JIRA: Was ist es und wie nutzen agile Teams es?
Projektmanagement ist eine Reise, die selten auf ruhiger See stattfindet. Angesichts der Komplexität der modernen Welt und der vielen verschiedenen Geschäftsbereiche, in denen wir uns zurechtfinden müssen, ist es viel schwieriger, den Überblick über die verschiedenen beweglichen Teile zu behalten, die mit jeder Aufgabe verbunden sind (wahrscheinlich, weil du überhaupt mit verschiedenen Aufgaben jonglierst). Wenn zwischen verschiedenen Projekten Probleme auftauchen, musst du agile genug sein, um auf diese unterschiedlichen Situationen zu reagieren und gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Diese Situationen können dir das Gefühl geben, auf einem sinkenden Schiff zu sein. Ohne die richtige Führung, um zu sehen, was los ist, könntest du dich schnell unter Wasser wiederfinden. Aber ein Kapitän steuert das Schiff nicht allein, und die besten Crews haben einen agile Ersten Offizier, der ihnen hilft, den besten Weg zu finden. Um die Probleme zu erkennen, die in deinem eigenen Projekt-"Schiff" auftreten, und die restlichen Aufgaben zu bewältigen, um es über Wasser zu halten, brauchst du einen zuverlässigen Begleiter, der dir hilft, den Überblick zu behalten. Zu deinem Glück ist dieser erste Maat virtuell und heißt JIRA.
JIRA: Ein Überblick
Bevor du jetzt denkst, dass wir uns nur ein Science-Fiction-Konzept ausgedacht haben, um unseren Standpunkt zu beweisen, ist JIRA definitiv sehr real und wird von verschiedenen Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen genutzt. JIRA ist eine Software, die von dem australischen Softwareunternehmen Atlassian entwickelt wurde und ursprünglich als effizienter Bug Tracker und Issue Logger für andere Entwickler gedacht war. Seit ihrer Einführung hat sie sich zu einer der vielseitigsten und agile Arbeitsmanagement-Software auf dem Markt entwickelt. JIRA konzentriert sich nicht nur auf die Softwareentwicklung, sondern beeinflusst auch die Arbeitsabläufe und Prozesse in den Bereichen Finanzen, Personal, Betrieb und sogar Marketing.
Atlassian selbst ist ein führendes Unternehmen für Software, das sich auf die Verbesserung der verschiedenen Prozesse und Aufgaben konzentriert , die in virtuellen Räumen viel stärker integriert sind. Daher hat Atlassian seine Produktliste über JIRA hinaus um weitere Softwareprodukte erweitert, die sich gut mit anderen Plattformen synchronisieren lassen, die in der heutigen Arbeitsumgebung häufig anzutreffen sind.
Aber JIRA ist nach wie vor das Kraftpaket und Flaggschiff von Atlassian, das nicht nur dazu dient, Probleme während der Entwicklung zu verfolgen, sondern auch bei der Planung des Prozesses selbst zu helfen und die Veröffentlichung in Echtzeit zu überwachen, mit Optionen zur Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe für mehr Effizienz.
Verschiedene JIRA Pakete
Die Nutzung von JIRA selbst ist für eine begrenzte Anzahl von Nutzern, die mit demselben Konto zusammenarbeiten, kostenlos, wobei die Höchstgrenze bei etwa 10 Nutzern liegt. Heute hat sich JIRA zu vier separaten Softwareprogrammen entwickelt, die sich auf verschiedene Aspekte des Projektmanagements konzentrieren.
JIRA Software (Kern)
Die erste und natürlich am weitesten verbreitete JIRA-Software ist die Kernproduktlinie, die den Namen JIRA Software trägt. Diese grundlegende JIRA-Version ist die vielseitigste der aktuellen JIRA-Iterationen und kann von Managern, Projektleitern, Designern und sogar Product Ownern genutzt werden. Die JIRA-Suite umfasst die Standardfunktionen zur Fehlerverfolgung und Problemberichterstattung, die agile Teams nutzen können, sowie verschiedene Aufgabenmanagement-Tools, mit denen du deine Softwareentwicklung, deine Produkt-Roadmap und vieles mehr besser verwalten kannst.
JIRA Arbeitsmanagement
Im Lieferumfang der JIRA-Kernsoftware (und anderer JIRA-Module) ist das zweite JIRA-Programm enthalten, das als JIRA Work Management bekannt ist. Dieses Softwaremodul konzentriert sich auf verschiedene nicht-technische Prozesse, die für allgemeine betriebliche Nutzer/innen nützlich sind, wie z.B. abstraktes Aufgabenmanagement und Workflow-Genehmigungen. Da JIRA Work Management das weniger technische der ersten beiden JIRA-Module ist, wird es oft von Geschäftsanalysten, Rechtsexperten, Personalleitern und sogar Marketingdirektoren verwendet.
Die Arbeitsverwaltung umfasst einen großen Teil der administrativen Aspekte eines Unternehmens, von der Dokumentennachverfolgung über Projektübersichten für Marketingkampagnen bis hin zu Budgetgenehmigungen und mehr.
JIRA Service Management
Das Modul JIRA Service Management ist eine Spezialsoftware, die das Servicemanagement in Organisationen verbessern kann. Du kannst davon ausgehen, dass diese JIRA-Version von verschiedenen Stakeholdern genutzt wird, z. B. von DevOps, der IT-Abteilung, dem Kundensupport, dem Service und vielen anderen.
Das Hauptziel von JIRA Service Management ist es, die Ausführung von Dienstleistungen in deinem Unternehmen effizienter zu gestalten, damit deine Kunden dein Unternehmen leichter erreichen können und deine Supportmitarbeiter eine effektivere Methode haben, auf ihre Bedürfnisse einzugehen.
JIRA Align
Das wahrscheinlich unternehmensspezifischste JIRA-Modul, JIRA Align, hat die Aufgabe, die verschiedenen Dimensionen einer Geschäftsstrategie, wie z.B. Produkt, Portfolio, Programm usw., in einem Softwaresystem zu verbinden, um eine bessere organisatorische Ausrichtung zu erreichen.
JIRA Align ist ein fortschrittliches Softwaremodul, das für ein bestimmtes Unternehmen eingesetzt wird und im Wesentlichen dazu dient, organisationsweite agile Transformationen durchzuführen und diese agile Prozesse zu erweitern, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt. JIRA Align berücksichtigt auch den spezifischen Kontext, in dem das Tool eingesetzt wird, und bezieht die Erfahrungen aus erfolgreichen Iterationen des Prozesses mit ein, wie z. B. das Spotify-Modell, das Atlassian als "menschengesteuertes, autonomes Framework für die Skalierung von agile beschreibt und die Bedeutung von Kultur und Netzwerk betont".
Eintauchen in die JIRA-Software
Die Nutzung von JIRA kann ein wenig anstrengend sein, wenn du dich entscheidest, es ohne vorherige Kenntnisse über seine Funktionen und Verwendung zu nutzen. Richtig eingesetzt, kann JIRA Managern dabei helfen, die einzelnen Aspekte einer bestimmten Aufgabe in einen größeren Zusammenhang zu stellen. Darüber hinaus kann die Roadmap, die als Hauptausgabe von JIRA fungiert, den Nutzern helfen, eine flexible Lösung zu finden, die ihnen einen Überblick über die verschiedenen wichtigen Berührungspunkte ihres Projekts verschafft, wie z. B. den Fortschritt des Teams, die Verfolgung von Abhängigkeiten, die Iterationshistorie und -verwaltung sowie den kollaborativen Austausch zwischen internen und externen Interessengruppen.
Die Nutzung von JIRA kann auch durch das Verständnis einiger Schlüsselbegriffe der Software selbst bereichert werden, nämlich Issues, Projekte, Workflows und Boards.
Issues sind das, was JIRA zu dem gemacht hat, was es heute ist, denn sie stellen ein einzelnes "Arbeitselement" dar, das du und/oder dein Team von der Erstellung bis zur Erledigung verfolgen. Im Gegensatz zu dem, was du auf den ersten Blick unter Issues verstehst (z. B. Support-Tickets und Ähnliches), können Issues auch als allgemeine Aufgaben verstanden werden, die im Zusammenhang mit dem Projekt oder der Initiative, die du in Angriff nimmst, erledigt werden müssen. Auf der Produktseite von Atlassian heißt es dazu: "Funktionen, die von einem Softwareteam entwickelt werden, Aufgaben für ein Marketingteam oder ein Vertrag, der von einem Rechtsteam geschrieben werden muss".
Eine Kombination aus verschiedenen Problemen, die eine gemeinsame Beziehung haben (z. B. ein übergeordnetes Ziel oder einen Problemtyp), wird als Projekt bezeichnet. Diese Projekte ermöglichen es dir, die verschiedenen Issues, die du verwaltest, in visuell effizienten Workflows zu organisieren, sodass du ihren Gesamtstatus leicht erkennen kannst. Boards sind ein weiterer Begriff, der die visuellen Dashboards bezeichnet, die von JIRA generiert werden, um einen besseren Überblick über einen Workflow zu erhalten, der mit einem bestimmten Projekt verbunden ist (nicht zu verwechseln mit Klaxoon Board, mit dem JIRA ebenfalls integriert ist).
Und schließlich sind es die Workflows , die diese JIRA-Version von ihrer ursprünglichen Version unterscheiden. Diese Workflows "stellen den sequentiellen Weg dar, den ein Problem von der Erstellung bis zum Abschluss nimmt". Durch richtig definierte Workflows kann besser standardisiert werden, wie jedes Teammitglied ein bestimmtes Problem bearbeiten sollte, und du kannst erkennen, wo mögliche Fehler und Ineffizienzen entstehen.
Issues mit JIRA erstellen und verwalten
Issues sind nach wie vor das Herzstück von JIRA, obwohl es sich in den zwei Jahrzehnten seines Bestehens weiterentwickelt hat.
Definiere dein Projekt
Als Verantwortlicher für einen JIRA-Workflow musst du zunächst einmal festlegen, worum es sich bei dem Projekt überhaupt handelt. Davon hängt ab, welche Art von Problemen du bearbeitest und wie du jedes einzelne mit einer agile Denkweise angehst. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Projekten, die du betreuen wirst: Projekte, die von einem Team geleitet werden, und Projekte, die von einem Unternehmen geleitet werden.
Teamgeführte Projekte sind für autonom arbeitende Teams reserviert, die einen speziellen Arbeitsprozess benötigen, der nur für diese Gruppe gilt. Diese Art von Prozessen ist in der Regel begrenzt und begrenzt, so dass im weiteren Verlauf zusätzliche Arbeitsabläufe definiert werden müssen.
Vom Unternehmen verwaltete Projekte werden für Teams verwendet, die einem festgelegten Standard-Workflow folgen, der oft von oben zugewiesen wird und dann von den JIRA-Besitzern verwaltet wird. Das verringert den Aufwand für die Entwicklung von Arbeitsabläufen, da diese wahrscheinlich bereits festgelegt sind, schränkt aber die Kontrollmöglichkeiten deines Teams bei der Lösung bestimmter Probleme ein.
Organisiere dein Boards
Als Nächstes musst du dich entscheiden, wie du dein Projekt (und andere gleichzeitig laufende Projekte) auf dem Dashboard deines Teams organisieren willst. Es gibt verschiedene Vorlagen, aus denen du wählen kannst, aber JIRA bietet drei Hauptoptionen für den Anfang.
Die erste template , die du verwenden kannst, ist die Sprint template Sie ist eine agile Methode, die sich am besten für Teams eignet, die mit einem festgelegten Satz von Aufgaben arbeiten, die als "sprint Backlogs" bekannt sind. Diese template betont die Art der Arbeit, die in regelmäßigen Abständen mit einer fast standardisierten Zeit vom Beginn bis zum Ende einer bestimmten Entwicklungsaufgabe durchgeführt wird.
Die zweite template Methode, die du verwenden kannst, ist Kanban template, eine weitere agile Methode, bei der die visuelle Organisation von Aufgaben unter bestimmten Überschriften im Vordergrund steht, um ihren Status auf einen Blick zu erfassen. Im Vergleich zu Sprint eignet sich Kanban am besten für Teams, die ihre laufenden Arbeiten besser verwalten, den Zeitbedarf für noch zu erledigende Aufgaben ermitteln und abgeschlossene Aufgaben überprüfen wollen, um sie in Zukunft besser ausführen zu können.
Schließlich kannst du dich auch für die ursprüngliche Fehlerverfolgung von JIRA entscheiden, um eine einfachere, aufgabenbasierte Liste zu verwenden, die deutlich zeigt, welche Art von Problemen du und dein Team angehen müssen. Welche Art von template du verwendest, hängt stark vom spezifischen Kontext deines Teams und der Art der Aufgabe ab, die du erledigen willst.
Erstelle deine erste Ausgabe
Du kannst jetzt dein erstes Issue in JIRA erstellen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Aufgabe, die von Anfang bis Ende überwacht werden muss. Beschreibe einfach die Art der Aufgaben, die erledigt werden müssen, und vergebe das entsprechende Workflow-Tag deiner Wahl. Diese Tags werden von dir als JIRA-Eigentümer festgelegt und können einfache Status wie "In Bearbeitung" und "In Prüfung" haben. Wichtige Tags sind "Offen" und "Geschlossen", um zu verdeutlichen, ob eine Aufgabe gerade erst eröffnet oder gerade erst abgeschlossen wurde.
Jedes neue Problem wird dem Backlog deines Projekts hinzugefügt, das dann visuell in eine größere Roadmap eingefügt werden kann, die als vereinfachtes Gantt-Diagramm fungiert, um die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Aufgaben besser zu verstehen (und auch, wie sie zum Projekt als Ganzes beitragen).
Mit JIRA kannst du auch damit beginnen, Probleme zu automatisieren, damit sie eine bestimmte Aktion ausführen, sobald sie bestimmte Kriterien erfüllen. Die Art der Automatisierung ist unglaublich flexibel und kann von der automatischen Zuweisung einer bestimmten Aufgabe bis zur automatischen Erledigung und mehr reichen.
JIRA plattformübergreifend nutzen
Der Umfang und die Breite von JIRA kann für viele Leute entmutigend sein, vor allem, wenn du dich zum ersten Mal in den Gewässern von projektmanagement zum ersten Mal navigierst. Es kann auch besonders schwierig sein, mit dieser Software anzufangen, wenn du gerade eine andere Software verwendest.
Daher ist es gut zu wissen, dass JIRA leicht mit einer Vielzahl von Kollaborationsplattformen wie Klaxoon integriert werden kann, um die Informationen und Prozesse, die du bereits eingerichtet hast, mit den Funktionen von JIRA zu verbinden.
Die Liste der Funktionen von JIRA ist zu umfangreich, um sie in einem einzigen Artikel vollständig darzustellen. Daher ist eine der besten Möglichkeiten, die Software kennenzulernen, sie selbst für kleinere Aufgaben zu nutzen. Also probiere die Software aus und finde heraus, wie sie dir helfen kann, Ordnung in dein Schiff zu bringen, während du dich deinem Ziel näherst.
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