Verbesserung der gegenseitigen Kommunikation: Hilfreiche Tipps für die Zusammenarbeit in mehreren Teams

Was ist Cross-Communication?

Einige Leserinnen und Leser sind vielleicht eher an ältere Organisationsstrukturen gewöhnt, die sich auf weitgehend "abgeschottete" Abteilungsstrukturen konzentrierten. In diesen eher traditionellen Teamstrukturen waren die Teams weitgehend unabhängig voneinander und arbeiteten nur dann zusammen, wenn sich ihre Aufgaben mit der Hauptfunktion eines anderen Teams überschnitten. Durch diesen Top-Down-Ansatz konnten die Teams oft nur Prozesse durchlaufen, was zwar zu Effizienzgewinnen bei der Klärung von Zuständigkeiten führte, aber auch zu Problemen mit ineffizienter Bürokratie und geringer Transparenz der Aufgaben.

Als Organisationen in ihrer Entwicklung reifer wurden, begannen sie, mehr funktionsübergreifende Praktiken einzuführen, die eine gegenseitige Kommunikation erforderten. Die Forbes-Autorinnen Christine Organ und Cassie Bottorff beschreiben diese funktionsübergreifenden Teams als "Gruppen von Menschen aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens - wie Marketing, Produktentwicklung, Qualitätssicherung, Vertrieb und Finanzen -, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen".

Das bedeutet, dass Teams, die früher nur aufgrund ihrer Funktion getrennt waren, jetzt so organisiert sind, dass sie oft gruppiert werden, um einen bestimmten Geschäftsbedarf zu erfüllen. Diese Zusammenschlüsse können von einer begrenzten Dauer für bestimmte Projekte bis hin zu längerfristigen Organisationsstrukturen reichen.

Vorteile von funktionsübergreifenden Teams

Der Wandel hin zu einem funktionsübergreifenden System, in dem Mitglieder mit unterschiedlichen Fachkenntnissen zusammenarbeiten, ist nicht einfach so passiert, ohne dass es dafür gute Anreize gab. Die traditionelle Methode unabhängiger Abteilungen, die von Wirtschaftswissenschaftlern als "funktionale Strukturen" bezeichnet wird, profitiert von einer zu zentralisierten Entscheidungsfindung und einer klaren Vorstellung davon, wer in Zukunft die Entscheidungen treffen muss. Dies kann aber auch den Fortschritt behindern, da die Bürokratie, die mit der Einholung von Genehmigungen verschiedener Teams verbunden ist, die Arbeit verlangsamen und die Fähigkeit des Hauptteams, Ideen aus anderen Funktionseinheiten zu nutzen, verringern kann.

Deshalb kam die dezentrale Struktur eines funktionsübergreifenden Teams ins Spiel, das Unternehmen wie Johnson & Johnson mit großem Erfolg eingesetzt haben. Diese funktionsübergreifenden Teams bringen mehrere Vorteile mit sich, von denen der erste darin besteht, dass sie die Teilnehmer/innen zu mehr Innovation motivieren können. Da die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mehr mit verschiedenen Denkweisen und einzigartigen Perspektiven konfrontiert werden, kann die Gruppe als Ganzes oft neue Wege finden, um Probleme anzugehen und neue Lösungen zu entwickeln, die durch verschiedene Berührungspunkte im Unternehmen besser informiert sind.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die deutliche Effizienzsteigerung bei Projekten, die eine funktionsübergreifende Organisationsstruktur durchlaufen, im Vergleich zu einem traditionellen Prozess. Während bei letzterem das Projekt erst von einzelnen Abteilungen bearbeitet wird, bevor es an die nächste weitergegeben wird, können funktionsübergreifende Teams potenzielle Hürden erfassen und angehen, bevor der Prozess zu weit fortgeschritten ist. So sparst du Zeit und Ressourcen, wenn du Projekte durch die gemeinsame Anstrengung mehrerer Beteiligter auf den Weg bringst.

Eine funktionsübergreifende Struktur ermöglicht es den Teams auch, die übergeordneten Auswirkungen ihrer Projekte besser zu erkennen. Bei einem zentralen, funktionalen Ansatz können organisatorische Initiativen schwieriger umzusetzen sein, da die einzelnen Abteilungen möglicherweise nicht den genauen Nutzen der Veränderung für ihre eigenen Teams sehen. Durch die Integration einer funktionsübergreifenden Struktur können umfassendere organisatorische Veränderungen für jedes Team zur Priorität werden, da die Verantwortung auf mehr Interessengruppen verteilt wird.

Tipps zur Verbesserung der gegenseitigen Kommunikation

Trotz der sehr realen Vorteile, die die bereichsübergreifende Kommunikation für die Gesamteffizienz und -effektivität deines Unternehmens hat, ist nicht jedes Unternehmen bereit oder in der Lage, eine solche Verlagerung hin zu einer funktionsübergreifenden Struktur zu bewältigen. Benham Tabrizi stellte in einem Artikel für HBR fest, dass bis zu 75 % der funktionsübergreifenden Strukturen in Unternehmen "dysfunktional" sind, und zwar aufgrund einer Kombination aus "unklarer Führung, mangelnder Verantwortlichkeit, unpräzisen Zielen und dem Unvermögen der Unternehmen, den Erfolg funktionsübergreifender Projekte zu priorisieren".

Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hängt jedoch am meisten von der Fähigkeit deines Teams ab, richtig miteinander zu kommunizieren. All die oben beschriebenen Punkte erfordern ein geschultes Verständnis für funktionsübergreifende Fähigkeiten sowie eine Mentalität der Zusammenarbeit mit Menschen, die andere Sichtweisen haben als man selbst. Daher gibt es einige wichtige Möglichkeiten, wie Unternehmen ihren Mitarbeitern das gewünschte Verhalten und die Kommunikationsfähigkeiten vermitteln können.

Eine zentrale Form der Kommunikation nutzen

Eine konkrete Möglichkeit, die gegenseitige Kommunikation aufzubauen, zu erhalten und sogar weiterzuentwickeln, besteht darin, die Kanäle, über die Teams miteinander kommunizieren, richtig zu verwalten. In der heutigen Geschäftswelt gibt es eine Vielzahl von Kommunikationskanälen, so dass Informationen leicht zwischen Mitgliedern verloren gehen können, die einer Plattform einfach den Vorrang vor einer anderen geben.

Um sicherzustellen, dass Diskussionen häufig stattfinden und die Teammitglieder immer die richtige Person erreichen können, solltest du eine zentrale Kommunikationsform einrichten, die alle deine Mitarbeiter/innen nutzen können, um Arbeitsangelegenheiten zu besprechen. Das kann deine Standard-Kommunikationsmethode sein, aber auch andere, schnellere Plattformen, die schnelle Nachrichten ermöglichen, ohne dass du eine E-Mail schreiben musst.

Dies hilft deinem Team auch zu erkennen, welche Informationen für eine bestimmte funktionsübergreifende Aufgabe besonders wichtig sind. Wenn alle Diskussionen über ein bestimmtes Projekt an einem zentralen Ort stattfinden, können alle Beteiligten einen besseren Überblick haben, flexibler agieren und bei Bedarf miteinander zusammenarbeiten. Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und allen verfügbaren Werkzeugen für die Zusammenarbeit im Team zu finden.

Der letzte Tipp ähnelt dem ersten: Nutze die Technologie, um den Informationsaustausch zwischen funktionsübergreifenden Teammitgliedern zu verbessern. Kommunikation ist nach wie vor ein zentrales Element einer guten funktionsübergreifenden Arbeit, und ohne eine gut informierte Kommunikation laufen Teams Gefahr, ineffiziente Diskussionen zu führen, die letztendlich dazu führen, dass zu einem bestimmten Thema keine Entscheidung getroffen wird.

Das ist kein ungewöhnliches Szenario und eines, das viele Unternehmen in der heutigen, sich schnell verändernden Arbeitswelt plagt. Gratton und Erickson gehen darauf ein und erläutern, dass:

"Dievirtuelle Zusammenarbeit hat ähnliche Auswirkungen auf die Teams. In den meisten der von uns untersuchten Teams waren die Mitglieder auf mehrere Standorte verteilt - in einigen Fällen sogar auf bis zu 13 Standorte rund um den Globus. Doch je virtueller die Teams wurden, desto mehr nahm auch die Zusammenarbeit ab, es sei denn, das Unternehmen hatte Maßnahmen ergriffen, um eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen."

Mit der virtuellen Arbeit werden aber auch immer bessere Technologien entwickelt, die einen fast sofortigen Informationsaustausch über große Entfernungen hinweg ermöglichen. Nutze gemeinsam genutzte virtuelle Ablagefächer, Cloud Computing und sogar Plattformen für die Zusammenarbeit mit Live-Dateien, damit die Arbeit weitergehen kann, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter/innen gerade befinden und welche Rolle sie einnehmen.

Festlegung von Leistungsindikatoren

Das Problem bei einigen funktionsübergreifenden Teams ist, dass ihre Leistung oft an ihre individuellen Abteilungs- oder Funktionsaufgaben geknüpft ist, die mit dem jeweiligen Projekt, an dem sie arbeiten, gar nichts zu tun haben. Daher gibt es Szenarien, in denen es schwierig ist, den Fortschritt eines bestimmten Projekts bei allen Mitgliedern, die sich auf unterschiedliche Aspekte der Initiative konzentrieren, korrekt zu messen.

Eine Produkteinführung kann zum Beispiel einen vielschichtigen Ansatz haben, bei dem F&E, Marketing, Vertrieb und Finanzen richtig zusammenarbeiten müssen, um eine angemessene Strategie und einen Markteinführungsplan zu entwickeln. Jedes funktionsübergreifende Teammitglied könnte versucht sein, seinen jeweiligen Fachbereich als Indikator für den Projektfortschritt zu betrachten, ohne den Status des gesamten Projekts auch aus anderen Perspektiven zu betrachten.

Schränke dieses funktionsübergreifende Leistungswirrwarr ein, indem du wichtige Leistungsindikatoren für Projektmeilensteine festlegst, die den Fortschritt des Projekts besser anzeigen. So können alle Beteiligten besser zusammenarbeiten, um bestimmte Meilensteine zu erreichen, die über ihre jeweilige Rolle hinausgehen. Außerdem kann sich dein Team so über bestimmte Bereiche verständigen, auf die es sich konzentrieren sollte, und zwar in einer Sprache, die das Team teilt, und nicht mit Fachausdrücken, die eher für diejenigen geeignet sind, die in ähnlichen Funktionen arbeiten.

Rollen und Zuständigkeiten klären

In funktionsübergreifenden Teams ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Rollen der einzelnen Mitglieder genau definiert und verstanden werden und dass jedes Mitglied seinen Teil dazu beiträgt, das aktuelle Projektziel zu erreichen. Dies ist eine große Hilfe bei der Kommunikation, da so festgelegt wird, mit wem man über bestimmte Aufgaben und Anweisungen für das Projekt spricht (und mit wem nicht). Wenn die Rollen nicht klar verteilt sind, werden sich die Zuständigkeiten der Mitglieder wahrscheinlich überschneiden und zu Ineffizienzen bei Projekten führen, die den Beitrag mehrerer Interessengruppen erfordern.

Richtig definierte Rollen haben noch einen weiteren Vorteil: eine bessere Navigation in unklaren Situationen. Bei komplexen Projekten gibt es oft keine festgelegte Methode, um bestimmte Probleme zu lösen, so dass Kreativität und Fachwissen aus verschiedenen Bereichen gefragt sind. Mit definierten Rollen lässt sich die Kommunikation besser gestalten, um zu sehen, wo jedes Mitglied einen besseren Beitrag leisten kann.

Lynda Gratton und Tamara Erickson zitieren für HBR einen konkreten Fall, bei dem die BBC mehr als 100 Teams beschäftigte, die an der Fußballweltmeisterschaft 2006 arbeiteten, von der Werbung bis zu den Nachrichten. Trotz der möglichen Verwirrung stellten Gratton und Erickson fest, dass dieBBC-Teams"inunserer Stichprobe mit am besten abschnitten, wenn es um die Klarheit ging, mit der die Mitglieder ihre eigenen Rollen und die Rollen der anderen betrachteten. Jedes Team setzte sich aus Spezialisten zusammen, die über fundiertes Fachwissen in ihrer jeweiligen Funktion verfügten, und jede Person hatte eine klar definierte Rolle".

Ernenne designierte SPOCs für jede Funktion

Große und komplexe Unternehmen können ebenso komplexe Führungsstrukturen haben. Wenn diese Unternehmen anfangen, funktionsübergreifende Arbeitsprozesse einzuführen, ist es wahrscheinlich, dass dieselben Teams diese komplexen Teamstrukturen nachahmen, da Manager und funktionale Experten beginnen, diese interkommunikativen Teams zu besetzen.

Hier kann es jedoch zu Verwirrung kommen, wenn sich die Aufgaben der Führungskräfte überschneiden und sie an verschiedenen Projekten arbeiten und am Ende nicht mehr wissen, an wen sie sich für wichtige Informationen und Entscheidungen wenden müssen. Tabrizi weist darauf hin, dass verantwortliche Führungskräfte für jede Funktion die Entscheidungsfindung und die Informationsbeschaffung erleichtern können. Mit einem festgelegten Single Point of Contact (auch "SPOC" genannt) wissen die Teams genau, an wen sie sich wenden können, wenn sie irgendwelche Fragen haben.

Dies kann den mittleren Führungskräften helfen, die Schlüsselaspekte eines Projekts besser zu verstehen, damit die Informationen für die Funktionsbereiche, die Daten benötigen, um voranzukommen, leichter zugänglich sind. Tabrizi beschreibt eine konkrete Situation, in der "bei IBM Global Services zum Beispiel gelegentlich Manager der mittleren Ebene mit Entscheidungsbefugnis einspringen. Bei IBM dienen Mid-Level-Manager auch als erste Verteidigungslinie bei funktionsübergreifenden Eskalationsproblemen."

Abschließende Gedanken zum Thema Cross-Communication

Man vergisst leicht, dass Unternehmen in mehr als nur einer Hinsicht zusammenarbeiten können. Wenn du die Perspektiven anderer nutzt, kannst du innovativere und effizientere Lösungen schaffen, als wenn du unabhängig von anderen Abteilungen gearbeitet hättest. Wie Paul Leinwand, Cesare Mainardi und Art Kleiner in ihrem Artikel für HBR feststellen,

Wenn du ein paar wichtige funktionsübergreifende Fähigkeiten aufbaust - und sie skalierst -, entkommst du der Falle, in allem Weltklasse sein zu wollen, aber nichts zu beherrschen. Sieh Benchmarking nicht als den Weg zum Erfolg. Konzentriere dich stattdessen auf die wenigen Fähigkeiten, die deiner Strategie entsprechen, und setze sie in allen Bereichen deines Unternehmens ein.

Wenn du also nach Möglichkeiten suchst, die Kommunikation auch über diese Liste hinaus zu verbessern, kannst du in Zukunft noch mehr kreative Wege finden, um komplexe Probleme anzugehen.