Die besten Praktiken für das Onboarding deiner Mitarbeiter
Als neuer Mitarbeiter ist es definitiv nervenaufreibend, ein Unternehmen mit der Erwartung zu betreten, dass du lernen musst, wie die Dinge innerhalb und außerhalb des Unternehmens funktionieren, und zwar schnell. Aber der Druck, der auf die Mitarbeiter/innen ausgeübt wird, ist oft viel zu sehr auf ihre eigenen persönlichen Fähigkeiten ausgerichtet, um alles, was ihre Rolle und das Unternehmen als Ganzes betrifft, zu erfassen und richtig zu verarbeiten.
Das Unternehmen ist oft genauso verantwortlich (manche würden sagen, sogar noch mehr) für die richtige Integration oder das "Onboarding" eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen, sein Team, seine Rolle und vieles mehr. Aber selbst mit diesem Verständnis neigen Unternehmen dazu, an der Startlinie zu stolpern, indem sie den Onboarding-Prozess unsachgemäß handhaben und die neuen Mitarbeiter/innen sich selbst überlassen.
Aber nur weil etwas in der Branche weit verbreitet ist, heißt das nicht, dass es auch so bleiben muss.
Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitern
Beachte, dass es sich hierbei zwar um relativ gängige und effektive Praktiken handelt, die tatsächliche Umsetzung und Ausführung jeder Strategie aber wahrscheinlich vom Kontext und der Situation abhängt, in der sich dein Unternehmen befindet. Studiere jede der Praktiken genauer und überprüfe, wie jede einzelne entwickelt und in ein ausgewähltes partizipatives Team integriert werden kann, um zu sehen, wie du sie später auf die gesamte Organisation übertragen kannst.
Workable, eine Plattform für Personalressourcen, hat bei der Entwicklung neuer Onboarding-Prozesse festgestellt, dass ein Großteil der Überlegungen durch Erkenntnisse und die Identifizierung von Mitarbeiterbedürfnissen generiert werden sollte. Dennoch kann es hilfreich sein, über eine Reihe von umsetzbaren Strategien zu verfügen, um den endgültigen Stand des Onboarding-Prozesses im Unternehmen zu erreichen.
Referenzmaterialien entwickelt (und aktualisiert) haben
Eine der besten Möglichkeiten, ein Onboarding-Programm für Mitarbeiter zu entwickeln, besteht darin, alles als separates Tool zu entwickeln, das den Mitarbeitern für ihre Neueinstellungen zur Verfügung steht, unabhängig davon, welchen Schwerpunkt oder welche Spezialisierung sie haben.
Du kennst das vielleicht von Stellen, bei denen das Onboarding per Fernzugriff und asynchron über E-Learning-Plattformen erfolgt ist. Mit dem zunehmenden Trend zur Telearbeit haben Personalverantwortliche damit begonnen, diese Art von Einarbeitungstaktiken zu entwickeln (mit gemischtem Erfolg). In ihrem Artikel "Onboarding Can Make or Break a New Hire's Experience" schreiben Sinazo Sibisi und Gys Kappers, dass Remote-Onboarding-Trainings für Arbeitgeber die größte Herausforderung darstellen, da ein Drittel von ihnen Schwierigkeiten hat, überhaupt einen Prozess dafür zu etablieren.
Deshalb sind diese Referenzmaterialien der Schlüssel zum Onboarding, da es sich um zugängliche Dokumente handelt, die Aspekte des Unternehmens besser erklären können, die für den neuen Mitarbeiter zu lang oder zu kompliziert sind (oft beides), um sie später und bei Bedarf nachzulesen. Diese Art von Materialien müssen nicht vollständig animiert oder interaktiv sein. Manche Unternehmen halten den Großteil der Details in separaten Anhangsdokumenten abseits der einfacheren Schulungsmodule fest.
Wichtig ist, dass diese Referenzmaterialien dazu da sind, die Unsicherheiten und Bedenken deines neuen Mitarbeiters zu beseitigen. Außerdem musst du diese Materialien immer wieder aktualisieren, wenn du neue organisatorische Veränderungen vornimmst. Wenn du neue Mitarbeiter/innen mit veralteten Materialien einarbeitest, kann das zu mehr Verwirrung führen, als wenn sie gerade erst angefangen haben.
Angabe der wichtigsten Personen und Stakeholder
Unabhängig davon, wie gut du dein Referenzmaterial gestaltest, gibt es zwangsläufig Aspekte des Unternehmens und des Lehrmaterials, die für den neuen Mitarbeiter noch geklärt werden müssen. Diese Fragen können von allgemeinen Fragen bis hin zu spezifischeren und präziseren Fragen reichen, die eine Expertenmeinung erfordern. Für beide Szenarien und alles, was dazwischen liegt, empfehlen wir, dass du die wichtigsten Personen und Interessengruppen im Unternehmen so früh wie möglich im Rahmen des offiziellen Onboarding-Prozesses vorstellst.
In einem Artikel in Business News Daily schreibt der Redakteur Adam Uzialko, dass 30 % aller Onboarding-Prozesse eine "Team-Meeting"-Phase beinhalten, in der neue Mitarbeiter/innen ihre direkten Teamkollegen/innen, ihren Vorgesetzten sowie alle anderen funktionsübergreifenden Personen kennenlernen, mit denen sie regelmäßig zu tun haben.
In dieser Hinsicht können sich die neuen Mitarbeiter/innen auch sozial besser in das Unternehmen integrieren, da sie durch ihre Arbeitsverpflichtungen auf natürliche Weise mit immer mehr Menschen in ihrem Umfeld in Kontakt kommen. Diese Interaktionen können sich aus der Notwendigkeit ergeben, Fachwissen von anderen zu erwerben oder eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Projekten zu gewährleisten. In jedem Fall kann die Nennung der wichtigsten Personen und sogar der wichtigsten Stakeholder, die von ihren Projekten betroffen sein werden, den neuen Mitarbeitern helfen, den größeren Umfang ihrer Arbeit sowohl intern als auch extern besser zu verstehen.
Unternehmenskultur einführen
Neben den expliziten Prozessen, wie bestimmte betriebliche Aspekte des Unternehmens ausgeführt werden, gibt es noch einen weiteren wichtigen Punkt, den ein guter Onboarding-Prozess leisten sollte: die Einführung der Unternehmenskultur.
Die Kultur selbst hat einen großen Einfluss auf die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens. Die Kultur eines Unternehmens bestimmt, wie es an große und kleine Projekte herangeht, wie es Arbeit zuteilt und verteilt, wie es Fortschritte belohnt und wie es mit täglichen Anpassungen umgeht.
Das Problem mit der Kultur ist, dass viele Unternehmen (vor allem neue Unternehmen) noch nicht formell definiert haben, was ihre Kultur genau ist. Auch wenn es zu abstrakt und losgelöst von greifbaren Geschäftsergebnissen erscheint, kann die Unternehmenskultur einige langfristige Auswirkungen auf dein Unternehmen haben.
Larry Alton, ein Mitarbeiter von Forbes, schreibt, dass Millennials und die jüngere Erwerbsbevölkerung im Allgemeinen nicht nur Unternehmen mit einer ausgeprägten Unternehmenskultur bevorzugen, sondern dass sie auch eher bereit sind, längerfristig im Unternehmen zu bleiben. So kann das Unternehmen innovativ und stark in seiner Position als Arbeitgeber bleiben und gleichzeitig sicherstellen, dass die Kosten für die Mitarbeiterfluktuation gering bleiben.
Aber die Kultur ist wahrscheinlich der schwierigste Aspekt, der neuen Mitarbeitern vermittelt werden muss, vor allem in der Einarbeitungsphase. Bei etwas so Wesentlichem wie einer Kultur, die die endgültige Identität des Unternehmens prägt, ist es wichtig, dass sie sehen, dass sie auch außerhalb der Einarbeitung gelebt wird.
Mit Konsequenz durchziehen
Wir haben zwar viele verschiedene Aspekte erörtert, die dir bei der Gestaltung deines Onboarding-Prozesses helfen können, von detaillierten Aspekten wie der Entwicklung von Materialien bis hin zu übergeordneten Konzepten wie der Unternehmenskultur, aber vergiss nicht, dass das Onboarding nur ein kleiner Teil der gesamten Unternehmenserfahrung eines neuen Mitarbeiters ist.
Das Onboarding legt den Grundstein für den Rest des Aufenthalts und kann informelle Aspekte haben, die über den von dir entwickelten Prozess hinausgehen. Aber gerade in den Wochen nach dem Onboarding spielt die Beständigkeit eine große Rolle, wenn es darum geht, das Gelernte zu festigen.
Hier können all die vorangegangenen Praktiken, wie z.B. Referenzmaterialien und das Wissen, an wen man sich bei bestimmten Themen wenden kann, wirklich einen Unterschied in der Gesamterfahrung eines Mitarbeiters machen. Betrachte diesen Schritt als das wirkliche Einleben in die Unternehmenskultur, die du im vorangegangenen Beitrag beschrieben hast. Da viele Beschäftigte sechs Monate bis ein Jahr brauchen, um sich voll und ganz in ihre Rolle einzufinden, kann es auf lange Sicht von unschätzbarem Wert sein, wenn sie sich konsequent an die Grundsätze halten, die du ihnen vermittelt hast.
Gib immer Gelegenheit für Feedback
Zu guter Letzt darf nicht vergessen werden, dass all diese verschiedenen Schulungsprozesse im Rahmen des Onboardings auf die Bedürfnisse und die gewünschten Erfahrungen des neuen Mitarbeiters ausgerichtet sein sollten. Regelmäßige Überprüfungen des Prozesses können dir dabei helfen, das Onboarding anzupassen und zu aktualisieren, damit es den Bedürfnissen des sich verändernden Arbeitsmarktes besser entspricht.
Der Gedanke hinter dem Onboarding von Mitarbeitern
Onboarding ist ein ziemlich allgemein verstandener Prozess, bei dem neue Mitarbeiter/innen in das Unternehmen und ihre Rolle darin eingeführt werden. Der genaue Umfang und die Breite des offiziellen Onboarding-Prozesses können jedoch von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einige Unternehmen widmen sich einer vollständigen, umfassenden Einführung durch Einführungssitzungen, während andere es vorziehen, bestimmte unternehmenspolitische Angelegenheiten als offizielles Onboarding-Verfahren anzugeben und "weiche Aspekte" wie die Teameinführung flexibleren und/oder informellen Prozessen zu überlassen.
Unabhängig davon, ob dein Unternehmen in eine der beiden Kategorien fällt oder in eine ganz andere, hängt die genaue Methodik des Onboarding-Prozesses eines jeden Unternehmens stark von der Unternehmenskultur, den Werten und dem allgemeinen Ziel ab, auf das die Belegschaft hinarbeitet. Das Onboarding ist sogar so wichtig für den Arbeitsplatz geworden, dass die Fluktuationsrate neuer Mitarbeiter/innen davon abhängt, wie erfolgreich der Onboarding-Prozess verläuft. In einem Forbes-Artikel von Melissa Llarena wurde festgestellt, dass ein schlechtes Onboarding dazu beiträgt, dass bis zu 20 % aller neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten 45 Tage das Unternehmen verlassen. Im selben Artikel werden auch die Auswirkungen auf die Unternehmenseffizienz und sogar die Kosten für die Wiederbesetzung von Stellen genannt (Hinweis: Es handelt sich um besonders hohe Kosten).
Dies sind jedoch einige Praktiken, die bei einigen der besten Unternehmen zu beobachten sind, die neuartige und effektive Taktiken anwenden, um ihre neuen Mitarbeiter besser an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie an die Unternehmenskultur insgesamt heranzuführen.
Business Cases für gutes Employee Onboarding
Mit mehr als 13.000 Vollzeitbeschäftigten in Büros auf der ganzen Welt weiß LinkedIn definitiv etwas darüber, wie das Onboarding in einem großen Unternehmen abläuft. Von den neuen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie am ersten Tag gemeinsam an bestimmten Eisbrechern arbeiten und etwas über die Unternehmenskultur lernen. Zu diesem Onboarding gehört auch die Verwendung von Haftnotizen, auf denen neben dem Namen auch eine Überschrift steht, die den Status als "Professional" und eine interessante Tatsache über die eigene Person angibt (immer ein guter Eisbrecher).
Der nächste Schritt ist "Investing in You", eine Kombination aus Campus-Tour und Mittagessen für die Neuankömmlinge. Die Neuankömmlinge können sich über Orientierungsthemen wie Versicherungen und andere Unternehmensleistungen informieren. Danach folgen einige Gespräche mit den Führungskräften, an deren Ende die neuen Mitarbeiter mit ihren LinkedIn-Büroutensilien (Laptops, Rucksäcke usw.) ausgestattet werden. Danach gehen sie individuell durch ihren umfassenden wöchentlichen 90-Tage-Orientierungsplan, der sie bei ihrem Einstieg in das Unternehmen unterstützt.
Google fängt beim Onboarding gerne an der Basis an und nutzt Aktivitäten und Prozesse auf Teamebene, die sich auf das gesamte Unternehmen mit seinen 100.000 Mitarbeitern ausgeweitet haben. Das ist sicherlich ein innovativer Ansatz, da er von der branchenüblichen Zentralisierung des Prozesses abweicht, aber Google war schon immer ein Vorreiter des Wandels, da sein Onboarding-Team sich auch intensiv mit den verschiedenen Daten auseinandersetzt, die aus den regelmäßigen Onboarding-Sitzungen hervorgehen.
Auf diese Weise kann Google seinen Onboarding- und Orientierungsprozess kontinuierlich weiterentwickeln. In Lazlo Bocks Buch "Work Rules! Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead" erklärt der Leiter der Personalabteilung, wie Google die Investition in seine Mitarbeiter vorantreibt und 80 % seiner Zeit auf die Einstellung und das Onboarding verwendet. Google stellt kluge Leute ein und lässt sie dann "die Anstalt leiten".
Dadurch ist Google bei der Personalbeschaffung extrem wettbewerbsfähig geblieben und hat nicht nur einige der besten Talente auf dem Markt rekrutiert, sondern auch sichergestellt, dass das Interesse an einer Stelle im Unternehmen über die Zeit hinweg konstant bleibt.
Platz
Square war in der Lage, eine starke Arbeitsplatzkultur aufzubauen und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen, indem es ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis schuf. Auch das HR-Team erreichte beeindruckende Meilensteine: In weniger als vier Jahren wuchs es von 60 auf 1.300 Mitarbeiter.
Zwei einzigartige Elemente der Square-Kultur sind die ausgeprägte Kaffeekultur und die Möglichkeit, jüngere Teammitglieder mit Führungskräften zusammenzubringen. Neue Square-Mitarbeiter trafen sich in ihrer ersten Woche mit dem CEO von Square und anderen leitenden Angestellten im Rahmen von Gesprächsrunden. Die Mitglieder des Führungsteams tranken auch eine Tasse Kaffee und führten zwanglose Einzelgespräche mit neuen Teammitgliedern in lokalen Cafés.
Das HR-Team von Square ist auch der Meinung, dass die erste Woche eines Mitarbeiters angenehm sein sollte. Zum Beispiel fangen sie ihre Mitarbeiter am ersten Arbeitstag später an. An ihrem ersten Arbeitstag werden die neuen Mitarbeiter außerdem mit T-Shirts, Büchern und Aufklebern begrüßt, damit sie sich als Teil des Teams fühlen.
Schlussfolgerung
Das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen ist eine Herausforderung für sich. Die Fristen sind kurz, um die neuen Mitarbeiter/innen davon zu überzeugen, dass sie die richtige Wahl getroffen haben, und für das Unternehmen steht viel auf dem Spiel, um keine Zeit zu verlieren und sicherzustellen, dass es ohne Probleme abläuft. Auch Online-Tools können dir beim Onboarding deiner neuen Teammitglieder helfen, z. B. Klaxoon. Probiere es ruhig aus!
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