Onboarding aus der Ferne: Wie du es effizient machst, überall und zu jeder Zeit
Onboarding ist für viele von uns, die in eher formalisierten Büros gearbeitet haben, kein neues Konzept. Du bist wahrscheinlich daran gewöhnt, dass dies in den ersten ein bis zwei Wochen in einer neuen Rolle in einem Unternehmen geschieht, oft gefüllt mit Schlagwörtern und Erinnerungen an die Einhaltung von Vorschriften, um sicherzustellen, dass du nicht nur besser über deine Arbeit informiert bist, sondern auch genau weißt, was das Unternehmen tut.
Aber Arbeitsstile und -umgebungen verändern sich, und es wird dir schwer fallen, jemanden zu finden, der nicht glaubt, dass diese Veränderungen auch tiefgreifende Auswirkungen auf die Onboarding-Prozesse haben. Von der Einführung und der plötzlichen Beschleunigung der Fernarbeit in unseren Arbeitsbereichen bis hin zu einem allgemeinen Kulturwandel in Bezug auf die Art von Arbeit, die Mitarbeiter/innen interessant finden, geht die Rolle des Onboardings jetzt über die Einführung hinaus und geht in Richtung eines vollständigen, ganzheitlichen Überblicks über dein Unternehmen und einer Erklärung, warum die Arbeit, die du machst, wichtig ist.
Da sich der Umfang des Onboarding erweitert hat, ist es wichtig, dass auch die Praktiken, die es umgeben, erweitert werden. Es gibt einige wichtige Praktiken, die zum Standard bei der Einarbeitung geworden sind, aber auch diese müssen angepasst werden, wenn man die dynamische und besondere Umgebung der Fernarbeit berücksichtigt. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, selbst einige der traditionellsten Taktiken für die Einarbeitung auf die Fernarbeit zu übertragen.
Die Bedeutung eines erfolgreichen Onboardings
Es kann leicht sein, das Onboarding als einen unbedeutenden Schritt auf dem Weg in eine neue Rolle abzutun. Aber wenn das Onboarding richtig gemacht wird, können neue Teammitglieder besser in ihre spezifischen Aufgaben, Werkzeuge und sogar ihre persönlichen Ziele im Unternehmen integriert werden. Es gibt noch einen weiteren Grund, warum das Onboarding bei einigen der besten Unternehmen in verschiedenen Branchen immer wieder vorkommt: Es bietet eine gute Einführung in die Unternehmenskultur.
Da ein größerer Prozentsatz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute viel mehr Wert darauf legt, in einem Unternehmen zu arbeiten, das ihren Werten entspricht, kann eine frühzeitige Einführung der Unternehmenskultur dazu beitragen, dass du auf dem Markt wettbewerbsfähig bleibst und die besten Talente für dich gewinnen kannst. Aber es kann schwierig sein, eine Kultur zu etablieren, geschweige denn, sie dauerhaft zu pflegen. Die Aufgabe des Onboardings ist es daher , die Unternehmenskultur, die Werte, die Mission und die Vision auf eine Art und Weise darzustellen, die für neue Mitarbeiter/innen und Rollenwechsler/innen verständlich und interpretierbar ist.
Entscheidend für das Onboarding ist, dass diese Art von "Einarbeitung" ein kontinuierlicher Prozess ist und nicht eine einmalige Sache, die du zu Beginn deiner Karriere machen musst. Auch wenn du aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters in einer bestimmten Funktion ein gutes Verständnis des Unternehmens entwickelt hast, kann sich diese Perspektive durch eine Beförderung oder einen Abteilungswechsel in gewisser Weise ändern. Das gilt auch für Situationen wie größere organisatorische Veränderungen, neue Richtlinien und Führungsanforderungen. Gute Onboarding-Programme sind daher so angelegt, dass auch bestehende Mitarbeiter/innen mit den für ihre beruflichen Bedürfnisse wichtigsten Themen des Unternehmens "re-onboarded" werden.
Verschiedene Arten von Onboarding
Onboarding ist zwar für viele ein Standardprozess, aber in den verschiedenen Branchen, Unternehmen und sogar in einzelnen Abteilungen und Teams gibt es viele verschiedene Formen. Natürlich sollten in der Einführungssitzung wichtige Themen wie Aufgaben und Zuständigkeiten, Organisationsstruktur, wichtige Compliance-Regeln und die allgemeine Kultur, die das Unternehmen in den Arbeitsstil des neuen Mitarbeiters integrieren möchte, behandelt werden.
Um dies zu erreichen, müssen die Unternehmen den besten Weg für ihren spezifischen Kontext finden, um die Informationen weiterzugeben und, was fast genauso wichtig ist, alle Fragen zu beantworten, die die neuen Mitarbeiter/innen im Rahmen ihres Onboarding-Prozesses haben könnten. Da solche allgemeinen Einführungsveranstaltungen in der Arbeitswelt noch relativ neu sind, haben die Manager/innen drei nützliche, übergreifende Praktiken gefunden, die auch dir als Leitfaden für deine Einführungsveranstaltung dienen können.
Live Sitzungen
Eine der einfachsten, aber zugegebenermaßen effektivsten Möglichkeiten, eine Onboarding-Sitzung durchzuführen, sind direkte Live-Sitzungen. Diese seminarähnlichen Schulungen können deine neuen Mitarbeiter/innen besser mit allen wichtigen Informationen versorgen, die auf der Checkliste für die Einarbeitung stehen. Dabei ist es für das betreffende Unternehmen sehr wichtig , ein standardisiertes Format zu haben, denn diese Schulungen werden im Laufe der verschiedenen Einstellungszyklen des Unternehmens oft mehrfach wiederholt.
Für kleinere Unternehmen, die nicht über den größten Pool an Ressourcen verfügen, kann dies eine besondere Herausforderung sein. In der Praxis bedeutet dies jedoch nur, dass du ein festes Präsentationsdeck brauchst, das du bei Bedarf aktualisieren kannst, um es besser an Veränderungen im Unternehmen anzupassen.
Auch wenn diese Praxis in der Arbeitswelt weit verbreitet ist, hat sie auch ihre Nachteile. Erstens musst du wahrscheinlich eine größere Gruppe von Menschen zusammenbringen, um diesen Prozess effizient zu gestalten. Das bedeutet, dass du deine Einstellungszyklen besser auf den Zeitpunkt des Onboardings abstimmen musst. Außerdem brauchst du wahrscheinlich einen physischen oder digitalen Raum, der die Kapazität einer Gruppe von Neueinstellungen über mehrere Stunden hinweg bewältigen kann. Das bedeutet, dass du einen fertigen Hörsaal zur Verfügung haben musst oder einen virtuellen Besprechungsraum im Remote- oder Hybrid-Stil vorbereiten musst. Außerdem kann der einseitige Dialog, der normalerweise entsteht, wenn ein/e Moderator/in über einen längeren Zeitraum diskutiert, das Engagement behindern und sich darauf auswirken, wie gut jemand die präsentierten Informationen aufnimmt.
Asynchrone Materialien
Angesichts der oben genannten Probleme, die bei Live-Sitzungen häufig auftreten, kann es schwierig sein, alle Teilnehmer/innen im gleichen Tempo einzubinden, ohne dass wichtige Informationen im Rauschen untergehen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Unternehmen gefunden haben, um dieses Problem zu lösen, ist die Entwicklung von nützliche asynchrone Materialien die die Einarbeitung abdecken, damit die neuen Mitarbeiter/innen sie in Ruhe durchgehen können.
Es mag wie ein völlig anderes Unterfangen erscheinen als das, was Ausbilder/innen gewohnt sind, aber asynchrone Materialien können auf einfache, aber wirkungsvolle Weise eingesetzt werden. Zum Beispiel können gedruckte Materialien, die die Kernaspekte des Unternehmens umreißen, nützlich sein, um die Teilnehmer/innen auch nach dem Live-Aspekt des Onboarding-Prozesses zu beschäftigen.
Manche Unternehmen gehen sogar noch einen Schritt weiter und integrieren diesen Gedanken in ihre Produkte. Wenn dein Unternehmen eine bestimmte Botschaft als Teil seiner allgemeinen Unternehmensausrichtung vertritt, kann es diese auch durch verschiedene Büroausstattungen unterstreichen, die dasselbe ausdrücken. Unternehmen wie LinkedIn, Google und Microsoft sind so groß, dass sie ihre eigene interne Produktlinie entwickelt haben, die dazu beiträgt, die zentralen Werte zu vermitteln, an die das Unternehmen glaubt. Auch kleinere Unternehmen können dies durch einfache, gebrandete Büroartikel erreichen. Achte nur darauf, dass alles, was du zur Repräsentation deines Unternehmens verwendest, angemessen ist und mit der Vision deines Unternehmens übereinstimmt.
Hybrides Engagement
Da es zwei verschiedene Arten der Einarbeitung gibt, ist es nur natürlich, dass du versuchst, die Stärken der beiden zu kombinieren, um ihre jeweiligen Schwächen abzumildern. Gedruckte Materialien können dazu beitragen, das in einem Live-Seminar Gelernte zu vertiefen, oder als Vorab-Lektüre verschickt werden, um neue Mitarbeiter/innen besser darüber zu informieren, was sie erwartet.
Das Wichtigste dabei ist, dass deine neuen Mitarbeiter sich engagieren und mitmachen, denn so können sie sich besser in die Unternehmenskultur und die Ziele des Unternehmens einbringen. Deshalb solltest du für Abwechslung sorgen, indem du Aktivitäten und workshops anbietest, die deine Teilnehmer/innen stärker einbinden können. Oft nutzen Unternehmen Quizspiele, um zu testen, ob die Mitarbeiter die Informationen aufgenommen haben, und bieten ihnen gleichzeitig Anreize in Form von interessanten Gutscheinen und Waren.
Hier sind dir keine Grenzen gesetzt, und du solltest es gut machen, denn dies ist der erste Eindruck, den du deinen Mitarbeitern an ihrem ersten Tag im Büro vermittelst.
Onboarding für die Fernnutzung übersetzen
Wir haben bereits erwähnt, dass das Onboarding ein fortlaufender Prozess sein wird und nicht nur in den ersten Wochen einer bestimmten Rolle stattfindet. Die Planung und Durchführung dieser Aktualisierungen kann jedoch einen hohen Aufwand an Ressourcen und Teamarbeit erfordern, vor allem, wenn wir die drei allgemeinen Onboarding-Stile betrachten, die am Arbeitsplatz vorherrschten.
Da Fernarbeit jedoch weniger die Ausnahme als vielmehr der Standard ist, haben sich die Onboarding-Praktiken geändert, um diesen neuen Gegebenheiten besser gerecht zu werden. Interessant ist, dass diese Veränderungen nicht nur zu höheren Kosten und einer stärkeren Belastung deiner Ressourcen führen, sondern auch gewisse Effizienzgewinne mit sich bringen, die bei persönlichen Einführungsveranstaltungen nicht erreicht werden können.
Egal, ob es sich um Effizienzsteigerungen durch bessere Technologien oder um eine größere Veränderung der Fähigkeiten in Verbindung mit sehr unterschiedlichen Arbeitsumgebungen handelt, die Umstellung auf Remote Onboarding ist definitiv ein Schritt, der es dir nicht nur ermöglicht, mit neuen Mitarbeitern unabhängig von ihrem Wohnort in Kontakt zu treten, sondern dies auch auf effektive und kosteneffiziente Weise zu tun.
Virtuelle Konferenzen
Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung war es nicht verwunderlich, dass die meisten Unternehmen als Erstes die Funktionen für virtuelle Konferenzen eingeführt haben. Besprechungen sind nach wie vor notwendig, um Dinge innerhalb eines Unternehmens zu erledigen, und das gilt auch für die Einarbeitung von Mitarbeitern, die bereit sind, ihre Reise im Unternehmen zu beginnen.
Deshalb ist es wichtig, dass du die Onboarding-Seminare deines Unternehmens auf ein virtuelles Format umstellst. Diese Strategie bietet deinem Team sogar mehr Kosteneffizienz, da du keinen ausreichend großen Veranstaltungsraum mehr reservieren musst, um diese Sitzungen abzuhalten (und außerdem zusätzliche Kosten für Lebensmittel und Materialien vermeidest). Hier kannst du alle oben genannten Erkenntnisse nutzen, vor allem die, die sich auf das Engagement durch Online-Interaktionen und kleinere Dinge wie virtuelle Hintergründe konzentrieren.
Virtuelles Onboarding ist mittlerweile die Norm, da Unternehmen zu einem weitgehend hybriden System übergehen, bei dem sowohl die Schulungsleiter/innen als auch die Teilnehmer/innen die Flexibilität genießen, wann und wo sie an der Orientierung teilnehmen können. Vor allem die Schulungsleiter/innen haben mehr Kontrolle, da sie im Grunde nur sicherstellen müssen, dass ihre Online-Räume ordnungsgemäß funktionieren, und sie können die Sitzung sogar aufzeichnen und mit denjenigen teilen, die gerade nicht anwesend sind. Diese virtuellen Einführungsveranstaltungen sorgen nicht nur für mehr Effizienz, sondern auch dafür, dass die Teilnehmer/innen, die aus dem einen oder anderen Grund nicht vor Ort sein können, besser eingebunden werden .
Online-Lernmodule
Auch wenn Live-Konferenzseminare sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf die Durchführung effizient sind, haben sie doch einige der gleichen Tücken wie persönliche Live-Sitzungen, nämlich die Notwendigkeit, dass sie synchron sind. Auch wenn gedruckte Materialien und Waren das Onboarding-Erlebnis verbessern können, kann es in der heutigen Arbeitsumgebung schwierig sein, neue Mitarbeiter/innen schnell und effektiv zu erreichen.
Aber ähnlich wie bei virtuellen Konferenzen hat die Technologie einen Weg gefunden, asynchrone Materialien zu entwickeln, um Informationen auf eine ansprechende Art und Weise zu vermitteln: Lernmodule. Diese einfachen interaktiven Präsentationen binden deine neuen Mitarbeiter/innen aktiv in den Lernprozess ein, indem sie Fallstudien, Frage-Check-Ins und Multimedia-Funktionen in ein kurzes Schulungsmodul einbinden. Das Beste daran ist, dass sie rein asynchron ablaufen, d.h. deine neuen Mitarbeiter/innen können die Fragen zu dem Zeitpunkt beantworten, der für sie am besten geeignet ist.
Plattform-Zusammenarbeit
Nach all dem, was wir bisher über virtuelle Konferenzen und Online-Schulungsmodule besprochen haben, wissen wir, dass die Technologie in der Tat eine große Rolle dabei spielt, wie deine Mitarbeiter/innen in der heutigen Fernarbeitslandschaft eingearbeitet werden können. Das ist eine Chance für dein Unternehmen, sich von der einseitigen Diskussion über die Art und Weise, wie das Onboarding gehandhabt wird, zu einer mehr zweiseitigen Konversation darüber zu entwickeln, was das Unternehmen von seinen neuen Mitarbeitern erwartet und was die neuen Mitarbeiter vom Unternehmen erwarten.
Heutzutage, wo die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle spielt und Arbeitgeberleistungen über die Vergütung hinaus ein wichtiger Wettbewerbsfaktor sind, kann ein Dialog zwischen den Beschäftigten helfen, besser zu verstehen, was dein Unternehmen tun muss. Nutze Online-Umfragen und starte sogar anonyme Umfragen, um sicher und effizient Informationen zu sammeln. Du kannst sogar digitale Whiteboards verwenden, um Feedback visuell zu sammeln und anderen die Kommentare ihrer Kollegen neben ihren eigenen zu zeigen. Mit diesen Remote-Onboarding-Strategien kannst du ein Programm entwickeln, mit dem du deine Mitarbeiter/innen schneller, überall und jederzeit in dein Unternehmen einführen (und dein Unternehmen an neue Talente anpassen) kannst.