100% de participation dans les réunions à distance !

Le challenge : améliorer la participation à distance

Patrick est responsable de l’amélioration continue chez RGIS, le leader des inventaires en magasin. Il manage un réseau de formateurs de 15 personnes réparties sur plusieurs sites en France et en Europe. Toutes les semaines, il anime une réunion d'équipe avec 40% des effectifs à distance.Avant, il y avait très peu d’échanges. Certains ne s’exprimaient pas du tout et d’autres monopolisaient totalement la parole. Pour les personnes à distance, c’était difficile de suivre et de participer aux échanges. Résultat ? Elles annonçaient leur présence puis coupaient leur micro. Après avoir essayé plusieurs méthodes, Patrick découvre Klaxoon en 2017. Il adopte l'activité Session (anciennement Meeting) pour apporter plus de rythme à ses réunions. Son objectif ? Améliorer la participation. Bien implanté chez RGIS, Klaxoon est aujourd’hui devenu un outil du quotidien, tant pour Patrick que pour les autres membres des équipes.

La solution : Klaxoon à chaque moment clé de la réunion à distance

Avec Klaxoon, tout est différent ! Grâce à l'activité Session, Patrick structure sa réunion autour de rituels pour donner du rythme.

Rituel n°1 : démarrer la réunion avant même qu’elle ne commence

Deux heures avant le démarrage, Patrick envoie le lien vers la Session aux membres de l’équipe. Chaque semaine, une question différente les attend. Grâce à elle, c'est 100% de l'équipe qui est connectée à l'heure dite. En fait, la réunion commence avant même que les participants soient réunis ! Avec l'activité Live Storm, Patrick pose une Question dont le résultat apparaît sous forme de nuage de mots, par exemple : « Décrivez votre semaine en 1 mot. ». Tout le monde visualise les réponses du groupe et une tendance générale se dessine. Dès le début de la réunion, le groupe débriefe sur les idées. Tous les membres de l'équipe sont déjà engagés et l'échange est là.

Rituel n°2 : mettre l’accent sur un point important

Patrick utilise l'activité Live Challenge pour poser une question de rapidité et mettre l’accent sur un point important, par exemple : “À ce jour, combien d’événements sont planifiés sur septembre ?”. Il s’assure ainsi qu’il a bien l’attention de tout le monde et que le message est bien passé.

Rituel n°3 : partager des informations en même temps

Pour faire passer les messages, Patrick utilise la fonctionnalité Synchro prez. Il peut alors partager en temps réel sa présentation créée un peu plus tôt dans Klaxoon. Quand Synchro prez est activé, la présentation s’affiche sur les écrans de tous les participants et l’apparition des slides suit le rythme de Patrick. En salle ou à distance, tout le monde vit la même expérience.

Avec sync, tout le monde visualise les mêmes informations en même temps. Les gens peuvent réagir et poser des questions avec la messagerie instantanée sans interrompre la personne qui parle, ce qui permet ensuite d’ouvrir le débat.

Rituel n° 4 : prendre des décisions

Pour prendre des décisions collectives rapidement, Patrick se tourne vers son activité Klaxoon préférée : le Live Vote, c'est-à-dire le vote en direct. Lors d'une de ses réunions, il a posé la question : "Devons-nous adopter cette bonne pratique ?". En moins de 10 secondes, chacun a donné son avis et le résultat consolidé du groupe s'est affiché instantanément : 40% de "OUI" et 60% de "NON".

L'astuce de Patrick pour ouvrir le débat ? Donner la parole en premier aux personnes ayant l'avis minoritaire pour qu'ils expliquent leur choix. Dans cet exemple, les arguments des uns et des autres ont finalement convaincu toute l'équipe de changer son vote en "OUI". En quelques minutes, l'équipe a pris une décision très facilement en tenant compte de l'avis de chacun.

On a compris en écoutant les arguments de ceux qui étaient favorables, pourquoi on devait adopter cette bonne pratique. On sait que nos équipes vont avoir les mêmes a priori et maintenant, on a tous les arguments pour leur expliquer (un membre de l’équipe de Patrick Chossat).

Rituel n°5 : donner un feedback

À la clôture de la Session, les participants sont invités à donner une note et à laisser un commentaire. Ces retours permettent à Patrick d’ajuster le déroulé des réunions suivantes.

Cerise sur le gâteau : le compte rendu de la réunion est généré automatiquement et toute l’équipe y a accès !

Le résultat : 100% de participation et une prise de décision simplifiée

100% de présence

Comme les gens savent qu’ils vont pouvoir s’exprimer, il n’y a plus d’absentéisme. Les informations sont mieux partagées et tout le monde gagne du temps.

100% de participation

Avec les activités Live Storm, Live Challenge et Live Vote, Klaxoon a permis de stimuler les échanges et de booster la participation dans les réunions. Les membres de l’équipe sont désormais plus ponctuels. Ils ont envie de découvrir l’activité ouverte avant le démarrage de la réunion et de voir ce que les autres ont répondu. Les personnes sont plus attentives et osent davantage prendre la parole pour défendre leurs idées.

Depuis que j’utilise Klaxoon, je n’ai plus d’oreille distraite, tous les membres de l’équipe voient la plus-value de la réunion, y compris les personnes à distance.

Des prises de décision facilitées

Dans ce contexte, la prise de décision est tout naturellement facilitée ! Avec Klaxoon, l’avis du groupe se dessine sous les yeux de tous en temps réel. Du plus discret au plus bavard, chaque membre de l’équipe est associé aux décisions et voit sa voix compter au même titre que celle des autres. C’est une vraie source de satisfaction et un réel levier de motivation.

Avant, pour prendre des décisions, on attendait les réunions physiques mensuelles ou trimestrielles. Aujourd'hui, grâce à Klaxoon, on peut prendre des décisions tous les jours, même à distance.