3 nützliche Formate für 1-on-1 Teamsitzungen
Unternehmen werden heute immer komplexer, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden, die an das Unternehmen gestellt werden. Es ist nur natürlich, dass mit der Entwicklung der Bedürfnisse auch die mit diesen Produkten und Dienstleistungen verbundenen Aufgaben wachsen. Doch bei dem ständigen Streben nach immer größeren und besseren Angeboten kann man leicht vergessen, dass auf der anderen Seite dieser Marktgüter auch Menschen stehen.
Es kann leicht passieren, dass man sich wie ein Rädchen im Getriebe fühlt, wenn es um diese hochkomplexen Unternehmensgruppen geht. Bei größeren Unternehmen, die sich oft über verschiedene Regionen und sogar ganze Kontinente erstrecken, können der Status und der Beitrag eines einzelnen Mitarbeiters leicht übersehen werden. Das kann zu dem gefürchteten "Burnout" führen, der sich zu einem der größten Probleme am Arbeitsplatz entwickelt hat.
Aber wie bei jedem guten Geschäftsproblem musst du dieses Phänomen nicht einfach so hinnehmen, wie es ist. Es gibt Möglichkeiten, die wachsende Unruhe einer unterschätzten Belegschaft zu umgehen, und ein konkreter Weg dazu ist das 1:1-Gespräch. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum 1-on-1-Meetings immer noch wichtig sind, welche Vorteile sie haben und welche hilfreichen Diskussionsvorlagen dein nächstes Meeting noch effektiver machen.
Warum 1-on-1-Meetings notwendig sind
Vielleicht bist du schon auf verschiedene Ressourcen gestoßen, in denen über die Bedeutung von Soft Skills. Dabei handelt es sich um Fähigkeiten, die sich darauf konzentrieren, wie du persönlich mit Menschen in Kontakt kommst (auch bekannt als zwischenmenschliche Fähigkeiten), die es dir ermöglichen, besser mit deinen Mitmenschen zu kommunizieren und dabei die Ziele und Anweisungen des Unternehmens im Auge zu behalten.
Soft Skills sind also ein sehr wertvolles Gut für jede Führungskraft. Deshalb ist es für eine Führungskraft absolut wichtig, diese Fähigkeiten durch regelmäßige Einzelgespräche mit den Mitarbeitern zu nutzen und zu verbessern, vor allem, wenn du direkte Mitarbeiter hast. Aber mit dem Aufkommen der Fernarbeit und der fast sofortigen Verfügbarkeit von Informationen fragen sich manche: Wozu noch Einzelgespräche? Das Konzept der Zusammenarbeit hat sich mit der Verbreitung der Fernarbeit weiterentwickelt, so dass manche finden, dass die Tradition der 1:1-Gespräche im Büro ein Relikt aus dieser vergangenen Zeit ist.
Aber die 1:1-Gespräche waren nicht nur eine Möglichkeit für Unternehmen, eine zusätzliche Kontrolle durch den Vorgesetzten einzuführen, sondern ein wirklich effektiver Weg, um ein System des Vertrauens und der Verbundenheit mit den Menschen aufzubauen, mit denen du arbeitest. Durch diese regelmäßigen Gespräche bauen Führungskräfte und Mitarbeiter/innen eine vertrauensvolle Beziehung auf, indem sie offen über Anliegen und wichtige Punkte sprechen, die im normalen Alltag oft untergehen. Denn, wie Frances Frei und Anne Morriss sagen, beginnt gute Führung immer mit Vertrauen.
Auch die Zusammenarbeit wird durch persönliche Treffen gefördert, denn der freie Austausch von Ideen führt wahrscheinlich zu einem besseren Umfeld für gemeinsame Innovationen zu bestimmten Themen. Diese persönliche "Face-to-Face"-Zeit mit Kolleg/innen und direkten Vorgesetzten trägt auch zur Entwicklung der Kameradschaft am Arbeitsplatz bei. Wenn du ein bestimmtes Verhalten als Teil deines Arbeitsmanagements einführen möchtest, dann sind diese persönlichen Gespräche eine gute Möglichkeit, um festzustellen, wie gut sich jemand in die Unternehmenskultur integriert hat. Mit einer gut gestalteten Unternehmenskultur kannst du die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, das Engagement und die Leistung insgesamt steigern.
1-on-1 Meetings und ihre Vorteile
1-on-1-Meetings sind nicht nur dazu da, um abstraktere Faktoren am Arbeitsplatz wie Vertrauen und Kameradschaft zu fördern, sondern haben sowohl kurz- als auch langfristig einen konkreten Nutzen für dein Unternehmen. Diese Treffen dienen als praktische Kontrollpunkte für dich und dein Team auf individueller Ebene, die dir einen besseren Überblick über alle Vorgänge verschaffen und den dringend benötigten Input von allen liefern, von denen du Einblicke brauchst.
Bessere Synergien
Der Begriff Synergie bezieht sich im weitesten Sinne auf das Phänomen, dass sich Unternehmen zusammenschließen, um durch Effizienzgewinne einen besseren Wert für die Beteiligten zu schaffen. Das Konzept der Synergie wird häufig im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen verwendet, aber auch immer dann, wenn ein Unternehmen seine Ressourcen zusammenlegt, um seine Geschäftsanforderungen besser zu erfüllen.
Im Sinne der Zusammenarbeit können Unternehmenssynergien durch die einfache Abstimmung der Bedürfnisse von internen und externen Stakeholdern erzielt werden. Durch diese regelmäßigen persönlichen Treffen können die Perspektiven von zwei oder mehr Interessengruppen besser aufeinander abgestimmt werden, damit alle Parteien ihre Ziele erreichen, ohne sich gegenseitig zu behindern.
Ohne einen solchen Rhythmus kommt es in Teams oft zu Ineffizienzen, wie z. B. Redundanzen bei der Arbeitsbelastung, Konflikten bei der Ressourcenzuteilung und sogar zu allgemeiner Verwirrung über die zu erledigenden Aufgaben. 1-on-1 kann helfen, diese Probleme zu lösen und bei Bedarf zu eskalieren.
Zugang zu schnellem Feedback
Abgesehen von der Möglichkeit, echte Synergien innerhalb deines Teams und mit anderen funktionsübergreifenden Partnern zu erzielen, sind diese 1-on-1-Meetings unglaublich nützlich, um bei Bedarf schnelles Feedback zu erhalten.
Die Plattform für Personallösungen HR Central erklärt, wie wichtig Feedback am Arbeitsplatz ist: "Esklärt die Erwartungen, hilft den Menschen, aus ihren Fehlern zu lernen, und schafft Vertrauen". In einer Unternehmenslandschaft, in der die Beschäftigten sowohl auf ihre eigene Entwicklung als auch auf die des Unternehmens achten, ist es absolut wichtig, so viele Möglichkeiten für Feedback wie möglich zu bieten.
Feedback kann auch dazu beitragen, dass du deine Kolleginnen und Kollegen besser zu den gewünschten Ergebnissen führen kannst. Oft sind Projekte mit Unklarheiten behaftet, und deine Erfahrungen können diejenigen besser informieren, die nicht mit derselben Aufgabe konfrontiert waren (das Gleiche gilt für dich, wenn du zu einem bestimmten Thema Anleitung brauchst).
Weniger Fehlerrisiko
Im Sinne regelmäßiger Synergien und Rückmeldungen ist es für dein Unternehmen von großem Vorteil, dass die Wahrscheinlichkeit größerer Fehler in Bezug auf die Art der zu erledigenden Arbeit sinkt. Wenn du dich regelmäßig mit deinem Team absprichst, ist es wahrscheinlicher, dass du potenzielle Fehler bereits im Anfangsstadium erkennst. Das spart dir und deinem Team Zeit und manchmal auch Geld, wenn es darum geht, Probleme zu lösen, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen. In einigen kritischen Branchen kann diese Risikominderung exponentielle Vorteile für das Unternehmen bedeuten und Katastrophen im Falle einer Fehlkalkulation oder eines Fehltritts in einem Prozess verhindern.
3 Beispiele für deine Teams
Das Führen von Einzelgesprächen mit deinem Team mag relativ intuitiv klingen - zugegeben, es gibt nicht viel zu erklären, was auf ein Gespräch unter Kollegen hinausläuft -, aber die Hauptschwierigkeit bei diesen Gesprächen ist die Neigung, in Desorganisation zu verfallen.
Wenn du dich mit jemandem unterhältst, denkst du in den meisten Fällen nicht an einen übergeordneten Rahmen oder template , der dich durch die Diskussion führt. Das ist nur natürlich, denn die meisten Interaktionen sind frei von und erfordern, dass sie sich natürlich und ungezwungen anfühlen.
Aber 1-on-1-Meetings sind eine andere Art von Gespräch. Es handelt sich zwar immer noch um eine zweiseitige Diskussion, aber 1-on-1-Treffen leben von einem organisierten Gespräch. Im Vergleich zu informelleren Gesprächen kann ein 1-on-1-Treffen davon profitieren, dass ein Gesamtziel festgelegt wird. Das kann in Form einer Tagesordnung vor dem Treffen geschehen, aber auch durch Diskussionsformate, die es nicht nötig machen, ständig eine Tagesordnung zu verschicken. Diese 1-zu-1-Treffen sollten sich natürlich anfühlen, aber eine lenkende Hand, die das Gespräch produktiver macht, kann dir helfen, das Beste aus dem wahrscheinlich wöchentlichen 30-minütigen Gespräch zu machen.
Arbeitsprojektstatus Format
Eine der intuitivsten Arten, dein 1-on-1-Gespräch zu führen, ist die Verwendung des Formats "Arbeitsprojektstatus", bei dem jedes deiner Teammitglieder im 1-on-1-Gespräch eine detaillierte Auflistung ihrer aktuellen Projekte, ihres jeweiligen Status sowie aller Hürden, mit denen sie möglicherweise konfrontiert sind, gibt.
Projektmanager/innen sind mit diesem Ansatz vielleicht vertrauter, da er ihnen einen Überblick über den Status aller kritischen und unkritischen Projekte verschafft. Dies kann dem Team dabei helfen, Schwerpunkte zu setzen, auf potenzielle Gefahren hinzuweisen und sogar Ratschläge für das Management bestimmter Prozesse zu geben.
Beispiel für das Format des Arbeitsprojektstatus
Dies ist eine praktische Tabelle, die du für dein nächstes 1:1-Meeting abändern kannst, da sie alle deine Projekte übersichtlich auflistet und einen Überblick über jedes einzelne Projekt bietet, indem sie angibt, was bereits erledigt wurde(Erledigte Aufgaben), welche Schritte als Nächstes notwendig sind(Nächste Schritte), wer die wichtigsten beteiligten Personen sind(Ansprechpartner) und welche Fristen einzuhalten sind(Wichtige Termine). Je nach Art und Kontext der jeweiligen Aufgabe können weitere Spalten hinzugefügt werden.
Sprint Aufgabenliste Format
Das nächste Format, das du für dein 1-on-1-Meeting nutzen kannst, ist eine Strategie, die du dir von Scrum Projektmanagement-Nutzern abgeschaut hast, nämlich das tägliche sprint Meeting. Bei diesen kurzen 15-30-minütigen Treffen geht es um bestimmte kurzfristige Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden können, in der Regel 1-4 Wochen, je nach Komplexität der Aufgabe.
Diese Methode ist vor allem bei agile-orientierten Teams in der Computertechnik beliebt, wurde aber inzwischen auch von vielen anderen Branchen übernommen, von der Bildung bis zur Veranstaltungsplanung. Es ist ein unglaublich effizientes und nützliches Format für 1:1-Meetings, das dir dabei helfen kann, Prioritäten für die wichtigsten Ergebnisse zu setzen und Burnout durch Überlastung zu vermeiden, da sich die Arbeit auf das konzentriert, was in der Diskussion festgelegt wird.
Die Verwendung einer Kanban-Tabelle zur Überprüfung der Sprint kann eine sehr effektive Methode sein, um Aufgaben und Ziele zu präsentieren.
Beispiel Sprint Aufgabenliste Format
Im Vergleich zum Format des Arbeitsprojektstatus konzentriert sich die Aufgabenliste Sprint auf das kurzfristige Hauptziel des Projekts. Dabei kann es sich um eine größere Initiative handeln, die viele verschiedene Teilschritte erfordert, oder auch um kleinere Aufgaben, die eine genauere Ausführung erfordern (z. B. die Budgetierung einer Veranstaltung).
Du solltest jedes Einzelgespräch damit beginnen, das Ziel sprint zu definieren. Je konkreter und kontextbezogener es ist, desto besser. Als Nächstes solltest du auf die Aufgaben eingehen, die du am Vortag erledigt hast, damit du und dein/e Gesprächspartner/in die am schnellsten erledigten Aufgaben besser verstehen. Danach solltest du erläutern, was du heute vorhast und welcheHindernissees bei der Erledigung dieser Aufgabe geben könnte. Zum Schluss bringst du das Ganze in Bezug auf das Hauptziel von sprint , indem du den gesamten Status von sprint im Hinblick auf die Aufgaben beschreibst, die du bisher erledigt hast und heute erledigen willst.
Wie du siehst, ist dies ein viel kurzfristigeres Format, das für extrem zeitkritische und kritische Aufgaben, auf die man sich konzentrieren muss, sehr nützlich sein kann.
Fokussiert-besorgt-Format
Ein nützliches Format, um Diskussionen handlungsorientierter zu führen, ist das "Focused-Concern"-Format, mit dem du dich auf bestimmte Aufgaben innerhalb deines Teams konzentrieren kannst. Das kann ein schwieriges Problem sein, das den Fortschritt behindert, eine neue Initiative ohne klare Prozesse oder auch zwischenmenschliche Probleme, die im Tagesgeschäft auftreten.
Dies ist das spezifischste Format für dein Einzelgespräch, da es dich und deinen Gesprächspartner im Wesentlichen in den Problemlösungsmodus zu einem ganz bestimmten Thema bringt. Das kann dir zusätzliche Einblicke und Informationen verschaffen, die du vielleicht noch nicht kanntest, und du bekommst einen besseren Einblick, wie du bestimmte Probleme angehen kannst.
Beispiel für das Format "Focused-Concern
Ähnlich wie bei der sprint Aufgabenliste konzentriert sich das Format "Focused-Concern" auf ein bestimmtes und konkretes Projekt als ersten Teil der Diskussion. Das hilft dabei, das Gespräch auf dieses spezielle Projekt zu konzentrieren und die anderen Diskussionspunkte in diesem Rahmen zu halten. Danach beschreibst du das konkrete Anliegen in Bezug auf das Projekt und gibst zusätzliche Informationen über den Hintergrund des Anliegens. Dazu können historische Initiativen, Whitepaper und sogar informelle Aspekte gehören, die sich eher auf die Politik zwischen den Ämtern beziehen.
Ein Teil der Effektivität dieses Formats besteht darin, dass du dir überlegst, welche Interessengruppen am meisten von dem Problem betroffen sind und welche Personen am meisten für wichtige Entscheidungen verantwortlich wären. Schließlich solltest du deinen Gesprächspartner über die kritischen Termine informieren, bis zu denen ihr das Problem lösen müsst, damit ihr beide einen Zeitrahmen habt, in dem ihr das Problem angehen könnt.
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