Diagramas de flujo: Diseño eficiente de sistemas mediante gestión visual
Cualquier buen funcionamiento dentro de una organización reconoce la importancia de la estandarización. Con tantas cosas en marcha en cualquier empresa, la creación de un flujo de procesos estándar que rija cómo deben realizarse las tareas puede ser inmensamente útil, sobre todo a la hora de introducir estos mismos procesos a los nuevos empleados.
A menudo, como ocurre en nuestra vida personal, nos enseñan distintos procesos a través de guías y extensos manuales. Pero, como puede decir cualquiera que haya intentado leer un manual técnico, estos materiales suelen ser demasiado para asimilarlos de una sola sentada.
Por ello, los expertos en comunicación de la información y en diseño de experiencias miran hacia otros modos de expresión que puedan transmitir información compleja y, al mismo tiempo, simplificar la forma de transmitirla.
Los diagramas de flujo se desarrollaron precisamente a partir de esta idea, la de combinar lo complejo con una ejecución sencilla. En este artículo examinaremos las distintas dimensiones que rodean el uso de los diagramas de flujo y profundizaremos en su capacidad para hacer que los diseños de sistemas sean mucho más potentes.
¿Qué son los organigramas?
Los diagramas de flujo son diagramas visuales cuyo objetivo es representar los pasos generales necesarios en torno a un proceso o flujo de trabajo concreto. Los diagramas de flujo son una herramienta increíblemente potente debido a su flexibilidad innata de uso, a la vez que resultan relativamente intuitivos si se les proporciona un poco de información sobre sus componentes específicos. Los algoritmos también pueden integrarse en los organigramas, lo que permite asignar automáticamente un cálculo específico a un proceso que lo requiera.
Pero antes de adelantarnos demasiado, veamos cómo se desarrollaron los organigramas para tener una idea más clara de cómo deben utilizarse hoy en día.
Fue gracias a los esfuerzos de los ingenieros Frank y Lillian Gilbreth durante su presentación en la conferencia anual de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME), allá por 1921, cuando se conceptualizaron por primera vez los diagramas de flujo. Titulada "Diagramas de procesos: First Steps in Finding the One Best Way to do Work", su presentación se centró en la simplificación de los procesos de trabajo mediante el diseño de una herramienta simplificada de mapeo para el trabajo de ingeniería industrial.
Su nueva metodología fue tan popular que Allan H. Mogensen, pionero de la "simplificación del trabajo", adoptó rápidamente el diagrama de flujo y lo integró en su kit de herramientas para sus conferencias habituales por todo el país.
A partir de ahí, los diagramas de flujo ganaron ubicuidad a través de diferentes líderes empresariales en un sinfín de industrias. Art Spinanger aplicó diagramas de flujo para integrar los procesos en Procter & Gamble y Ben Graham, directivo de Standard Register Industrial, utilizó el diagrama de flujo para indicar las relaciones entre determinados documentos y sus usos.
Con los organigramas, como con cualquier otro sistema de diagramas, el objetivo es ilustrar mejor un proceso por medios visuales. Los diagramas de flujo tienen la ventaja de mostrar cualquier fallo operativo, ineficacia y cuello de botella mediante un rápido análisis de los distintos puntos que conectan los procesos clave.
Las tareas suelen dividirse en dos categorías principales: actividades y decisiones. Cada actividad y decisión se dona en orden cronológico y converge o diverge en puntos de decisión específicos. Además, cada diagrama de flujo suele estar delimitado por nodos específicos que señalan el inicio y el final de un proceso concreto. Más allá de esta delimitación general de partes específicas de un diagrama de flujo, su uso suele ser lo suficientemente flexible y maleable como para establecer diferentes plantillas para distintos fines.
Compatibilidad de los organigramas con el diseño de sistemas
Como ya hemos mencionado, los organigramas se adaptan a cualquier situación que requiera una representación visual de un proceso o flujo de trabajo específico. Para que sean totalmente eficaces, es importante definir qué tipo de diagrama de flujo se va a intentar hacer o, como mínimo, el tipo de información que se quiere obtener con él.
Existen muchos recursos diferentes que segmentan los distintos diseños de sistemas en categorías. Según Alan B. Sterneckert, autor del libro "Critical Incident Management", los diagramas de flujo pueden identificarse como uno de cuatro grupos: Documento, Datos, Programa y Sistemas:
- Losorganigramas documentales se centran en ilustrar cómo se transmiten los documentos relativos a contextos específicos a las distintas partes interesadas. Son especialmente útiles para supervisar y determinar cómo se gestionan los documentos en los distintos departamentos de una organización e incluso con grupos externos.
- Los diagramas de flujo de datos se centran en cómo se transmite la información a lo largo de un proceso específico. Estos tipos de diagramas de flujo son útiles para identificar adecuadamente el tipo de canales por los que suele fluir la información. Aunque un inconveniente que tienen estos diagramas de flujo es que no necesariamente se ven los diferentes controles y puntos de decisión que afectan a cada punto de datos.
- Los diagramas de flujo de programación son un tipo especial de diagramas de flujo que se ocupan principalmente de los procesos de auditoría que rigen los flujos de trabajo y procesos internos. Estos tipos de diagramas de flujo son específicamente útiles para diferentes tareas de programación e ingeniería informática , ya que establecen las diferentes tareas que estarán presentes en una ejecución de programación en particular.
- Los diagramas de flujo de sistemas se centran en una visión holística tanto del flujo de datos como de las distintas decisiones y actividades que afectan al modo en que se procesan los datos. Los diagramas de flujo de sistemas representan todo el proceso o flujo de trabajo de un sistema determinado e ilustran las relaciones entre las entradas, las salidas y las decisiones intermedias. Estos diagramas de flujo son especialmente útiles para que los gestores, los analistas de negocio e incluso los desarrolladores de software comprendan mejor la totalidad del proceso que desean desarrollar u optimizar.
Diferentes elementos de los organigramas de sistemas
Aunque los diagramas de flujo pueden parecer bastante autoexplicativos (conectar una tarea con otra), es mucho mejor ilustrar y utilizar los signos y símbolos adecuados que pueden denotar mejor cada actividad y punto de decisión en un diagrama de flujo.
En general, los organigramas siguen una guía de símbolos bastante sencilla para ilustrar lo que es una decisión y lo que es una actividad, que ha sido normalizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO):
- Las actividadessuelen indicarse como un rectángulo en cualquier tipo de diagrama de flujo, mientras que las decisiones en las que es necesaria una acción específica se indican mediante un cuadro de texto en forma de rombo.
- A continuación, todas las casillas se conectan entre sí con flechas que muestran cómo fluye el proceso específico a través del flujo de trabajo.
- Las tareas se organizan cronológicamente, desde el inicio del proceso hasta el final.
- Las entradas de datos y las salidas del proceso se indican mediante paralelogramos, que pueden ayudar a identificar los recursos, datos o información necesarios antes de una actividad concreta, y los resultados posteriores del procesamiento tras una actividad o decisión.
Otras formas adicionales son el círculo, que es una forma simple de "conector" que te permite mantener un flujo visual de un extremo del diagrama a otro sin cruzar ninguna línea. Incluso puedes utilizar un símbolo especial de "proceso predefinido", que es un rectángulo con bordes delimitados, como símbolo de un proceso definido por otro diagrama de flujo (a veces incluido como apéndice del diagrama de flujo principal).
Cómo utilizar eficazmente los organigramas
1. Definir el ámbito del organigrama
La primera y más importante actividad que debe realizar es identificar el alcance del proyecto o proceso que va a incluir en el organigrama.
Este es un paso importante que a veces se pasa por alto, pero tendrá que establecer correctamente los límites del sistema específico que desea analizar, ya que esto también regirá el tipo de información que recopilará, las actividades que observará, así como las decisiones que tendrá que tomar.
Por ejemplo, para los directivos que deseen crear un organigrama para una línea de producción concreta, es importante identificar si se va a crear un organigrama para toda la línea de producción o sólo para una subsección de la misma.
El primero probablemente le dará una mejor visión de conjunto de todo el sistema a costa de una mayor complejidad, mientras que el segundo puede ofrecer una visión más granular de un flujo de tareas concreto, pero sin el contexto de la producción más amplia de la situación.
2. Identificación de las tareas por orden cronológico
A continuación, querrás familiarizarte con el proceso que pretendes trazar en el organigrama y comprender cómo viene cada paso en orden cronológico. Lo ideal es que dispongas de un espacio de trabajo virtual en el que puedas editar libremente tu organigrama sin tener que borrar constantemente las tareas o reorganizar los flujos con papel y bolígrafo.
En esta fase, es probable que esté trazando algunos de los pasos más directos y obvios de un flujo de trabajo concreto, pero tendrá que estar preparado para ajustar el diagrama de flujo en función de la nueva información que pueda obtener de otras partes interesadas.
Para utilizar otro tipo de ejemplo, imagina a un gestor de operaciones que trabaja en la gestión de inventarios de un determinado almacén. El gestor tendrá que identificar correctamente cada paso que supone recibir una mercancía concreta, procesarla y colocarla en el área de almacenamiento adecuada. Entre estos tres pasos principales, es probable que haya más subpasos que cumplir, como la introducción de datos y el archivo de facturas, que deben identificarse y enumerarse correctamente.
3. Utilización de los tipos de tarea adecuados con símbolos
Una vez redactado todo el proceso, es hora de plasmarlo correctamente en el organigrama. Puedes simplificar este proceso clasificando todos los pasos en sus grupos de diagrama de flujo, por ejemplo, identificando las actividades, las decisiones y las entradas/salidas:
- Puede empezar con un simple símbolo de conector para indicar el inicio de un flujo de trabajo concreto.
- A continuación, deberá identificar la actividad inicial que pone en marcha el proceso en general, a la que probablemente siga una entrada de datos o una decisión.
- Si se trata de una decisión posterior, a continuación se identifican los distintos caminos alternativos que deben tomarse en función del resultado de dicha decisión.
Lo ideal es mantener estas decisiones binarias (es decir, Yes/No) para limitar el número de vías de ramificación. Los distintos tipos de decisión también pueden estar limitados por otros criterios, como los grados de comparación frente a una norma.
Sigue el proceso hasta que llegues a una salida final deseada, denotada por otro paralelogramo similar a la primera entrada de datos, que luego atarás con un extremo de conexión final.
4. Revisar y perfeccionar los organigramas
Antes de dar por concluido el diagrama de flujo, es importante revisar constantemente los distintos aspectos del mismo para identificar si se ha pasado por alto alguna actividad o punto de decisión críticos para el proceso.
Discuta cada iteración del organigrama con las partes interesadas que gestionan el proceso para obtener una mejor visión de conjunto sobre si ha desarrollado o no un resultado exhaustivo que refleje adecuadamente todo el flujo.
Este proceso de revisión es en gran parte la razón por la que recomendamos utilizar un software de gestión visual para gestionar mejor los cambios en el organigrama, especialmente si se trabaja con un proceso especialmente dinámico y cambiante. Por suerte, una plataforma de colaboración facilita enormemente la creación de organigramas sin necesidad de instalar un programa completamente nuevo en el dispositivo local.
Otro resultado útil que puede derivarse de la revisión es la identificación de distintos puntos de ineficacia del proceso. De forma similar a los objetivos de la gestión ajustada, un diagrama de flujo puede ayudarle a recortar pasos innecesarios dentro de un proceso y, posiblemente, reducir tiempo, esfuerzo y otros recursos al tiempo que se obtienen los mismos resultados (o incluso más).
Reflexiones finales sobre el diseño de sistemas con diagramas de flujo
Los organigramas siguen siendo una herramienta increíblemente poderosa para el gestor, el analista e incluso el ingeniero, a la hora de crear recursos informativos para que otros los utilicen.
Sin embargo, los diagramas de flujo también pueden parecer enrevesados y demasiado técnicos si el alcance y la ejecución general del diagrama no se hacen correctamente. A la hora de diseñar un sistema de diagrama de flujo para una situación concreta, hay que tener en cuenta el público que utilizará el diagrama para elaborar uno más adecuado a su nivel de experiencia.