Diagrama de flujo: uso de la gestión visual para diseñar sistemas

¿Qué son los organigramas?

Hablando claro, los diagramas de flujo en sí mismos son tan sencillos como su proceso pretende ser. Los organigramas son diagramas visuales que pretenden representar visualmente los pasos generales necesarios en torno a cualquier proceso o flujo de trabajo concreto. Los diagramas de flujo son una herramienta increíblemente poderosa debido a su flexibilidad innata en el uso, a la vez que son relativamente intuitivos de utilizar si se da un poco de información sobre sus componentes específicos. Los algoritmos también pueden integrarse en los organigramas, lo que te permite asignar automáticamente un cálculo específico a un proceso que lo requiera. 

Pero antes de adelantarnos demasiado, veamos cómo se desarrollaron los organigramas para tener una mejor idea de cómo deben utilizarse hoy. La primera vez que se conceptualizaron los organigramas fue gracias a los esfuerzos de los ingenieros Frank y Lillian Gilbreth durante su presentación en la conferencia anual de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) en 1921. Con el título "Diagramas de procesos: Primeros pasos para encontrar la mejor manera de hacer el trabajo", su presentación se centró en la simplificación de los procesos de trabajo mediante el establecimiento de una herramienta de mapeo simplificada para el trabajo de ingeniería industrial. Su nueva metodología fue tan popular que el pionero de la "Simplificación delTrabajo", Allan H. Mogensen, adoptó rápidamente el diagrama de flujo y lo integró en su kit de herramientas para sus conferencias habituales en todo el país. 

A partir de ahí, el diagrama de flujo ganó ubicuidad a través de distintos líderes empresariales de infinidad de industrias. Art Spinanger aplicó el diagrama de flujo para integrarlo en los procesos de Procter & Gamble, y Ben Graham, directivo de Standard Register Industrial, utilizó el diagrama de flujo para indicar las relaciones entre determinados documentos y sus usos. 

Con los diagramas de flujo, como con cualquier otro sistema de diagramas, el objetivo es ilustrar mejor un proceso a través de medios visuales. Los diagramas de flujo tienen la ventaja de mostrar cualquier fallo operativo, ineficacia y cuellos de botella mediante un rápido análisis de los diferentes puntos que conectan los procesos clave.

Las tareas suelen dividirse en dos categorías principales: actividades y decisiones. Cada actividad y decisión se dona en orden cronológico y converge o diverge en puntos de decisión específicos. Además, cada diagrama de flujo suele estar delimitado por nodos específicos que señalan el inicio y el final de un proceso concreto. Más allá de esta delimitación general de partes específicas de un diagrama de flujo, su uso suele ser lo suficientemente flexible y maleable como para establecer diferentes plantillas para distintos fines.

¿Cómo encaja esto en los diseños de sistemas?

Como hemos mencionado, los diagramas de flujo son adaptables a una situación que requiera una representación visual de un proceso o flujo de trabajo específico. Para que sean totalmente eficaces, es importante definir qué tipo de diagrama de flujo vas a intentar hacer, o al menos el tipo de información que quieres obtener de él. 

Hay muchos recursos diferentes que segmentan los distintos diseños de sistemas en categorías. Según Alan B. Sterneckert, autor del libro "Gestión de Incidentes Críticos", los diagramas de flujo pueden identificarse como uno de los cuatro grupos siguientes Documento, Datos, Programa y Sistemas.

Los organigramas de documentos se centran en ilustrar cómo se transmiten los documentos relativos a contextos concretos a las distintas partes interesadas. Son especialmente útiles para supervisar y mapear cómo se gestionan los documentos entre los distintos departamentos de una organización e incluso con grupos externos. 

Los diagramas de flujo de datos se centran en cómo pasa la información a lo largo de un proceso concreto. Estos tipos de diagramas de flujo son útiles para identificar adecuadamente el tipo de canales por los que suele fluir la información. Aunque un inconveniente que tienen estos diagramas de flujo es que no se ven necesariamente los diferentes controles y puntos de decisión que afectan a cada punto de datos. 

Los diagramas de flujo de programación son un tipo especial de diagramas de flujo que se ocupan principalmente de los procesos de auditoría que rigen los flujos de trabajo y los procesos internos. Estos tipos de diagramas de flujo son especialmente útiles para diferentes tareas de programación e ingeniería informática, ya que exponen las diferentes tareas que estarán presentes en una determinada ejecución de programación. 

El último tipo de diagrama de flujo, el diagrama de flujo de sistemas, se centra en una visión holística tanto del flujo de datos como de las diferentes decisiones y actividades que afectan al modo en que se procesan los datos. Los diagramas de flujo de sistemas representan todo el proceso o flujo de trabajo que se encuentra en un sistema determinado, además de ilustrar las relaciones entre las entradas, las salidas y las decisiones intermedias. Estos diagramas de flujo son especialmente útiles para que los gestores, los analistas de negocio e incluso los desarrolladores de software comprendan mejor la totalidad del proceso que pretenden desarrollar u optimizar.

Diferentes elementos de los diagramas de flujo del sistema

Aunque los diagramas de flujo pueden parecer bastante autoexplicativos (conectar una tarea con otra), es mucho mejor ilustrar y utilizar los signos y símbolos adecuados que pueden denotar mejor cada actividad y punto de decisión en un diagrama de flujo. En general, los organigramas siguen una guía de símbolos bastante sencilla para ilustrar lo que es una decisión y lo que es una actividad, que ha sido normalizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Las actividades suelen indicarse como un rectángulo en cualquier tipo de diagrama de flujo, mientras que las decisiones en las que se necesita una acción específica se indican mediante un cuadro de texto en forma de diamante. 

A continuación, todas las casillas se conectan entre sí con flechas que muestran cómo fluye el proceso específico a través del flujo de trabajo. Las tareas se organizan cronológicamente, desde el inicio del proceso hasta el final. Las entradas de datos y las salidas del proceso se denotan mediante paralelogramos, que pueden ayudar a identificar los recursos, datos o información necesarios antes de una actividad concreta, y los resultados posteriores del procesamiento después de una actividad o decisión. 

Otras formas adicionales son el círculo, que es una forma simple de "conector" que te permite mantener un flujo visual de un extremo del diagrama a otro sin cruzar ninguna línea. Incluso puedes utilizar un símbolo especial de "proceso predefinido", que es un rectángulo con bordes delimitados, como símbolo de un proceso definido por otro diagrama de flujo (a veces incluido como apéndice del diagrama de flujo principal).

Proceso de utilización de los organigramas

Definir el alcance de tu organigrama

La primera y más importante actividad que debes realizar es identificar el alcance del proyecto o proceso que vas a incluir en el diagrama de flujo. Este es un paso importante que a veces se pasa por alto, pero tendrás que establecer adecuadamente los límites del sistema específico que quieres analizar, ya que esto también regirá el tipo de información que vas a recoger, las actividades que vas a observar, así como las decisiones que tendrás que tomar. 

Por ejemplo, para los gestores que quieran crear un diagrama de flujo para una línea de producción concreta, es importante identificar si vas a crear un diagrama de flujo para toda la línea de producción o sólo para una subsección de la misma. El primero probablemente te dará una mejor visión general de todo el sistema a costa de una mayor complejidad, mientras que el segundo puede dar una visión más granular de un flujo de tareas concreto, pero sin el contexto de la producción más amplia en la situación.

Identifica las tareas en orden cronológico

A continuación, deberás familiarizarte con el proceso que quieres trazar en el diagrama de flujo y entender cómo viene cada paso en orden cronológico. Lo ideal es que tengas un espacio virtual en el que puedas editar libremente tu organigrama sin tener que borrar constantemente las tareas o reorganizar los flujos con un bolígrafo y un papel. En esta fase, probablemente estarás trazando algunos de los pasos más directos y obvios de un determinado flujo de trabajo, pero tendrás que estar preparado para ajustar el diagrama de flujo en función de la nueva información que puedas obtener de otras partes interesadas. 

Para utilizar otro tipo de ejemplo, imagina a un gestor de operaciones que trabaja en la gestión de inventarios de un determinado almacén. El gestor tendrá que identificar correctamente cada paso que supone recibir una mercancía concreta, procesarla y colocarla en el área de almacenamiento adecuada. Entre estos tres pasos principales, es probable que haya más subpasos que cumplir, como la introducción de datos y el archivo de facturas, que deben identificarse y enumerarse correctamente.

Utiliza los tipos de tarea adecuados con símbolos

Una vez que tengas todo el proceso redactado, es hora de llevarlo al diagrama de flujo correctamente. Puedes simplificar este proceso clasificando todos tus pasos en sus grupos de diagrama de flujo, como la identificación de las actividades, las decisiones y las entradas/salidas. 

En cuanto al diagrama de flujo propiamente dicho, puedes empezar con un simple símbolo de conector para señalar el inicio de un flujo de trabajo concreto. A continuación, deberás identificar la actividad inicial que pone en marcha el proceso en general, a la que probablemente siga una entrada de datos o una decisión. Si lo que sigue es una decisión, entonces identificas los diferentes caminos alternativos que se tomarán en función del resultado de dicha decisión. Lo ideal es que mantengas estas decisiones binarias (es decir, Sí vs. No) para limitar el número de vías de ramificación. Los distintos tipos de decisión también pueden estar limitados por otros criterios, como los grados de comparación frente a una norma.

Sigue el proceso hasta que llegues a una salida final deseada, denotada por otro paralelogramo similar a la primera entrada de datos, que luego atarás con un extremo de conexión final.

Revisa y afina tus organigramas

Antes de considerar que has terminado el diagrama de flujo, es importante volver a revisar constantemente los distintos aspectos del diagrama para identificar si has pasado por alto alguna actividad o punto de decisión críticos para el proceso. Discute cada iteración del organigrama con las partes interesadas que gestionan el proceso para tener una mejor visión de si has desarrollado o no un resultado completo que refleje adecuadamente todo el flujo. 

Este proceso de revisión es gran parte de la razón por la que recomendamos utilizar un software para gestionar mejor los cambios en el organigrama, especialmente si trabajas con un proceso especialmente dinámico y cambiante. Por suerte, las plataformas han facilitado mucho la creación de organigramas sin necesidad de instalar un programa completamente nuevo en tu dispositivo local. 

Otro resultado útil que puede surgir de la revisión es la identificación de diferentes puntos de ineficacia del proceso. De forma similar a los objetivos de la gestión Lean, un diagrama de flujo puede ayudarte a recortar mejor los pasos innecesarios dentro de un proceso y, posiblemente, a reducir el tiempo, el esfuerzo y otros recursos al tiempo que se producen los mismos resultados (o incluso más).

Reflexiones finales sobre el diseño de sistemas de diagramas de flujo

Los diagramas de flujo siguen siendo una herramienta increíblemente poderosa para el gestor, el analista e incluso el ingeniero, a la hora de crear recursos informativos para que otros los utilicen. Sin embargo, los diagramas de flujo también pueden considerarse enrevesados y demasiado técnicos si el alcance y la ejecución general del diagrama no se hacen correctamente. Al realizar el diseño de un sistema de diagrama de flujo para cualquier situación concreta, ten en cuenta el público que utilizará el diagrama para elaborar mejor uno que sea apropiado para su respectivo nivel de experiencia.