4 effektive Tipps zur Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit
Der moderne Arbeitsplatz ist durch mehr als nur ein einziges identifizierbares Team gekennzeichnet. Oft müssen viele Hände zusammenarbeiten, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder sogar einen internen Betriebsprozess zu einem brauchbaren und lieferbaren Zustand zu entwickeln.
So benötigen beispielsweise Konsumgüterhersteller Marketingteams, um die Kernbotschaften ihrer Produkte zu vermitteln, und Logistikabteilungen, um die operativen Abläufe bei der Auslieferung des Produkts besser planen zu können. Dasselbe Unternehmen benötigt möglicherweise Manager für die Finanzkontrolle, um die Ressourcen besser zuzuteilen, sowie Produktstrategen, die dabei helfen können, die Positionierung des Unternehmens innerhalb einer bestimmten Branche zu definieren.
Das Gleiche gilt für eine Vielzahl verschiedener Branchen in der heutigen Wirtschaft, da Unternehmen ihr Verständnis und die Nutzung von Fachwissen über Geschäftseinheiten hinweg vertiefen. Doch bevor sie miteinander arbeiten können, müssen die Teams die richtigen Kommunikationsfähigkeiten verstehen und entwickeln, um funktionsübergreifend in verschiedenen Teams zu arbeiten.
Diese Fähigkeit wird als funktionsübergreifende Zusammenarbeit bezeichnet und im Folgenden näher erläutert, zusammen mit Best-Practice-Tipps, die Managern und Teamleitern helfen, ihre funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.
Was ist funktionsübergreifende Zusammenarbeit?
Es mag Leser geben, die eher an ältere Organisationsstrukturen gewöhnt sind, die sich auf weitgehend "siloartige" Abteilungsaufbauten. In diesen eher traditionellen Teamstrukturen waren die Teams weitgehend unabhängig voneinander und arbeiteten nur dann zusammen, wenn sich ihre Aufgaben mit der Hauptfunktion eines anderen Teams überschnitten.
Oftmals haben die Teams mit diesem Top-Down-Ansatz nur Prozesse durchlaufen, was zu Effizienzgewinnen bei der Klärung von Zuständigkeiten führte, aber auch zu Problemen mit ineffizienter Bürokratie und geringer Transparenz bei den Aufgaben.
Als Organisationen in ihrer Entwicklung reifer wurden, begannen sie, funktionsübergreifende mehr funktionsübergreifende Praktiken. Die Forbes-Autoren Christine Organ und Cassie Bottorff beschreiben diese funktionsübergreifenden Teams als "Gruppen von Personen aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens - wie Marketing, Produktentwicklung, Qualitätssicherung, Vertrieb und Finanzen -, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen".
Das bedeutet, dass Teams, die früher ausschließlich nach ihrer Funktion getrennt waren, heute so organisiert sind, dass sie häufig zur Erfüllung eines bestimmten Geschäftsbedarfs zusammengeführt werden. Diese Zusammenschlüsse können von einer begrenzten Dauer bestimmter Projekte bis hin zu längerfristigen Organisationsstrukturen reichen.
Was sind die Vorteile von funktionsübergreifenden Teams?
Die Verlagerung hin zu einem funktionsübergreifenden System der Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen ist nicht einfach so geschehen, ohne dass es dafür gute Anreize gab. Die traditionelle Methode unabhängiger Abteilungen, die von Wirtschaftswissenschaftlern als "funktionale Strukturen" bezeichnet wird, profitiert von einer zu zentralisierten Entscheidungsfindung und einer klaren Vorstellung davon, wer in Zukunft die Entscheidungen treffen muss. Dies kann jedoch auch den Fortschritt behindern, da die Bürokratie, die mit der Einholung von Genehmigungen aus verschiedenen Teams verbunden ist, die Arbeit verlangsamen und die Fähigkeit des Hauptteams, Ideen aus anderen Funktionseinheiten zu nutzen, verringern kann.
Deshalb kam die dezentrale Struktur eines funktionsübergreifenden Teams ins Spiel, das Unternehmen wie Johnson & Johnson mit großem Erfolg eingesetzt haben. Diese funktionsübergreifenden Teams haben mehrere Vorteile, von denen der erste darin besteht, dass sie die Teilnehmer zu mehr Innovation motivieren können. Da die Mitarbeiter stärker mit unterschiedlichen Denkweisen und einzigartigen Perspektiven konfrontiert werden, kann die Gruppe als Ganzes oft neue Wege zur Lösung von Problemen aufzeigen und neue Lösungen entwickeln, die durch verschiedene Berührungspunkte mit dem Unternehmen besser informiert sind.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die deutliche Effizienzsteigerung bei Projekten, die eine funktionsübergreifende Organisationsstruktur durchlaufen, im Vergleich zu Projekten, die einen herkömmlichen Prozess durchlaufen. Während bei letzterem das Projekt zur Bearbeitung einzelne Abteilungen durchläuft, bevor es an die nächste weitergegeben wird, können Sie mit funktionsübergreifenden Teams potenzielle Hürden erfassen und angehen, bevor Sie zu weit in den Prozess einsteigen. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Durchführung von Projekten, die durch die gemeinsamen Bemühungen mehrerer Beteiligter auf den Weg gebracht werden.
Eine funktionsübergreifende Struktur ermöglicht es den Teams auch, die übergeordneten Auswirkungen ihrer Projekte besser zu erkennen. Bei einem zentralen, funktionalen Ansatz können organisatorische Initiativen schwieriger umzusetzen sein, da die einzelnen Abteilungen möglicherweise nicht den genauen Nutzen der Veränderung für ihre eigenen Teams sehen. Durch die Integration einer funktionsübergreifenden Struktur können umfassendere organisatorische Veränderungen für jedes Team zur Priorität werden, da die Verantwortung auf mehr Interessengruppen verteilt wird.
4 Tipps zur effizienten Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit
Trotz der sehr realen Vorteile, die eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit für die Gesamteffizienz und -effektivität Ihres Unternehmens hat, ist nicht jedes Unternehmen bereit oder in der Lage, eine solche Verlagerung hin zu einer funktionsübergreifenden Struktur zu bewältigen. Benham Tabrizi stellte in einem Artikel für HBR fest, dass bis zu 75 % der funktionsübergreifenden Strukturen in Unternehmen "dysfunktional" sind, und zwar aufgrund einer Kombination aus "unklarer Führung, mangelnder Rechenschaftspflicht, unpräzisen Zielen und dem Versagen der Unternehmen, dem Erfolg funktionsübergreifender Projekte Priorität einzuräumen".
Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hängt jedoch am meisten von der Fähigkeit deines Teams ab, richtig miteinander zu kommunizieren. All die oben beschriebenen Punkte erfordern ein geschultes Verständnis für funktionsübergreifende Fähigkeiten sowie eine Mentalität der Zusammenarbeit mit Menschen, die andere Sichtweisen haben als man selbst. Daher gibt es einige wichtige Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Mitarbeitern das gewünschte Verhalten und die Kommunikationsfähigkeiten vermitteln können.
1. Verwendung eines zentralen Kommunikationskanals
Eine konkrete Möglichkeit zur Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit besteht darin, die Kanäle, über die Teams miteinander kommunizieren, richtig zu verwalten. In der heutigen Unternehmenslandschaft gibt es eine Vielzahl von Kommunikationskanälen, so dass Informationen leicht zwischen Mitgliedern verloren gehen können, die einfach eine Plattform gegenüber einer anderen bevorzugen.
Um sicherzustellen, dass Diskussionen häufig stattfinden und die Teammitglieder immer die richtige Person erreichen können, solltest du eine zentrale Kommunikationsform einrichten, die alle deine Mitarbeiter/innen nutzen können, um Arbeitsangelegenheiten zu besprechen. Das kann deine Standard-Kommunikationsmethode sein, aber auch andere, schnellere Plattformen, die schnelle Nachrichten ermöglichen, ohne dass du eine E-Mail schreiben musst.
Dies hilft Ihrem Team auch zu erkennen, welche Informationen für eine bestimmte funktionsübergreifende Aufgabe besonders wichtig sind. Wenn alle Diskussionen über ein bestimmtes Projekt an einem zentralen Ort stattfinden, können alle Beteiligten einen besseren Überblick erhalten, flexibler agieren und bei Bedarf auch übergreifend zusammenarbeiten. Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und allen für die Teamarbeit verfügbaren Tools zu finden.
Und schließlich, ähnlich wie bei unserem ersten Tipp, sollten Sie die Technologie nutzen und einsetzen, um den Informationsaustausch zwischen den Mitgliedern der funktionsübergreifenden Teams zu verbessern. Kommunikation ist nach wie vor ein zentrales Element für eine ordnungsgemäße funktionsübergreifende Arbeit, und ohne eine ordnungsgemäß informierte Kommunikation laufen Teams Gefahr, in die Falle ineffizienter Diskussionslinien zu tappen, die letztlich dazu führen, dass zu einem bestimmten Thema keine tatsächliche Entscheidung getroffen wird.
Dies ist kein ungewöhnliches Szenario und eines, das viele Unternehmen in der heutigen, sich schnell verändernden Arbeitsumgebung plagt. Gratton und Erickson gehen darauf ein und erörtern dies:
Die virtuelle Zusammenarbeit hat ähnliche Auswirkungen auf die Teams. Die meisten der von uns untersuchten Teams bestanden aus Mitgliedern, die auf mehrere Standorte verteilt waren - in einigen Fällen sogar auf bis zu 13 Standorte rund um den Globus. Wir stellten jedoch fest, dass mit der zunehmenden Virtualisierung der Teams auch die Zusammenarbeit abnahm, es sei denn, das Unternehmen hatte Maßnahmen zur Schaffung einer Kultur der Zusammenarbeit ergriffen.
Mit der virtuellen Arbeit geht jedoch die Weiterentwicklung besserer Technologien einher, die einen nahezu sofortigen Informationsaustausch über große Entfernungen hinweg ermöglichen. Nutzen Sie gemeinsam genutzte virtuelle Ablagefächer, Cloud Computing oder eine Plattform für die Zusammenarbeit, damit Sie die Arbeit unabhängig von ihrem Aufenthaltsort und ihrer Rolle fortsetzen können.
2. Festlegung der wichtigsten Leistungsindikatoren
Das Problem bei einigen funktionsübergreifenden Teams ist, dass ihre Leistung oft an ihre individuellen Abteilungs- oder Funktionsaufgaben geknüpft ist, die mit dem jeweiligen Projekt, an dem sie arbeiten, gar nichts zu tun haben. Daher gibt es Szenarien, in denen es schwierig ist, den Fortschritt eines bestimmten Projekts bei allen Mitgliedern, die sich auf unterschiedliche Aspekte der Initiative konzentrieren, korrekt zu messen.
Eine Produkteinführung kann zum Beispiel einen vielschichtigen Ansatz haben, bei dem F&E, Marketing, Vertrieb und Finanzen richtig zusammenarbeiten müssen, um eine angemessene Strategie und einen Markteinführungsplan zu entwickeln. Jedes funktionsübergreifende Teammitglied könnte versucht sein, seinen jeweiligen Fachbereich als Indikator für den Projektfortschritt zu betrachten, ohne den Status des gesamten Projekts auch aus anderen Perspektiven zu betrachten.
Schränke dieses funktionsübergreifende Leistungswirrwarr ein, indem du wichtige Leistungsindikatoren für Projektmeilensteine festlegst, die den Fortschritt des Projekts besser anzeigen. So können alle Beteiligten besser zusammenarbeiten, um bestimmte Meilensteine zu erreichen, die über ihre jeweilige Rolle hinausgehen. Außerdem kann sich dein Team so über bestimmte Bereiche verständigen, auf die es sich konzentrieren sollte, und zwar in einer Sprache, die das Team teilt, und nicht mit Fachausdrücken, die eher für diejenigen geeignet sind, die in ähnlichen Funktionen arbeiten.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten klären
In funktionsübergreifenden Teams ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Rollen der einzelnen Mitglieder genau definiert und verstanden werden und dass jedes Mitglied seinen Teil dazu beiträgt, das aktuelle Projektziel zu erreichen. Dies ist eine große Hilfe bei der Kommunikation, da so festgelegt wird, mit wem man über bestimmte Aufgaben und Anweisungen für das Projekt spricht (und mit wem nicht). Wenn die Rollen nicht klar verteilt sind, werden sich die Zuständigkeiten der Mitglieder wahrscheinlich überschneiden und zu Ineffizienzen bei Projekten führen, die den Beitrag mehrerer Interessengruppen erfordern.
Richtig definierte Rollen haben noch einen weiteren Vorteil: eine bessere Navigation in unklaren Situationen. Für komplexe Projekte gibt es oft keine festgelegte Methode zur Lösung bestimmter Probleme, so dass Kreativität und Fachwissen aus verschiedenen Funktionen erforderlich sind, um sie richtig anzugehen. Mit definierten Rollen kann die Kommunikation besser erleichtert werden, um zu sehen, wo jedes Mitglied besser beitragen kann.
Lynda Gratton und Tamara Erickson zitieren für HBR einen konkreten Fall, bei dem die BBC mehr als 100 Teams beschäftigte, die an der Fußballweltmeisterschaft 2006 arbeiteten, von der Werbung bis zu den Nachrichten. Trotz der möglichen Verwirrung stellten Gratton und Erickson fest, dass dieBBC-Teams"inunserer Stichprobe mit am besten abschnitten, wenn es um die Klarheit ging, mit der die Mitglieder ihre eigenen Rollen und die Rollen der anderen betrachteten. Jedes Team setzte sich aus Spezialisten zusammen, die über fundiertes Fachwissen in ihrer jeweiligen Funktion verfügten, und jede Person hatte eine klar definierte Rolle".
4. Benennung von SPOCs für jede Funktion
Große und komplexe Unternehmen können ebenso komplexe Führungsstrukturen haben. Wenn diese Unternehmen beginnen, mehr funktionsübergreifende Arbeitsprozesse einzuführen, ist es wahrscheinlich, dass dieselben Teams diese komplexen Teamstrukturen nachahmen, da Manager und funktionale Experten beginnen, diese funktionsübergreifenden Teams zu besetzen.
Hier kann es jedoch zu Verwirrung kommen, wenn sich die Aufgaben der Führungskräfte überschneiden und sie an verschiedenen Projekten arbeiten und schließlich nicht mehr wissen, an wen sie sich für wichtige Informationen und Entscheidungen wenden müssen. Tabrizi merkt an, dass verantwortliche Führungskräfte für jede Funktion die Entscheidungsfindung und Informationsbeschaffung erleichtern können. Mit einem bestimmten Single Point of Contact (auch "SPOC" genannt) wissen die Teams genau, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben.
Dies kann den mittleren Führungskräften helfen, die Schlüsselaspekte eines Projekts besser zu verstehen, damit die Informationen für die Funktionsbereiche, die Daten benötigen, um voranzukommen, leichter zugänglich sind. Tabrizi beschreibt eine konkrete Situation, in der "bei IBM Global Services zum Beispiel gelegentlich Manager der mittleren Ebene mit Entscheidungsbefugnis einspringen. Bei IBM dienen Mid-Level-Manager auch als erste Verteidigungslinie bei funktionsübergreifenden Eskalationsproblemen."
Abschließende Gedanken zur funktionsübergreifenden Zusammenarbeit
Man vergisst leicht, dass Unternehmen in mehr als einer Hinsicht zusammenarbeiten können. Indem man die Perspektiven anderer nutzt, kann man innovativere und effizientere Lösungen schaffen, als wenn man unabhängig von anderen Abteilungen gearbeitet hätte. Wie Paul Leinwand, Cesare Mainardi und Art Kleiner in ihrem Artikel für HBR feststellen,
Wenn du ein paar wichtige funktionsübergreifende Fähigkeiten aufbaust - und sie skalierst -, entkommst du der Falle, in allem Weltklasse sein zu wollen, aber nichts zu beherrschen. Sieh Benchmarking nicht als den Weg zum Erfolg. Konzentriere dich stattdessen auf die wenigen Fähigkeiten, die deiner Strategie entsprechen, und setze sie in allen Bereichen deines Unternehmens ein.
Suchen Sie also nach Möglichkeiten, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit auch über diese Liste hinaus kontinuierlich zu verbessern, und Sie können noch kreativere Wege finden, um komplexe Probleme in Zukunft anzugehen.