Comment les tableaux blancs numériques rendent-ils le travail d'équipe plus participatif ?

Donner à vos équipes une base sur laquelle elles peuvent s'appuyer, qui contribue à accroître l'engagement et la participation, conduira à de meilleurs résultats. Offrir des possibilités d'aider les membres de l'équipe à jouer un rôle actif dans leur travail collectif doit être une priorité. L'autonomisation des équipes a toujours été un défi et, à mesure que le monde change, cela ne fera que s'accentuer. Vos équipes bénéficieront de l'utilisation d'un tableau blanc en ligne pour renforcer leur engagement et leur capacité à travailler ensemble.

Pourquoi est-il de plus en plus difficile de s'engager et de participer à des activités de travail en équipe ?

Au cours des dernières années, nos vies ont considérablement changé. Plus précisément, la pandémie de Covid-19 a tout changé dans notre façon de travailler. Les confinements à l’échelle mondiale ont contraint à passer en ligne un grand nombre d'activités qui n'étaient auparavant réalisées que dans des espaces physiques en présentiel, ou du moins de manière prédominante. Et beaucoup d’acteurs sont restés sur ce fonctionnement en ligne depuis. La technologie a elle aussi été contrainte d'évoluer et de s'adapter pour permettre aux gens de travailler plus efficacement à distance.

Pratiques de travail à distance et hybrides

Alors que le monde revient lentement à une nouvelle normalité, les entreprises ont dû évoluer et s'adapter pour permettre de nouvelles pratiques de travail, y compris le télétravail et le travail hybride. Il est possible de faire beaucoup plus de choses en ligne et, bien que cela puisse avoir des effets positifs, cela peut aussi rendre plus difficile la collaboration entre les équipes. Sans oublier que de nombreuses équipes sont interfonctionnelles, et couvrent des domaines que de nombreux membres maîtrisent plus ou moins bien individuellement.

Il n'est pas facile de se rendre dans un autre service et de discuter avec quelqu'un si vous (ou eux) travaillez à distance. Même si vous êtes basés sur le même lieu de travail, vous n'y travaillez pas forcément les mêmes jours. Cette fragmentation de la main-d'œuvre peut entraîner des problèmes, et a notamment fait perdre à de nombreuses équipes leur sens d’appartenance à une équipe.

De quoi avez-vous besoin pour un travail d'équipe efficace ?

La capacité à communiquer facilement et efficacement est essentielle pour que les membres d'une équipe travaillent bien ensemble. Le télétravail ou le travail hybride peut rendre plus difficile le maintien d'une communication ouverte et fluide. Si les gens travaillent à des heures différentes parce qu'ils ont des obligations familiales ou se trouvent dans des fuseaux horaires différents, il peut être encore plus difficile de rester en contact.

Productivité des équipes distribuées et interfonctionnelles

La technologie joue également un rôle dans la communication, en particulier lorsque des équipes interfonctionnelles utilisent différents outils de communication. En outre, elles ne parlent pas toujours le même langage technique, et n'abordent pas toujours les choses de la même manière ou avec les mêmes approches. Les membres de l'équipe peuvent avoir des points de vue différents, aborder la résolution des problèmes différemment ou privilégier d'autres façons de présenter ou d'assimiler les informations. Cela peut rendre difficile une collaboration efficace.

Le télétravail et le travail hybride peuvent également empêcher les managers de savoir si les projets avancent bien. S'il est plus difficile de suivre la progression de chaque membre de l'équipe, il peut alors devenir tout aussi difficile de responsabiliser les personnes dans le cadre de l'équipe elle-même. Un manque de responsabilisation peut amener les membres de l'équipe à se sentir moins investis et de réduire leur implication. Cela vaut également pour les équipes interfonctionnelles, où il peut y avoir moins de transparence quant aux responsabilités de chacun.

Établir des relations peut s'avérer difficile

La confiance est un élément essentiel pour un travail d'équipe efficace. Le travail à distance peut rendre plus difficile l'établissement de la confiance. Si vous n'avez jamais rencontré quelqu'un en personne ou si vous ne l'avez pas vu depuis des années à cause de la pandémie, il est plus difficile d'établir et de maintenir une relation personnelle solide. Cela peut également être le cas pour les équipes qui collaborent de manière transversale : non seulement les membres de l'équipe n'ont pas l'habitude de travailler ensemble, mais il peut également y avoir un certain degré de compétition entre les départements ou les domaines d'activité.

Développer la confiance est un ingrédient-clé pour créer une équipe efficace, où tous les membres sont désireux de participer et de faire la différence.

Comment un tableau blanc en ligne améliore-t-il le travail d'équipe et la participation ?

L'utilisation d'un tableau blanc virtuel avec vos équipes présente de nombreux avantages. Un tableau blanc en ligne est accessible à tous, quand ils le souhaitent. Tout le monde ne présente pas, ne traite pas et ne comprend pas les informations de la même manière.

Un tableau blanc en ligne permet de partager des fichiers vidéo et audio ainsi que des documents, ce qui aide les personnes plus à l’aise avec la représentation des informations de manière visuelle. Il offre également d'autres moyens de les représenter, notamment des outils de dessin, des diagrammes, des tableaux, des graphiques, etc.

Cela signifie que les membres de l'équipe peuvent s'exprimer de la manière qui leur convient le mieux, et que les autres peuvent partager leur avis facilement et immédiatement, en utilisant également la puissance du management visuel s'ils le souhaitent.

Une plateforme interactive et engageante pour le travail d'équipe

Les whiteboards virtuels sont des supports interactifs et engageants. Il n'y a rien de pire pour les membres de votre équipe que de devoir assister à une réunion où quelqu'un présente un concept abstrait qu'ils ne peuvent pas visualiser. Un tableau blanc en ligne permet à tous les membres de l'équipe de participer activement à un atelier ou à une réunion, plutôt qu'à une seule personne de prendre la main jusqu’à la fin.

Tous les participants peuvent apporter leurs idées, retours et suggestions en temps réel, et tous ont leur mot à dire. Cela peut renforcer le sentiment d'appartenance à une équipe, et donner l'impression que chacun est aussi important et pertinent que les autres.

Les whiteboards en ligne simplifient les informations complexes pour les équipes

Les représentations visuelles d'idées et de concepts peuvent aider les gens à comprendre plus facilement des informations complexes. Elles permettent également aux participants de mieux retenir les informations. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde. Cela favorise finalement la collaboration et l’émergence des idées.

Les équipes qui travaillent bien ensemble sont plus susceptibles de s'appuyer sur les idées des autres, ce qui permet de trouver des solutions plus créatives dans des délais plus courts.

Un retour d'information utile et en temps réel

Un tableau blanc en ligne permet aux participants de fournir un feedback en temps réel, plutôt que de passer par un échange d’emails en décalé. De plus, toute l'équipe a accès à ces retours. Cela signifie également que de nouvelles idées peuvent être développées - ou mises de côté - beaucoup plus rapidement qu'elles ne le seraient autrement. La possibilité d'offrir un retour d'information en temps réel est susceptible d'accroître l'engagement et de rendre les réunions et les ateliers plus productifs.

La flexibilité pour les équipes de travailler comme elles le souhaitent

Il est important que les membres de votre équipe disposent d'une certaine flexibilité dans leur façon de travailler. Un tableau blanc en ligne leur offre cette possibilité. Les membres de l'équipe n'ont pas besoin de se trouver au même endroit pour travailler efficacement ensemble. Cela signifie que vous pouvez facilement ouvrir la discussion à un groupe plus diversifié de personnes que vous n'auriez pu réunir autrement.

Vous disposez également d'une plateforme centralisée pour tous vos fichiers et documents, ce qui vous permet d'accéder facilement à tout ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Il est ainsi plus facile de participer activement à une discussion, à une réunion ou à un workshop, car vous avez toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main.

Comment aider les équipes à adopter un tableau blanc numérique pour meilleur engagement ?

Les tableaux blancs en ligne - ou du moins les bons - n'exigent pas de formation poussée pour les membres de votre équipe. Ils pourront démarrer dessus rapidement, car ce sont des outils très intuitifs. Cela signifie qu'ils ne devraient pas frustrer les membres de l'équipe qui sont moins à l’aise avec les technologies. Une fois qu'ils auront découvert les capacités et les fonctionnalités d'un tableau blanc visuel, ils devraient rapidement adhérer au processus. Et même s'ils sont réticents à l'idée d'utiliser la technologie, ils devraient être en mesure d’utiliser un tableau blanc virtuel beaucoup plus facilement que d'autres technologies.

Montrer aux gens comment un tableau blanc numérique peut les aider à devenir plus efficaces est donc la première étape vers la création d'environnements de travail d'équipe plus participatifs et plus productifs.

Comment les whiteboards en ligne peuvent-ils être utilisés pour accélérer l'engagement en atelier ?

Les tableaux blancs visuels peuvent être utilisés avec différents outils et modèles prêts à l’emploi, conçus pour maximiser l'engagement et la productivité. Des templates inspirés de méthodes éprouvées sont disponibles pour toutes sortes de tâches, et pour compléter différentes méthodologies et méthodes de travail.

Utiliser votre tableau blanc en ligne avec des icebreakers

Les équipes peuvent avoir du mal à retrouver leur proximité d’avant la pandémie. Dans de nombreux cas, les membres de l'équipe ne se sont jamais rencontrés que virtuellement, car ils ont été embauchés pendant ou après le Covid-19. Certaines personnes travaillent désormais entièrement à distance, ce qui était relativement rare avant l'entrée en vigueur des confinements. D'autres ont un régime de travail hybride qui leur permet d'être au bureau certains jours, mais de croiser rarement, voire jamais, leurs collègues.

Il peut être plus difficile d'instaurer la confiance et ce lien d'équipe qui est si important pour une participation active et un excellent travail commun. Il peut être difficile d'amener les gens à se détendre et à s'ouvrir lorsqu'ils arrivent de différents endroits ou qu'ils n'ont pas passé beaucoup de temps ensemble. L'utilisation d'un icebreaker au début d'un atelier, d'une réunion ou d'une visio peut alors contribuer à mettre les gens à l'aisen et à améliorer les résultats de la session.

Templates d’icenbreaker pour votre tableau blanc virtuel

Il existe plusieurs façons de briser la glace, et différents templates d’icebreakers prêts à l’emploi peuvent être utilisés en fonction des situations. Il s'agit d'options toutes faites, rapides et faciles à mettre en œuvre pour mettre votre équipe dans un bon état d'esprit avant de commencer. Ils contribuent à créer un environnement dans lequel les membres de l'équipe sont plus enclins à participer activement à la discussion de groupe.

Design thinking et participation aux activités d'équipe

Le processus de design thinking est largement utilisé par les entreprises et les équipes qui souhaitent trouver des idées innovantes. Le design thinking se concentre sur l'utilisateur final et ses besoins, et cherche des moyens créatifs de les résoudre. Il s'agit d'un processus en cinq étapes, dont chacune peut être améliorée par l'utilisation d'un tableau blanc visuel.

L'un des éléments-clés est le brainstorming, qui permet de trouver des solutions créatives à un problème. Cette tâche peut parfois s'avérer difficile pour certains membres de l'équipe. Peut-être ne se sentent-ils pas assez expérimentés pour proposer leurs idées, ou se disent-ils qu’ils proposeront des idées “ridicules” qui ne fonctionneront jamais. Peut-être sont-ils timides, et n'aiment pas s'exprimer devant les autres. Aucune de ces raisons ne signifie qu'ils ne seront pas ceux qui proposeront les meilleures idées. L'utilisation d'un tableau blanc numérique résout tous ces problèmes, et contribue à accroître la participation.

Tout le monde a accès au tableau blanc en même temps lors d'une séance de brainstorming, ce qui permet de contribuer plus facilement et plus efficacement, indépendamment de la personne ou de l'endroit où l'on se trouve. Il existe différents modèles que vous pouvez utiliser en fonction de l'objectif visé. Et bien sûr, .la session peut être sauvegardée pour être consultée ultérieurement

Un tableau blanc numérique dispose d'un minuteur intégré qui peut être utilisé pour ces types de sessions, aidant les personnes à se concentrer et à participer activement. Cela permet d'éviter de perdre un temps précieux et de l’énergie.

L'attribution des tâches et le suivi de leur avancement sont également beaucoup plus simples lorsque vous utilisez un tableau blanc en ligne pour un projet. Et lorsque vous savez quel rôle vous jouez dans une équipe, il est plus facile de sentir que vous en faites partie et que vous êtes importants. Cela favorise la participation et donne aux membres de l'équipe une plus grande responsabilisation et des objectifs plus clairs.

Un travail d'équipe plus participatif grâce à un tableau blanc en ligne

En veillant à ce que vos équipes disposent des bons outils, vous augmenterez la participation aux activités organisées en commun. Et ce, que les participants travaillent ensemble en présentiel, en télétravail ou dans un environnement de travail hybride.

Vous trouverez dans le whiteboard numérique de Klaxoon tous les outils et fonctionnalités dont vous avez besoin pour plus d’interaction et de participation. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour plus d'idées ?