Sketch My Project: la représentation visuelle de votre gestion de projet

Une méthode de gestion de projet visuelle grâce au Board de Klaxoon

Avant de se lancer dans le vif du sujet, quand on dit « Sketch my project », que veut-on dire ? « Sketch », en anglais, signifie « dessin » ou « croquis ». On pourrait donc traduire « Sketch my project » par « Dessine mon projet ». En effet, ce que Klaxoon vous propose ici avec ce template, c’est une méthode de gestion de projet s’appuyant sur un véritable tableau de management visuel. Cela va bien au-delà de gérer son projet en répartissant simplement les tâches par thème, service ou poste de travail.

Sur Board, chaque participant peut travailler à toutes les composantes du projet de manière visuelle et en un seul endroit. Le fait d’utiliser des photos, dessins, formes, couleurs, textes ou des liens vers d’autres documents visuels ajoute un aspect extrêmement dynamique aux réunions de suivi de projet, et clarifie en clin d’œil les avancées et les tâches en cours. Cela vous permet de visualiser intelligemment l’information et en un seul endroit (suivant la méthode d'online data visualization).

Plutôt que de garder pour vous votre carnet de croquis, de notes personnelles, de graphiques et autres créations en lien avec votre projet, partagez toutes ces idées au même endroit avec vos collaborateurs. Le whiteboard, collaboratif et évolutif, se met ainsi au service de votre projet et vous permet d’avancer, en équipe, de façon synchronisée et innovante.

Le management visuel agile, l’une des clés du Future of work

Lorsque l’on parle de Future of work (l’avenir du travail), on pense tout de suite aux tendances sociétales et technologiques qui peuvent influencer votre organisation et vos projets.

Le travail en équipe, le télétravail, les réunions d’équipe, le management et la gestion de projet au sens large sont tous des éléments impactés par cette nouvelle culture du changement et de l’innovation. Non seulement il vous faut surfer sur la vague pour rester dans le jeu de la compétition, mais cela demande une grande capacité d’adaptation. C’est pourquoi Klaxoon vous propose des outils pour vous aider à vous adapter et à opérer ces transformations, à l’instar du template Sketch My Project, parmi une multitude d’autres méthodes de gestion de projet agiles.

L’avenir du travail met au centre de vos projets des compétences, certes techniques, mais surtout humaines :

• La résolution de problèmes ou problem solving‍
• L’intelligence émotionnelle
• L’intelligence relationnelle
• L’individualité

Tout cela constitue désormais des atouts pour mener à bien tous vos projets. Or, le management visuel offre aux membres de votre équipe une grande liberté et une grande autonomie dans leur participation, ce que reflète le template Sketch My Project dans l’infinie variété de formes que peuvent prendre leurs idées. Le potentiel des personnes créatives est mieux valorisé au sein de votre équipe, et les communicants trouvent de nouveaux moyens de s’exprimer et de faire le lien dans le groupe.

En outre, ces nouvelles méthodes de gestion de projet, qu’elles concernent les moments d’avancée personnelle ou de travail en équipe, viennent ajouter un aspect ludique et beaucoup de plaisir au temps passé à travailler sur votre projet. Efficacité et plaisir, c’est aussi ça, le futur du travail !

Des bénéfices pour la gestion de projet, mais aussi pour les collaborateurs

Bien évidemment, ce nouvel outil de management visuel promet des résultats efficaces pour tous vos projets, mais il offre également un processus attrayant et stimulant à tous les participants.

Vous voyez vos points de blocage disparaître au profit de nouvelles idées sous de nouvelles formes. Le whiteboard stimule la créativité et la réactivité de tous vos partenaires de projet, et fait place à l’approche différenciée de chacun. Ainsi, vous trouvez des solutions innovantes auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé avec un simple brainstorming.

En outre, travailler en équipe de façon plus ludique augmente la motivation et l’envie de donner le meilleur de soi-même. Les membres de votre équipe projet apprécient le fait de participer à une cocréation.

Un seul endroit pour une gestion de projet centralisée et participative

Le template Sketch My Project associe sa souplesse de création et de partage à un autre avantage crucial : il peut être utilisé autant de façon synchrone qu’asynchrone.

Votre équipe peut avancer lors des points projet, en direct et en collaboration, et même utiliser l’outil Question pour s’interpeller directement sur des points à résoudre. La prise de décision est facilitée, même en télétravail. Et comme votre Board reste accessible à tout moment et qu’il regroupe toutes les informations de l’avancement du projet au même endroit, les membres de votre équipe peuvent aussi y travailler de leur côté, en dehors des réunions.

Ainsi, le whiteboard reste à jour et tout le monde participe, selon ses disponibilités. Vous gagnez du temps et la gestion de votre projet est facilitée grâce à Sketch My Project.

Comment utiliser le template Sketch My Project ?

Un lancement de projet agile et créatif

L’élaboration de votre tableau de management visuel étant collaborative, commencez par inviter les membres de votre équipe. Vous pouvez utiliser la fonction d’invitation intégrée à Klaxoon et saisir les adresses email des participants, ou bien copier le lien généré par la création de votre whiteboard et le coller dans un email ou un message adressé aux destinataires de votre choix.

Comme sur chaque Board Klaxoon, chaque participant peut positionner lui-même ses idées si vous l’autorisez, dès sa création. De plus, tout n’a pas besoin d’être défini pour commencer à « dessiner », laissez-vous inspirer par les apports des uns et des autres.

Lorsque votre travail d’équipe commence à payer et à créer une représentation visuelle de votre projet qui vous plaît, n’oubliez pas que vous pouvez désactiver l’option de déplacement des dessins, images et formes en cliquant simplement sur le bouton « Déplacer ». Vous avez le choix de pouvoir « figer » ou déplacer tous les éléments séparément :

• Vos idées
• Les idées des autres
• Les éléments visuels

Ainsi, vous pouvez choisir de conserver une trame imagée et continuer à faire avancer votre projet sur cette base visuelle cocréée par toute votre équipe.

La liberté, meilleur outil de gestion de projet

C’est parti ! Seul au début, ou directement en équipe, commencez à matérialiser votre projet. Un nouveau produit à lancer ? Le logo d’un projet à créer ? Un plan de salon à préparer ? Le template Sketch My Project s’adapte à toutes les situations et à tout type de projet car c’est vous qui lui donnez forme.

Familiarisez-vous avec le Board ! Démarrez en matérialisant votre projet au centre en lui donnant un nom et en attribuant à cette idée tous les éléments nécessaires (logo, plan, lien vers une vidéo de démonstration, etc.). Juste à côté, la zone Médias & documents vous permet d’intégrer au fur et à mesure tout ce qui vous sera utile, en fonction des activités liées à votre projet.

Quand on travaille sur un projet, on a besoin de poser ses idées, de formuler des propositions, de prendre note des échanges, d’esquisser des solutions, etc. Et parfois, les mots ne sont pas le meilleur vecteur de communication. C’est pourquoi Klaxoon vous offre la possibilité de participer à tous vos projets de façon plus imagée. Ne passez plus jamais à côté d’une idée de génie ou de la résolution d’un problème qui serait resté bloqué dans une réunion autour d’une table. Grâce au management visuel du template Sketch My Project et à son immense capacité d’adaptation, vous saurez faire émerger des idées novatrices en toute simplicité.

Choisissez de grands axes, thématiques ou composantes de travail, et utilisez les outils du whiteboard pour que tout le monde puisse les visualiser et les reconnaître facilement. L’espace est totalement modulable. Laissez tomber toute idée prédéfinie d’une gestion de projet classique, et inspirez-vous de tout ce qui va influencer votre projet et le faire avancer. Par exemple, intégrez facilement à votre whiteboard :

• Un calendrier de planification des tâches
• Vos sources d’inspiration
• Le déroulé des étapes jusqu’à la réalisation du projet
• Des médias
• Tout autre type de document voulu

Pour permettre à tous les participants de se repérer en un clin d’œil, utilisez les formes pour structurer l’espace et choisissez par exemple un code couleur par personne, par service ou par type d’idée. C’est ce que l’on appelle le management visuel agile, très efficace.

Idéal autant pour les projets express que les marathons au long cours, l’espace du template Sketch My Project est infini. Notre conseil ? Prévoyez de la place en cercle autour de l’élément central, car vous n’êtes pas à l’abri d’avoir énormément d’idées et d’informations à partager !

Plaisir et flexibilité, les clés d’un management agile

Quoi de mieux pour faire avancer un projet que d’allier de vrais rendez-vous fédérateurs, que sont les réunions ou points projet, à la liberté accordée à chaque membre de l’équipe de travailler quand il le souhaite ?

Lors des réunions de suivi de projet, chacun peut se placer où il le souhaite sur votre terrain de jeu : rester dans sa zone d’expertise et de travail, ou jouer collectif et participer aussi aux parties des autres. C’est le moment où tous les membres de l’équipe prennent connaissance de ce qui a pu avancer entre deux points projet et communiquent ensemble, au même endroit, pour avancer jusqu’à la prochaine étape.

Grâce au template Sketch My Project, chacun prend l’espace qu’il lui faut pour avancer sur sa partie. Résultat ? En un coup d’œil, l’équipe a une vue globale du projet, les informations sont partagées en continu et la coordination des actions est facilitée.

En partageant au quotidien, et en dehors des réunions, toutes les informations et les documents sur le whiteboard afin que chacun y ait accès, vous mettez en place un véritable travail d’équipe efficace, tout en respectant l’individualité et le rythme de chacun.

De plus, vous pouvez utiliser l’outil Question pour solliciter l’avis ou l’aide de toute l’équipe, ou bien interpeller une personne en particulier. Vous venez, par exemple, de recevoir un devis pour une étape spécifique du projet ? Mettez le document en lien sur le whiteboard et demandez un feedback à votre équipe.

Vous bloquez sur un élément ou il vous manque une information pour lancer une commande ? Interpellez directement la personne concernée sur le template en ajoutant son nom ou son adresse email sous la Question. Ainsi, vous travaillez en équipe ou en solo, vous vous interpellez, tranchez des sujets, prenez des décisions et faites avancer le projet, même entre les points projet.

Intuitif, visuel et flexible : ce n’est pas étonnant que le template Sketch My Project soit un coup de cœur remonté par la communauté d’utilisateurs Klaxoon. La représentation visuelle de votre plan de management de projet insuffle de l’énergie et du plaisir dans vos projets, tout en répondant à un réel besoin exprimé dans le cadre du Future of work. Grâce au template Sketch My Project et aux mille facettes de Board, vous avancez plus rapidement, à la fois ensemble et en solo et, surtout, vous prenez beaucoup de plaisir à gérer vos projets.