SNCF Réseau coordonne sa gestion de projet de transformation digitale avec Klaxoon

Le challenge de Marc : faire travailler les équipes d’un grand groupe à distance comme en présentiel

Au début de l’année 2020, dans le contexte du confinement, les collaborateurs de SNCF Réseau réclament de nouveaux outils plus collaboratifs, pour faire à distance ce qu’ils ont l’habitude de faire en présentiel.

Marc utilise déjà Klaxoon depuis septembre 2019 et décide de miser sur cet outil qu’il apprécie particulièrement pour répondre à cette demande. Tout l’enjeu pour lui est de convaincre que Klaxoon est le bon outil. Celui qui lui permet d’assurer une gestion de projet collaborative, interconnectée et hybride, tout-en-un.

 Marc a alors besoin :

• de créer un espace centralisé où il peut inviter tout le monde à participer et à se renseigner,
• d’un espace qui remplace parfaitement les réunions en présentiel,
• d’un outil qui lui permette d’obtenir des feedbacks et de générer des rapports très rapidement.

Pour stimuler l’intérêt des collaborateurs envers Klaxoon et accompagner son déploiement dans les équipes, Marc mise sur un programme de témoignages dynamiques avec des utilisateurs expérimentés de Klaxoon. Il planifie des conférences en ligne lors desquelles les intervenants ont la main pour embarquer les collaborateurs.

Klaxoon comme outil de gestion de projet et comme espace de travail collaboratif pour organiser des conférences.

 Marc crée un Board  Klaxoon, un whiteboard digital collaboratif à l’espace infini, qu’il partage avec ses collègues et sa hiérarchie. Son équipe est donc capable de travailler de manière connectée, en partageant idées, méthodes, réalisations et résultats. Le but est de favoriser une vraie synergie au sein de son équipe.

Concrètement, il utilise les nombreuses fonctionnalités de Board afin de favoriser au maximum la bonne compréhension des informations par ses collègues. Ainsi, il met en place un vrai management visuel grâce à différents éléments avec lesquels ses collaborateurs peuvent interagir :

• des formes géométriques pour exprimer des idées différentes,
• une frise chronologique pour représenter l’évolution des actions entreprises dans le temps,
• des idées écrites reliées par des connecteurs afin de créer une mindmap collaborative.

Marc fait le choix de créer son board de A à Z, mais vous pouvez aussi installer en un clin d'oeil l’un des très nombreux templates, comme par exemple le template Mindmapping. C’est un template particulièrement utile pour exprimer ses idées et les enrichir pour définir ensemble un plan d'action.

De ce fait, Marc transforme très simplement son board en outil de gestion de projet efficace et polyvalent.

Pourquoi polyvalent ? Tout simplement parce que ce même Board lui sert aussi à planifier les interviews avec des ambassadeurs : des personnes au sein de SNCF Réseau qui utilisent déjà Klaxoon au quotidien et qui peuvent apporter leur témoignage.

Chaque intervenant peut se connecter afin de s’inscrire à la date qu’il veut : de ce fait, Marc décentralise cet aspect de l’organisation des événements et gagne beaucoup de temps. En un clin d'œil, il voit qui souhaite intervenir et quand. Il détecte aussi les éventuels problèmes de planning : Board permet une communication directe entre les personnes qui ont accès à l’outil de gestion de projet.

Le jour J, il lui suffit d’envoyer un simple lien pour inviter tous les participants aux conférences en ligne pour qu’ils puissent se connecter au Board et suivre la conférence. L’onboarding étant très simple, les réunions démarrent sans aucun retard et se concentrent sur l’essentiel. Après les réunions ou les conférences, Marc n’a pas besoin d’envoyer les visuels utilisés ou les documents partagés : les utilisateurs conservent leur accès au board et peuvent donc télécharger toutes les ressources qu’ils jugent utiles. Ils peuvent aussi discuter en direct avec Marc, qui se sert de leur ressenti pour améliorer à chaque fois ses conférences en ligne.

Quels résultats attendre de l’utilisation de Klaxoon au quotidien ?

Finalement, Marc parvient à organiser des événements entièrement sur Klaxoon et utilise la plateforme comme outil de gestion de projet complet.

Pour lui, Klaxoon est le meilleur outil de gestion de projet parce qu’il lui permet de tout créer de A à Z. En lieu et place d’un board unique qu’il peut partager à toute son équipe, il aurait créé des dizaines de documents, sans parler de la multiplication des versions. 

Le Board lui permet aussi de gagner beaucoup de temps puisque tous les membres de son équipe et même les intervenants à ses conférences peuvent enrichir le support eux-mêmes. Le reporting chiffré des actions se fait donc naturellement, et il peut donner à sa hiérarchie un historique précis des KPI.

D’ailleurs, les résultats sont impressionnants : dès la troisième conférence, il compte déjà 90 personnes connectées pour assister à l’événement. Grâce à ce type d’action, Marc est parvenu à multiplier par 5 le nombre d’utilisateurs de Klaxoon au sein des équipes SNCF Réseau.

Finalement, utiliser Klaxoon a permis à Marc d’atteindre ses objectifs. En seulement quelques mois, il a convaincu les équipes de SNCF Réseau d’utiliser Klaxoon. En l’utilisant lui-même quotidiennement, il a prouvé que Klaxoon était capable de servir dans toutes les situations grâce à son aspect hybride faisant de lui aussi bien un espace de travail collaboratif en ligne qu’un outil de gestion de projet ou une salle de réunion virtuelle.