Colaboración interfuncional: cómo eliminar los silos de comunicación en el trabajo en equipo

¿Quién no quiere trabajar en una organización donde haya cohesión y cada persona trabaje como una parte para que todo el cuerpo -la organización- funcione como debe? Hay un dicho que dice que el trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Y es cierto. Según un editorial reciente de la revista Forbes, el trabajo en equipo y la cooperación mejoran la eficacia en el trabajo.

Imagínese toda la organización como una gran máquina con compartimentos de trabajo separados para los departamentos que realizan sus diferentes tareas. Cada departamento está formado por personas diferentes. Para que la gran máquina que es la organización funcione sin problemas, todas las piezas deben moverse como es debido, de común acuerdo.

Como en todas las máquinas, es necesaria la lubricación. Esta lubricación permite que todas las piezas se comuniquen y se muevan como una sola pieza. Este lubricante que permite que departamentos muy diferentes entiendan lo que dicen los demás mientras persiguen un objetivo común se llama colaboración interfuncional. 

Pero, por desgracia, hay casos en los que, aunque cada departamento trabaja de forma independiente para alcanzar el objetivo de la organización, no colaboran ni se comunican activamente con otros departamentos. En esta situación, tomarán decisiones ignorantes que repercutirán negativamente en la organización. En este artículo, aprenderá a aumentar la eficacia de su organización con equipos interfuncionales y a deshacerse de los silos de comunicación. 

Pero primero, ¿qué es exactamente el "efecto silo de comunicación"?

El término "efecto silo" procede del entorno agrícola de los silos en una granja. Los silos se utilizan como almacén de grano, polvo y otras cosas con partículas insolubles. 

En el caso de las empresas y organizaciones, cuando no hay flujo de información entre departamentos separados, hay menos progreso unánime hacia el objetivo común de la organización y más avance individual y departamental. El efecto silo se produce como resultado de las lagunas de comunicación en la organización.  

Para saber cómo se inicia la mentalidad de silo en una organización, démosle primero una definición. La mentalidad de silo, según Investopedia, es la reticencia de los distintos empleados de los diferentes departamentos de una misma organización a facilitarse información práctica entre sí. 

¿Cómo empieza la mentalidad de silo?

El problema de los silos, la mayoría de las veces, empieza en la dirección de la organización. Brent Gleeson, colaborador de la revista Forbes, utiliza la palabra "goteo" para describir cómo fluye desde la cúpula de la organización a sus demás partes. Esto no quiere decir que no pueda originarse también en otras partes de la organización. Según los matices, podría. Pero la mayoría de las veces empieza en la cúspide.

La mentalidad de efecto silo podría darse cuando hay división entre los altos dirigentes de la organización, por ejemplo, cuando dos altos dirigentes de la empresa se odian. Esto podría crear segregación y facciones dentro de la organización, donde ambas facciones eligen a quién dar su lealtad. Los líderes deben saber que para que los equipos funcionen sin problemas como partes de un mismo cuerpo, su comportamiento es decisivo. 

Otras formas en que el liderazgo permite los problemas de silos es cuando microgestiona a sus equipos, o cuando la gran visión y el objetivo de la organización no se comunican eficazmente o no se comunican en absoluto. Lo que ocurre con los equipos interfuncionales es que cada uno debe ver cómo contribuye a un objetivo común y cómo se entrecruzan en puntos concretos para hacerlo posible. 

Los líderes deben hacerles ver que son como cadenas unidas, lo que hace de ellos -la organización- una pieza entera. De este modo, verán que ciertas decisiones no deben tomarse de forma aislada y que la información debe compartirse, ya que se trata de un equipo interfuncional. 

Aparte del goteo procedente de la dirección, cuando la cultura competitiva en el lugar de trabajo es tóxica, los empleados de sus respectivos departamentos tienden a guardarse la información para evitar que otros departamentos se adelanten. Sin embargo, una buena competencia es buena para las empresas. 

Permite a los empleados aspirar a la excelencia. Recompensar a los empleados y departamentos por sus logros es un buen paso. Al mismo tiempo, hay que recordar a todos los departamentos el objetivo común de la organización. 

¿Qué efectos negativos puede tener el efecto silo en un equipo?

En conjunto, las empresas incurren en pérdidas debido a la cultura del silo en sus organizaciones. Las investigaciones muestran que las empresas de Fortune 500 pierden más de 30.000 millones de dólares al año por no compartir conocimientos. Es una gran pérdida, la verdad. 

Sin embargo, esta pérdida no se produce sólo un día, sino que empieza en los equipos que participan en hacer realidad el sueño de la organización. Veamos cómo el efecto silo pasa factura a un equipo interfuncional. 

Conduce a decisiones ignorantes 

El problema de las decisiones aisladas es que sólo tienen en cuenta el punto de vista de una persona o un grupo. No pueden ver más allá de los ojos de los miembros del equipo. 

Para que en las organizaciones se tomen decisiones completas, éstas tienen que estar informadas y en ellas deben participar las principales partes del conjunto que deben estar presentes. En los equipos interfuncionales, el efecto silo impide tomar decisiones buenas y totalmente informadas, y esto puede costar muy caro a la empresa. 

Pongamos un ejemplo hipotético: Apple Inc. Si Apple decide lanzar un nuevo producto, en un lugar de trabajo donde la cultura fomenta la interfuncionalidad, workshops, y se celebrarán reuniones en distintas fases para decidir qué es lo mejor para el producto y los usuarios finales del mismo. Sin embargo, si sólo se reúnen los ingenieros y los diseñadores sin contar con el equipo de experiencia del usuario, se producirá una brecha en la experiencia del usuario porque se ha ignorado otra perspectiva importante.

No habrá colaboración entre departamentos 

Los distintos departamentos de una organización cuentan con diferentes especialistas que están bien equipados para tomar decisiones intuitivas y en solitario. Y esto es bueno. Hay que fomentarlo porque da margen a la creatividad. 

Sin embargo, también tiene su lado negativo. El trabajo se ralentiza porque se deja que avance al ritmo de un individuo, mientras que permitir que equipos de distintos departamentos se unan para hacer realidad el proyecto lo abre a ideas diversas y a la inteligencia colectiva, impulsándolo mucho más rápido de lo que habría avanzado. 

No se fomenta una cultura de unidad cuando no hay colaboraciones interdepartamentales. Los departamentos aislados pueden hacer que cada parte tenga un sentido exagerado de sí misma como equipo. Es el efecto silo.

La visión de la empresa puede perderse de vista 

Otra cosa que provoca el efecto silo es que la visión de conjunto que tiene la organización se difumina a los ojos de los distintos equipos. 

Se centran en las prioridades individuales e intentan superarse a sí mismas en la competición. Por mucho que se fomente una competencia sana en el lugar de trabajo, un cambio de prioridades con respecto al objetivo principal de la organización es peligroso para estas empresas porque las desvía de su rumbo. 

El progreso será lento o nulo 

Por último, pero no por ello menos importante. El efecto silo obstaculiza el progreso. La posibilidad de inteligencia colectiva y de impulso hacia un objetivo se ve cuando colaboran miembros de diferentes equipos departamentales. Sin embargo, la mentalidad de silo impide que esto ocurra. 

Con la presencia de silos, puede haber algún tipo de movimiento, pero se trata de un movimiento solitario que hace avanzar a un departamento concreto mientras la visión común para la empresa sufre en el asiento de atrás. El progreso individual es algo hermoso, sin embargo, el progreso corporativo es aún mejor. 

¿Qué métodos pueden mejorar la colaboración entre equipos? 

Si desea una mayor eficacia a través de la colaboración, los equipos interfuncionales son el camino a seguir. Aunque este tipo de equipos interdepartamentales son el camino a seguir cuando se pretende acabar con los silos en la empresa, cabe señalar que crear estos equipos puede ser más difícil de lo que parece. 

No siempre es sencillo conseguir que diferentes talentos y especialistas se pongan de acuerdo y trabajen juntos sin problemas. Según un estudio, el 75% de los llamados equipos multifuncionales son en realidad disfuncionales, concretamente porque aún no se han liberado del todo de los silos. 

Así pues, es crucial que, a mayor escala, los directivos de las empresas destruyan la mentalidad de silo mediante la colaboración interdepartamental utilizando métodos sistémicos. Identifiquemos algunos de ellos. 

Recuerde a su equipo el panorama general utilizando plataformas digitales multifuncionales

Para que los equipos trabajen juntos, deben tener una dirección clara, una visión de conjunto o un destino sencillo y claro. 

Es una buena motivación para que cada miembro haga aportaciones específicas según su experiencia. Y en este siglo de trabajo a distancia, en el que gran parte de la colaboración se hace digitalmente, hacer visible la gran visión sigue siendo posible.

Por ejemplo, los directivos de una empresa utilizan la plataforma visualKlaxoon para asegurarse de que sus equipos no pierden de vista el propósito para el que fueron creados. Aunque la inteligencia individual es hermosa, ¿cuánto más cuando hay un equipo de mentes tan grandes con los ojos puestos en un objetivo común? 

Repartir las responsabilidades

¿Se imagina estar en un equipo en el que nadie sabe cuál es su papel? 

Es como estar en un autobús y que nadie sepa a ciencia cierta quién es el conductor ni quiénes son los pasajeros. El resultado será que algunas personas acabarán asumiendo tareas que no son de su competencia, lo que ralentizará el proceso de creación. 

Otra cosa que puede ocurrir es que algunos se encarguen de muchas menos tareas de las que les corresponden, mientras que otros se verán sobrecargados y abrumados. Los directivos de las empresas, al crear equipos de colaboración interfuncionales, deben procurar que no haya una proporción injusta de tareas. 

A decir verdad, algunos miembros del equipo pueden recibir más tareas en función de su talento y experiencia, pero la equidad debe estar en primer plano a la hora de asignar tareas. Así se evitan resentimientos entre los miembros del equipo. Además, saber de dónde proceden sus conocimientos les da un sentido de finalidad y los unifica en un mismo espíritu.

Promover la comunicación abierta

Si quiere que la colaboración entre equipos multifuncionales tenga éxito, la comunicación es crucial. Las conversaciones difíciles tienen que producirse. De este modo, los miembros pueden hablar abiertamente y hacer aportaciones. Sin embargo, a la hora de comunicar, también hay que tener en cuenta los valores de la empresa. 

Por ejemplo, no se debe hablar con condescendencia ni insultar a otro miembro en lo que respecta a su idea o contribución. Todo el mundo debe poder exponer por igual sus ideas sobre el producto o servicio en el que se está trabajando. De este modo, hay más espacio para la innovación y la creatividad.

También es necesario un espacio para la comunicación abierta. 

Una buena idea es tener la comunicación del equipo en un solo lugar. Así se evita que los miembros del equipo se sientan abrumados con una gran cantidad de información distribuida por muchos lugares. No está de más decir que en este siglo de trabajo virtual, los equipos necesitan una buena plataforma virtual para una comunicación abierta y eficaz. 

Permitir brainstorming y la colaboración

Cuando los equipos se reúnen por primera vez, al no estar familiarizados entre sí ni con los métodos de cada uno, al principio pueden parecer lentos. 

Pero la mayoría de las veces, los empleados están dispuestos a colaborar y hacer que el sueño funcione. Sólo necesitan algo de tiempo y libertad para repartir ideas. Por eso brainstorming ha demostrado ser un buen medio para que los colaboradores aporten ideas innovadoras. 

Organiza sesiones para que tus equipos brainstorm y den a conocer sus ideas. Descubrirás que están más dispuestos de lo que crees a hacer realidad el sueño de la organización. 

En conclusión, una gran máquina funciona porque sus distintas piezas funcionan e interactúan entre sí. Su empresa funciona mejor cuando todos sus departamentos funcionan como un gran equipo. Sin embargo, los silos de comunicación pueden impedir que funcione sin problemas. 

Para destruir la mentalidad de silo, debe fomentar intencionadamente una cultura de comunicación. Como directivo de una empresa, depende de usted crear una cultura que fomente la colaboración interfuncional. Klaxoon productos le proporcionan los recursos que necesita para conseguirlo.