Travail asynchrone : pourquoi répondre à ce mail plus tard peut développer la productivité de votre équipe

Notre rapport au monde du travail ne cesse d’évoluer. 

Chaque génération l’aborde avec son lot d’attentes, parfois d’origine exogène,  et impose progressivement de nouvelles méthodes qui deviendront alors la norme pour les générations qui suivront. 

Le modèle traditionnel du travail se voit alors transformé par ces nouveaux profils d'employés qui ont des attentes différentes, et des employeurs qui recherchent engagement, efficacité et productivité.

C’est ainsi que nous avons assisté au cours des décennies à l’évolution des bureaux de travail individuels, à l’open space, l’extension des congés parentaux, l’irruption de la technologie dans de nombreux métiers, le télétravail, et aujourd’hui, le travail asynchrone. 

Le travail asynchrone… mais de quoi s’agit-il exactement ? 

Autrefois l’apanage des grandes entreprises qui évoluent avec des équipes dispersées à travers le globe, l’asynchrone se développe aujourd’hui grâce à des nouvelles méthodes de travail, et la recherche d’une plus grande efficacité afin de préserver un équilibre vie privée / vie pro, tout en maintenant ses objectifs. 

Aujourd’hui, il est devenu évident que tout le travail de réflexion ne doit pas nécessairement se mener en groupe, dans les limites d’une salle de réunion. Il est parfaitement possible - et d'ailleurs redoutablement efficace - de permettre aux employés de travailler à leur propre rythme, tout en s'assurant qu'ils restent créatifs et tiennent les délais.

Il s’agit bien là des bases du travail asynchrone. 

Oui, nous sommes bien en train de dire que permettre aux employés de gérer leurs priorités avec davantage de flexibilité, cesser d’exiger une réponse à la minute, ou encore appuyer sur pause pour se donner le temps de la réflexion et de la créativité, peuvent toutes être d'excellentes solutions pour créer une culture de l'engagement et de la productivité. 

Récemment, une étude a démontré que 91% des employés considèrent que la flexibilité en matière de travail asynchrone contribue à leur niveau de bien-être au travail. Les enjeux sont donc nombreux, qu’il s’agisse d’innover, de booster la productivité ou d’attirer les meilleurs talents. 

Voici donc toutes les raisons pour lesquelles votre organisation peut bénéficier d’une culture du travail asynchrone :

1. Moins de réunions inutiles, pour libérer du temps de travail effectif

71% des managers considèrent que la plupart de leurs réunions sont inutiles, et 92% des employés les estiment coûteuses et peu productives… 

Alors, et si vous cessiez de répondre “oui” à toutes les sollicitations ? 

L'adoption du travail asynchrone promet de réduire considérablement le nombre de réunions auxquelles employés comme managers doivent assister, ce qui se traduit par une augmentation substantielle de la productivité globale. En permettant aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer selon leur propre calendrier, les entreprises peuvent réduire le besoin de réunions en temps réel qui perturbent souvent le flux de travail et consomment un temps précieux. Ce changement permet aux individus de s'engager dans des tâches au moment où ils sont le plus concentrés et le plus productifs, ce qui se traduit par des contributions de meilleure qualité. 

Le travail asynchrone encourage les réponses réfléchies et bien pensées dans la communication écrite, éliminant la pression de fournir des réponses instantanées souvent associées aux réunions.

Cela permet non seulement de réduire les discussions inutiles, mais aussi de s'assurer que les réunions convoquées sont essentielles et abordent des questions spécifiques qui requièrent réellement une contribution collective. De plus, les fonctionnalités des plateformes collaboratives et visuelles permettent de préparer toute réunion ou workshop en amont, voire éventuellement de partager le support aux parties prenantes quelques jours avant, ce qui permet de maximizer le temps productif lors de ces échanges synchrones. 

En réduisant la dépendance à l'égard des réunions, les organisations peuvent rationaliser leurs opérations, favoriser une plus grande concentration individuelle et, en fin de compte, améliorer la productivité dans tous les domaines.

Si vous souhaitez faire le premier pas pour réduire le nombre de réunions quotidiennes auxquelles vos employés participent, voici un mode d’emploi rapide et efficace : Quelles réunions remplacer par du travail asynchrone ?

2. Prendre le temps de la réflexion, pour de meilleures décisions

Une étude confirme que 64% des managers estiment que leurs réunions se tiennent au détriment de la réflexion profonde (HBR, Stop the Meeting Madness). 

L'adoption du travail asynchrone introduit une dimension précieuse dans le processus de prise de décision en donnant aux individus le temps nécessaire à une réflexion approfondie. Ce délai supplémentaire permet aux employés d'analyser des questions complexes, d'envisager de multiples perspectives et d'explorer les résultats potentiels avant de faire part de leurs idées. En conséquence, les décisions sont éclairées par un ensemble plus riche de perspectives et d'idées, ce qui améliore la qualité globale des choix effectués. 

En favorisant un environnement où les réponses réfléchies prennent le pas sur les réactions précipitées, les organisations peuvent puiser dans l’intelligence collective de leurs équipes et prendre des décisions stratégiques plus réfléchies. Cela permet non seulement d'améliorer les résultats des choix individuels, mais aussi de contribuer à une culture d'analyse minutieuse et d'innovation, ce qui, en fin de compte, positionne l'organisation sur la voie du succès à long terme.

3. Laisser le temps aux idées de décanter, pour plus de créativité

Avez-vous déjà fait cette curieuse expérience de voir un mot ou une répartie vous échapper à un instant donné, seulement pour la voir resurgir trois heures plus tard en regardant les pâtes bouillir ? 

Sur le moment, de nombreux facteurs peuvent entraver la libre expression de notre pensée : des émotions un peu vives, de la fatigue, un canal de communication inadapté… 

Pour autant, en laissant du temps aux idées pour décanter, se poser, voire divaguer complètement, c’est à ce moment que la connexion se fait ! Eurêka. 

Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que, de longue date, on invite les auteurs ou artistes à aller “faire un tour” quand l’angoisse de la page blanche survient. 

Cependant, dans le cadre du travail, il ne s’agit pas pour autant d’aller se promener en bord de mer en milieu de journée. Le travail asynchrone permet plutôt de structurer sa journée en variant l’intensité des tâches, par exemple, ou en s’autorisant à basculer d’un projet vers un autre pour maintenir une bonne stimulation et concentration. 

Dans le cadre de la promotion d'une culture de la créativité et de la pensée innovante dans le paysage professionnel, l'intégration du travail asynchrone s'impose comme une approche stratégique. Imaginez un environnement où la pression incessante du temps se dissipe, permettant aux idées d'éclore et aux points de vue de mûrir et s’enrichir naturellement. Le travail asynchrone offre précisément cette toile de fond libératrice - un domaine où les individus sont autorisés à consacrer suffisamment de temps à une réflexion profonde et complexe, ce qui permet de cultiver des perspectives diverses et de s'écarter des modes de pensée conventionnels. 

La recherche empirique confirme les mérites de cette approche, en révélant que le fait de donner aux employés l'autonomie de s'engager dans des tâches et des projets à un rythme aligné sur leurs rythmes cognitifs accroît leur capacité à concevoir des solutions innovantes (source : Harvard Business Review). En éliminant l'immédiateté de la réponse, le travail asynchrone crée un espace mental qui favorise l'exploration de territoires de pensée encore vierges. 

Pour les organisations qui cherchent à transcender les limites des normes établies et à libérer le potentiel latent de l'innovation, le travail asynchrone se présente comme un atout non négligeable.

4. Diversifier les moyens d’expression, pour une meilleure inclusion

Dans le contexte de l’environnement de travail, l'inclusivité est devenue un objectif vital pour les organisations qui cherchent à faire rayonner tout le potentiel de leurs équipes. Le travail asynchrone, qui met l'accent sur une communication fluide et une expression réfléchie, joue un rôle important dans la réalisation de cet environnement favorable à l’inclusion.

Dans de nombreux environnements de travail traditionnels, les réunions et les discussions en temps réel tendent à favoriser les personnes qui sont extraverties ou qui s'affirment naturellement. Cette dynamique peut involontairement mettre à l'écart les voix plus discrètes ou celles qui préfèrent prendre le temps pour traiter et articuler leurs pensées. 

Le travail asynchrone met fin à ce schéma en offrant une plateforme de communication alternative. La communication écrite permet aux individus de rédiger soigneusement leurs contributions, garantissant ainsi que leurs idées sont présentées de la manière la plus efficace possible, tout en conservant une trace des échanges accessible à tout moment, ce qui facilite considérablement le partage du compte-rendu de réunion.

En outre, le modèle asynchrone transcende les barrières géographiques et culturelles, permettant à tous les employés de participer pleinement. Les équipes de différents fuseaux horaires, de différents milieux linguistiques ou de différents styles de communication peuvent participer à des discussions sans être limitées par des exigences de réponse immédiate. Ce délai d'engagement élargi garantit que chacun ait la possibilité de contribuer de manière significative, sans la pression de devoir suivre des conversations à un rythme rapide.

En valorisant les nuances de la communication écrite, le travail asynchrone profite également aux personnes qui peuvent avoir des difficultés à s'exprimer verbalement en raison de barrières linguistiques, de la neurodiversité (10 à 15% de la population présente un profil cognitif dit “atypique”) ou de l'anxiété sociale. Il offre un terrain de jeu égal où tous les individus peuvent s'exprimer sans se sentir bousculés ou exclus.

L'effet cumulatif de ces aspects est la création d'une culture d'entreprise plus inclusive.

Conclusion

Dans un monde dynamique où la diversité, la flexibilité et l'innovation sont primordiales, l'adoption du travail asynchrone apparaît comme un puissant catalyseur de changement positif dans les entreprises et les organisations de toutes sortes. 

En offrant aux individus la liberté de s'engager dans des tâches selon leur propre rythme, le travail asynchrone améliore la productivité en tirant parti des heures de concentration maximales de chaque personne. Cette approche permet non seulement de réduire le nombre de réunions fastidieuses, mais aussi de prendre des décisions mieux informées grâce à une réflexion approfondie. 

En outre, l'inclusivité inhérente au travail asynchrone ouvre de nouvelles voies d'expression, permettant à des voix diverses de contribuer de manière authentique et garantissant qu'aucun point de vue n'est ignoré. Cet environnement inclusif et créatif, facilité par un style de communication flexible, ouvre la voie à une expérience de collaboration plus riche, transcendant les frontières géographiques, linguistiques et culturelles. 

Le travail asynchrone est une force de transformation qui non seulement optimise les performances de l'organisation, mais cultive également une culture du lieu de travail qui se nourrit d'autonomisation, de créativité et d'égalité. 

Alors que les entreprises s'efforcent de rester agiles et tournées vers l'avenir, l'adoption des principes du travail asynchrone apparaît comme une étape progressive vers le succès dans un paysage en évolution rapide.

Mais l'asynchrone nécessite une approche structurée. 

En opposition au micro-management parfois observé en entreprise, elle exige des managers une confiance accrue, et des employés une véritable responsabilisation. Pour que cela fonctionne, et pour que les projets progressent à bon rythme tout en travaillant depuis différents créneaux horaires ou zones géographiques, il est important de rendre disponibles les bons outils au sein de l'entreprise. La collaboration visuelle et les outils d'engagement permettent justement de partager du feedback et des évolutions en temps réel. 

Encore en 2023, alors que 61% des employés considèrent que le travail asynchrone permet un meilleur équilibre, la majorité d'entre eux (58%) estiment que leur entreprise ne dispose pas des outils nécessaires au bon déploiement de celui-ci. (Sony, 2022)

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