Trois idées reçues sur le fonctionnement en mode workshop

10 millions. C’est le nombre de workshops réalisés avec Klaxoon depuis mars 2020. La preuve que les entreprises font de l’organisation de leurs équipes un enjeu central. Et le prochain workshop peut être le vôtre. Pour balayer vos réticences et lutter contre les idées reçues, voici quelques preuves que vos workshops sont efficaces : même en très grand nombre, même à distance et favorisent l’engagement de tous.

Quand il y a trop de personnes, le workshop n’est pas efficace

« C’est la cacophonie ! Ça part dans tous les sens ! On ne va jamais réussir à prendre une décision. » Voici quelques exemples de ce qu’on peut entendre lorsqu’on évoque l’idée d’organiser un workshop avec beaucoup de participants. Florence Vallet est facilitatrice en intelligence collective, les workshops sont son quotidien, et elle doit parfois faire face à ce type de réactions: « On a eu des annulations (de workshops) parce qu’on voulait réunir beaucoup de gens issus d’univers différents, mais les clients ont eu l’impression que c’était trop compliqué. »
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Pourtant, rendre votre workshop efficace est beaucoup plus simple que ce que vous imaginez.
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Lorsque vous êtes très nombreux en workshop, le plus gros risque auquel vous faites face c’est de générer beaucoup d’idées. Et c’est plutôt une bonne nouvelle, en vérité. La question serait plutôt : comment bien travailler avec toute cette matière à disposition sans être submergés ?
Pour Florence Vallet, tout repose sur une organisation méthodique. « La préparation est primordiale. Dans mon rôle, je dois discuter des enjeux et objectifs du client. Déterminer le nombre de participants, aussi nombreux soient-ils. C’est important d’être force de conviction là-dessus. Aujourd’hui, nous avons l’expérience et la capacité de dire, oui, qu’on peut faire des workshops en grand nombre, très efficaces. »

Pour être efficace, il faut bien se préparer sur le fond…

La préparation de votre workshop peut reposer sur plusieurs leviers. En premier lieu, son contenu. Il doit être attrayant pour vos participants et utile à leur activité. C’est la meilleure solution pour être efficace. 

Lorsque Yannig Raffenel, président du Learning Show, souhaite transformer cet événement physique en édition full digital, il garde toujours en tête l’importance du contenu. Même lors d’un brainstorming avec 75 personnes. Avec son workshop il souhaite alors « prendre le meilleur du digital pour apporter de la valeur au Learning Show ». En pleine période de pandémie, le contenu est évident et pertinent pour tous : « quels apprentissage pour le futur à l’heure de la crise sanitaire. » Un sujet fédérateur pour des spécialistes de la formation qui ont du revoir leur mode d’organisation dans un monde à l’arrêt. Un sujet porteur, des participants motivés, et une base solide pour démarrer son workshop.

…Et sur la forme

En complément du fond, des échanges, de la qualité des propositions, il faut aussi penser à la forme de votre workshop. Scinder votre grand groupe en plusieurs équipes plus petites est une excellente solution. Cela facilite les échanges pour les plus timides et fait émerger des idées solides.

Pour le faire facilement, il existe de nombreuses méthodes. Il peut s’agir de Breakout Rooms, du World Café ou encore de la méthode 1-2-4 Tous. Toutes reposent sur la même méthodologie : une réflexion initiale en groupes réduits pour ensuite l’élargir en grand nombre.

Diviser leur groupe, c’est d’ailleurs la solution choisie par Yannig et Florence pour leurs workshops. Yannig privilégie la simplicité : « On organise l’espace en créant 9 salles pour 75 personnes. Chacune possède des consignes précises et des objectifs à atteindre, on répartit les participants et les animateurs. On se retrouve à la fin du brainstorm. »

Il est également possible de varier les temps en groupe complet et les temps en sous-groupe. Avec son workshop autour du MBTI ( Myers Briggs Type Indicator) - un test prisé par les entreprises pour mieux cerner les personnalités des collaborateurs - Florence en profite. « Ce qui est intéressant dans un atelier de 3 heures avec des gens d’univers différents, c’est d’alterner les séquences. Réflexion personnelle, en petit groupe, avec des gens d’univers différents, en assemblée. » Et elle est convaincue de l’intérêt de cette méthode : « À la fin de l’atelier, grâce à l’alternance des séquences, avec des formes différentes, des discussions avec des gens différents, il se passe plein de choses et l’expérience est positive. »

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Agrégez les résultats des sous-groupes pour faire émerger les meilleures solutions

Lorsque vos participants sont en sous-groupe pour brainstormer ou travailler sur un projet, le fruit de leur réflexion est riche et seules les meilleures idées de chacun sont retenues et développées. Au moment de la restitution, il ne vous reste plus qu’à reproduire ce schéma. Chaque sous-groupe avance sur son sujet et échange autour d’une ou deux idées. L’assemblée réunie peut ensuite décider des meilleures.

C’est impossible de le faire à distance ou en mode hybride.

« Non, mais tu imagines ? 50 personnes derrière leur ordinateur ? Tout le monde va décrocher et personne ne va s’impliquer. En plus c’est super dur de réunir beaucoup de gens à distance.» Ce discours-là vous est-il aussi familier ? C’est peut-être également votre opinion ? Alors, pour vous convaincre du contraire, voici une petite précision. 

Tous les exemples précédents sont issus de workshops réalisés à distance. Florence Vallet comme Yannig Raffenel et Melissa Fourquaux ont réalisé leur workshop à distance, sans difficulté particulière, et avec succès.

Alors, comment ? 

Tout d’abord, en reproduisant des organisations qui fonctionnent très bien en présentiel : la répartition en sous-groupes et la préparation du contenu en amont du workshop. Remplacez les paperboards et les post-its par un whiteboard digital et le tour est joué, ou presque.

Là est toute l’astuce de nos experts du workshop. À l’aide de Board Hybrid et d’un outil de visioconférence, il est très simple de reproduire une expérience de salle : « On créé 9 salles, comme des espaces physiques sur le Board, tout simplement en dessinant 9 cercles de couleur. Chaque cercle représente une salle, les participants n’ont plus qu’à coller leur photo dans le cercle correspondant à leur salle. Ils lancent leur visioconférence via Zoom© en sous-groupes, et c’est parti. » Yannig Raffenel est convaincu par ce format.

Petit bonus non négligeable : déplacer 50 personnes le temps de lancer les sous-groupes prend 10 minutes avec de vraies tables, contre seulement 1 avec un déplacement virtuel.

Et il existe d’autres astuces pour adapter vos workshops physiques en version distancielle, comme la thématisation ou le travail en asynchrone.

Thématisez pour embarquer les participants

Le point fort des workshops en présentiel, c’est l'interactivité. Ce dialogue permanent entre participants, animateurs autour d’un projet ou d’une thématique. Comment reproduire ce sentiment, malgré la distance, malgré l’écran ? Jérôme Rajkovic a peut-être une solution pour vous. 

Jérôme est coach agile chez Inetum, une entreprise de services numériques qui accompagne leurs clients, entreprises et institutions, dans leur transformation digitale. Il utilise ses workshops pour initier des entreprises entières à la méthode agile SAFe. Il lui arrive de réaliser des projets avec plus de 100 participants.

Pour maintenir l’interactivité des workshops qu’il organise à distance, Jérôme s’appuie sur une carte maîtresse : la thématisation. Pour chaque workshop, le coach agile choisit un thème autour duquel il va construire ses ateliers. Selon les publics et les besoins, il pioche allègrement dans le sport, le jeu vidéo ou les spécificités régionales. Tout en s’assurant que le thème vienne nourrir le fond pour le travail à effectuer. « Le thème permet de contextualiser, de créer un parcours et surtout d’offrir une expérience utilisateur. C’est important avec la dimension distancielle. La thématisation permet d’embarquer les participants à travers un univers qui leur parle. On arrive à reproduire les sensations du présentiel, même à distance. »

La thématique choisie vient ensuite enrichir l’espace de travail pour la réalisation du workshop. Par exemple, avec cette entreprise lilloise, Jérôme s’appuie sur l’imaginaire de la célèbre braderie locale qui se tient chaque année en septembre. Un événement culturel et social incontournable dans la région, qui permet une identification et une adhésion immédiate. D’autant plus que son workshop se tient exactement dans les mêmes dates.

Appuyez-vous sur la force du travail asynchrone

Oui, vous pouvez parfaitement réaliser tout ou partie d’un workshop de manière asynchrone. Pourquoi ? Parce que travailler en mode workshop relève autant d’un état d’esprit que d’un rassemblement de personnes. Autrement dit, les workshops n’ont pas besoin d’être dans une même unité de lieu et de temps.

Florence Vallet démarre son workshop, avant le jour J. Elle explique simplement : « Les participants avaient déjà réalisé leur profil MBTI, lors d’un précédent atelier. En prévision du workshop, je leur ai demandé de mettre leur photo dans la case dédiée à leur type de personnalité sur le Board. Dès le début de la nouvelle journée, les profils communs peuvent ainsi se retrouver immédiatement et commencer à travailler. »

Et cette dimension de travail asynchrone a du sens aussi pour les entreprises qui ont une activité internationale. C’est une question de logistique également. Combien d’entreprises ont des salariés répartis à travers la planète ? Combien ont accepté ou mis en place un télétravail permanent ? Ou plus simplement la possibilité de travailler d’où que l’on souhaite ? Peut-être pas la majorité, mais ces entreprises n’ont pas abandonné l’idée de la collaboration et du travail en équipe. Et elles réussissent.

C’est le cas de Vincent Arcin, directeur de la transformation digitale chez L'Oréal qui mène un atelier d’idéation avec 250 personnes réparties dans le monde entier de l’Asie aux Amériques.

Le travail en asynchrone fait gagner un temps considérable pour la réalisation de vos objectifs, justement parce que la charge de travail et la réflexion s’étalent sur plusieurs heures, voire plusieurs jours, et que chacun peut rebondir sur les idées des autres, à son propre rythme.

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Lorsqu’on est trop nombreux, il n’est pas possible que chaque participant s’exprime

«Vas-y, demande leur avis aux participants, après tout ils ne sont jamais que 150, à raison d’une minute par personne, on aura peut-être fini la semaine prochaine. » Vous la voyez venir, cette situation ? Pourtant, tout le monde ne possède pas la capacité, ou même l’envie de s’exprimer en public, encore moins devant une grande assemblée. Alors, dans un contexte de workshop, n’en parlons pas. Et ce n’est pas possible de prendre chaque participant par la main pour lui demander individuellement s’il souhaite s’exprimer.

Sauf que, vous l’aurez compris, la structuration en sous-groupe, le travail en asynchrone et l’usage d’un whiteboard numérique participent à faciliter l’expression de chacun en workshop. Et il existe des leviers pour lever les dernières barrières à l’expression, comme la façon d’animer et des outils pour favoriser l’interaction.

L’animation garante de l’engagement de tous

Que ce soit à travers des sous-groupes, des ateliers thématiques ou du travail asynchrone, l’animateur de votre workshop joue un rôle décisif dans la qualité et l’efficacité des échanges. 

Dans un groupe, c’est « son rôle de sentir les signaux faibles » pour reprendre une expression de Florence Vallet. C'est-à-dire déterminer son degré d’interventionnisme, de laisser-faire. Savoir au plus vite s’il doit lui-même participer pour faire avancer une discussion, ou au contraire laisser les gens s’exprimer plus librement. 

Alors non, il ne va pas se poster derrière chaque participant pour lui demander son avis sur le sujet, mais en orientant les conversations, en soulevant des questions, en creusant les sujets, il peut contribuer à enrichir les débats et pousser à la participation. Yannig Raffenel ajoute  : «Même à distance, il intervient et accompagne le groupe pour le rendre le plus efficace possible. »

Ce rôle de facilitateur est également utile dans le cadre d’un workshop de formation, par exemple. Chez Inetum, à l’issue des présentations descendantes, Jérôme a l’habitude de solliciter son public via un rapide sondage, afin de sentir si les informations ont été correctement assimilées. « Slide après slide, on récupère du feedback, grâce à un système de “like”. À la fin de la matinée, on a une vision assez globale de la perception du sujet et de la compréhension des équipes. » 

Parce que la question n’est pas celle de la participation mais bien celle de l’engagement. Comment vos workshops sont-ils perçus, acceptés et intégrés par les participants ? Il vous faut donc penser à votre animation en amont pour éviter les monologues.

Les outils numériques pour favoriser les interactions

Vos workshops se réalisent à distance, vous animez des ateliers de travail en grand nombre grâce à des outils numériques, et vous pensez que c’est impossible de favoriser la participation de chacun grâce à ces mêmes outils numériques ? 

Partager, liker, commenter font partie de la culture web, c’est la base de la viralité. Votre recherche d’interaction en workshop repose sur ces mêmes bases. Vous pouvez donc tout à fait utiliser ces mêmes outils. 

Vote, sondage, quiz, autant de façons de générer de l’interaction et faciliter l’expression. 

Vous pouvez privilégier l’écrit au début afin d’enclencher l’expression de chacun. Pour vos participants, c’est aussi simple que d’envoyer un sms. Les plus timides peuvent ainsi s’exprimer sans crainte du jugement. Ensuite, pour développer les meilleures idées, vous pouvez vous tourner vers l’oral. Cela valorise les personnes à l’origine de ces idées.

Vous encouragez ainsi la participation ou vous générez du feedback. C’est ce que fait Yannig Raffenel pour faire émerger les meilleures idées : « Chaque groupe vote pour son idée préférée à restituer en plénière. Grâce à ce système de vote, le workshop fait ressortir les 9 lignes directrices attendues pour préparer le Learning Show. Avec ce mode d’organisation, les personnes sont actrices de leur événement, ce qui génère naturellement davantage d’interactivité. C’est tout bénéf (sic) pour les animateurs et les participants. »

Florence Vallet, elle, est une adepte du sondage en “nuage de mots”, où chaque participant peut avec un seul mot donner son sentiment sur le workshop réalisé. « C’est magique, quand tu poses ton nuage de mots à la fin d’un workshop, tu constates immédiatement que les participants ont adhéré. »

En workshops, le nombre de participants n’est pas un obstacle à l’efficacité ou à la réussite. Au contraire, il peut être un formidable moyen d’obtenir beaucoup d’idées ou de résultats grâce à la force du collectif. La puissance du nombre du nombre c’est d’arriver à exploiter toutes les idées quel que soit le format du workshop. Et pour y parvenir, il vous faut d’abord une méthode et une organisation claire pour fédérer l’ensemble des parties et générer un maximum d’efficacité. 

Alors, on oublie ses idées reçues et on organise son prochain workshop ?