Comment organiser des sessions de brainstorming à distance efficaces ?

Le brainstorming est une méthode créative de résolution de problèmes utilisée pour générer un grand nombre d'idées ou de solutions potentielles en réponse à un défi ou à une question spécifique. Il encourage les gens à penser librement, à partager leurs idées au fur et à mesure qu'elles leur viennent à l'esprit sans les soumettre à un contrôle trop raisonné, et à s'appuyer sur les idées des uns et des autres.

L'objectif principal du brainstorming est de générer un large éventail d'idées. Dans un premier temps, vous recherchez la quantité plutôt que la qualité. Cela signifie que vous devez favoriser un environnement sans jugement, qui mette de côté les critiques pour se concentrer sur l'exploration ouverte, même si les idées peuvent sembler farfelues à première vue. Cela aide les membres de l'équipe à puiser dans leur créativité collective, et à penser au-delà des limites conventionnelles.

Alors, comment adapter quelque chose qui se fait traditionnellement en présentiel, avec tout le groupe réuni dans un même espace de travail, pour travailler aussi bien (voire mieux) à distance ? 

Avant que les réunions en télétravail ne se démocratisent, il était courant qu'un chef d'équipe dirige une séance de brainstorming en se tenant devant un grand tableau blanc et en notant les idées au fur et à mesure qu'elles étaient émises. Les équipes ayant de plus en plus de probabilité de devoir organiser des sessions de brainstorming à distance, les organisations doivent s'assurer que le travail d'équipe en distanciel est tout aussi productif et efficace qu'en présentiel. 

Nous allons voir comment vous pouvez maintenir, et même améliorer l'efficacité de vos séances de brainstorming à distance en tirant parti des bénéfices du télétravail et en employant quelques stratégies-clés.

En quoi consiste la méthode du brainstorming ?

Le processus de brainstorming suit quelques principes et étapes-clés. Tout d'abord, il faut définir un sujet ou une problématique. Il s'agira du sujet sur lequel les membres de l'équipe seront invités à trouver des idées. Il doit être suffisamment large pour générer une grande variété d'idées, mais pas trop non plus pour ne pas risquer de passer à côté de la problématique à traiter. 

Les participants sont encouragés à penser librement et ouvertement et toutes leurs idées, même les plus folles ou les moins conventionnelles, doivent être accueillies favorablement et valorisées. Toute critique ou évaluation de ces idées est remise à plus tard, ce qui favorise un environnement propice à la créativité.

Le travail d'équipe est important car les participants sont encouragés à développer les idées des autres, et à utiliser les suggestions les plus inhabituelles comme tremplin vers des solutions plus pratiques et innovantes. Encourager les participants à dépasser les limites conventionnelles permet de libérer la pensée créative. Toutes les idées générées doivent être documentées afin que rien ne soit oublié ou perdu avant la phase d'évaluation et d'affinage des idées.

Ces idées sont ensuite examinées, évaluées et approfondies au cours des étapes suivantes d'analyse et de prise de décision. Les idées les plus prometteuses peuvent alors être sélectionnées et développées.

Pourquoi le brainstorming se déroule-t-il généralement en présentiel ?

Lorsque l'on évoque une session de brainstorming, on a tendance à imaginer un groupe de personnes réunies dans une même pièce. Lorsque le brainstorming a été inventé, dans les années 1940, il n'existait pas vraiment d'options pour le réaliser dans un format différent. Au fil des ans, les séances de brainstorming sont passées du travail sur une feuille de papier aux tableaux blancs interactifs et, aujourd'hui, les tableaux blancs virtuels offrent encore plus de possibilités.

Les sessions de brainstorming en présentiel peuvent permettre aux participants de se sentir plus énergiques, de collaborer plus spontanément et de trouver des synergies créatives, comme dans un jeu. La communication en face-à-face comprend des éléments non verbaux tels que le langage corporel, les expressions faciales et le ton de la voix, qui peuvent fournir un contexte et un degré de compréhension supplémentaires. L'utilisation de techniques de management visuel telles que les tableaux blancs, les post-its et d'autres outils visuels permet aux membres de l'équipe de voir et de manipuler leurs idées plus facilement.

La collaboration et le travail d'équipe sont des éléments-clés d'une bonne séance de brainstorming. Les réunions en présentiel peuvent permettre aux membres de l'équipe de nouer des relations, de renforcer les liens sociaux et de développer un sentiment de confiance, à la fois pendant les réunions elles-mêmes et pendant les pauses. Il est également facile de donner un retour d'information immédiat et de passer à l'itération suivante. Mais, bien sûr, nous vivons désormais dans un monde digital, et nous devons nous adapter à l'évolution des besoins en ce sens.

Comment les réunions à distance peuvent-elles contribuer à améliorer le travail d'équipe et l'efficacité ?

Les réunions à distance peuvent contribuer à améliorer le travail d'équipe et l'efficacité de diverses manières. Lorsqu'il n'est plus nécessaire que tous les membres de l'équipe se trouvent au même endroit, la dynamique est différente. Les réunions à distance permettent à tous les membres de l'équipe de se sentir inclus, et de participer sur un pied d'égalité. Nous avons tous participé à des réunions en présentiel au cours desquelles un membre de l'équipe plus énergique prenait le dessus, et un espace virtuel peut permettre d’éviter cette situation.

Lors des réunions à distance, vous pouvez aussi utiliser un timer ou un chronomètre, par exemple, et créer un environnement dans lequel les participants doivent lever la main virtuellement et attendre leur tour s'ils souhaitent soulever un point. Cela peut signifier que les membres de l'équipe qui auraient été moins enclins à contribuer dans le cadre d'une réunion traditionnelle en présentiel se sentiront probablement plus à l'aise et habilités à participer.

Les réunions en télétravail peuvent également offrir une plus grande flexibilité en termes d’organisation et d'adaptation à l'agenda de chacun. Si les membres de l'équipe peuvent assister aux réunions sans avoir à se déplacerl, ils n'auront pas à tenir compte du temps de transport ou des coûts que cela entraîne. En permettant à votre équipe d'équilibrer plus efficacement ses engagements personnels et professionnels, vous augmentez sa disponibilité et vous augmentez les chances que chacun puisse assister à la réunion comme prévu.

En outre, les réunions en présentiel peuvent être facilement perturbées. Les réunions à distance, elles, offrent souvent un environnement plus contrôlé qui permet aux participants de mieux se concentrer, de ne pas disgresser de l'ordre du jour et de contribuer aux objectifs de la réunion. L'espace de travail virtuel partagé d'une réunion à distance permet des contributions simultanées, et une prise de décision collaborative. Cela permet de rationaliser le processus, et de réduire les interruptions et les retards souvent associés aux réunions en présentiel.

Dans ces moments, l'utilisation d'outils et de plateformes technologiques spécialement conçus pour la collaboration, la communication et le partage d'informations peut considérablement améliorer le travail d'équipe, l'efficacité et la productivité. 

Par exemple, des technologies telles que les tableaux blancs numériques et des logiciels de gestion de projet offrent des possibilités d'interaction en temps réel, de partage de documents et de suivi de la progression, entre autres. Les sessions et les conversations peuvent être sauvegardées instantanément, ainsi que le travail effectué sur les documents partagés, et les discussions et les décisions peuvent être facilement consultées par la suite. Tout cela contribue à réduire les malentendus et les doublons de tâches.

Bien entendu, les réunions à distance sont moins coûteuses et ont aussi moins d'impact sur l'environnement. Si les membres de l'équipe n'ont pas à se déplacer ou à se faire rembourser les frais de repas ou d'hébergement pour assister à une réunion en présentiel, cela coûtera moins cher à l'entreprise et peut minimiser l’impact des émissions de carbone. Les membres de votre équipe en profiteront également : financièrement, mentalement et physiquement.

Comment adapter facilement le brainstorming au télétravail ?

Les séances de brainstorming peuvent particulièrement bénéficier du travail à distance, car plus les contributions sont diversifiées, mieux c'est. Les réunions à distance permettent ainsi aux équipes de collaborer à l'échelle mondiale, en réunissant potentiellement un ensemble d'individus plus diversifiés, et non limités par le fuseau horaire ou l’emplacement géographique. 

La possibilité de se connecter à l'échelle mondiale peut favoriser le sens du travail en équipe et améliorer le partage des connaissances collectives. Elle peut également favoriser la créativité et la collaboration, dépassant même parfois les bénéfices des sessions en présentiel.

Les organisations peuvent adopter diverses bonnes pratiques pour améliorer le travail d'équipe, l'efficacité et les résultats des séances de brainstorming à distance.

1. Assurez une communication claire et définir les attentes 

Si vous établissez des lignes directrices et des attentes claires en matière de communication pour vos séances de brainstorming à distance, celles-ci seront probablement plus efficaces et productives. Il est important de communiquer à l'avance le but, les objectifs et les résultats souhaités de la session de brainstorming, afin que tous les membres de l'équipe aient la même compréhension des objectifs. Il est préférable de ne pas fournir l'énoncé du sujet de réflexion avant le début de la session, mais vous pouvez donner des lignes directrices pour une participation active, une écoute respectueuse et un retour d'information constructif.

De la même manière, il est important de créer un espace sûr et sans jugement où les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour exprimer leurs idées, même si elles semblent non conventionnelles ou incomplètes. La culture idéale du brainstorming est celle qui valorise toutes les contributions, et souligne l'importance d'un état d'esprit de croissance. Le feedback constructif doit être encouragé, ce qui signifie que les critiques doivent être respectueuses et porter sur les idées plutôt que sur les individus.

2. Utilisez des outils de collaboration et de management visuel

Les outils de collaboration en ligne conçus pour le brainstorming à distance sont là pour vous aider dans votre tâche. Les tableaux blancs ou whiteboards virtuels, avec des modèles prêts à l’emploi de brainstorming ou de gestion de projet, par exemple, peuvent contribuer à faciliter votre collaboration en temps réel, la visualisation de vos idées et une communication efficace entre vos équipes. 

Les techniques de management visuel fournissent une représentation claire des idées qui ont été générées et stimulent la créativité. Elles encouragent la collaboration, servent d'aide-mémoire et peuvent renforcer l'engagement et la concentration. Rappelez aux membres de l'équipe que le brainstorming est un processus collaboratif, afin que chacun puisse apporter ses idées, quel que soit son rôle ou son ancienneté.

3. Faites appel au brainstorming asynchrone 

Le brainstorming se fait traditionnellement avec un groupe de personnes qui partagent toutes leurs idées en même temps. Toutefois, c’est un exercice qui peut également être entrepris en solo, sans aucune autre contribution attendue de l’équipe sur le moment. 

Le brainstorming asynchrone, lui, est un mélange des deux possibilités. Si vous avez des équipes qui ont du mal à trouver un moment pour se réunir, ou quelques personnes qui ne peuvent pas assister à une session, vous pouvez essayer le brainstorming asynchrone. Vous pouvez alors prévoir un délai pour la génération d'idées, et permettre aux membres de l'équipe de soumettre leurs idées et suggestions de manière autonome.

4. Désignez un animateur de session 

Vous avez besoin d'une personne capable de guider activement votre séance de brainstorming, et de veiller à ce que la discussion reste ciblée et productive. Cette personne devra gérer les contraintes de temps, et veiller à ce que la session reste sur la bonne voie. Elle devra également encourager une participation équitable, et s'assurer que toutes les idées générées sont capturées et partagées efficacement. 

Les outils digitaux peuvent là encore aider un facilitateur à assumer toutes ces responsabilités. Un tableau blanc virtuel et ses outils associés peuvent être utilisés à bon escient lors de séances de brainstorming. Toute la documentation peut être rendue accessible à tous les membres de l'équipe pour qu'ils puissent l'examiner et s'y référer dès qu’ils le souhaitent.

5. N'oubliez pas le suivi 

Un plan de suivi clair doit être mis en place pour s'assurer que les idées générées passent bien à l'étape suivante. Après une séance de brainstorming, toutes les idées doivent être examinées afin d'être évaluées. Si elles sont prometteuses, elles pourront ensuite être affinées et développées. Les prochaines étapes doivent être communiquées aux membres de l'équipe, et vous devez vous assurer que vous avez rassemblé des résultats tangibles de la session.

Si le passage au télétravail a engendré ses propres défis, il nous a également offert de nombreuses nouvelles possibilités. Les sessions de brainstorming efficaces et productives ne se déroulent plus uniquement en personne. Si vous tirez parti de tous les avantages qu'offrent les réunions à distance, vous pouvez facilement adapter la méthode du brainstorming à un environnement virtuel. 

En fait, les équipes peuvent générer des idées plus innovantes, et même collaborer encore plus efficacement lors de séances de brainstorming à distance si elles utilisent les bonnes stratégies et disposent des bons outils pour cela.

Les outils les plus efficaces pour le brainstorming et le travail d'équipe

Un tableau blanc virtuel est indispensable pour une séance de brainstorming à distance. Et même dans le cas où vous organisez une réunion de brainstorming en présentiel, un whiteboard virtuel offre bien plus de fonctionnalités qu'un tableau traditionnel. Il est facile à utiliser et à partager, à la fois pour faciliter le processus de brainstorming et une fois la session terminée : c'est l'outil collaboratif idéal. 

Il existe également de nombreux templates de brainstorming prêts à l'emploi, qui varient en fonction de la structure ou du processus qui conviendrait le mieux à votre atelier ou réunion de brainstorming : idéation en petit groupe, contraintes de temps spécifiques, etc.  

Les bons outils collaboratifs peuvent aider les équipes à mieux travailler ensemble et à améliorer leur travail d'équipe, qu'elles travaillent dans le même espace de travail ou à distance. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour voir comment nous pouvons vous aider à y parvenir ?