5 façons de mettre en place un espace de travail asynchrone

1. Exploitez les outils collaboratifs basés dans le cloud

Les outils collaboratifs basés dans le cloud sont indispensables à une collaboration efficace en asynchrone. Ils constituent un espace de travail centralisé où les tâches peuvent être assignées, suivies et gérées en temps réel. Chaque tâche peut être complétée avec les détails souhaités, les délais, son niveau de priorité et les ressources nécessaires à sa réalisation. 

Les membres de l'équipe peuvent aussi directement faire des retours sur les tâches et leur avancement pour poser des questions, mettre à jour des informations ou partager un feedback. Cette méthode de gestion des tâches réduit la nécessité d’organiser des réunions pour s’aligner sur tout type de sujet.

On le sait, une communication efficace est essentielle pour mener à bien n’importe quel projet. Pour cette raison, les outils collaboratifs sont dotés de fonctionnalités qui vous aident à mettre en place une communication claire et organisée. Pour vous éviter de devoir remonter d’interminables boucles d’emails, toutes vos discussions sur un projet spécifique se déroulent en un seul endroit. 

Tous les retours et les réactions sont partagées sous forme de notifications, pour vous assurer que tout le monde est au même niveau d’information. Par exemple, si vous avez une question concernant une tâche, vous pouvez inviter votre chef de projet dans un espace de discussion dédié. Il peut alors vous répondre au moment qui lui convient et, de votre côté, vous pouvez poursuivre votre travail sans attendre une réponse immédiate.

Un système de notifications et de journal d'activité vous assurent qu'aucune évolution importante n'est manquée par les parties prenantes. Lorsqu'un membre de l'équipe accomplit une tâche ou ajoute un retour, les autres en sont informés en tenant compte de leurs préférences. Ce système de communication est particulièrement avantageux pour les grandes équipes, où le suivi des échanges à un niveau individuel peut être plus complexe.

De plus, chaque équipe a sa propre méthode de travail. Que vous suiviez une méthodologie agile, Kanban ou autre, les outils collaboratifs basés dans le cloud sont très adaptables. Vous pouvez personnaliser vos pratiques de travail, tout en répondant aux besoins spécifiques de votre équipe. Cette flexibilité garantit que l'outil améliore votre productivité plutôt que de vous dicter votre façon de travailler.

Par exemple, des équipes agiles peuvent utiliser des tableaux Scrum pour gérer leurs sprints et suivre leur progression. Là où une équipe marketing préférerait peut-être un tableau Kanban pour visualiser l’avancement de son travail. La possibilité d'adapter l'outil aux processus de votre équipe permet une transition en douceur vers le travail asynchrone.

2. Utilisez l'édition en temps réel de vos fichiers

Les outils collaboratifs vous permettent également de visualiser toutes vos évolutions en temps réel. Cela peut s’avérer extrêmement utile en session de brainstorming, ou lorsque plusieurs parties prenantes doivent réviser un document rapidement. Les modifications apportées par chaque contributeur apparaissent visuellement avec des couleurs différentes, ce qui permet de savoir facilement qui a ajouté quoi. Même si les membres de l'équipe ne sont pas en ligne en même temps, le document évolue progressivement, au rythme des contributions de chacun.

L'une des caractéristiques les plus remarquables de ces outils est le contrôle des versions. Chaque modification fait l'objet d'un suivi, et vous pouvez revenir aux versions précédentes si nécessaire. Si votre collègue a une question sur une section spécifique d’un document, il peut laisser un commentaire directement dans votre espace de travail centralisé. À votre tour, vous pouvez y répondre à votre convenance et en fonction de vos autres priorités, en veillant à ce que le retour d'information soit communiqué et pris en compte de manière structurée.

La possibilité de suivre ainsi les modifications et les commentaires crée un historique transparent de l'évolution du document. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les projets de longue durée qui font l'objet de nombreuses révisions. Chaque version du document est sauvegardée automatiquement, ce qui vous permet de ne jamais perdre de vue les modifications importantes. En outre, les commentaires peuvent être résolus dès qu'ils sont traités, par exemple en leur attribuant un code couleur spécifique, ce qui permet de garder le document propre et ciblé.

De plus, grâce à ces outils, il n’est plus nécessaire pour vous de passer des heures à chercher la dernière version d'un fichier dans de nombreuses boucles d’emails. En stockant tous vos documents dans un emplacement centralisé, basé dans le cloud, tout le monde a toujours accès aux informations les plus récentes. Cette configuration réduit la confusion, et garantit que tout le monde travaille en étant aligné.

Cette centralisation de vos fichiers des documents renforce également la sécurité et le contrôle des accès. Les administrateurs peuvent définir des permissions pour s'assurer que seuls les membres autorisés de l'équipe peuvent consulter ou modifier certains documents. Cette fonctionnalité est essentielle pour préserver la confidentialité et empêcher les modifications non autorisées. En outre, le stockage dans le cloud offre l'avantage de pouvoir accéder aux documents à partir de n'importe quel appareil, ce qui est pratique pour les membres de l'équipe en déplacement ou en télétravail.

3. Mettez en place des canaux de communication asynchrones

Si des outils de messagerie instantanée sont adaptés à la communication en temps réel, ils peuvent aussi être utilisés dans l’objectif d’échanger en asynchrone, ce qui peut changer la donne pour des équipes travaillant sur différents fuseaux horaires.

Dans un environnement de travail asynchrone, des canaux dédiés peuvent être créés pour des projets ou des sujets spécifiques. Ces canaux servent de référentiel pour le partage d’information, de fichiers et de mises à jour. Par exemple, si vous travaillez sur une campagne marketing, vous pouvez créer un canal dédié sur lequel les membres de votre équipe partagent les évolutions au fur et à mesure, ainsi que des ressources et des questions qu’ils pourraient avoir. Les autres peuvent alors répondre lorsqu'ils sont disponibles, ce qui permet de faire avancer la conversation sans que tout le monde ait besoin d’être connecté exactement au même moment.

Si les outils de messagerie instantanée sont très bien pour cela, l’email reste aussi un canal fiable pour des communications non urgentes. Les emails sont parfaits pour partager des évolutions dans le détail, des comptes-rendus de réunion ou des éléments qui n'exigent pas une réponse immédiate. Pour ce canal précis, définir des attentes claires et partagées par l’équipe en ce qui concerne les délais maximum pour répondre aux emails peut simplifier la gestion de ce canal de communication. Par exemple, vous pouvez vous mettre d’accord pour définir un délai de 24h pour traiter un email, et ainsi permettre à chacun de rester informé sans être obligé d'être constamment en ligne.

Les emails permettent également de garder une trace écrite de vos communications, dont vous pourriez avoir besoin par la suite. Cela s’avère bénéfique notamment dans des projets complexes, qui impliquent de nombreuses parties prenantes et une documentation détaillée. En conservant une trace claire de vos communications, vous pouvez éviter les malentendus et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Parfois, le canal vidéo peut aussi être le meilleur moyen de faire passer un message. Cette approche est particulièrement utile pour donner des explications détaillées ou un retour d'information visuel. Par exemple, au lieu de rédiger un long email pour expliquer un nouveau processus, vous pouvez enregistrer une vidéo de présentation rapide. Votre équipe peut la regarder au moment qui lui convient, faire une pause et la réécouter si nécessaire pour bien comprendre le contenu.

Outre la vidéo et l’email, des outils collaboratifs asynchrones plus avancés proposent également des fonctionnalités conçues pour améliorer votre communication. Ces outils vous permettent de créer des canaux dédiés à des projets ou des sujets spécifiques, à l'instar des plateformes de messagerie instantanée, mais avec des fonctionnalités supplémentaires adaptées au travail asynchrone. Ces outils sont également souvent dotés de systèmes de notification qui alertent les utilisateurs lorsque quelqu'un répond à un fil de discussion, ce qui permet de ne pas manquer des évolutions importantes malgré la distance.

Un exemple d’un tel outil adapté à l’asynchrone est l'activité Question de Klaxoon. Elle permet aux membres de l'équipe de s’interpeller dans un fil de discussion dédié, auquel la personne la plus appropriée peut répondre à sa convenance. L'outil Question permet d'organiser les demandes et les réponses de manière structurée, ce qui facilite le suivi des discussions à tout moment. Il permet de vous assurer que les questions ne se perdent pas dans le flux de tous vos échanges, et qu'elles reçoivent des réponses ciblées et précises, améliorant ainsi l'efficacité et la clarté des communications dans votre équipe.

4. Définissez des lignes directrices et des attentes claires

Pour que votre collaboration en asynchrone soit efficace, il est essentiel de définir des lignes directrices et des attentes claires. Sans cela, l'absence de feedback immédiat et d'interaction en face-à-face peut au contraire entraîner des malentendus et un manque d'efficacité.

L'une des premières étapes pour y parvenir consiste à définir des temps de réponse pour vos différents types de communication. Tous les messages n’ont pas le même degré d’urgence : certains requièrent une attention immédiate, tandis que d'autres peuvent être traités au cours de la journée. Déterminez ce qui constitue un message urgent, et fixez des délais de réponse. Par exemple, les messages urgents peuvent nécessiter une réponse dans les heures qui suivent, tandis que ceux moins urgents peuvent être traités dans les 24 heures. Des lignes directrices claires permettent de mieux gérer les attentes de chacun, et de réduire le stress lié à la nécessité d'être constamment disponible.

De plus, des directives claires sur les délais de réponse permettent également à chacun de savoir à quoi s'attendre, et de planifier son travail en conséquence. Cela permet également d'éviter la frustration engendrée par des réponses tardives, et de garder tout le monde constamment aligné. En donnant la priorité aux communications urgentes et en gérant les communications moins urgentes de manière appropriée, vous pouvez ainsi maintenir une communication claire et continue.

En complément de cela, une documentation complète de vos processus et de vos meilleures pratiques est un autre levier pour un travail asynchrone réussi. Cette documentation doit expliquer comment utiliser vos différents outils, vos canaux de communication, ainsi que nommer et organiser vos fichiers. Par exemple, l'utilisation d'un format standardisé pour nommer vos fichiers et vos dossiers vous permet à terme de gagner beaucoup de temps et d'éviter les confusions. En vous alignant sur ces éléments dès le départ, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d'onde, et pouvez ainsi passer plus rapidement à la vitesse supérieure.

En outre, la création d'une base de connaissances partagées peut également s'avérer extrêmement utile pour documenter ces processus. Cette ressource doit être facilement accessible à tous les membres de l'équipe, et régulièrement mise à jour au fur et à mesure que de nouvelles bonnes pratiques sont développées. En centralisant ces informations, vous pouvez garantir la cohérence de vos processus, et faciliter leur prise en main par les nouveaux membres de l'équipe.

Enfin, des mises à jour régulières sont essentielles pour tenir tout le monde informé de l'avancement de votre projet. Encouragez les membres de l'équipe à communiquer les évolutions sur leurs tâches par le biais d'outils de gestion de projet ou de canaux de communication dédiés. Par exemple, une mise à jour hebdomadaire de l'état d'avancement des tâches de chacun peut aider toute l'équipe à rester informée, et à procéder aux ajustements nécessaires en temps voulu. Cela réduit le besoin de s’aligner constamment en synchrone, et assure que tout le monde est au même niveau d’information.

Communiquer régulièrement sur les évolutions favorise également la responsabilisation et la transparence dans l'équipe. Lorsque les parties prenantes partagent leur progression, cela favorise une culture d’entreprise basée sur l’entraide et la collaboration. De plus, cela peut mettre en évidence des points bloquants potentiels dès le départ, et ainsi permettre à l'équipe de résoudre des problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques.

5. Favorisez une culture d’entreprise basée sur la confiance et la responsabilisation

La collaboration asynchrone repose largement sur la confiance et la responsabilisation du collectif. Lorsque les membres de votre équipe ne travaillent pas en même temps, vous devez être sûrs que chacun accomplira ses tâches et communiquera dessus efficacement.

Il est donc essentiel de responsabiliser votre équipe. Donnez à chacun l'autonomie nécessaire pour gérer ses tâches et son temps de travail. Le fait de laisser les membres de l'équipe accomplir leur travail sans supervision constante favorise ce sentiment d'appartenance et de responsabilisation. Par exemple, au lieu d’avoir un suivi minutieux point par point, fixez des objectifs clairs et laissez votre équipe trouver le meilleur moyen de les atteindre. Cette approche permet non seulement de garder les employés motivés, mais aussi d'augmenter leur productivité.

Cette autonomie encourage également la créativité et l'innovation. Lorsque les membres de votre équipe ont la liberté d'aborder leurs tâches à leur manière, ils sont plus à même de proposer des solutions et des améliorations pertinentes. Cette responsabilisation peut conduire à une plus grande satisfaction au travail et à un engagement plus fort envers vos objectifs communs.

Dans un environnement de travail asynchrone, il est plus important de vous concentrer sur la qualité et la livraison des résultats en temps voulu que sur le nombre d'heures travaillées dans l’absolu. Fixez des objectifs et des résultats clairs, et évaluez les performances en fonction de ces critères. Par exemple, au lieu de suivre le nombre d'heures consacrées à une tâche, vérifiez plutôt la qualité de la solution proposée, et si celle-ci a bien été livrée dans les temps. Ce changement de cap contribue à créer un environnement de travail plus souple et plus axé sur les résultats.

En mettant l'accent sur les résultats plutôt que sur le temps passé, vous pouvez mettre en place une équipe plus efficace et plus motivée. Cette approche s'adapte également aux différents styles et rythmes de travail, en permettant aux membres de l'équipe de hiérarchiser leurs tâches en fonction des moments où ils sont le plus productifs. En conséquence, vous constaterez probablement une amélioration de la qualité et de l’efficacité du travail.

En outre, veillez à ce que votre équipe ait accès aux ressources et à l’accompagnement nécessaires pour bénéficier au maximum de votre espace de travail asynchrone. Il s'agit notamment de lui donner les outils, la formation et l'assistance technique au besoin. Des échanges réguliers peuvent vous aider à résoudre des problèmes auxquels les membres de l'équipe peuvent être confrontés à mesure que vous avancez. Par exemple, une réunion mensuelle en one-on-one peut être une excellente occasion de discuter des problèmes et de proposer des conseils. En montrant que vous êtes disponible pour soutenir votre équipe, vous instaurez la confiance et encouragez une communication ouverte.

Votre accompagnement peut également prendre la forme d'opportunités de développement professionnel. Proposez des sessions de formation sur les nouveaux outils et techniques pour aider votre équipe à rester à jour et efficace. En lui donnant accès à des ressources pour encourager l'apprentissage en continu, vous démontrez votre engagement en faveur de la croissance et de la réussite de votre équipe.