PERT : l’outil de gestion de projet pour optimiser les délais

En équipe, prévoyez la durée la plus réaliste de chaque étape pour mener à bien votre projet

Si le nom de la méthode PERT se prononce “perte”, ne vous y fiez pas : en l’appliquant bien, aucun risque que votre projet ne coure à sa perte ! Au contraire, maîtrise des délais et respect des échéances seront au rendez-vous.

Avec le template PERT, posez-vous les questions suivantes en début de projet et répondez-y en équipe. Quelles actions peuvent être menées en parallèle pour gagner du temps ? Quelle étape du projet ne peut pas démarrer tant que telle autre étape n’est pas achevée ? Que peut-on anticiper sans conséquence sur le reste ? 
Ce template est idéal à utiliser en gestion de projet. Avant même le commencement d’un projet, réunissez les parties prenantes et créez ensemble le diagramme. Grâce à une représentation graphique co-construite, la visibilité sur l’ordonnancement et la planification des tâches est accrue. Ainsi, vous êtes en mesure de confronter la date de fin souhaitée du projet à la réalité du terrain, grâce à un suivi de l’enchaînement des tâches. Très visuelle, cette méthode s’adapte à tous les projets et vous permet d’effectuer les ajustements nécessaires à leur bon déroulement. Anticipez ainsi les éventuelles interférences et récoltez le fruit de votre travail en temps et en heure. Dans le cas où l'échéance ne peut être tenue, trouvez des solutions en équipe et assurez la réussite du projet !

D’où vient la méthode PERT ? 

Le PERT, « Program Evaluation and Review Technique », a été développé par la Marine américaine en 1958, dans le cadre de son projet POLARIS, visant à rattraper son retard balistique sur l’URSS. Un projet nécessitant rigueur et coordination puisqu’il fallait être en mesure de livrer simultanément un sous-marin et la fusée qui y était associée. Le nombre de protagonistes interférant dans ce projet d’envergure était impressionnant, de même que le nombre de tâches à réaliser, de là a été pensée la méthode PERT. Celle-ci a permis de raccourcir le délai de réalisation de près de deux ans, grâce à un enchaînement logique et optimal des tâches en réseau, et ainsi d’accroître la performance de la Navy. 

L’intérêt de la méthode PERT en gestion de projet

La méthode PERT est un outil de gestion de projet qui favorise la maîtrise des délais de réalisation. Il s'agit notamment d’être en mesure de suivre l’intégralité du déroulement d’un projet en cours et d’avoir une visibilité accrue sur ses tâches interdépendantes et chemins parallèles. 

En effet, en gestion de projet, le respect des délais est primordial, tout dépassement de la date initialement prévue peut entraîner des complications financières ou encore des dégradations des relations avec les commanditaires. Il faut de ce fait faire preuve d’une grande précision et bien réagir face aux difficultés qui se présentent. 

Le diagramme permet également d’avoir une vision éclairée sur l’ensemble du travail qui peut être réalisé en simultané. En effet, un projet est constitué de tâches qui doivent être logiquement réalisées successivement, dans un ordre prédéfini, du fait du lien existant entre elles. Cela forme un réseau. De ce fait, certaines tâches ne peuvent débuter tant que d’autres ne sont pas terminées. 
Une fois conçu, le diagramme de PERT met en évidence des tâches critiques. Ce sont des tâches pour lesquelles le moindre retard entraîne nécessairement un report de la date de livraison du projet puisqu’elles ne disposent d’aucune marge. On peut notamment souligner qu'il s’agit alors d’un chemin à “flux tendus”. Les acteurs du projet sont en mesure de revoir l’affectation des différentes ressources, qu’elles soient financières, humaines ou matérielles pour compenser certains retards et respecter la deadline initialement fixée.

Comment construire le diagramme de PERT avec le template Klaxoon ?

Pour débuter la création du diagramme, commencez par remplir le tableau de dépendance des activités. Il s’agit de dresser un état des lieux de toutes les tâches qui font partie de votre projet et de les décrire brièvement, chaque tâche représente une étape pour atteindre l’objectif fixé. 

Ensuite, en équipe, identifiez la durée de chacune de ces tâches en jours et mettez en évidence les antécédents, c’est-à-dire les tâches qui en précèdent une autre.   

Passez ensuite à la construction de votre diagramme en calculant l’ensemble des dates de commencement au plus tôt de chaque tâche puis, une fois cette étape terminée, les dates de commencement au plus tard. Grâce à l’utilisation des connecteurs intégrés au Board, il est très facile de relier les éléments entre eux. Les deux calculs permettent de mettre en évidence les marges qui existent sur chaque tâche, c’est-à-dire le retard qui peut être pris sans retarder l’intégralité du projet. Il y a deux types de marge à définir : 

•  La marge totale : c’est le retard que peut prendre une tâche sans impacter la date de fin du projet. Si la marge totale donne un total de 0, la tâche est critique, un quelconque retard sur celle-ci entraîne nécessairement un report de livraison du projet. 
  

Le calcul est le suivant : date de début au plus tard de l’étape suivante - (moins) la durée de la tâche concernée - (moins) date de début au plus tôt de l’étape précédente. 

• La marge libre : il s’agit cette fois du retard que peut prendre une tâche sans impacter le début au plus tôt de la tâche qui suit. 

‍‍Le calcul se fait comme suit : Date de début au plus tôt de l’étape suivante - (moins) la durée de la tâche - (moins) la date de début au plus tôt de l’étape précédente.

Gain de temps et communication fluide avec le template PERT de Klaxoon

La méthode PERT, c’est avant tout organiser, planifier et coordonner l’enchaînement des tâches et obtenir une meilleure visibilité sur les échéances et l’avancement global du projet. Avec Klaxoon, vous pouvez dresser différents scénarios et sans limite grâce à Board, le tableau blanc digital à l’espace infini. À mesure que votre projet évolue, les membres de l’équipe peuvent facilement y apporter des modifications et interpeller les autres participants, avec l’outil Questions par exemple.  De même, en cas de complications, vous pouvez alerter à tout moment votre équipe projet en publiant une idée ou une question sur le Board, une notification leur est alors adressée dans l’immédiat. 

Ainsi, en réalisant le diagramme sur le Board, vous êtes en mesure de contrôler, d’anticiper et d’augmenter votre réactivité face aux retards ou aléas imprévisibles pouvant survenir. En effet, être en mesure de réduire l’incertitude autour d’un projet est un atout majeur. ‍

Comment réagir en cas de dépassement des délais ?  

Certaines tâches peuvent prendre du retard sans nécessairement affecter la date de fin du projet, tandis que d’autres auront systématiquement un impact sur celle-ci. On peut alors lier la méthode PERT à celle du chemin critique (Critical path method) qui met en avant les tâches qui ne peuvent subir aucun retard sans retarder l’ensemble du projet et qui nécessitent donc une attention particulière.

Lorsque les délais ne peuvent être respectés, il existe deux méthodes à mettre en place pour réorganiser le planning. 

La première est le fast-tracking, cela a pour but de casser les dépendances existantes entre certaines activités afin de pouvoir les réaliser en parallèle, de façon simultanée.  
Lorsque cette première technique n’a pas permis de gagner suffisamment de temps sur le calendrier, il existe également la technique du crashing. Il s’agit ici de rajouter des ressources au projet afin d’augmenter la productivité. Il faut alors étudier le rapport entre le coût et le gain de temps réalisé.

Perfectionnez vos méthodes de gestion de projet avec d’autres templates Klaxoon. 

‍Pour une gestion de projet optimale et surtout bien organisée, n’hésitez plus à faire appel à d’autres templates également disponibles dans la bibliothèque Klaxoon. La méthode OKR permet la définition précise des objectifs, le RACI facilite la répartition des tâches, des rôles et des responsabilités ou encore Greenstorm pour veiller sur l’empreinte carbone générée par votre projet. Associés à l’utilisation du template PERT, la gestion de projet n’aura plus aucun secret pour vous.