Cómo el método del camino crítico es clave en la gestión de proyectos

¿Qué es el método del camino crítico?

La herramienta CPM es un potente instrumento que permite a los gestores controlar mejor cada proyecto a un nivel granular, trazando cada tarea individual junto con sus respectivos plazos para ofrecer una visión más holística del proyecto en su conjunto. De este modo, los gestores también podrán gestionar mejor la asignación presupuestaria, la programación e incluso supervisar el progreso de forma más eficiente para asegurarse de que todo va por buen camino. 

El Método del Camino Crítico también ayuda a los gestores a analizar los proyectos finalizados que utilizaron la herramienta para ver mejor qué tareas pueden haber retrasado el proceso y cómo prepararse mejor para proyectos similares en el futuro, a menudo conocidos como "cuellos de botella". A veces, es posible que oiga que otros usuarios lo denominan Análisis del Camino Crítico, o CPA (Critical Path Analysis). Ambas tareas son esencialmente intercambiables y se centran en el trazado de las tareas clave necesarias para la finalización de un proyecto. 

En un artículo para Harvard Business Review, los escritores F.K. Levy, G.L. Thompson y J.D. Wiest describen los tipos de proyectos que mejor se prestan al uso del método del camino crítico:

• Lo ideal es que los proyectos consistan en un conjunto bien definido de tareas, actividades o trabajos que tengan unos puntos de inicio y final claramente identificables y medibles. 
• Cada tarea, actividad o trabajo tiene la capacidad de iniciarse o detenerse independientemente de los demás (incluso los que tienen dependencias), lo que la separa de los "procesos de flujo continuo", bien definidos en su estricto cumplimiento de una rutina específica.
• Los trabajos tienen una "ruta secuencial" definida, o una secuencia predeterminada para que se complete un proyecto global concreto. 

Si su proyecto se ajusta a estos tres criterios, puede utilizar el método del camino crítico para trazar mejor las tareas internas necesarias para llevarlo a cabo. 

¿Dónde comenzó el método del camino crítico?

Fueron James Kelley y Morgan Walker, de Remington Rand y DuPont, respectivamente, quienes dieron origen a la primera iteración del Método del Camino Crítico en primer lugar. Preocupados por los problemas de las distintas ineficiencias de producción causadas por paradas y otros problemas del sistema, necesitaban encontrar una forma de identificar adecuadamente las rutas de producción que seguían siendo "críticas" para la producción, de modo que pudieran ajustar los cuellos de botella y los plazos de entrega en consecuencia. 

Ambos publicaron la teoría de su funcionamiento en su artículo "Critical-Path Planning and Scheduling" en 1959, momento en el que CPM comenzó a utilizarse también para otros sistemas industriales.

Conceptos clave

Antes de empezar a utilizar el método del camino crítico en su proyecto, es importante introducir algunos conceptos básicos que pueden ayudarle a comprender mejor los distintos elementos que forman parte de este análisis. 

Horas de inicio y fin

Una de las cosas más importantes que hay que entender cuando se trata de utilizar la metodología del camino crítico es comprender los diferentes tipos de horas de inicio y finalización que entran en el análisis de cada tarea. En términos generales, las horas de inicio y fin de cualquier tarea son bastante intuitivas en el sentido de que la hora de inicio designa cuándo se inicia algo a lo largo de la duración de un proyecto, mientras que las horas de fin denotan cuándo termina ese algo. Si se ilustra en una fórmula, se puede expresar la relación entre las horas de inicio y fin como:

Hora de inicio + Duración de la tarea = Hora de finalización

Dentro del análisis CPM, también existen los inicios más tempranos y los finales más tardíos. Entraremos en más detalle sobre estos dos conceptos más adelante, pero esencialmente el Inicio más Temprano es lo temprano que un proyecto en particular puede comenzar y el Fin más tardío es el tiempo absoluto más largo que una tarea del proyecto tomará para ser completada. 

Dependencia de tareas

Como habrá podido comprobar en su propia gestión de proyectos, algunas tareas sólo pueden iniciarse una vez que se ha completado la anterior. En el sistema del método del camino crítico, a esto se le llama "dependencias de tareas", en el que una tarea específica necesita estar indicada como continuación específica de una tarea anterior para poder empezar. Por ejemplo, no se puede hacer una tortilla sin antes batir los huevos. 

Las dependencias de tareas son importantes no sólo para obtener el plazo total de una ruta concreta dentro de su proyecto, sino también para identificar qué tareas puede ejecutar en paralelo, o al mismo tiempo que otra tarea. Esto por sí solo puede ayudarle a descubrir eficiencias de las que quizá no se hubiera percatado antes.

Tiempo de holgura

Es probable que la mayoría de los proyectos en los que ha trabajado tengan una cierta dimensión de dinamismo dentro de cada tarea. Es posible que preveas completar un determinado tramo de un proyecto en un plazo determinado, pero acabes terminándolo en otro más largo. A veces esto supone un problema para la organización, por lo que los gestores de proyectos más hábiles incluyen lo que coloquialmente se conoce como tiempo de "amortiguación" para tener en cuenta variables que pueden estar fuera de su control. 

En el método del camino crítico, este tiempo intermedio se conoce como "holgura", que es la cantidad de tiempo de un proyecto dado que puede retrasarse antes de que afecte al requisito de plazo real de un proyecto dado. 

Pasos para utilizar el método del camino crítico

Profundizando ahora en el método del camino crítico real, tendrá que seguir aproximadamente 6 pasos diferentes para ejecutar correctamente un marco de camino crítico viable y sólido en su ciclo de gestión de proyectos. Para ilustrar mejor los diferentes pasos del método del camino crítico, utilizaremos un hipotético "Proyecto A" como proyecto de ejemplo para el análisis CPM. 

Defina sus actividades

Imagina que el Proyecto A es un proyecto que ya ha realizado tu empresa y que ahora te encargan que lo gestiones tú solo. Te han dado información sobre las iteraciones anteriores del proyecto, así que tienes una idea bastante clara de las tareas necesarias para llevarlo a cabo. 

Para aplicar el método del camino crítico al proyecto A habrá que empezar por las actividades propiamente dichas. En este primer paso, tendrá que definir las diferentes tareas o trabajos dentro del Proyecto A que son necesarios para que éste se complete. Para nuestro ejemplo, imaginemos lo siguiente.

Siguiendo una estructura definida como "Tarea - Duración (Horas)":

• A - 3
• B - 5
• C - 5
• D - 7
• E - 5
• F - 3

Como puedes ver, aquí es importante anotar la duración prevista para completar una tarea específica. El propio plazo de duración puede expresarse en minutos, horas o incluso días, según el contexto de tu proyecto. Para este Proyecto A, utilizaremos horas como plazo principal. 

Identifica cualquier dependencia

Una vez que hayas dispuesto todas las diferentes actividades de un proyecto, tendrás que empezar a disponer las diferentes dependencias que tiene cada tarea. Recuerda que las dependencias son tareas que deben completarse para pasar a la siguiente tarea de la cadena. 

Para el Proyecto A, digamos que las dependencias son las siguientes:

• A - 3 - Ninguno
• B - 5 - A
• C - 5 - B
• D - 7 - A 
• E - 5 - D
• F - 3 - E,C

Basándonos en los datos anteriores, podemos ver que la tarea A es nuestra tarea inicial, ya que no tiene dependencias, mientras que las tareas B y D siguen líneas de bifurcación desde la tarea A y esencialmente dividen la ruta del proyecto en dos. Cada trayectoria sigue con las tareas C y E, respectivamente, hasta que finalmente se unen para la tarea final F. 

Visualiza a través de una Network

Puede que te haya resultado difícil imaginar los distintos pasos presentados anteriormente sucediendo en orden secuencial, y es comprensible, ya que se trata de un defecto de la explicación de tareas complejas de un proyecto mediante exposición. Por eso, un componente clave del método del camino crítico es visualizar las tareas de forma organizada. La mayoría de los gestores de proyectos utilizan el diagrama de Gantt para este proceso, pero para nuestros fines ilustrativos, utilizaremos un simple diagrama de flujo para visualizar nuestro Proyecto A a cabo. 

• A > B > C > F
• A > D > E > F

Ahora puedes ver mejor que hay dos caminos en nuestro Proyecto A, uno que va de la tarea A a las tareas B, C y F, y otro que va de la tarea A a las tareas D, E y F. 

Trazar líneas de tiempo cruzadas Network

Ahora que tenemos una red de caminos trazada, tenemos que introducir los plazos de cada camino. Para facilitar el seguimiento, puedes colocar cada tarea en una cuadrícula de 2 x 3, en la que la parte superior izquierda represente el "Inicio más temprano", la parte superior central la tarea, la parte superior derecha el "Fin más temprano", la parte inferior izquierda el "Inicio más tardío" y la parte inferior derecha el "Fin más tardío". Observa que la tarea inicial (Tarea A) tendrá 0 como inicio más temprano y más tardío, ya que es la primera tarea de nuestra secuencia. 

Empecemos con el primer proceso para trazar estas líneas de tiempo, que consiste en utilizar el método de "Paso adelante". Con el método de paso adelante, sumas las horas de inicio con las duraciones para obtener el "Fin más temprano", que luego repites con cada paso sucesivo. Por ejemplo, nuestra primera ruta (Tareas A, B, C y F) tiene una duración total de 13 horas, mientras que nuestra segunda ruta (Tareas A, D, E y F) tiene una duración total de 15 horas. Ten en cuenta que al llegar a la Tarea F comenzarán a converger las dos rutas, en este caso la hora de inicio que elegirás será la que tenga una hora de finalización mayor (no puedes comenzar la tarea F sin terminar la Tarea E, que tarda más tiempo en completarse). 

A continuación, trabaja en el desarrollo de tu "Paso hacia atrás", que utiliza la última hora de inicio de tu última actividad (en nuestro caso, la Tarea F), y trabaja hacia atrás basándote en las horas de finalización indicadas. Por ejemplo, trabajando hacia atrás desde nuestra primera ruta (Tareas A, B, C y F) empezaremos con 15 horas como último final para la Tarea C, trabajando hacia atrás hasta la Tarea B con un último inicio de 5 restando cada duración a las horas finales. Trabajar hacia atrás desde nuestra segunda ruta (Tareas A, D, E y F) se parecerá mucho al método original de la primera pasada, que comprenderás una vez que empecemos a analizar la ruta crítica. 

Identificar el camino crítico

Ahora bien, el análisis de la ruta crítica es el objetivo del método de la ruta crítica, y se caracteriza mejor por la ruta de mayor duración de tu proyecto, que también tendrá una holgura o flotación cero entre sus horas de inicio y fin tempranas y tardías. 

En nuestro Proyecto A, habrás observado que la segunda ruta (Tareas A, D, E y F) tiene la mayor duración, 15 horas. A partir de esto, podemos entender que esta ruta es nuestra ruta crítica, o la ruta que dicta correctamente el tiempo real necesario para completar el proyecto. No importa si nuestra primera ruta (Tareas A, B, C y F) se completa en un horario anterior, ya que la segunda ruta crítica aún tendrá que completarse para cumplir los requisitos del Proyecto A. Puedes volver a comprobarlo utilizando el método de Paso Atrás e identificando que no hay tiempos de holgura o flojos entre las horas de inicio y finalización, ya sea en los plazos de inicio temprano o tardío.

Mediante la identificación de la ruta crítica, puedes empezar a asignar recursos para gestionar mejor este cuello de botella de tu proceso, ya que esta ruta sigue siendo un indicador clave de cuánto durará todo tu proyecto. 

Determina los Flotantes/Slacks

Otro análisis que puedes hacer es identificar cualquier flotación o holgura dentro del propio proceso. Puesto que hemos identificado nuestra segunda ruta como nuestra ruta crítica, también entendemos que es la que tardará más tiempo en completarse en nuestro proyecto. Eso, a su vez, significa que la ruta uno tendrá un poco de margen en cuanto al tiempo de holgura para completarse, ya que nuestro Proyecto A depende de la finalización de la ruta crítica. 

En nuestro ejemplo, la holgura total, es decir, la cantidad de tiempo de holgura que tu equipo puede añadir a la duración de una ruta determinada, se calcula por el Total de inicio tardío - Total de inicio temprano o Total de finalización tardía - Total de finalización temprana. En este caso, nuestra ruta uno tiene un tiempo de holgura total de 2 horas, lo que significa que la ruta de la tarea puede tener 2 horas adicionales de tiempo de trabajo para completarse. 

Puntos clave del método del camino crítico

El Método del Camino Crítico es una herramienta increíblemente poderosa para definir la cantidad de tiempo que se necesita para completar un proyecto, así como para identificar los diferentes cuellos de botella presentes en la lista de tareas de un proyecto. El método anterior es un método bastante manual para calcular las diferentes variables integrales que ayudan a tu análisis, y puede agilizarse mucho más con el uso de un software adecuado que pueda calcular los diferentes tiempos en tu método del camino crítico. Recuerda que la utilización de pizarras online puede ayudarte a trazar mejor procesos como éste para facilitar el análisis.