4 Fehler, die man im Projektmanagement vermeiden sollte

Es ist nicht immer leicht zu erkennen, wann man Zeit verschwendet oder weniger effektiv oder effizient ist als möglich, vor allem, wenn man weiterhin Methoden und Arbeitsweisen anwendet , die sich in der Vergangenheit bewährt haben. Es ist wichtig, dass die Teams die Dinge weiter vorantreiben und Praktiken in ihrem Projektmanagement vermeiden, die sie zurückhalten.

Wir werfen einen Blick auf vier Praktiken des Projektmanagements, die leicht dazu führen können, dass Teams weniger effizient werden. Je schneller Sie ein Projekt mit möglichst geringem Zeit-, Geld- und Arbeitsaufwand abschließen können, ohne dabei die höchsten Standards zu vernachlässigen und den größten Wert zu schaffen, desto besser. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler, wenn Sie wollen, dass Ihre Projekte erfolgreich sind.

Die 4 häufigsten Fehler, die beim Projektmanagement gemacht werden

1. Schlechte Kommunikation

Gute Kommunikation ist in der Wirtschaft - wie im Leben - von entscheidender Bedeutung. Sie ist besonders wichtig für ein effektives Projektmanagement. Projekte erfordern, dass Menschen effektiv als Team zusammenarbeiten und sich für ein gemeinsames Ziel oder Ergebnis einsetzen.

Ein Team, in dem nicht alle Mitglieder die Projektziele, -anforderungen oder -erwartungen kennen oder in sie investieren, wird schwach sein. Wenn Sie nicht klar kommunizieren, was erwartet wird und wie das Projekt vorangetrieben werden soll, können Sie nicht erwarten, dass die Mitarbeiter die von ihnen geforderte Arbeit effizient und effektiv erledigen. Wie kann ein Teammitglied wissen, dass es eine bestimmte Frist gibt, an die es sich halten muss, wenn es niemand darüber informiert hat? Oder wie kann man sicherstellen, dass sie mit dem Prozess vertraut sind und ihre Rolle verstehen? 

Wenn es Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Elementen eines Projekts gibt, die es erforderlich machen, dass verschiedene Personen etwas produzieren, damit andere ihre Aufgaben ordnungsgemäß erledigen können, muss dies klar sein. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, dies aber den anderen Teammitgliedern nicht mitgeteilt haben, kann es sein, dass die Arbeit zwar erledigt ist, das Projekt aber trotzdem länger dauert als es sollte.

Ohne klare Kommunikation kann es zu Missverständnissen und Verzögerungen kommen, aber auch zu Unmut und Schuldzuweisungen. Ein zersplittertes Team und schlechte Teamarbeit können zu Ineffizienzen führen. Zeit und Ressourcen sind teuer, und Sie wollen, dass Ihre Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Wie man schlechte Kommunikation vermeidet

Stellen Sie sicher, dass Sie über Prozesse und Verfahren verfügen, die eine klare und effektive Kommunikation zu jeder Zeit ermöglichen. Ermutigen Sie zu regelmäßigen Aktualisierungen und verwenden Sie Projektmanagement-Tools und -Techniken, die dies erleichtern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team zusammenarbeitet und weiß, dass es bei Bedarf um Hilfe und Rat fragen kann. Fördern Sie ein Klima des offenen, ehrlichen und zeitnahen Feedbacks. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Fragen geklärt werden, bevor sie zu einem Problem werden.

2. Undefinierte Ziele und Vorgaben

Einem Projekt ohne klar definierte Ziele fehlt es an Richtung und Zweck. Wenn Sie ein Projekt beginnen, ohne klar zu sagen, was Sie erreichen wollen, wie soll dann jemand wissen, was er tun soll? Woher sollen sie wissen, wann sie etwas erreicht haben, das für den Fortgang des Projekts notwendig ist? Ein Mangel an Orientierung kann zu Verwirrung, Ineffizienz und mangelnder Konzentration auf wichtige Aufgaben führen.

Unzureichend definierte Ziele machen es schwierig, ein Projekt richtig zu planen. Dies kann es dann erschweren, einen umfassenden Plan zu entwickeln, der alle erforderlichen Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen berücksichtigt, die benötigt werden. Wenn Sie all diese Dinge nicht im Voraus geplant haben, ist es unwahrscheinlicher, dass ein Projekt wie gewünscht abläuft. 

Zu viele Projekte werden begonnen, ohne dass alle Ziele klar formuliert sind. Das Fehlen von Zielen erschwert die Messung des Projekterfolgs und die Bewertung der Fortschritte. Dies wiederum kann die Entscheidungsfindung und die Fähigkeit, Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu lösen, beeinträchtigen. Dies kann die Teamarbeit erschweren und zu verschiedenen anderen Problemen führen.

Wenn Sie keine klar definierten Ziele haben, können die verschiedenen Mitglieder Ihres Teams und die anderen Beteiligten unterschiedliche Auffassungen darüber haben , worauf sie hinarbeiten. Dies kann zu Konflikten, Missverständnissen und mangelnder Unterstützung führen. Dies alles erhöht die Projektrisiken.

Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann leichter auftreten, wenn die ursprünglichen Ziele nicht deutlich gemacht werden. Es kann sehr leicht passieren, dass ein Kunde oder ein Teammitglied immer wieder Dinge zu einem Projekt hinzufügt, die zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen und zusätzliche Ressourcen erfordern, die nicht bereits eingepreist wurden.

Wenn zum Beispiel das Projekt nicht bereits klar und deutlich festgelegt wurde, um alles zu erfassen, was dazugehört, kann ein Kunde einfach immer wieder Dinge hinzufügen, die scheinbar dazu gehören. Ebenso kann das Team feststellen, dass verschiedene Schritte oder Aktivitäten notwendig sind, um ein Ergebnis zu erreichen, bevor etwas anderes erreicht werden kann: Dies wurde im ursprünglichen Plan möglicherweise nicht berücksichtigt. So kann es leicht passieren, dass ein Projekt außer Kontrolle gerät, sowohl was den Arbeitsumfang als auch die erforderlichen finanziellen Mittel betrifft.

Manche Teams denken vielleicht, es sei besser, einen Vorsprung zu haben und einfach mit einem Projekt "loszulegen", ohne sich die Zeit zu nehmen, eine sorgfältige Prüfung vorzunehmen. Wenn Sie nicht genau herausfinden, wie, was und wann die Dinge getan werden müssen und was genau das gewünschte Ergebnis ist, werden Sie feststellen, dass Sie falsche Einsparungen machen.

Wie man unklare Ziele und Vorgaben vermeidet

Nehmen Sie sich die Zeit, bevor Sie mit einem Projekt beginnen, um in die Planungsphase zu investieren. Stellen Sie sicher, dass Sie alle verfügbaren Online-Projektmanagement-Tools und -Techniken nutzen, die am besten zu Ihrem Projekt und der Arbeitsweise Ihrer Teams passen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich klar zu machen, welche Ziele Sie verfolgen, wie der Erfolg aussieht und wie Sie diese Ziele am besten an Ihre Teams vermitteln können. Im Bereich des Projektmanagements gibt es verschiedene Methoden, die Ihnen dabei helfen können. Zum Beispiel spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele können einen klaren Fahrplan für Ihr Team liefern.

Dadurch wird sichergestellt, dass Sie genau wissen, was Sie während eines Projekts zu erwarten haben, und es effektiv und effizient überwachen und verwalten können. Sie werden in der Lage sein, sich vor einer Ausweitung des Projektumfangs und vor potenziellen Problemen zu schützen, die nicht richtig erkannt oder angegangen werden, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.

3. Nicht die richtigen Aufgaben priorisieren

Die falsche Priorisierung von Aufgaben kann verschiedene negative Folgen haben. Wenn Sie sich nicht auf die wichtigsten Dinge konzentrieren, die getan werden müssen, um ein Projekt voranzutreiben und zu einem zufriedenstellenden Abschluss zu bringen, laufen Sie Gefahr, wesentliche Aufgaben zu übersehen. Dies kann zu Verzögerungen, Fehlern und verpassten Terminen führen. Und wenn Sie Ressourcen zuweisen, sei es in finanzieller Hinsicht oder in der Art und Weise, wie Sie die Zeit und das Fachwissen Ihres Teams einteilen, kann dies sehr kostspielig sein. Die Produktivität Ihres Teams kann beeinträchtigt werden, was wiederum zu Fehlern und mangelhafter Qualität der Arbeit führen kann.

Eine unzureichende Priorisierung der Aufgaben kann ebenfalls zu einer Ausweitung des Projektumfangs beitragen. Wenn Sie sich nicht von Anfang an über Ihre Prioritäten im Klaren sind, kann es bei zusätzlichen Anforderungen und Änderungen schwierig sein zu wissen, wie oder ob diese Ergänzungen in das Projekt passen. Es kann zu einer Herausforderung werden, den Umfang eines Projekts zu verwalten und die Kontrolle zu behalten sowie Risiken frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Projektteammitglieder können überfordert sein, wenn sie nicht wissen, was wann zu tun ist. Vielleicht haben sie Aufgaben, die nicht dringend oder wichtig sind, vor denen erledigt, die wichtig sind. Dies kann zu Stress und Burnout, niedriger Moral und geringerer Produktivität führen. Ohne eine ordnungsgemäße Priorisierung der Aufgaben sind die Projektmanager kaum in der Lage, den Projektfortschritt effektiv zu verfolgen, was zu verpassten Terminen und unzufriedenen Beteiligten führen kann.

Wie Sie vermeiden, den richtigen Aufgaben keine Priorität einzuräumen

Die Anwendung von Projektmanagement-Methoden kann Projektmanagern helfen, den Weg zu erkennen und zu verstehen, den ein Projekt nehmen muss. Wenn Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, um Aufgabenprioritäten und Projektziele zu erarbeiten, können Sie die Zuweisung von Ressourcen und Zeit optimieren.

Es gibt viele verschiedene Methoden für die Priorisierung von Aufgaben, und welche für Ihr Projekt am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Sie können die richtigen vorgefertigten Projektmanagement-Vorlagen für die Verwendung mit einem Online-Whiteboard für die Umstände Ihres Projekts auswählen und sicherstellen, dass Sie und Ihr Team Entscheidungen auf der Grundlage aller verfügbaren Informationen treffen.

Sie können zum Beispiel die Eisenhower-Matrix verwenden, bei der die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und/oder Wichtigkeit geordnet werden. Die MoSCow-Methode verwendet einen etwas anderen Ansatz, bei dem es darum geht, was man tun muss, was man tun sollte, was man tun könnte und was man nicht tun wird. Dann gibt es noch die Pareto-Analyse, auch bekannt als die 80/20-Regel, die besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen resultieren. Die richtige Methodik für Ihr Projekt zu finden, ist von entscheidender Bedeutung.

4. Festhalten an altmodischen Hierarchien und Haltungen

Früher gab es strenge Hierarchien mit Arbeitnehmern und Managern. Die Manager trafen Entscheidungen ohne die Mitwirkung der unteren Ebenen, und was sie sagten, musste getan werden, ungeachtet aller Bedenken des Teams. Einige Unternehmen arbeiten immer noch nach diesem Prinzip. Dies kann zu Fehlern und Unmut führen, und ein Mangel an Vielfalt in den Ansichten und Beiträgen kann bedeuten, dass neue, innovative Ideen übersehen werden.

Wie man altmodische Hierarchien und Haltungen vermeidet

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Teams aus unterschiedlichen Bereichen kommen und alle gleichberechtigt zu Wort kommen und ihren Beitrag leisten können, bleibt kein Stein auf dem anderen. Die Verwendung eines Online-Whiteboards für die Durchführung Ihres Projekts und die Verwendung von vorgefertigten Projektmanagement- und brainstorming -Vorlagen tragen beispielsweise dazu bei, dass die Teamarbeit effektiv und effizient ist und sich jeder als wertvoller Teil des Teams fühlt.

Ihren Teams helfen, häufige Fehler im Projektmanagement zu vermeiden

Es gibt zahlreiche Online-Tools und -Vorlagen, die Ihren Teams helfen sollen, effizienter zu werden. Es gibt auch viele verschiedene Projektmanagementtechniken und -ansätze, die Teams dabei helfen können, die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Wege zu finden, die sie einschlagen müssen. 

Ein Online-Whiteboard bietet Ihren Teams eine zentrale Anlaufstelle, um alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort zusammenzufassen. Sie können Zeitpläne und Fristen einsehen, Fortschritte überwachen, ihre Zeit verwalten und brainstorming Techniken, um besser zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen, um ein Projekt erfolgreich voranzutreiben.

Gute Teamarbeit ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements. Deshalb ist es sinnvoll, dafür zu sorgen, dass Ihre Teams zufrieden sind und gut miteinander auskommen. Da immer mehr Menschen aus der Ferne oder in gemischten Teams arbeiten, kann dies manchmal eine Herausforderung sein. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams zusammenarbeiten und den so wichtigen Sinn für Teamarbeit durch Aktivitäten und Arbeitsweisen finden, die wirklich funktionieren. Wenn Ihre Teams besser zusammenarbeiten müssen, warum versuchen Sie es nicht mit einem icebreaker zu Beginn einer Sitzung oder zu Beginn einer workshop?

Mit einem fertigen Projektmanagement template , das perfekt auf das zugeschnitten ist, was Sie entdecken oder planen wollen, kann das Projektmanagement noch einfacher und produktiver werden. Unsere Ressourcen erleichtern und optimieren die moderne Teamarbeit, damit Projektmanagement-Teams effizienter arbeiten können. Stellen Sie sicher, dass sie nicht die gleichen Fehler machen wie Ihre Konkurrenten. Werfen Sie einen Blick auf unsere Ressourcen, um mehr zu erfahren.