Combien coûtent réellement vos réunions ?

Le "phénomène" des réunions

Qu'il s'agisse de développer la communication entre partenaires, de favoriser l'innovation par le brainstorming dans un groupe ou d'aider chaque équipe à prendre des décisions cruciales pour l'entreprise, l'utilité concrète des réunions est évidente au vu des résultats qu'elles produisent.

Mais les réunions sont en pleine évolution, et ces changements entraînent des coûts inattendus. Tout à coup, les réunions qui se déroulaient autrefois dans votre bureau se passent maintenant à distance en visio avec des personnes vivant dans différentes régions, avec peut-être encore plus de parties prenantes qu'auparavant.

L'évolution de l'environnement des réunions et l'encouragement à favoriser le travail à distance modifient alors également le coût de ces réunions. Selon Forbes, pas moins de 25 % des emplois en Amérique du Nord auront probablement des possibilités de travail à distance d'ici à la fin de 2022, et ce chiffre devrait augmenter en 2023.

C'est pourquoi vous devez examiner de plus près comment se déroulent vos réunions, et voir combien elles vous coûtent réellement aujourd'hui.

Les réunions coûtent plus cher que vous ne le pensez

Comme les réunions sont assimilées au fonctionnement normal d'une entreprise, nous nous retrouvons souvent presque surchargés de réunions, au point que le seul temps libre dont nous disposions au cours d'une journée de travail est celui du déjeuner (et parfois, même pas).

Qui plus est, malgré leur utilité prouvée, les réunions coûtent en réalité beaucoup plus cher à votre entreprise que vous ne le pensez. Dans ce court article, nous allons passer en revue les différents coûts que les réunions génèrent, y compris certains dont vous n'avez peut-être pas conscience.

Le coût de vos réunions, en constante augmentation au fil des ans

Contrairement à ce que certains pourraient penser, les réunions ne sont pas vraiment bon marché. Même les brèves réunions entre collègues pour discuter des progrès et des prochaines étapes peuvent représenter des millions pour votre entreprise lorsqu'elles s'étendent à des centaines, voire des milliers d'employés. Des études récentes ont montré qu'un cadre moyen consacre 23 heures par semaine à des réunions.

Mais il n'est pas nécessaire de quantifier ces heures pour connaître les griefs généraux que provoquent les réunions. Paul Axtell écrit pour HBR que les gens pensent souvent qu'il y a trop de réunions, qu'elles sont une perte de temps et que rien n'est fait : ce sont généralement les principaux problèmes que les gens ont identifiés vis-à-vis des réunions.

Du point de vue de la logistique

L'aspect le plus évident des réunions mal planifiées est le gaspillage logistique qu'elles peuvent générer pour vous et votre entreprise. Inc. a publié un rapport indiquant que la plupart des grandes entreprises américaines gaspillent collectivement environ 25 millions de dollars par jour en frais de réunion à cause de réunions mal organisées.

Même la consommation d'électricité est en hausse avec le récent passage au virtuel, avec un Zoom hebdomadaire régulier de 6 participants équivalant presque à 10 miles parcourus par une voiture à essence sur une année !

Du point de vue de l'efficacité

Les entreprises bien gérées savent que ce sont souvent les coûts invisibles qui ont le plus d'impact dans toute activité. Dans ce cas, l'impact caché sur l'efficacité de l'entreprise dû à des réunions mal organisées ne peut être négligé.

L'article de HBR susmentionné a récemment évoqué une étude selon laquelle les employés estiment que 74 % des réunions sont improductives, et que 65 % des répondants ont même le sentiment que les réunions les empêchent de travailler. Ce constat est corroboré par un article de McKinsey sur "l'amélioration de la prise de décision", dans lequel il est noté que près de 60% du temps utilisé par certaines réunions n'aboutit à aucune prise de décision réelle.

Ce qui est encore plus intéressant, c'est qu'un autre article de HBR affirme que 73 % des personnes interrogées utilisent même le temps passé en réunion pour tenter de faire un travail qui n'est pas du tout lié au sujet de la réunion. Ce n'est certainement pas efficace si votre équipe cherche activement d'autres tâches à accomplir.

Du point de vue du temps

Malheureusement pour beaucoup d'entre nous, le temps reste très précieux. Michael Mankins, associé chez Bain, a récemment fait le calcul et est arrivé à la conclusion que ses réunions hebdomadaires représentaient 300 000 heures passées par an !

Ce qui est encore plus choquant, c'est que l'employé moyen consacre près de 4 heures de sa semaine à la seule préparation des réunions. Cela représente 200 heures par an, que vous consacrez uniquement à la préparation de réunions, alors qu'il n'en faut que 250 pour obtenir une licence complète de pilote professionnel.

Du point de vue de l'innovation

L'un des aspects les plus négligés du préjudice que peut causer une réunion mal gérée est la façon dont la créativité est favorisée. Ce n'est un secret pour personne que l'innovation est essentielle pour toute entreprise désireuse de se développer, mais il est important de comprendre que la créativité joue un rôle important dans le développement des innovations.

Les chercheurs Melanie Brucks et Jonathan Levav ont constaté les difficultés que rencontrent les travailleurs en réunion lorsqu'il s'agit de créativité dans ce nouvel environnement de réunion à distance. Bien qu'ils se soient limités à quelques régions, les chercheurs ont conclu que la vidéoconférence à répétition en particulier peut être un espace difficile pour générer de nouvelles idées.

Faire des réunions de la bonne façon

Cela ne veut pas dire que nous devrions supprimer complètement les réunions. Ce rituel est toujours extrêmement utile pour rassembler tout le monde et s'accorder sur les mesures spécifiques à prendre pour une tâche donnée. Ce qu'il faut changer alors, c'est la façon dont les gens abordent les réunions et, en fin de compte, les exécutent.

Pour commencer, l'engagement est un facteur-clé pour que votre équipe reste motivée par les projets sur lesquels vous travaillez actuellement. L'engagement peut se présenter de différentes manières, l'une des plus courantes étant les workshops. Ces sessions de durée variable peuvent vraiment aider à approfondir les perspectives de votre équipe pour arriver à une réponse plus holistique à un problème particulier, ainsi qu'à la faire se sentir plus impliquée dans la réalisation de son objectif global.

Comment réduire les coûts des réunions

Comme vous l'avez sans doute compris, une réunion efficace ne se limite pas à avoir un ordre du jour et à commencer à l'heure. Elle nécessite une participation active et une gestion par l'animateur ainsi que par les autres participants ayant un rôle spécifique dans la réunion.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour mieux gérer vos réunions et éviter les pièges qui feront qu'une réunion puisse vous faire perdre du temps.

Faites participer les collaborateurs

Les coûts de vos réunions se manifestent de différentes manières, l'un des effets les plus persistants étant l'impact sur votre efficacité. Une façon de contourner les problèmes d'efficacité est de maintenir votre équipe engagée par le biais de différentes activités.

L'une d'elles consiste à utiliser un tableau blanc digital, qui est essentiellement un tableau de bord organisant les idées de votre équipe dans différents "blocs" ou "boîtes", afin que vous sachiez exactement où regarder. Ces tableaux blancs peuvent susciter une plus grande implication de la part de votre équipe, car ses membres travaillent ensemble (et même individuellement) à l'élaboration du tableau blanc et à sa mise à jour au fur et à mesure.

Cela permet également aux membres de votre équipe de participer davantage à la génération d'idées et au feedback, puisqu'ils ont une influence directe sur ce qui se passe et ce qui est noté au cours de la réunion.

Faites en sorte que les réunions soient courtes et agréables

Bien que la réunion d'une heure soit la norme, vous pourriez être surpris de voir tout ce que vous pouvez faire en 30 minutes seulement. Gardez un ordre du jour serré (et mettez même un chronomètre si nécessaire), comprenez et notez les idées-clés, et attribuez et sécurisez correctement les prochaines étapes, et vous serez surpris d'avoir passé autant de temps à faire régner le décorum dans vos anciennes réunions.

Ayez votre "prochaine étape" en tête

Les réunions ne se résument pas à la préparation qui y est faite, mais aussi aux résultats que vous en retirez. Il est certainement utile d'avoir un ordre du jour spécifique à discuter pendant la réunion et de rester concentré sur celui-ci, mais sans action claire à la fin, vous avez essentiellement passé du temps à discuter d'hypothèses abstraites. De bonnes idées peuvent surgir au cours de la réunion, mais vous devrez les noter dans vos prochaines étapes afin de vous assurer que vous progressez à un rythme régulier.

Faites en sorte que vos prochaines étapes soient spécifiques et évitez tout flou sur la manière d'aborder un sujet. Plus vous pouvez être précis, mieux c'est, et l'attribution de tâches spécifiques à des membres individuels (ou à des groupes) peut conduire à une bonne répartition des responsabilités.

Évitez de planifier toutes les réunions

Il va sans dire que toutes les réunions n'ont pas besoin d'être des réunions. Parfois, la coordination par le biais de technologies asynchrones, comme les messages ou les questions, suffit à aligner toute votre équipe sur un plan d'action spécifique.

Cela est d'autant plus important pour les équipes qui tirent pleinement parti des différentes technologies de travail à distance disponibles actuellement. Lorsque vous travaillez avec des équipes qui sont susceptibles de se trouver sur des fuseaux horaires différents, un contenu asynchrone peut aider à garder tout le monde en phase avec les prochaines étapes et les principaux points de discussion.

Tirez parti de différentes méthodologies

Lorsqu'il s'agit d'organiser une réunion efficace, il est parfois utile de disposer de quelques documents de référence pour vous aider dans votre démarche. Il existe aujourd'hui de nombreuses méthodologies de "design thinking" à l'usage des managers, mais vous pouvez également utiliser différentes pratiques de gestion pour garder le cap.

Bien que les différentes méthodologies soient probablement les mieux adaptées à leurs propres cas d'utilisation (du Kanban aux cartes mentales), il vous incombe, en tant qu'animateur de la réunion, de déterminer correctement l'outil le mieux adapté à votre contexte et à votre besoin. Correctement appliquées, ces méthodologies peuvent contribuer à stimuler la créativité, à faciliter la résolution de problèmes, à élaborer de meilleurs plans d'action, etc.

Combien cela vous coûte-t-il ?

Au cas où vous vous demanderiez maintenant combien coûtent vos réunions, nous avons développé un outil sympa pour vous aider !