IA et collaboration : comment l’intelligence artificielle transforme le travail d’équipe

L’intelligence artificielle (IA) transforme aujourd’hui la manière dont les entreprises travaillent, échangent et collaborent. Face à l’essor du travail hybride et à la multiplication des outils numériques, elle s’impose comme un levier d’efficacité et de coordination, sans pour autant complètement remplacer l’humain.

Qu’est-ce que l’IA appliquée à la collaboration ?

Avant d’analyser ses bénéfices dans cet article, il est nécessaire de comprendre ce que recouvre l’intelligence artificielle lorsqu’elle s’applique au travail d’équipe. Nous verrons aussi qu’elle complète bien l’action des outils collaboratifs, puisqu’elle englobe des usages permettant d’améliorer la communication, la structuration des projets et la circulation de l’information au sein des organisations.

Définition de l’IA dans un contexte collaboratif

Actuellement, l’intelligence artificielle fait partie des sujets incontournables lorsqu’on parle d’innovation dans le monde du travail. Dans la plupart des cas, les opportunités récemment développées dans ce domaine concernent en fait l’IA générative. Il s’agit d’une branche de l’intelligence artificielle qui s’appuie sur le machine learning et le deep learning pour créer des modèles de génération de contenu basés sur un contexte précis. 

Grâce à ces modèles, l’IA générative a aujourd’hui des applications dans beaucoup de secteurs d’activité. De la création de contenus ou de code à de l’idéation, elle peut parfois même être utilisée pour de l’accompagnement en formation et du coaching. À la clé, un gain de temps et de productivité considérables pour les organisations.

Pourquoi l’IA s’impose dans les environnements hybrides et distribués

Avec la généralisation du travail hybride et la dispersion géographique des effectifs, les entreprises cherchent des solutions pour préserver la cohésion et la continuité de leur développement. L’IA s’impose ainsi comme un soutien opérationnel dans la collaboration à distance, capable de générer des résumés, d’analyser des idées ou de proposer des pistes de réflexion en asynchrone. 

D’après McKinsey, 65 % des entreprises utilisent régulièrement l’IA générative en juin 2024, ce qui est presque le double des 33 % enregistrés au second semestre de 2023. Cette adoption rapide illustre la volonté des organisations d’intégrer l’IA à leurs processus collaboratifs, afin de renforcer la fluidité et la performance de leurs équipes.

Les bénéfices de l’IA pour vos équipes et votre collaboration

En plus d’améliorer la productivité, l’intelligence artificielle est aussi une ressource et un support qui renforce la collaboration, la communication et l’engagement des équipes. En complément du savoir-faire humain, elle agit comme un levier d’efficacité collective.

Améliorer la communication écrite, visuelle et multilingue

Dans un contexte de travail hybride ou asynchrone, l’IA joue un rôle de réassurance pour les travailleurs humains. Par exemple, ils peuvent y faire appel comme à un collègue de bureau pour poser des questions rapides, demander une confirmation, ou bien générer une base de contenu et la retravailler plutôt que de démarrer d’une page blanche. 

Ainsi, les possibilités des outils d’intelligence artificielle à l’écrit sont multiples : réécriture, reformulation, changement de ton dans un texte, catégorisation, traduction... Elle permet donc de structurer plus facilement un message et d’en faciliter la compréhension, quel que soit le contexte culturel ou linguistique. 

Dans la plateforme collaborative Klaxoon, vous pouvez également utiliser les fonctionnalités basées sur l’IA dans Board pour traduire le contenu de vos idées dans pas moins d’une centaine de langues. Une avancée qui facilite la collaboration d'équipe à l'international.

Structurer workflows, réunions et gestion de projet

Articuler IA et gestion de projet peut vous permettre de créer rapidement un cadre propice à une collaboration efficace, et ainsi améliorer la qualité des interactions à haute valeur ajoutée qui peuvent être uniquement réalisées par des êtres humains.

Automatiser les tâches répétitives pour libérer du temps

D’après une analyse d’Accenture, 40 % des heures de travail pourraient actuellement être optimisées à l’aide de l’IA générative. Ce potentiel d’automatisation permet de concentrer les efforts humains sur des missions stratégiques, créatives ou décisionnelles, plutôt que sur des actions répétitives ou chronophages.

Faciliter l’apprentissage et la montée en compétences

Une bonne communication est indispensable en formation, où vous pouvez donner à l’IA le rôle d’un coach pour guider les apprenants dans l’application des acquis. Elle favorise ainsi un apprentissage progressif et adapté, soutenant la montée en compétences de chaque collaborateur.

Stimuler la créativité et l’innovation collective

Enfin, l’IA générative agit comme un déclencheur d’idées nouvelles. Elle aide le collectif à identifier des pistes inédites, synthétiser leurs réflexions et visualiser leurs échanges pour transformer rapidement l’inspiration en actions concrètes.

Quand (et quand ne pas) utiliser l’IA pour collaborer

L’intelligence artificielle n'est utile que lorsqu’elle est utilisée au bon moment et pour les bons besoins. Dans le cadre de la collaboration des employés, elle s’avère particulièrement efficace dans certains contextes, mais montre rapidement ses limites dans d’autres.

Les contextes idéaux d’utilisation

D’après une étude d’Akumina, 72 % des décisionnaires en entreprise s’accordent sur le fait que l’IA peut permettre aux travailleurs humains de se concentrer sur un travail à plus haute valeur ajoutée. Cela montre que l’IA générative peut donc bel et bien intervenir dans votre processus de collaboration, mais vous devez d’abord distinguer trois types de tâches : 

• Celles que l’IA peut assurer entièrement ;
• Celles que l’IA peut assurer partiellement ;
• Celles que l’IA ne peut prendre en charge. 

Lorsqu’elle propose une recommandation de contenu, lorsqu'elle est utilisée pour préparer une réunion, optimiser une tâche pratique simple, structurer une mission ou synthétiser des échanges, elle offre un gain de temps et une clarté précieuse. En revanche, son efficacité repose toujours sur un cadre bien défini et une supervision humaine.

Les situations où l’IA atteint ses limites

Bien qu'innovante, l’IA générative est une technologie qui en est encore à ses débuts dans le domaine de la collaboration professionnelle. Actuellement, elle présente encore des limites lorsqu'il s'agit d'interactions humaines complexes, nécessitant empathie, adaptabilité et jugement éthique.  

De plus, elle nécessite une supervision constante car elle peut faire des erreurs, et il est encore difficile d’évaluer avec précision le degré d’autonomie qu’on peut lui accorder au quotidien.

À qui s’adresse l’IA collaborative ?

L’intelligence artificielle est une technologie au service de la collaboration ne s’adresse pas uniquement aux services techniques. Elle concerne l’ensemble des métiers impliqués dans la création, la coordination, la communication ou la gestion de projet. De la direction aux collaborateurs, chacun peut en tirer des bénéfices spécifiques selon son rôle.

Managers et dirigeants

Pour les dirigeants et managers, l’IA collaborative représente un levier stratégique de pilotage et d’optimisation. Elle permet de mieux visualiser les dynamiques, d’analyser les données issues des projets et d’identifier les points de blocage avant qu’ils ne freinent la performance collective.

Collaborateurs

L’IA peut vous aider à améliorer certains aspects de votre collaboration. Par exemple, elle peut être combinée avec vos outils collaboratifs pour mieux structurer vos échanges à l’étape de préparation ou de synthèse, vous donner des pistes pour lancer une réflexion, et vous permettre de travailler avec plus d’autonomie à distance ou en asynchrone.  

Pour les collaborateurs, cela représente un soutien au quotidien, un meilleur confort de travail et une collaboration plus fluide entre pairs.

Équipes projets

En complément des outils de gestion de projet, l’IA facilite la coordination entre les différents acteurs, centralise les informations et accélère la création de livrables. En réduisant les temps de préparation et de synthèse, elle permet de se concentrer sur la résolution de problèmes.

Comment mettre en place l’IA dans votre collaboration ?

Mettre en place l’intelligence artificielle dans vos processus collaboratifs nécessite une nouvelle approche structurée. Pour qu’elle soit efficace, son déploiement doit s’appuyer sur une stratégie IA en entreprise claire, une sélection rigoureuse des outils et un accompagnement humain solide.

Identifier les tâches adaptées à l’IA

Avant toute nouvelle intégration, vous devez effectuer une analyse approfondie de vos processus internes afin de déterminer les tâches pouvant réellement bénéficier de l'amélioration apportée par l’intelligence artificielle.  

Certaines activités, comme la synthèse de contenus ou l’organisation d’idées, peuvent être automatisées partiellement. D’autres, impliquant la créativité, la coordination humaine ou le jugement éthique, nécessitent une intervention directe des collaborateurs.

Choisir les bons outils

Le choix de la solution d’IA est décisif pour réussir son intégration et apporter satisfaction. Les entreprises privilégient désormais les plateformes unifiées, qui regroupent fonctionnalités collaboratives et capacités d’intelligence artificielle au sein d’un même environnement. 

Dans le cas de Klaxoon, les fonctionnalités d’IA générative et analytique (telles que “Créer un résumé”, “Regrouper par thématique” ou “Générer un plan d’action”) s’intègrent directement dans les espaces de travail. Cette approche évite la dispersion des outils et renforce la continuité de la collaboration.

Définir un cadre responsable et accompagner les équipes

Pour toutes ces applications dans votre collaboration, l’utilisation de l’IA implique de former vos effectifs en amont. Dans un contexte où la technologie elle-même se structure en continu, il est particulièrement important de prendre le temps de sensibiliser les équipes aux aspects où elle pourra apporter une plus-value, et à les inviter à la tester et à l’adopter, en ayant connaissance de ses limites actuelles.

Suivre et ajuster l’adoption

Une fois la technologie intégrée, son efficacité doit être évaluée dans le temps. Suivre l’évolution des usages, les retours d’expérience et les indicateurs de performance (gain de temps, fluidité des échanges, engagement) permet d’ajuster la stratégie d’adoption et d’assurer sa pérennité.

IA + outils collaboratifs : une synergie gagnante

Créativité collective, IA et productivité font bon ménage à l'heure du déploiement de l'intelligence artificielle en entreprise.

L’intérêt d’une plateforme tout-en-un

Actuellement, une majorité d’organisations tous domaines confondus envisagent d’investir au moins 5 % de leur budget digital dans de l’IA générative ou analytique, pour accélérer et simplifier le travail de leurs équipes (McKinsey). 

Cette tendance illustre un constat : l’efficacité de l’IA dépend de son intégration fluide au sein des outils du quotidien. Une plateforme collaborative tout-en-un permet de centraliser les interactions, les données et les projets, réduisant ainsi la perte d’informations et la fragmentation des processus. 

Par exemple, dans Klaxoon, les fonctionnalités basées sur l’IA s’intègrent directement dans l’espace de travail. Elles permettent aux utilisateurs de passer de la génération d’idées à la structuration de plans d’action sans changer d’environnement, pour assurer davantage de continuité, de cohérence et de simplicité.

IA générative + IA analytique

Très souvent, l’IA générative intègre aussi des capacités analytiques. Dans un contexte de collaboration, les deux ensembles fonctionnent de manière complémentaire pour mieux répondre aux requêtes des utilisateurs :  

• Les fonctionnalités d’IA générative permettent de générer des idées, du texte, des médias... 
• Les fonctionnalités d’IA analytique sont utilisées pour traiter de grands volumes de données, les classer, les catégoriser... 

Cette combinaison offre un équilibre entre créativité et rigueur. Utiliser l’IA générative stimule la production d’idées, tandis que l’IA analytique les structure et les organise, assurant ainsi une prise de décision éclairée et collaborative.

Cas d’usage concrets

Créer un résumé de vos idées sur Board à l’aide de l’IA est également possible avec Klaxoon. D’autres fonctionnalités, comme “Regrouper par thématique” ou “Générer un plan d’action”, illustrent l'utilité d’une IA intégrée directement dans les outils collaboratifs.

Ces fonctions permettent de transformer des échanges collectifs en éléments d’action exploitables, tout en maintenant la cohérence et la participation de l’ensemble des collaborateurs.

Risques, limites et précautions à prendre

Si l’intelligence artificielle améliore la collaboration, elle présente aussi des limites qu’il est crucial d’anticiper. En identifiant ces points de vigilance, les entreprises peuvent éviter les écueils liés à son adoption et en tirer un bénéfice durable et maîtrisé.

Fiabilité des contenus générés

Les outils actuels basés sur l’IA générative ne peuvent se passer de l’humain pour vérifier constamment ce qu’ils proposent. Le contenu créé pouvant contenir des données de source incertaine, voire des hallucinations (affirmations fausses), ce manque de fiabilité peut conduire à des problèmes d’ordre légal si les équipes n’assurent pas un suivi en amont. 

Pour pallier ce risque, chaque production générée par l’IA devrait être validée par un collaborateur référent avant diffusion. Cette relecture humaine permettrait de garantir la véracité des informations et la conformité du contenu avec la politique interne de l’entreprise.

Manque de nuance et d’empathie

L’absence d’intelligence émotionnelle empêche l’IA de saisir les subtilités des relations de travail. Elle peut donc produire des réponses pertinentes sur le fond, mais inadaptées sur la forme, surtout dans les échanges sensibles ou interpersonnels, d'employé à employé.

Sécurité et confidentialité des données

La question de la sécurité se pose bien sûr avec l’IA. Par exemple, Samsung a décidé d’interdire complètement son utilisation en interne, après que des données sensibles aient été communiquées aux programmes puis diffusées à d’autres utilisateurs. 

Cet incident souligne la nécessité d’un cadre de sécurité strict dans une entreprise : chiffrement des échanges, anonymisation des données et contrôle des accès sont indispensables pour prévenir toute fuite d’information.

Besoin de formation et d’accompagnement

Former les utilisateurs, c’est aussi les rendre capables d’identifier les erreurs possibles et d’adopter une posture critique face aux suggestions de l’IA. C’est une condition indispensable pour garantir une collaboration augmentée mais toujours maîtrisée.

Conclusion : l’IA comme levier, pas comme substitut

L’intelligence artificielle ne remplace pas la collaboration humaine : elle la renforce. En apportant structure, clarté et rapidité, elle optimise la communication et accélère le partage des idées. Mais sa plus-value réelle réside dans sa capacité à libérer le temps et l’énergie nécessaires pour se concentrer sur ce que seuls les humains savent faire : coopérer, imaginer, décider ensemble.

L’IA améliore la collaboration

L’IA est un allié pour simplifier la coordination en entreprise, stimuler la créativité et fluidifier les échanges. En centralisant les informations et en facilitant la prise de décision, elle agit comme un catalyseur d’efficacité collective.

Le rôle irremplaçable de l’humain

Toutefois, il est avéré qu’on ne peut s’appuyer sur l’IA dans la totalité de notre collaboration : la contribution humaine, le savoir expert et le travail en équipe conservent une importance cruciale, surtout lorsqu'il s'agit de porter des jugements de valeur et d'interagir avec autrui. 

L’humain reste le moteur de la collaboration en entreprise : c’est sa capacité à écouter, à comprendre et à interpréter qui donne du sens aux résultats produits avec l’aide de l’IA.