Organiser un séminaire simplement en 5 étapes

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ? Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise et comment doit-on s’y prendre ?

Le séminaire, moment clé pour partager la culture d’entreprise et se réunir autour de workshops en équipe

Un séminaire d’entreprise ou séminaire d’une entité, d’un département ou d’une business unit, est un événement pendant lequel l’ensemble des collaborateurs d’une organisation se réunissent pour participer à des workshops, des réunions de travail, des ateliers de réflexion ou encore des moments plus informels. Souvent organisé sur une demi-journée, une journée entière ou plusieurs jours, ce moment privilégié permet de prendre du recul par rapport à son travail.

Pourquoi organiser un séminaire ? Pour partager les objectifs, être aligné sur la stratégie et les valeurs de l’entreprise. C’est aussi l’occasion d’entretenir la cohésion des équipes, véritable facteur de performance en entreprise.

Le séminaire peut aussi renvoyer à d’autres événements :

• le séminaire virtuel, séminaire en ligne ou webinaire
• le séminaire de direction, de management, commercial
• le séminaire d’intégration, d’enseignement, de formation, de motivation et de cohésion…

Avec le Template Organiser un séminaire, vous avez toutes les cartes en main pour préparer et animer facilement tous vos séminaires, quel que soit le format, qu’ils aient lieu à distance ou sur place, dans les locaux de votre entreprise ou dans un lieu externe.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir en 5 étapes simples les bonnes pratiques pour garantir le succès de votre événement. Les 2 premières étapes sont consacrées à l’organisation et à la conception du séminaire, en équipe. Les 3 étapes suivantes sont axées autour de l’animation du séminaire et des interactions avec les participants. Vous pourrez utiliser Board comme outil et support unique pour préparer le séminaire mais aussi pour réunir tous les participants le jour J !

Première étape : déterminer les objectifs et le cadre du séminaire

Comme pour tout événement, la dimension logistique est bien sûr incontournable pour organiser un séminaire réussi. Toutefois, il est essentiel de démarrer avec un temps de réflexion sur les objectifs de votre workshop d’entreprise. Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour identifier les formats les plus adaptés qui seront mis en place pendant votre séminaire :

• quelles valeurs souhaitons-nous mettre en avant pendant ce séminaire ?
• dans quel état d’esprit l’événement aura-t-il lieu ?
• sur quels sujets souhaitons-nous faire travailler et réfléchir les participants ?
• quel contenu voulons-nous partager avec les équipes ?
• avec quels messages les collaborateurs doivent-ils repartir ?

Vous souhaitez mobiliser simplement l’intelligence collective ? Invitez l’équipe organisatrice sur un Board, outil simple qui permet en un seul endroit de collaborer de manière visuelle. Vous pourrez collectivement répondre à ces questions, voter pour les meilleures idées et déterminer in fine les objectifs du séminaire. Même si chacun est en télétravail, l’outil de visioconférence intégré, Live, vous permet de vous voir et de vous entendre lors de vos réunions et sessions de travail.

• Quand organiser un séminaire d’entreprise ? Quelle est la meilleure période ?
• Où le séminaire aura-t-il lieu ?
• Sera-t-il 100% à distance ou hybride, avec une partie de l’équipe dans les bureaux ou dans un autre lieu ?
• Quel budget pouvons-nous mobiliser pour organiser le séminaire ?

Aux objectifs du séminaire doivent répondre le cadre et les formats. Pour organiser concrètement la logistique du séminaire, vous pouvez aussi utiliser le template Sketch my Project, qui permet de représenter visuellement l’ensemble des tâches à accomplir et de travailler en équipe de manière synchronisée.

Deuxième étape : préparer facilement vos workshops

Passez à la préparation concrète de votre séminaire, étape par étape, et organisez simplement vos workshops en amont de l’événement avec le template Organiser un séminaire.

1. Lancez votre Board et reportez-y le programme de votre séminaire, en structurant le planning horaire le plus précisément possible. Les participants auront ainsi accès à l’ensemble des informations pratiques, au même endroit. Si besoin, il vous sera également possible de les mettre à jour au fur et à mesure.
2. Personnalisez les espaces à l’aide de la barre d’outils et des éléments mis à disposition : photos, formes, texte, dessins, liens vers des vidéos ou des documents… Prenez vos marques, appropriez-vous le Board et mettez-le aux couleurs de votre organisation ! Par exemple, vous préférez lancer un icebreaker dès le début du séminaire, avant de présenter le programme ? Pour représenter cela visuellement, vous allez pouvoir déverrouiller et déplacer la zone proposée. Vous souhaitez agrandir l’espace “Boîte à messages et questions” ? Il vous suffira de redimensionner le rectangle correspondant. Vous avez besoin de davantage de tables pour adapter les sous-groupes au nombre de participants ? Il vous suffit de sélectionner une table et de la copier-coller.
3. Préparez vos workshops : hackathons, ateliers de design thinking, de brainstorming, de méthodes agiles… Méthodes des 6 chapeaux de Bono, Speedboat, World Café… retrouvez toutes les idées de workshops à réaliser en équipe pour répondre aux objectifs du séminaire dans la bibliothèque de modèles prêts à l’emploi Klaxoon. Il vous suffit de lancer ces templates, de les adapter à vos besoins puis de poster les liens vers ces Board dans votre Board de séminaire. Les participants pourront alors aller et venir entre le Board du séminaire et les différents Board d’ateliers. Objectif : susciter l’engagement des participants tout au long du séminaire !

En un seul et même endroit, tout le groupe voit la même chose : les espaces de travail seront prêts à accueillir les sous-groupes et chacun pourra y accéder en un clic. Finis les moments de flottement où chacun se demande sur quel lien il doit cliquer, où il doit se rendre, etc. Quand les ateliers sont en sous-groupes, soit le groupe est déjà constitué, soit chacun est invité à se positionner sur une table à partir de son ordinateur, de sa tablette ou de son smartphone, en postant sa photo et en la déplaçant au niveau d’un siège. De cette manière, on identifie immédiatement avec quelles personnes on va être amené à travailler et on peut se déplacer simplement pour les retrouver. Pour ceux qui sont à distance, il suffit d’ajouter un lien vers un Board ou un salon de visio.

Troisième étape : animer le séminaire en toute sérénité

Un seul espace pour tous vos ateliers et présentations : une fois votre Board préparé, il ne vous reste plus qu’à inviter les participants au séminaire, via un simple lien ou en leur transmettant le code correspondant. Sur ce même Board, utilisez l’outil de visioconférence intégré Live jusqu’à 15 participants pour vous voir et vous entendre même à distance. Au-delà, vous pouvez utiliser un autre outil de vidéoconférence pour lancer le séminaire et vous retrouver pour démarrer la journée. Le Board est l’espace de travail unique pour interagir, partager des informations et mobiliser l’intelligence tout au long du séminaire.

Avec Synchro Board, tous les participants suivent : en un clic, vous pouvez activer la Synchro Board et ainsi focaliser sur un endroit du Board pour que tous les participants puissent voir le même écran que vous, simultanément. Pratique pour introduire la journée, le programme et les activités qui se dérouleront tout au long de ce séminaire en ligne.

Un espace infini pour animer autant de sous-groupes de travail que nécessaire : tout au long du séminaire, vous pouvez animer des moments en plénière mais aussi des temps en sous-groupe. L’espace du Board est infini et tous les outils graphiques sont à votre disposition, alors n’hésitez pas à modeler votre séminaire à l’image de l’organisation et à puiser votre inspiration dans la bibliothèque de modèles prêts à l’emploi ! Vous y découvrirez des ateliers clés en main et des conseils pour préparer et animer vos workshops de travail.

Quatrième étape : susciter l’engagement de la part des participants

Pour lancer le séminaire et “briser la glace”, rien de tel que les Icebreakers : des ateliers simples et efficaces qui permettent de libérer la parole de chacun, de susciter la curiosité, lier un premier contact et mettre l’équipe en mouvement, qu’elle soit en salle ou à distance. Dans le Template Organiser un séminaire, vous retrouverez des modèles d’icebreakers prêts à l’emploi, que vous pouvez copier-coller et insérer dans la zone correspondante ou dans un Board séparé si vous souhaitez diviser le groupe en équipes.

Le template Organiser un séminaire inclut également une zone inspirée du template Breakout Rooms, pour répartir les participants en sous-groupes très simplement. Vous trouverez d’autres zones que vous pourrez investir pour différents ateliers, temps de restitution ou de partage de feedbacks. À l’image d’un séminaire en présentiel où vous passez de salle en salle en fonction du programme, Board vous permet de rendre le séminaire dynamique et visuel. Même à distance, les participants suivent l’avancement de la journée et peuvent participer en postant des idées avec du texte, des images, des vidéos, des liens web…

Tout au long du séminaire, vous pouvez utiliser l’outil Questions. Idéal pour s’interpeller, dynamiser l’échange, prendre des décisions collectivement : même à distance, vous pouvez fluidifier l’échange et la participation. Question simple, évaluation, choix multiple ou encore vote : avec Question, mobilisez l’intelligence collective de façon simple et instantanée, en fonction de vos besoins.

Cinquième étape : ancrer les messages et collecter du feedback

Après une journée riche en présentations, en workshops, en sessions brainstorming… comment s’assurer que les participants du séminaire ont retenu les messages clés ? Qu’il s’agisse du bilan de l’année, des statistiques, des objectifs de l’année à venir… ces informations sont partagées aux participants tout au long du séminaire. Créer des interactions synchrones permet de dynamiser les moments de partage d’informations et donc de favoriser la mémorisation des informations. Cette mission est facilement accomplie en utilisant Klaxoon tout au long du séminaire !

Vous pouvez par la suite solliciter les participants avec des Aventures ou des Missions Klaxoon, pour évaluer ce qu’ils ont retenu du séminaire et les inviter à partager leurs feedbacks. Le Board utilisé pour animer le séminaire peut également rester accessible pour que chacun puisse y retourner et consulter les échanges et les contenus partagés. Ancrer les messages représente un véritable enjeu qui est également conditionné par la manière dont les participants ont vécu et perçu le séminaire. C’est pourquoi  vous retrouverez dans le template Organiser un séminaire des espaces dédiés à la restitution et au partage de feedback. “Le feedback est le petit déjeuner des champions” : plus vous collecterez de retours de la part de vos participants, plus vos moments d’équipe seront efficaces et appréciés !

Vous êtes prêts à vous lancer dans cette aventure à l’aide du template Organiser un séminaire ? Découvrez tous les conseils d’utilisation et appropriez-vous le Board pour faire de cet événement un moment inoubliable, représentatif de votre organisation, riche en partage et en échanges  !