5 conseils pour s’épanouir en télétravail avec Romane Ganneval, journaliste pour Welcome to the Jungle

CONSEIL #1 : Maintenir le lien, et lutter contre le sentiment d’isolement

‍Les échanges entre deux portes, les petites blagues lancées dans l’open-space, les moments informels à la pause déjeuner… Avec le télétravail, la foule d’interactions quotidiennes qui constituaient notre routine a tout bonnement disparu, remplacée par le silence de notre « chez-nous » et des visios pas toujours propices à la chaleur humaine. Ce phénomène d’isolement est bien connu - en novembre 2020, 58% des salariés en 100% télétravail étaient en détresse psychologique - et ne doit pas être pris à la légère.

Quelques conseils de Romane pour maintenir le lien et lutter contre le sentiment d’isolement : 

• Écoutez de la musique. C’est prouvé scientifiquement : certaines musiques ont un effet bénéfique sur notre cerveau. Un protocole médical - appelé le « Pansement Schubert » - a même été mis au point pour soulager la douleur et l’anxiété grâce à la musique.
• Allumez votre caméra lors des réunions virtuelles (et inciter vos collègues à faire de même !). Passer la journée face à un écran noir augmente la fatigue, est source de démotivation et de déshumanisation. Voir des visages et échanger des regards, ça change tout.
• Retrouvez du sens dans son travail. Le sentiment d’appartenance et le besoin de sens font partie des besoins fondamentaux de l’Homme. Pour maintenir la motivation et l’adhésion, il est fondamental que les managers veillent à ce que leurs salariés aient bel et bien le sentiment de contribuer au succès d’une maison commune.
• Créez des rituels. Les habitudes du monde d’avant perdues, il nous faut recréer des moments collectifs. Par exemple : une réunion de synchronisation du matin s’y prête parfaitement. Pendant 15 min, chacun peut exposer ses activités de la journée dans un cadre ludique et propice aux interactions. Ainsi, on garde le lien et on peut se coordonner plus facilement !

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CONSEIL #2 : Faire circuler l’information‍

« On m’a dit que Léa avait pris un nouveau poste… » ; « T’as entendu que la date de sortie du projet a été avancée ? » ; « Il paraît que le budget de la com’ va augmenter. »

Du fait de notre éloignement physique, les « on-dit » ont remplacé les informations plus fiables que l’on pouvait récolter au bureau. Au point de poser de vrais sujets managériaux. Difficile de ne pas se sentir exclu et vexé quand nous apprenons de la bouche d'un collègue, une information qui nous concerne au premier chef. Ces situations entraînent des incompréhensions entre personnes, font grimper le sentiment d’impuissance, provoquent de la démotivation et peuvent créer une injustice entre les personnes présentes au bureau et celles à distance.

Selon Romane, voici ce que chacun peut faire à son échelle :

- Cultivez la culture du feedback. Les simples « Ok merci. » en réponse à un collaborateur qui vous a envoyé son travail peuvent être frustrants pour ce dernier. Rien de pire que d’apprendre par un tiers les retours qu’il y a pu avoir sur sa production. Il est important d’avoir le réflexe de faire des retours constructifs. 

- Choisissez la transparence. Une information circule ? Mieux vaut jouer cartes sur table avec vos collaborateurs. Vous n’avez pas les réponses à toutes les questions ? Dites-le ! Une réponse honnête - même incomplète - sera toujours appréciée et permettra de calmer les frustrations.

- Organisez des points rapides en équipe pour transmettre une information claire. Afin d’impliquer et d’engager vos collaborateurs, il est souhaitable d’organiser une réunion d’équipe - même si elle ne dure que 5 minutes - pour faire redescendre une information. L’annonce de cette dernière peut être suivie d’une séance de questions/réponses. Cela peut sembler anodin, mais apprendre une information de la bouche de son manager est toujours valorisant et apprécié.

‍CONSEIL #3 : Bien communiquer par écrit

« Note d’avancement du projet : urgent » ; « Merci de m’envoyer la note asap ? » ; « La deadline approche, où en es-tu ? Merci. »

À la maison, il n’y a plus de collègue qui s’arrête à votre bureau pour vous poser une question ni de passage furtif au service informatique pour demander un coup de main avec un logiciel récalcitrant. Presque toutes les conversations passent désormais par l’écrit : mail, sms, chats professionnels.... Et à l’écrit, sans l’aide du “body langage” ou de gestes pour accompagner votre prose, pas facile de se faire comprendre ! Il est donc important de moduler son discours en fonction du canal choisi. 

Avec la distance et la perte de dialogue, les messages tous azimut ont favorisé l’explosion d’un phénomène nouveau qualifié d’« incivilité numérique au travail ». En clair, les messages à injonctions, sans formules de politesse qui peuvent être considérés comme des micro-agressions par les salariés : “URGENT !!” “À faire” “C’est pour hier.”. À force de s’accumuler, elles nuisent au moral de chacun, provoquent des tensions et sapent la confiance. À force d’être mal traité, on finit par se convaincre d’être inutile. C’est pourtant simple, pour Romane Ganneval,  «il faut réapprendre à mettre les formes, se mettre à la place de son interlocuteur » ! Voici ses conseils : 

• Choisissez le canal le plus adapté à votre demande. Privilégiez les sms, chat ou appels téléphoniques pour une demande informelle que vous pourriez faire dans l’open space. Pour une demande plus formelle nécessitant un retour étayé, choisissez plutôt un outil collaboratif partagé.
• Prenez le temps. Ne répondez pas à chaud, à un message agressif ou perçu comme tel, laissez-vous le temps de digérer pour éviter d’envenimer une situation. N’oubliez pas que les écrits laissent toujours une trace.
• Contextualisez vos messages. Si vous gérez plusieurs projets, vos interlocuteurs doivent certainement en faire autant, alors pour éviter les quiproquos et malentendus, rappelez toujours l’objet de votre demande et le contexte dans lequel celle-ci s'inscrit. Ce sera plus simple de vous comprendre.
• Mettez-vous à la place de la personne à qui vous écrivez. Avant d’appuyer sur « envoyer », demandez-vous toujours ce que ressentira la personne qui va lire ce message. Enlever un point d’exclamation ou rajouter une phrase de remerciement peuvent aider à adoucir une expression. Cela ne vous prendra que quelques secondes et permettra d’éviter de vexer votre interlocuteur !
  

En bref, soyez sympas, relisez-vous !

CONSEIL #4 : Hiérarchiser les priorités

Nous sommes  submergés de messages et de demandes en permanence. Et l’impression d’être débordé peut vite survenir.  Qu’est-ce qui est urgent ? Qu’est-ce qui ne l’est pas ? De combien de temps disposez-vous pour ce projet ? Quelle est la deadline ? Quand tout se mélange, il devient primordial de hiérarchiser vos priorités. C’est un enjeu d’efficacité, de productivité, et même de santé mentale ! 

Pour mieux hiérarchiser les priorités et réduire votre stress, Romane propose quelques solutions :

• Arrêtez-vous. Vraiment. Cela peut vous paraître contradictoire, mais pour gagner du temps, il faut d’abord en perdre un peu. Prenez un peu de hauteur pour faire le point sur votre situation, et vous arriverez à dédramatiser. 
• Faites des listes : urgent, peut attendre, à prévoir. Mettez des codes couleurs, des polices différentes, quelque chose de visuel et d’impactant. Séparez ce qui est de l’ordre du travail de réflexion, de ce qui est de l’ordre de l’opérationnel. Votre agenda s’éclaircit et votre travail n’en est que plus efficace.
• Répartissez vos actions. Vous travaillez en mode hybride ? Un peu de télétravail et un peu en présentiel ? Répartissez vos tâches en fonction de votre environnement. Programmez vos réunions et ateliers coopératifs lorsque vous êtes au bureau, et privilégiez la réflexion personnelle et les réalisations personnelles chez vous.
  

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CONSEIL #5 Apprendre à déconnecter

Vous pensez qu’au travail « L’enfer, c’est les autres » ? Pourtant, êtes-vous sûr de n’avoir jamais fait une demande à une heure avancée de la soirée, alors qu’elle pouvait attendre le lendemain matin ? Pour vous comme pour les autres, le télétravail ne doit pas être synonyme de disponibilité permanente. Il est essentiel de se fixer des limites pour rester efficace et actif au travail. C’est d’autant plus important, que les risques psychosociaux sont particulièrement élevés chez les cadres qui laissent leur activité professionnelle déborder sur leur temps libre et ils sont nombreux : 74 % des cadres français déclarent regarder leurs mails professionnels en dehors des heures de travail selon une étude Adobe de 2015. « Pour apprendre à déconnecter au mieux, il faut vraiment regarder sa façon de faire, explique Romane Ganneval, si vous vous permettez d’écrire un message à un horaire tardif, alors vous risquez à votre tour d’être sollicité en dehors de vos horaires de travail.”

Pour vous aider à rétablir la frontière entre vie professionnelle et vie privée, voici quelques préconisations de Romane :

• Soyez prévoyant. Lors de vos départs en congés, pensez à transférer vos dossiers à un collègue et à donner son contact à vos interlocuteurs. Vous assurez la continuité de votre service, tout en vous libérant l’esprit.
• Arrêtez d’écrire à la terre entière. Vous devez traiter une foule de messages qui ne vous concernent pas directement ? Peut-être avez-vous aussi l’habitude de solliciter beaucoup trop de personnes lorsque vous vous attelez à un projet ! Limitez le nombre de personnes impliquées, et vous serez naturellement beaucoup moins sollicité.
• Prévoyez des plages horaires dédiées à la réflexion et au travail de fond. Les notifications qui nous interrompent toutes les 5 minutes… C’est insupportable ! Impossible de se concentrer, d’être vraiment productif, peur de rater une information importante… Afin de vous octroyer des temps de répit, prévoyez des moments de travail sans interruption, informez-en vos collègues et mettez votre téléphone en mode avion ! Cela boostera votre créativité et vous procurera une grande satisfaction.
• Arrêtez les mails. Il faut en moyenne 5h36 minutes pour arriver à traiter l’ensemble de nos mails reçus. Avec des tâches concrètes à côté, c’est presque impossible de ne pas faire déborder sa journée de travail.
  

La déconnexion passe d’abord par interroger ses propres pratiques. Libérez vos interlocuteurs et vous pourrez vous déconnecter au mieux.

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Un plaidoyer pour le travail hybride

Romane Ganneval l’assure : ce guide n’est pas seulement une réponse à la crise sanitaire que nous venons de traverser, mais un outil pour apprendre à s’épanouir durablement en télétravail . « On le sait désormais, les salariés sont productifs à distance et ils privilégient le travail hybride. C'est-à-dire une partie de la semaine sur site et une partie à leur domicile. Ce modèle hybride est plébiscité par la majorité des personnes actives ». Pourquoi ? Car il offre le meilleur des deux mondes. Sur site, cela signifie des temps de reconnection physique et conviviaux qu’il est difficile de reproduire à distance et des moments de réflexion et de partages professionnels plus directs qu’à travers un écran. En télétravail, la possibilité de se consacrer à des tâches de fond, qui nécessitent du calme et de la concentration, comme la rédaction d’un article ou d’une note de synthèse. 

Pour appliquer au mieux les 5 conseils de Romane, de nombreuses équipes à travers le monde utilisent Board Hybrid de Klaxoon pour travailler efficacement en équipe en télétravail. Voici quelques inspirations pour vous :

• Pour trouver des idées pour maintenir le lien et lutter contre l’isolement, découvrez le témoignage de Mathieu Guenroc. Il est animateur commercial pour le Crédit Agricole et  réalise une réunion quotidienne de 15 minutes pour synchroniser les actions de l’équipe et garder le lien, tout ça grâce au management visuel. Pourquoi ne pas instaurer des moments conviviaux pendant vos réunions d’équipe, comme Matthieu, lors de son point du matin?
• Pour faciliter les feedbacks productifs, inspirez vous de Melissa Plaza. Avec son équipe de football, elle utilise de nombreuses activités Klaxoon comme Sondage ou Question pour avoir des retours immédiats et consolidés instantanément. C’est également idéal pour répondre aux interrogations immédiates et éviter les quiproquos à l’écrit.
• En cas de difficulté à hiérarchiser l’importance de vos tâches, la méthode MoSCow peut vous aider à faire le point sur vos priorités. Vous trouverez ici un modèle prêt à l'emploi de cette méthode. Il existe des centaines de Template de ce type et disponibles pour vous aider à mettre en place des méthodes de réunions, d'ateliers qui ont fait leur preuve.
  

Pour conclure, selon Romane Ganneval, il est essentiel que les télétravailleurs reprennent en main leurs façons de travailler, surtout chez eux. « Pour moi, un télétravailleur doit être acteur de son télétravail et prendre des initiatives ». 

Message reçu ! Grâce au « Guide du télétravailleur épanoui », vous avez les clés pour ouvrir les portes de votre réussite !