¿Cuánto cuestan realmente tus reuniones?

El "fenómeno" de las reuniones

Desde el desarrollo de la comunicación entre socios interfuncionales, el fomento de la innovación a través del grupo brainstorming, y la ayuda a cada equipo para abordar las decisiones críticas para el negocio, la utilidad material de las reuniones es evidente en los resultados que aportan.

Pero las reuniones están evolucionando definitivamente y con el cambio vienen los costes inesperados. De repente, las reuniones que antes se celebraban sólo en tu oficina, ahora se extienden a diferentes regiones, con la posibilidad de que participen incluso más partes interesadas que antes. 

Todo esto vino acompañado de los cambios en el entorno de las reuniones y el continuo impulso del trabajo a distancia está cambiando el coste de estas reuniones. Forbes ha estipulado que hasta el 25% de los puestos de trabajo norteamericanos tendrán probablemente un componente a distancia a finales de 2022, y es probable que la cifra aumente en 2023. 

Por eso tendrás que examinar más de cerca tus reuniones y ver cuánto te cuestan realmente ahora. 

Cómo las reuniones cuestan más de lo que crees

Debido a lo normal que es ver reuniones en el lugar de trabajo, a menudo nos encontramos casi sobrecargados con estas reuniones hasta el punto de que el único tiempo libre que tenemos en cualquier día de trabajo es durante la comida (y a veces ni siquiera eso). 

Es más, a pesar de su utilidad definitiva, las reuniones cuestan en realidad a tu empresa mucho más de lo que crees. En este breve artículo, repasaremos los distintos costes que generan las reuniones, algunos de los cuales quizá no te hayas dado cuenta. 

Los costes de tus reuniones, en constante crecimiento a lo largo de los años

En contra de la opinión de algunos, las reuniones no son precisamente baratas. Incluso esas breves reuniones entre compañeros de trabajo para debatir los progresos y los próximos pasos pueden suponer millones para tu empresa cuando se combinan con cientos, si no miles, de empleados. Estudios recientes han demostrado que el ejecutivo medio gasta 23 horas a la semana sólo en reuniones. 

Pero no hace falta cuantificar las horas para conocer las quejas generales que provocan las reuniones. Paul Axtell escribe para HBR que, a menudo, la gente piensa que hay demasiadas reuniones, que son una pérdida de tiempo y que no se hace nada suelen ser los principales problemas que tiene la gente con las reuniones. 

La perspectiva logística

Empezando por lo que probablemente sea el ángulo más obvio en relación con las reuniones mal planificadas, es el despilfarro logístico que puede generar para ti y para tu empresa. Inc. había publicado un informe en el que se indicaba que la mayoría de las grandes empresas estadounidenses derrochan colectivamente aproximadamente 25 millones de dólares en costes de reuniones al día a través de reuniones mal desarrolladas. 

Incluso el uso de la electricidad ha subido con el reciente cambio a lo virtual, con un Zoom regular semanal de 6 participantes que casi equivale a 10 millas recorridas por un coche de gasolina en un año.

La perspectiva de la eficiencia

Las empresas bien gestionadas entienden que a menudo son los costes invisibles los que causan el mayor impacto en cualquier negocio. En este caso, no se puede pasar por alto el impacto en la eficiencia de la empresa debido a las reuniones mal ejecutadas. 

El mencionado artículo de HBR hablaba recientemente de un estudio según el cual los empleados consideran que el 74% de las reuniones son improductivas y hasta el 65% incluso considera que sus reuniones realmente les impiden hacer el trabajo. Esto se ve corroborado por un artículo de Mckinsey sobre la "mejor toma de decisiones", en el que se señalaba que casi el 60% del tiempo empleado en algunas reuniones no conduce a la toma de decisiones reales.

Lo que es aún más interesante es que otro artículo de HBR afirma que el 73% de los encuestados en el estudio incluso utilizan el tiempo de la reunión para intentar hacer un trabajo no relacionado con la reunión en absoluto. Definitivamente, no es eficiente que tu equipo busque activamente otras tareas que hacer. 

La perspectiva temporal

Por desgracia para muchos de nosotros, el tiempo sigue siendo un juego de suma cero. Michael Mankins, socio de Bain, hizo recientemente las cuentas y llegó a la conclusión de que sus reuniones semanales suponían 300.000 horas invertidas al año.

Lo que es más chocante es que el empleado medio pasa casi 4 horas de su semana sólo en la preparación de reuniones. Eso son 200 horas anuales que dedicas sólo a la preparación de reuniones, cuando sólo necesitas 250 para convertirse en un piloto aéreo comercial con licencia completa. 

La perspectiva de la innovación

Uno de los aspectos que más se pasan por alto de lo perjudicial que puede ser una reunión mal gestionada es el fomento de la creatividad. No es ningún secreto que la innovación es clave para cualquier empresa que quiera seguir desarrollándose, pero es importante entender que la creatividad es una parte importante para contribuir al desarrollo de las innovaciones en primer lugar. 

Los investigadores Melanie Brucks y Jonathan Levav han observado los impedimentos a los que se enfrentan los trabajadores en las reuniones cuando se trata de la creatividad en este nuevo entorno de reuniones a distancia. Aunque se limitan a unas pocas regiones, los investigadores llegaron a la conclusión de que las videoconferencias, en particular, pueden ser un espacio difícil para generar nuevas ideas. 

Haz las reuniones de forma correcta

Esto no quiere decir que debamos eliminar las reuniones por completo. La práctica sigue siendo inmensamente útil para reunir a todo el mundo y proporcionar una alineación sobre los pasos específicos que hay que dar en cualquier tarea. Lo que habría que cambiar es la forma en que la gente aborda las reuniones y, en última instancia, las ejecuta. 

Para empezar, el compromiso es un factor clave para garantizar que tu equipo siga motivado en los proyectos en los que estáis trabajando. El compromiso puede presentarse de muchas formas diferentes, y una de las más comunes es a través de workshops. Estas sesiones de duración variable pueden ayudar realmente a profundizar en las perspectivas de tu equipo para llegar a una respuesta más holística a un problema concreto, así como hacer que se sientan más involucrados con el objetivo general que tiene tu equipo. 

Cómo reducir los costes de las reuniones

Como ya te habrás dado cuenta, una reunión eficaz va más allá de tener un orden del día y empezar a tiempo. Requiere la participación activa y la gestión del facilitador, así como de otros participantes con funciones específicas en la reunión. 

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para gestionar mejor tus reuniones y evitar las trampas de la reunión promedio que hunde el tiempo. 

Haz que los miembros participen

Los costes de tus reuniones se manifiestan de diferentes maneras, y uno de los efectos más persistentes es su coste para tu eficiencia. Una forma de evitar los problemas de eficiencia es mantener a tu equipo comprometido mediante diferentes actividades. 

Una forma es utilizar una "pizarra" online, que es esencialmente un tablero que organiza los pensamientos de tu equipo en diferentes "cubos" o "cajas" para que sepas exactamente dónde buscar. Estas pizarras pueden conseguir una mayor implicación de tu equipo, ya que trabajan juntos (e incluso individualmente) en la elaboración de la pizarra y en su actualización a medida que avanza. 

Esto también permite a los miembros de tu equipo ser más participativos en la generación de ideas y en la retroalimentación, ya que tienen una participación directa en lo que ocurre y en lo que se anota durante la reunión.

Haz que las reuniones sean cortas y dulces

Aunque la reunión de una hora puede ser la norma, le sorprenderá lo mucho que puede hacer en sólo 30 minutos. Mantén un orden del día estricto (y pon un cronómetro si es necesario), comprende y anota las ideas clave, y asigna y asegura adecuadamente los siguientes pasos, y te sorprenderá haber dedicado tanto tiempo a mantener el decoro en tus antiguas reuniones. 

Ten en mente tu "siguiente paso"

Las reuniones no son sólo la preparación que se hace en ellas, sino también los resultados con los que se sale de ellas. Definitivamente es bueno tener una agenda específica para discutir durante la reunión y mantenerse centrado en ella, pero sin una acción clara al final, esencialmente sólo has pasado el tiempo charlando sobre posibilidades. Puede que surjan buenas ideas a lo largo de la reunión, pero tendrás que cristalizar esos pensamientos en los próximos pasos a seguir para asegurarte de que sigues avanzando a un ritmo constante. 

Mantén tus próximos pasos específicos y evita cualquier vaguedad en la forma de abordar algo. Cuanto más detallado puedas ser (a veces), mejor, y asignar tareas específicas a miembros individuales (o grupos) puede conducir a una división adecuada de las responsabilidades. 

Evita programar cada reunión

No hace falta decir que no todas las reuniones tienen que ser reuniones. A veces, la coordinación a través de tecnologías asíncronas, como los mensajes o las preguntas, es suficiente para que todo tu equipo se alinee en un plan de acción concreto. 

Esto es doblemente importante para los equipos que aprovechan al máximo las diferentes tecnologías de trabajo a distancia disponibles en la actualidad. Cuando se trabaja con equipos que probablemente se encuentren en diferentes horarios locales, tener contenido asíncrono puede ayudar a mantener a todos alineados en los siguientes pasos y en los puntos clave de discusión. 

Aprovecha las diferentes metodologías

Cuando se trata de la esquiva reunión efectiva, a veces ayuda tener algunos materiales de referencia para ayudarte en el proceso. Existen numerosas design thinking metodologías disponibles actualmente para el intrépido gestor, pero también puedes utilizar diferentes prácticas de gestión para mantener las cosas en su sitio. 

Aunque es probable que las diferentes metodologías sean las más adecuadas para sus propios casos de uso específicos (desde el Kanban hasta los mapas mentales), te corresponde a ti, como facilitador de la reunión, determinar adecuadamente qué herramienta es la mejor para la configuración actual de tu reunión. Si se hacen correctamente, estas metodologías pueden ayudar a impulsar la creatividad, facilitar la resolución de problemas, desarrollar mejores planes de acción y mucho más. 

¿Qué te cuesta?

Si ahora te preguntas cuánto cuestan tus reuniones, ¡hemos desarrollado una bonita herramienta para ayudarte!