Comment organiser des sessions de formation efficaces pour de grandes équipes

Des études montrent que 40 % des employés quittent leur entreprise au cours de leur première année en raison d'une mauvaise formation professionnelle. Si pour les petites équipes, la formation représente un enjeu tout aussi important, il sera souvent moins complexe à aborder que la formation d’une équipe de 15 personnes ou plus.

La formation de grandes équipes ce type pose souvent des problèmes en raison de nombreux facteurs, notamment la diversité des apprenants, la dispersion des effectifs et les problèmes technologiques. Dans cet article, nous allons examiner en profondeur ces facteurs, et expliquer comment les organisations peuvent s'assurer que dans de telles situations, le niveau d’implication et de participation aux formations reste élevé.

Quels enjeux pour la formation de grandes équipes ?

Comme nous l'avons mentionné, la formation de grandes équipes représente souvent un grand défi pour les animateurs et les formateurs. Nous allons examiner en profondeur les origines de ce challenge, et proposer des solutions que les organisations peuvent mettre en œuvre pour garantir un engagement et une participation maximum pendant leurs formations en grands groupes.

1. Les différences culturelles

Les grandes entreprises comptent souvent des employés issus de cultures et de groupes ethniques différents. À tous les niveaux, une telle diversité culturelle favorise la créativité et stimule l'innovation. Cependant, elle peut aussi créer des défis pour les responsables de formation, car l'équipe à former s'agrandit.

Les animateurs et les formateurs doivent prendre en compte non seulement les questions culturelles, mais aussi les langues parlées au sein de l’équipe. De plus, les styles d'apprentissage diffèrent d'une région à l'autre, et ce qui peut être considéré comme une session de formation réussie dans un pays peut ne pas l'être dans un autre.

Les responsables de la formation doivent tenir compte de leur audience potentielle, et développer des ressources non seulement multiculturelles mais aussi multilingues.

Il est également important de tenir compte de la méthode d'enseignement. On observe en effet que certaines cultures favorisent une approche individuelle, tandis que d'autres préfèrent la collaboration en groupe.

2. Les différences générationnelles

Dans une grande entreprise, toutes les classes d’âge et générations sont probablement représentées : des baby-boomers et de la génération X aux millenials et à la génération Z.

Le fait de compter des collaborateurs multigénérationnels permet de renforcer votre vivier de talents. Cette diversité permet, là encore, de trouver des solutions créatives aux problèmes. Cependant, cela crée également des enjeux de formation, lorsque toutes ces générations font partie d’une seule grande équipe.

En effet, chaque génération apporte un goût et des préférences uniques en matière d'apprentissage. Il peut donc être difficile pour les formateurs d'élaborer un programme qui réponde aux préférences de tous. À titre d'exemple, votre formation sera probablement moins efficace si vous partez du principe que tous les participants ont un niveau égal d’aisance avec la technologie.

Les baby-boomers, par exemple, préfèrent l'apprentissage et les interactions en personne. Les membres de la génération Z, en revanche, sont des nés avec les technologies, et opteront davantage pour un apprentissage en ligne ou des sessions de formation en direct via des outils de visioconférence.

Vous devez donc effectuer une analyse approfondie des besoins, afin d'identifier les préférences de vos apprenants en matière de formation. Utilisez vos résultats pour définir votre style de formation.

Ayez également recours à différents formats de contenu, comme des vidéos, des podcasts, des graphiques et des notes écrites, pour répondre aux différentes préférences d'apprentissage.

3. Les différences d’emplacement géographique

De nombreuses organisations, en particulier celles comptant plus de 20 employés, adoptent de plus en plus des modèles de travail hybrides.

Le mode de travail hybride combine le travail à distance et le travail sur site, et donne aux employés la flexibilité de choisir où et quand ils veulent travailler. Ce modèle de travail procure une satisfaction professionnelle, tout en offrant aux employés l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée qu’ils recherchent.

Cependant, des équipes géographiquement dispersées présentent aussi parfois un défi pour les formateurs, car il peut être difficile d’animer une formation lorsque certains employés sont à distance, et d'autres sur place.

Avec des équipes éloignées, en particulier, la formation peut être délicate. Des malentendus peuvent survenir, les différences culturelles peuvent faire obstacle et il peut être difficile de capter et maintenir l’attention et l’interaction.

Alors, si vous en avez la possibilité, présentez autant que possible les objectifs de la formation lors d’une réunion de lancement en présentiel. Tous les employés doivent savoir exactement ce que l'on attend d'eux pendant la formation, et quel sera l'impact de la formation sur leur travail au quotidien.

Vous pouvez également utiliser des outils de collaboration pour unifier votre équipe dispersée, et lui donner la possibilité d'obtenir des informations de manière asynchrone. 

4. Le manque d'engagement

L'engagement des employés est important à trois niveaux : émotionnel, cognitif et comportemental. Sans ces trois niveaux, l'apprentissage sera difficile.

Avec des équipes géographiquement dispersées dans les grandes organisations, il peut être difficile de favoriser l'apprentissage comportemental. Celui-ci passe notamment beaucoup par le langage non-verbal des formateurs.

Et lorsqu’une formation à distance semble ennuyeuse et non pertinente, la plupart des apprenants se déconnectent simplement, émotionnellement et mentalement, et ne sont plus enclins à s'engager.

Les formateurs peuvent alors intégrer à leurs formations des moments d'apprentissage actifs tels que des icebreakers, des jeux de rôle, des scénarios et des études de cas. Ces activités peuvent inciter les employés, tant sur place qu'à distance, à résoudre activement des problèmes, ce qui les empêche d’être distraits par l’extérieur et favorise leur engagement.

5. Les coûts de formation

Pour une petite entreprise de moins de 10 employés, les coûts de formation sont généralement moins conséquents. Mais pour les grandes entreprises qui ont du personnel à l'étranger, les coûts de formation peuvent être rédhibitoires.

L’animation, la location d’une salle, le matériel et l’investissement du temps des employés peuvent vite faire grimper le coût de la formation. Dans un cas où le budget de formation a tendance à être faible, si l'on y ajoute encore les frais de voyage et d'hébergement des employés basés à l'étranger, le budget peut devenir encore plus serré.

Pour y remédier, passez à la formation en ligne. La formation en ligne supprime les frais de déplacement et d'hébergement qui rongent le budget de formation. Veillez à utiliser une plateforme ou un système efficace et performant si vous formez de nombreux employés.

Comment se préparer à former une grande équipe en tant qu'animateur ?

La formation d'un grand groupe d'employés (15 à 50, voire plus) peut s'avérer difficile, car vous êtes susceptible de rencontrer un ou plusieurs des défis évoqués ci-dessus. Toutefois, vous pouvez remédier à certains d’entre eux en vous préparant de manière adéquate.

Voici quelques conseils qui vous aideront à réussir votre formation avec ces difficultés en moins !

1. Associez une option concrète à chaque préférence d'apprentissage

L'une des principales erreurs commises par les formateurs est de supposer que tous les employés ont les mêmes préférences d'apprentissage. Comme nous l'avons mentionné, les équipes d'aujourd'hui se composent de 4 principales cohortes générationnelles : les baby-boomers, la génération X, les millenials et la génération Z.

Alors que les millenials peuvent être férus de technologie ou capables de naviguer sur diverses plateformes en ligne, les baby-boomers peuvent ne pas être à l’aise avec l’idée d’une formation dispensée sur des plateformes de visioconférence. Et la technologie n'est pas la seule chose qui implique une diversité dans les préférences des apprenants.

Certaines personnes se sentent tout simplement dépassées par trop de vidéos ou de texte. Ces personnes préféreront une formation en présentiel plutôt qu'une session de formation en visio.

En tant que facilitateur, la première chose à faire dans votre préparation est d'identifier les préférences d'apprentissage des membres de votre groupe. Ensuite, utilisez une combinaison de méthodes de formation qui les satisfera. Vous pouvez également concevoir des programmes qui combinent des éléments de texte, de vidéo et d’interactions orales pour satisfaire les différentes préférences d'apprentissage.

2. Utilisez des outils adaptés aux participants à distance

Comme nous l'avons mentionné, les grandes entreprises sont souvent confrontées à des problèmes de formation d'équipes distribuées géographiquement, notamment celles qui travaillent à distance.

L'environnement de travail hybride d'aujourd'hui exige une formation conçue pour les travailleurs à distance comme sur site. Pour y parvenir, vous aurez besoin d'un environnement collaboratif performant et de qualité pour la formation continue de votre personnel depuis n’importe où.

3. Gamifiez l'apprentissage pour stimuler l'engagement 

Les formateurs sont souvent confrontés à des difficultés d'engagement, surtout lorsqu'ils organisent des sessions en visio.

La gamification de votre formation peut contribuer à capter l'attention de vos apprenants, et à les faire participer activement à la formation. Vous pouvez intégrer des récompenses, créer un environnement de travail en sous-groupes, simplifier le format des leçons les plus complexes, ou même ajouter des fonctions de connexion par pseudo ou avatar.

Les sessions d'apprentissage gamifiées peuvent apporter d'excellents résultats au développement de vos apprenants. Pourquoi ne pas les intégrer pleinement à votre programme de formation, pour maintenir l'intérêt de vos apprenants pendant une période prolongée ? Lorsque l'apprentissage devient un jeu, il passe du statut de corvée à celui d'activité participative.

4. Rendez l'apprentissage plus flexible et plus accessible

Les employés d'aujourd'hui sont plus occupés que jamais. Il peut être difficile de trouver du temps pour l'apprentissage lorsqu'il faut jongler entre les tâches à accomplir au bureau, et le maintien d'un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Heureusement, les plateformes d'apprentissage en ligne sont devenues une option viable pour les employés très occupés. Elles peuvent proposer aux participants d’apprendre à leur rythme, et d'accéder au matériel de formation n'importe où et n'importe quand, de manière asynchrone.

Une plateforme accessible depuis n'importe quel appareil (ordinateur de bureau, mobile ou tablette) permet également à vos employés d'accéder aux supports de formation dans le bus, en faisant la queue à la banque, et partout ailleurs en dehors des locaux de l'entreprise.

Comment rendre vos formations en grandes équipes 100% participatives ?

La participation des employés dépend de la façon dont vous préparez les sessions et structurez votre formation. Voici quelques conseils pour encourager une participation maximale.

1. Fixez les objectifs

Les employés sont plus susceptibles de participer s'ils connaissent les attentes de la formation dès le départ.

Quelles sera leur quotidien après la formation ? Y aura-t-il des quiz, des examens ou des promotions à envisager ? Avoir un objectif concret en tête peut les aider à rester concentrés tout au long de la formation.

Pour favoriser la participation, vous pouvez également leur demander de se fixer eux-mêmes des objectifs pour leur formation. Puis, à la fin de la formation, incluez une session de feedback demandant si ces objectifs ont été atteints, avec plusieurs options pour aider les apprenants si cela n’a pas été le cas.

2. Proposez une variété d'activités interactives (quiz, enquêtes, tests, etc.)

Dans votre formation, intégrez des activités engageantes qui garderont les yeux et l'esprit des apprenants rivés sur la session.

Évitez les cours magistraux à sens unique. Pimentez votre formation avec des activités interactives telles que des quiz, des sondages, des tests, des jeux, etc. Vous pouvez également utiliser des vidéos et des scénarios interactifs pour inciter vos apprenants à faire preuve d'esprit critique et à poser des questions.

Les possibilités d'apprentissage interactif comme les podcasts, les challenges et les jeux d'apprentissage en ligne peuvent également constituer une bonne solution. Vos employés seront plus motivés, car ils participeront activement et tireront profit de la formation en ligne.

3. Proposez régulièrement du feedback et des récompenses

Vous voulez motiver vos employés à suivre une formation ? Donnez-leur un retour régulier.

Pourquoi le feedback est-il efficace ? Parce qu’il aide les apprenants à évaluer leurs résultats, et à déterminer les domaines qu'ils devraient revoir pour améliorer leur compréhension du sujet. Pour de meilleurs résultats, prévoyez des systèmes de récompense rapides. Par exemple, vous pouvez récompenser ceux qui font le meilleur score avec des badges, ou leur permettre de passer au chapitre ou au niveau suivant du cours.

4. Utilisez un outil de collaboration adapté au mobile

Vous vous demandez comment motiver des employés très occupés ?

Rendez leur apprentissage pratique et facile d'accès pour eux. Il y a deux façons d'y parvenir : premièrement, investissez dans une plateforme ou un système de gestion de l'apprentissage (LMS) adapté aux mobiles et compatible avec Android et iOS. Cela permettra à vos apprenants d'accéder au matériel de cours n'importe où, et depuis n'importe quel appareil.

Deuxièmement, référez-vous aux bonnes pratiques du microlearning lors de la conception de votre matériel de formation. Il s'agit d'un moyen efficace de motiver les employés à suivre un cours, car il rend la formation rapide. Dans cette approche, les apprenants consomment de petites quantités d'informations, au moment où ils en ont besoin. Moins de tracas, plus d'engagement !

5. Offrez de la flexibilité

Dans le passé, la formation était dispensée en invitant les apprenants à un endroit précis, où ils pouvaient assister aux sessions en personne.

Cela se faisait selon l'emploi du temps du formateur ; les personnes qui souhaitaient participer ne pouvaient accéder aux supports de cours qu'à ce moment-là. C'est ce qu'on appelle un modèle d'apprentissage "push", par opposition au modèle "pull" employé dans l'apprentissage d'aujourd'hui.

Dans le modèle "pull", l'information est facilement disponible, et les apprenants peuvent y accéder n'importe où et n'importe quand. Ce modèle d'apprentissage permet aux employés d'apprendre à leur propre rythme, ce qui supprime la cause du manque de temps pour apprendre. Il est possible d'y parvenir grâce aux outils numériques appropriés.

En conclusion

Ce n'est un secret pour personne que la formation d'une grande équipe représente un défi pour ceux ou celles qui l’organisent. Cela peut être dû à un certain nombre de raisons, notamment les différences culturelles, les différentes générations au sein d'un même effectif, la dispersion géographique de l’équipe ou encore son manque d'engagement.

Les formateurs peuvent surmonter ces difficultés en utilisant des outils destinés aux travailleurs à distance, en gamifiant leurs formations, en rendant l'apprentissage plus flexible et en faisant correspondre différentes options concrètes aux préférences d'apprentissage de chaque participant.