles technologies sont introduits, vous pouvez presque deviner le roulement des yeux, le soupir et l'attitude trahissant le sentiment de lassitude des employés. "Voilà, ça recommence" . Inévitablement, certains embrasseront le changement et deviendront des experts et des défenseurs des nouveaux outils, tandis que d'autres se plaindront du changement et conserveront les fonctions qu'ils préféraient des anciens outils. En tant qu'employeurs, vous pouvez avoir l'impression d'être constamment en train de former vos employés et de devoir faire face à leur refus de s'adapter. Ces changements peuvent rapidement épuiser les ressources et le moral des employés, et avant que vous ne vous en rendiez compte, vous devez essayer un autre nouvel outil qui, espérons-le, fonctionnera mieux.

Les animateurs et les chefs de service ressentent cette friction de première main. Souvent, c'est à eux qu'il incombe de devenir les premiers à adopter ces outils, de les connaître à fond, puis de les présenter à l'équipe comme une solution. Lorsque les membres de l'équipe refusent d'apprendre ou de s'adapter, la facilitation en pâtit et chacun ne parvient pas à faire pleinement son travail.

Lorsqu'on envisage un nouvel outil, il faut effectuer des recherches approfondies pour s'assurer que l'outil peut répondre aux besoins des employés. Une fois qu'un outil ou qu'un logiciel est choisi, son adoption ne peut être facultative mais obligatoire. Si les employés peuvent simplement refuser de l'utiliser ou attendre qu'un nouvel outil arrive peu après, la frustration sera perpétuelle.

Soyez flexible, mais intransigeant

Il est important de comprendre que tous les outils ne conviennent pas à toutes les équipes ou n'offrent pas les meilleures options pour l'ensemble des activités de l'entreprise. Certains outils et technologies fonctionnent bien ensemble, d'autres non. Les facilitateurs doivent faire preuve de souplesse pour répondre aux besoins de leurs mandants et savoir quand il est temps de passer à autre chose.

Les facilitateurs sont les champions du travail et des personnes et doivent trouver des moyens de les réunir de manière fluide pour une exécution optimale et des résultats commerciaux réussis.

Outils et compétences pour une collaboration et une communication efficace

Oh, génial... maintenant ils vont me présenter un autre outil".

Pas si vite ! Croyez-le ou non, vous possédez peut-être déjà les compétences ou les outils nécessaires pour améliorer la collaboration et la communication entre les membres de votre équipe. Vous ne le réalisez simplement pas encore.

Un tableau blanc numérique ou un espace créatif

Lorsqu'il s'agit de collaboration ou de développement de nouvelles idées, il est difficile de battre le bon vieux tableau blanc. Malheureusement, cette option peut ne plus sembler viable avec le travail à distance. Mais c'est pourtant le cas ! Il existe aujourd'hui de nombreux outils et logiciels qui offrent une forme d'espace créatif ou de tableau blanc numérique sur lequel plusieurs utilisateurs peuvent collaborer en même temps.

À certains égards, les tableaux numériques sont meilleurs que les tableaux physiques :

• La taille de l'espace numérique n'est pas limitée à la taille d'un mur ou d'un cadre physique ;
• Les participants n'ont pas à se bousculer pour faire passer leurs idées sur le tableau ;
• Personne n'a à se soucier de déchiffrer une écriture désordonnée.

L'idéation sur tableau blanc se fait plus rapidement, elle est plus propre et, si elle est bien animée, elle peut fournir encore plus d'idées que ce que vous pourriez attendre d'un brainstorming traditionnel.

La possibilité d'une participation anonyme ou à faible coût

Que ce soit en personne ou à travers un écran numérique, certaines personnes ne sont pas à l'aise pour partager des idées ouvertement ou participer verbalement à des réunions. Heureusement, grâce aux outils numériques, il existe des moyens de contourner ce problème et de s'assurer que tout le monde participe. Certains outils et programmes proposent des quiz, des sondages et d'autres options "cliquables" pour aider les employés moins extravertis à se sentir écoutés. Il s'agit d'une occasion unique d'obtenir le soutien ou de nouvelles idées de la part de personnes dont vous n'auriez peut-être jamais entendu parler autrement.

Discussions en face à face

La communication non-verbale représente plus de la moitié du langage que nous utilisons entre nous. Cela signifie que les discussions en face à face, notamment lors des réunions d'idéation, restent essentielles à la collaboration. Le fait de voir les autres peut conduire à de meilleurs résultats et à une réunion plus fluide. Si l'un des avantages du travail en ligne est de rester caché du monde, encouragez le face-à-face, caméras allumées, chaque fois que vous le pouvez afin d'aider les gens à utiliser les signaux sociaux pour développer leurs idées les uns à partir des autres.

Aides à la dynamique de groupe

L'une des idées fausses sur les réunions est qu'un grand groupe ne peut pas travailler ensemble avec succès. Nous pensons que c'est absolument faux. Cependant, nous admettons que cela peut être un défi. Qu'il s'agisse des outils, des logiciels ou de l'animateur de la réunion, il est essentiel de gérer correctement les grands groupes. Vous pouvez vous diviser en sous-groupes plus petits, attribuer des tâches différentes à des groupes différents ou combiner des activités en grand groupe avec des activités en petits groupes.

Acceptez la gêne

Lors d'une réunion en personne, les hôtes et les animateurs apprennent naturellement à lire le langage corporel et peuvent utiliser cette information pour évaluer le déroulement de la réunion ou pour déterminer quand ils doivent laisser la parole aux autres. Lorsqu'ils s'adressent à des groupes par vidéoconférence, surtout si leurs vidéos ne sont pas allumées, il peut être très difficile de savoir quand quelqu'un d'autre veut intervenir ou participer à la réunion. Le silence peut être gênant et déclencher nos insécurités. Au lieu de laisser de l'espace et des opportunités, nous remplissons cette gêne par d'autres mots et toute forme de collaboration tombe à l'eau.

Lorsque vous organisez une réunion, vous devez apprendre à accepter la gêne et les moments de silence, si vous voulez encourager les autres à participer.

Désignez un facilitateur

La facilitation d'une réunion est différente de celle d'un atelier, d'une réunion ou d'une séance de brainstorming par un animateur. Les facilitateurs gèrent tous les aspects du travail avec des groupes et savent quand pivoter ou modifier la réunion pour qu'elle soit intéressante, interactive et significative.

En tant qu'entreprise, vous pouvez proposer une formation aux différents chefs de service ou engager des experts pour diriger les réunions et ateliers essentiels pour vous.

Réflexions finales

À l'heure où l'état actuel et l'avenir du travail à l'ère numérique évoluent, comprendre comment les gens peuvent mieux travailler ensemble est primordial pour la réussite de votre entreprise. Bien qu'il n'existe souvent pas d'outil parfait qui puisse résoudre tous vos problèmes, il existe des entreprises et des logiciels qui peuvent vous aider à surmonter les défis technologiques et à alimenter la croissance de votre entreprise.

Après tout, les entreprises qui s'adaptent le mieux et le plus rapidement sont celles qui tirent le plus de bénéfices du changement.

Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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