5 formas sencillas de reducir los costes de gestión de proyectos

¿Cuáles son los principales costes de la gestión de proyectos?

Existe una amplia gama de costes asociados a la gestión de proyectos, que variarán en función del tipo de proyecto que se emprenda, así como de su alcance y duración. Entre ellos figuran:

Trabajo

Hay que tener en cuenta cuánto se va a pagar a los gestores del proyecto, a los miembros del equipo y al resto del personal implicado mientras dure el proyecto. Obviamente, cuanto más dure, más caro será.

Materiales y equipos 

Los grandes proyectos suelen requerir determinados materiales y equipos que pueden resultar costosos, sobre todo si después no se pueden volver a utilizar fácilmente.

Comunicación y tecnología

El hardware, el software y otras herramientas tecnológicas y de comunicación, como las plataformas de colaboración, son necesarios para ejecutar un proyecto con eficiencia y eficacia. Tienen que ser asequibles, accesibles y fiables.

Viajes y logística 

Los desplazamientos de los miembros de un equipo a diferentes lugares pueden suponer costes considerables. La colaboración a distancia desde distintos espacios de trabajo puede ser un uso menos costoso y más eficiente del tiempo y los recursos.

Riesgos e imprevistos 

Los proyectos pueden requerir seguros y/o gastos legales, así como otras estrategias de gestión de riesgos. Habrá que disponer de planes de contingencia y presupuestos para cualquier circunstancia imprevista.

¿Cómo pueden ayudar los métodos eficientes a reducir los costes de gestión de proyectos?

Gestionar grandes proyectos puede ser una tarea compleja y costosa. Una gestión eficaz de los proyectos con las herramientas y metodologías adecuadas puede ayudar a mantener los costes bajo control. Aumentar la eficacia y el trabajo en equipo puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a un proyecto. Utilizar las herramientas adecuadas para realizar el seguimiento, gestionar y supervisar los proyectos puede ayudar a garantizar que las personas sepan cuáles son sus responsabilidades y que sus proyectos se mantengan dentro de los plazos previstos. Utilizar métodos y herramientas mejores y más eficaces ayudará a ahorrar tiempo y dinero y mejorará la cohesión y el trabajo en equipo.

Los equipos que trabajan bien juntos son un activo para una empresa para algo más que la gestión de proyectos. Si proporcionas a tus equipos un eje centralizado para todo lo relacionado con el proyecto que además cuente con todas las funcionalidades que necesitarán para ejecutarlo, gestionarlo y realizar su seguimiento, podrás ayudarles a trabajar mejor juntos.

Utilización de una pizarra en línea para la gestión de proyectos

Una pizarra en línea puede utilizarse como punto de acceso a todos los documentos relacionados con un proyecto y permitir que todos los miembros del equipo contribuyan por igual. Las herramientas de gestión del tiempo y las tareas garantizan que todo el mundo esté de acuerdo, conozca los plazos y sepa quién es responsable de cada cosa. Una pizarra virtual es útil para el trabajo síncrono y asíncrono reuniones y workshops, así como para el trabajo diario necesario para sacar adelante un proyecto. Al estar en línea, pueden acceder a ella trabajadores híbridos y remotos. Esto permite que los equipos funcionen con eficacia y eficiencia, independientemente de si operan juntos en el mismo espacio de trabajo o no.

5 metodologías de gestión de proyectos que ayudan a reducir sus costes

1. Kaizen

El término kaizen procede de la filosofía de gestión japonesa y forma parte del "Toyota Way". Se refiere a la práctica de la mejora continua: hacer pequeñas mejoras continuas tendrá un impacto incremental a lo largo del tiempo. El objetivo es identificar las áreas susceptibles de mejora, aplicar los cambios y, a continuación, evaluar y perfeccionar continuamente un proyecto para asegurarse de que es cada vez más eficaz y eficiente.

Hay varios principios en la base del Kaizen. Algunos dirán que hay tres principios fundamentales en la metodología, otros dirán que hay quince. Sin embargo, estos son algunos de los principios básicos de este enfoque:

• Deja de lado las suposiciones.
• Sea proactivo y encuentre soluciones para los problemas.
• No acepte el statu quo.
• No busque la perfección: trabaje por un cambio iterativo y adaptativo.
• Busca soluciones para los errores que cometas.
• Cree un entorno de igualdad para que todos sientan que pueden contribuir.
• Busque información y opiniones desde diferentes perspectivas.
• Sea creativo a la hora de buscar pequeñas mejoras de bajo coste.
• Nunca dejes de mejorar.

Estos principios pueden ayudar a reducir costes de varias maneras. Por ejemplo, el Kaizen hace hincapié en la identificación y eliminación de residuos, que pueden incluir cualquier paso o proceso innecesario. La mejora y optimización de los procesos debería traducirse en una mayor eficacia. Se anima a los trabajadores a responsabilizarse de su trabajo y a buscar continuamente formas de mejorar. Todo ello puede contribuir a un uso más eficiente de los recursos y a una reducción de los costes.

2. La matriz Eisenhower

La Matriz Eisenhower ayuda a priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia percibidas. La metodología debe su nombre al expresidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, de quien se dice que "lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante".

La Matriz Eisenhower consta de cuatro categorías y está formada por una cuadrícula de 2x2. Las tareas se clasifican en función de criterios de urgencia e importancia. Las tareas se clasifican en función de criterios de urgencia e importancia. Las 4 categorías de la matriz son:

Urgente e importante

Las tareas de esta categoría requieren atención inmediata y deben completarse lo antes posible. Puede tratarse de algo que debe realizarse en un plazo concreto o de un problema crítico que debe resolverse de inmediato.

No es urgente, pero es importante

Las tareas de esta categoría son importantes, pero puede considerarse que no requieren atención inmediata. Pueden planificarse y programarse porque son fundamentales para alcanzar objetivos a largo plazo, pero no tienen que hacerse inmediatamente. Este tipo de tareas incluye, por ejemplo, la planificación a largo plazo y el pensamiento estratégico.

Urgente pero no importante 

A menudo las tareas pueden parecer urgentes, pero no tienen la suficiente importancia como para exigir que se lleven a cabo inmediatamente. Por lo general, no contribuyen a los objetivos a largo plazo ni tienen consecuencias significativas si se realizan (o no se realizan). Estas tareas pueden delegarse en otros o simplemente eliminarse para liberar tiempo para actividades más importantes. Las reuniones innecesarias y las tareas administrativas menores son ejemplos de tareas urgentes pero no importantes.

No es urgente ni importante 

Estas tareas son de baja prioridad, y deberías ser capaz de eliminarlas o minimizarlas en la medida de lo posible. Por ejemplo, ignorando correos electrónicos y notificaciones irrelevantes, o no dedicando tiempo a otras distracciones que no contribuyen al panorama general ni a los objetivos futuros.

Si clasifica sus tareas según este método, podrá priorizar mejor su tiempo y centrarse en las cosas más importantes y urgentes. De esta forma no ignoras las actividades importantes que no son urgentes, simplemente las planificas en tu horario, pero eliminas aquellas tareas que no tienen valor.

3. El ciclo PDCA - Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar

El ciclo PDCA forma parte del enfoque kaizen de la gestión de proyectos. Los miembros del equipo, trabajando juntos, pueden aplicar pequeños cambios incrementales que tienen un gran impacto a lo largo del tiempo. La metodología fue desarrollada por primera vez por Walter Shewhart en la década de 1930 y popularizada posteriormente por W Edwards Deming, quien hizo hincapié en el estudio (S) en lugar de la comprobación (C): su versión se conoce como ciclo PDSA o Rueda de Deming. El ciclo PDCA/PDSA puede repetirse, y no ser simplemente un proceso puntual para resolver un problema concreto.

Los cuatro pasos del ciclo PDCA son:

Plan 

En la fase inicial, tendrá que definir el problema o la oportunidad y elaborar un plan para abordarlo. Tendrá que fijar objetivos claros y establecer un plan de acción detallado.

Visite 

En la segunda fase se ejecuta el plan elaborado. Esto implicará emprender las actividades identificadas en el plan y recopilar datos para poder analizar los resultados de forma objetiva.

Consulte 

Una vez evaluados los resultados del plan, puede compararlos con los objetivos iniciales. Se trata de evaluar si el plan ha alcanzado los resultados previstos.

Actuar 

Una vez realizados los tres primeros pasos, puede tomar medidas en función de los resultados. Si ha resultado satisfactorio, podrías estandarizar un nuevo proceso. Otra posibilidad es seguir perfeccionándolo volviendo sobre las partes anteriores del proceso. Si el resultado no ha sido un éxito, puedes volver a la fase inicial de planificación e intentar desarrollar un nuevo enfoque "en plena forma".

4. PERT - Técnica de evaluación y revisión de programas

PERT es una metodología desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina estadounidense en la década de 1950. Se utilizó para apoyar el proyecto del submarino nuclear Polaris y se diseñó para analizar y representar las tareas necesarias para completar un proyecto. Los gráficos PERT ayudan a los gestores a evaluar la cantidad de tiempo y recursos que probablemente necesitará un proyecto.

Un gráfico PERT crea una representación visual de un proyecto y de las tareas que serán necesarias. Se utilizan círculos o rectángulos -denominados nodos- para representar los acontecimientos o hitos del proyecto. A continuación, se unen mediante vectores (líneas) que representan las distintas tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto y las dependencias entre ellas. De este modo se puede visualizar más fácilmente la secuencia de tareas y la relación entre ellas.

A continuación, pueden aplicarse al gráfico estimaciones del tiempo probable que llevará cada tarea. Estas estimaciones pueden asignarse como optimistas , pesimistas o más probables/esperadas. El tiempo optimista sería el mínimo posible, suponiendo que todo vaya mejor de lo esperado. El tiempo pesimista es el tiempo máximo posible necesario, suponiendo que todo vaya mal y se tarde más de lo esperado. El tiempo más probable o esperado estará en algún punto intermedio, basado en una "mejor estimación" y es la cantidad media de tiempo que se necesitaría.

A partir de estas estimaciones, puede utilizar el método PERT para calcular el tiempo previsto para cada tarea y, a partir de ahí, el tiempo total previsto que se necesitará para completar un proyecto. Esto permite a los gestores de proyectos identificar con mayor eficacia y eficiencia posibles cuellos de botella y problemas, y programar y asignar recursos.

5. Retrospective

La metodología de gestión de proyectos Retrospective es una reunión o proceso en el que se revisa el rendimiento de un proyecto, se identifican las lecciones aprendidas y se planifican mejoras para futuros proyectos. Un equipo de proyecto examina lo que ha ido bien, lo que no ha ido bien y lo que puede mejorarse. Tendrán en cuenta los objetivos, los plazos, el presupuesto, las expectativas de las partes interesadas y aspectos como el trabajo en equipo y el rendimiento general.

El método incluye:

• Recopilación de información y datos sobre los resultados del proyecto.
• Analizar los datos recogidos para identificar tendencias y áreas de mejora.
• Elaborar un plan de acción para resolver los problemas detectados y realizar mejoras.
• Aplicación del plan de acción en futuros proyectos.

Los modelos de métodos de gestión de proyectos listos para usar facilitan aún más el trabajo en equipo

Las pizarras en línea son la herramienta ideal para la gestión de proyectos. Con un sinfín de plantillas preparadas para metodologías de gestión de proyectos reconocidas, pueden mejorar el trabajo en equipo y reducir los costes del proyecto al mismo tiempo. Puede utilizar las pizarras virtuales para mantener los documentos del proyecto en un solo lugar, asignar y gestionar tareas, trabajar de forma sincrónica o asincrónica y utilizar las herramientas y plantillas en línea para una gestión de proyectos más eficaz y eficiente.

Las pizarras blancas son una parte vital del proceso de gestión visual tan importante en la gestión eficaz de proyectos y design thinking. Y las pizarras en línea tienen un alcance mucho mayor que las tradicionales. Templates Las pizarras digitales , las metodologías y otras herramientas visuales pueden ayudar a los gestores de proyectos y a sus equipos a trabajar juntos de forma más eficaz, recabar información e identificar áreas de mejora.

Encuentre los recursos adecuados para una gestión eficaz de los proyectos

Una pizarra en línea y todas sus herramientas asociadas harán que su equipo de gestión de proyectos sea más eficiente y, por tanto, reducirá costes. Por qué no echa un vistazo a nuestros recursos de plantillas y consejos para la gestión de proyectos?