Pareto-Regel: Verbesserung des Projektmanagements mit der 80/20-Regel

Ein Überblick über die Pareto-Regel

Die Pareto-Regel, auch bekannt als 80/20-Regel, ist ein Managementprinzip, das besagt, dass 80 % der Wirkungen von 20 % der Ursachen herrühren. Mit anderen Worten: Eine kleine Anzahl von Faktoren ist für die Mehrheit der Ergebnisse verantwortlich. Dieses Prinzip kann in vielen verschiedenen Bereichen angewendet werden, aber im Projektmanagement ist es besonders wichtig. 

Experten haben sich an der Pareto-Regel orientiert, um zu beschreiben, wie Nicht-Standard-Verteilungen viele der verschiedenen natürlichen Trends erklären, die wir heute auf dem Markt sehen. Das gilt auch dafür, warum bestimmte Tatsachen in verschiedenen Geschäftsbereichen zu beobachten sind, wie z. B. die Tatsache, dass die wertvollsten Kunden den Großteil des Umsatzes eines Unternehmens aus machen und dass ein kleiner Teil der Produkte 80 % des Geschäfts eines Unternehmens ausmacht. 

Im Projektmanagement kann die Pareto-Regel auf ähnliche Weise angewendet werden , indem du dich auf die kleinere Gruppe von Aufgaben konzentrierst, die dir den größten Fortschritt bringen. Darüber hinaus gibt es noch ein paar andere Möglichkeiten, wie die Pareto-Regel deinem Projektmanagement helfen kann:

• Priorisiere deine Aufgaben: Wenn du viele Aufgaben zu erledigen hast, kann es hilfreich sein, sie nach der Pareto-Regel zu priorisieren. Das bedeutet, dass du dich auf die 20% der Aufgaben konzentrierst, die den größten Einfluss haben. So kannst du deine Zeit und deine Ressourcen besser nutzen.
• Erkenne Engpässe: Die Pareto-Regel kann dir auch dabei helfen, Engpässe in deinem Projekt zu erkennen. Wenn du feststellst, dass eine kleine Anzahl von Faktoren die meisten Verzögerungen verursacht, kannst du dich auf die Beseitigung dieser Probleme konzentrieren.
• Verbessere die Kommunikation: Einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements ist die Kommunikation. Wenn du die Pareto-Regel verstehst, kannst du sicherstellen, dass sich deine Kommunikation auf die wichtigsten 20% der Informationen konzentriert. Das kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Missverständnisse zu vermeiden.

Wie sich die Pareto-Regel im Laufe der Zeit entwickelt hat

Die Pareto-Regel selbst hat eine interessante Entwicklungsgeschichte, bevor sie zu einer beliebten Managementregel wurde. Der Name geht auf den Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto zurück, der während seiner Forschung die Vermögensverteilung in Italien beobachtete. Bei seinen Beobachtungen stellte er fest, dass der Großteil des Landes (und damit auch des Reichtums) nur 20% der Bevölkerung gehörte. Weitere Informationen besagen, dass er zu dieser Schlussfolgerung kam, als er seinen eigenen Garten untersuchte und feststellte, dass nur 20% seiner Erbsenschoten fast 80% der gesunden Ernte ausmachten, die er anbauen konnte. 

Die Anwendung dieser Beobachtung in verschiedenen Bereichen des Managements wird auf einen anderen Forscher, Dr. Joseph Juran, zurückgeführt. Als Experte und Analytiker des Betriebsmanagements entwickelte er eine Theorie, die besagt, dass 80 % der Produktionsfehler auf nur 20 % der Aktivitäten im Produktionsprozess zurückzuführen sind. Dr. Juran erkannte, dass sich dieses Phänomen ähnlich wie Paretos frühere Beobachtungen erklären lässt, und prägte daraufhin den Begriff "Pareto-Prinzip". 

Heute wird die Pareto-Regel häufig verwendet, um Managern und Strategen ein leicht verständliches Prinzip an die Hand zu geben, mit dem sie erklären können , warum ein bestimmter Fokus auf kleinere, hochwertige Aspekte innerhalb der Unternehmensabläufe gelegt werden muss.

Die Pareto-Regel und das Projektmanagement

Die Pareto-Regel ist ein leistungsfähiges Instrument, mit dem du die Effizienz deines Projektmanagements verbessern kannst. Indem du dich auf die 20 % der Aktivitäten konzentrierst, die 80 % der Ergebnisse liefern, kannst du bei deinen Projekten erhebliche Fortschritte erzielen und gleichzeitig weniger Zeit für weniger wichtige Aufgaben aufwenden.

Diese Regel kann besonders hilfreich sein, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen und Ressourcen zuzuweisen. Indem du die wichtigsten Aktivitäten identifizierst, kannst du sicherstellen, dass sich dein Team auf die Aufgaben konzentriert, die die größte Wirkung haben. So kannst du Zeit sparen und bessere Ergebnisse erzielen.

Wenn du nach Möglichkeiten suchst, die Effizienz deines Projektmanagements zu verbessern, ist die Pareto-Regel ein guter Ansatzpunkt. Wenn du dich auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrierst, kannst du erhebliche Fortschritte erzielen.

Die Anwendung der Pareto-Regel auf dein Projekt

Die Pareto-Regel, auch bekannt als 80/20-Regel, ist ein hilfreiches Instrument für Projektmanager, die ihre Prozesse optimieren wollen. Die Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erzielt werden - mit anderen Worten: Ein kleiner Aufwand kann eine große Wirkung haben.

Dieses Prinzip kann auf verschiedene Weise auf das Projektmanagement angewendet werden. Es kann zum Beispiel nützlich sein, um Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und festzustellen, welche Bereiche des Projekts am wichtigsten sind. Es kann Managern auch dabei helfen, ihre Aufmerksamkeit auf die Bereiche zu richten, die den größten Einfluss haben werden.

Wenn du die Pareto-Regel auf deinen Projektmanagementprozess anwendest, musst du bedenken, dass sie nur eine Richtlinie ist - sie ist keine exakte Wissenschaft. Nicht jede Situation passt perfekt in das 80/20-Verhältnis. Wenn du die Regel jedoch als allgemeinen Rahmen verwendest, kannst du deinen Prozess optimieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Die Pareto-Regel und Zeitmanagement

Eines der strategisch wichtigsten Dinge, die es in einem Projekt zu managen gilt, ist eine Ressource, die man nicht kaufen oder eintauschen kann: Zeit. Als Fachleute denken wir oft fälschlicherweise, dass beschäftigt sein gleichbedeutend mit produktiv sein ist. Die Realität sieht so aus, dass ein Großteil der Arbeit, die wir verrichten, am Ende nur eine Beschäftigung ist und nicht einmal einen angemessenen Nutzen für die investierte Zeit bringt. 

Dieses Phänomen ist bei einer Vielzahl von Menschen zu beobachten, von Unternehmern, Geschäftsinhabern und sogar normalen Angestellten, die während der regulären Arbeitszeit so viel wie möglich erreichen wollen. Aber wenn so viel los ist, bleiben die Dinge oft auf der Strecke und die Projekte werden aufgeschoben. 

Um diesen Kreislauf der Geschäftigkeit besser zu bekämpfen, ist die Pareto-Regel ein gutes Prinzip, um die 20% der Aufgaben zu identifizieren, die du normalerweise jeden Tag erledigst und die am meisten zu deinem Ziel beitragen. Das bedeutet nicht, dass du die 80% unerledigt lassen sollst, sondern hilft dir, deine Energie auf die Aufgaben zu konzentrieren, die höchste Priorität haben, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Wenn du die Aufgaben, die für das Erreichen deiner Ziele wichtig sind, zuerst erledigst, kannst du auch bei den restlichen Aufgaben vorankommen. 

Die Pareto-Regel und Stakeholder-Management

Projektmanagement umfasst nicht nur die Aufgaben, die mit einem bestimmten Vorhaben verbunden sind, sondern auch die Art und Weise, wie du mit den beteiligten Personen um gehst. Der Aufbau von Beziehungen innerhalb und außerhalb des Projektteams, mit dem du zusammenarbeitest, ist ein wesentlicher Bestandteil des so genannten "Stakeholder-Managements". Im Wesentlichen willst du sicherstellen, dass alle, die ein Interesse an deinem Projekt haben, gehört werden, da ihre Meinung (und ihre Entscheidungsgewalt) den Gesamterfolg beeinflussen kann. 

Die Stakeholder sind sehr unterschiedlich und können von internen Managern und Teams bis hin zu externen Organisationen reichen, die alle bestimmte Wünsche und Ziele in Bezug auf die Durchführung eines bestimmten Projekts haben. Die Pareto-Regel vereinfacht diesen Prozess, denn sie erinnert die wichtigsten Projektmanager daran, sich auf die 20% der Beziehungen zu konzentrieren, die 80% des Projekterfolgs ausmachen. Das bedeutet, dass deine Kollegin oder dein Kollege zwar ein Interesse an bestimmten Aspekten deines Projekts haben mag, es aber wahrscheinlich wichtiger ist, wichtige Entscheidungsträger wie deinen direkten Vorgesetzten und funktionsübergreifende Führungskräfte zu finden, die deinem Projekt die nötige Unterstützung geben können. 

Die Pareto-Regel und Zielsetzung

Der knifflige Teil des Projektmanagements besteht manchmal darin, das ultimative Ziel für die Initiative zu bestimmen. Sicherlich ist das intuitive Ziel der Erfolg des Projekts, aber welches Ergebnis willst du damit genau erreichen? 

Eine nützliche Methode, um dies anzugehen, kombiniert einen anderen nützlichen Projektmanagement-Rahmen mit der Pareto-Regel, nämlich den SMART-Zielrahmen. Bei SMART-Zielen listest du die Ziele auf, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind. So erhältst du Zielvorgaben, die dir helfen, produktive und effiziente Ziele einzugrenzen. 

Die Pareto-Regel fokussiert diesen Prozess noch weiter, indem sie dich dazu bringt, die Liste der verschiedenen Ziele, die du anstrebst, einzugrenzen. Beginne damit, dass du etwa 5 SMART-Ziele aufschreibst, die jede der Anforderungen des Rahmenplans erfüllen. Dann überprüfst du anhand der Pareto-Regel, welche dieser 5 Ziele wirklich mit dem Umfang und den Grenzen des Projekts übereinstimmen. Auch wenn die 5 Ziele weiterhin nützlich sind, um dein Projekt zu lenken, kann dir ein Hauptziel dabei helfen, das Projekt zu fokussieren, wenn du merkst, dass sich Teile schnell bewegen. 

Die Pareto-Regel und das Lösen von Problemen

Wenn es um Projektmanagement geht, wirst du zwangsläufig auf Problembereiche stoßen, die du lösen musst. Aber komplexe Projekte bringen oft eine Vielzahl von Problemen mit sich, die sich alle auf unterschiedliche Weise auf deinen Prozess auswirken. 

Die Pareto-Regel kann dir dabei helfen, die Probleme zu finden, die sich am stärksten auf dein Projekt auswirken , indem du dich auf die 20% der Probleme konzentrierst, die die größten Auswirkungen auf 80% des Projekts haben. Du kannst diesen Prozess beginnen, indem du alle verschiedenen Hürden und Probleme auflistest, die dein Projekt derzeit durchläuft, und die Ursachen dieser Probleme genauer untersuchst(auch bekannt als "Double-Loop-Learning").

Schränke die Liste ein, indem du jedem Problem einen Faktor zuordnest, der angibt, wie stark es sich auf dein Projekt auswirkt, und gruppiere jedes Problem nach seiner Ursache. Sobald du die Probleme in Gruppen eingeteilt hast, kannst du die Punkte in jeder Gruppe zusammenzählen, um zu bestimmen, welche Ursache du zuerst angehen willst, wobei die mit den höchsten Punkten (die 20%) dein Hauptaugenmerk sein sollten.

Die Herausforderungen bei der Anwendung der Pareto-Regel in deinem Projektmanagement

Die Pareto-Regel, die auch als 80/20-Prinzip bekannt ist, ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Priorisierung von Aufgaben und Zielen verwendet werden kann. Bei der Anwendung dieses Instruments sind jedoch einige Herausforderungen zu beachten.

Erstens kann die Pareto-Regel zu einem falschen Gefühl der Priorisierung führen. Wenn zum Beispiel 80 % der Projektziele mit 20 % des Aufwands erreicht werden können, kann dies dazu führen, dass die Manager glauben, dass die anderen 20 % der Ziele nicht so wichtig sind. Das kann dazu führen, dass diese Ziele vernachlässigt werden.

Zweitens kann die Pareto-Regel auch dazu führen, dass der Schwerpunkt auf Quantität statt auf Qualität gelegt wird. Mit anderen Worten: Manager/innen sind vielleicht mehr damit beschäftigt, eine große Anzahl von Aufgaben zu erledigen, als sicherzustellen, dass diese Aufgaben von hoher Qualität sind. Das kann sich letztendlich auf den Erfolg des Projekts auswirken.

Schließlich ist die Pareto-Regel möglicherweise nicht für alle Projekte geeignet. Manche Projekte erfordern einen anderen Ansatz, um erfolgreich zu sein. Deshalb ist es wichtig, die besonderen Bedürfnisse jedes Projekts zu berücksichtigen, bevor du dieses Instrument einsetzt.

Die Pareto-Regel ist ein einfaches Prinzip, mit dem sich die Effizienz des Projektmanagements verbessern lässt. Indem sie sich auf die 20 % der Aktivitäten konzentrieren, die 80 % der Ergebnisse liefern, können Projektmanager die Projektergebnisse deutlich verbessern. Durch die Anwendung der Pareto-Regel im Projektmanagement können Organisationen die Effizienz und Effektivität von Projekten verbessern.