L’IA générative peut-elle vraiment améliorer la collaboration en entreprise ?

Actuellement, l’intelligence artificielle (IA) fait partie des sujets incontournables lorsqu’on parle d’innovation dans le monde du travail. Dans la plupart des cas, les opportunités récemment développées dans ce domaine concernent en fait l’IA générative. Il s’agit d’une branche de l’intelligence artificielle qui s’appuie sur le machine learning et le deep learning pour créer des modèles de génération de contenu basés sur un contexte précis.

Grâce à ces modèles, l’IA générative a aujourd’hui des applications dans beaucoup de secteurs d’activité. De la création de contenus ou de code à de l’idéation, elle peut parfois même être utilisée pour de l’accompagnement en formation et du coaching. À la clé, un gain de temps et de productivité considérables pour les organisations. 

Néanmoins, les analystes s'accordent à dire qu’à terme, l’IA générative ne remplacera pas les travailleurs humains, mais augmentera leur capacité à réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il reste donc encore de nombreux domaines où l’intervention humaine est indispensable, et surtout lorsqu’il s’agit de collaboration entre les équipes. 

La collaboration étant notre sujet favori chez Klaxoon, nous nous sommes demandés ce que nous réserve l’IA dans ce domaine pour les années à venir. Quel sera son rôle pour nous aider dans chacune de nos interactions, n’importe quand et depuis n’importe où ? À quels niveaux pourra-t-elle se subtiliser au collectif ? C’est ce que nous allons chercher à comprendre dans ce guide (également téléchargeable au format PDF).

IA générative, usages et enjeux

D’après McKinsey, 65% des entreprises utilisent régulièrement l’IA générative en juin 2024, ce qui est presque le double des 33% enregistrés au second semestre de 2023. Dans la même étude, 3 organisations sur 4 annoncent également que l’IA va avoir un impact significatif sur leur industrie dans les années à venir.

De plus, une analyse d’Accenture a déterminé que 40% des heures de travail pourraient actuellement être optimisées à l’aide de l’IA générative. Les usages sont donc multiples pour les organisations :

• Automatiser la création de contenus, de graphiques, de rapports, de médias ou de documents ;
• Structurer les étapes d’un projet ;
• Analyser des retours clients ;
• Générer des prévisions pour des scénarios complexes ;
• Détecter des failles de sécurité ou des tentatives de phishing,...

Et dans la collaboration, alors ? Quand il s’agit d’interagir au quotidien et d’engager les équipes, l’IA est-elle tout aussi efficace ? D’après une étude de Forrester, 55% des organisations utilisent l’IA générative pour optimiser leurs opérations en interne, ce qui inclut donc aussi des actions de collaboration et de communication. Mais l’IA générative présente des limites qui ne lui permettent pas encore de se substituer à une équipe qui collabore efficacement.

L’IA générative encore à ses débuts dans le domaine de la collaboration

Des actions où le collectif et l’humain ne peuvent être remplacés

Une collaboration efficace implique d’échanger, de s’adapter et d’être constamment à l’écoute pour prendre les meilleures décisions. Pour y parvenir, ce sont les collaborateurs humains qui restent aujourd’hui les plus qualifiés. L’IA générative, aussi puissante soit-elle, présente encore des limites lorsque la collaboration implique : 

• Une réflexion à un niveau complexe ; 
• De l’empathie ;
• De l’adaptabilité ; 
• Un jugement éthique ;
• Une prise de décision efficace ;
• De créer des relations sociales.

De plus, les outils actuels basés sur l’IA générative ne peuvent se passer de l’humain pour vérifier constamment ce qu’ils proposent. Le contenu créé pouvant contenir des données de source incertaine, voire des hallucinations (affirmations fausses), ce manque de fiabilité peut conduire à des problèmes d’ordre légal si les équipes n’assurent pas un suivi en amont. 

Dans certains cas, cela peut amener à prendre des mesures restrictives quant à l’usage de l’IA générative dans la collaboration. Par exemple, Samsung a décidé d’interdire complètement son utilisation en interne, après que des données sensibles aient été communiquées aux programmes puis diffusées à d’autres utilisateurs.

Au stade de développement actuel de cette technologie, il est donc encore difficile de bien jauger le degré d’autonomie qu’on peut accorder à l’IA. Cela peut aussi amener les équipes à perdre du temps en repassant systématiquement derrière leur outil. C’est ce qui s’est produit dans le cas de M, un assistant IA de Facebook dont l’objectif était de répondre aux questions des utilisateurs. Il s’est avéré que le chatbot cachait le plus souvent une personne, car la direction souhaitait être certaine que l’IA ne communique pas d’erreurs.

C’est donc un fait : aujourd’hui, vous ne pouvez pas vous reposer entièrement sur l’IA générative pour tous les aspects de votre collaboration. La valeur ajoutée de l’humain et du collectif demeure trop importante, notamment lorsqu’il s’agit de porter un jugement de valeur et interagir avec d’autres individus. 

Cependant, dans le bon contexte et avec les bons objectifs, l’IA générative peut tout de même vous permettre d’améliorer votre collaboration autrement, en vous aidant par exemple à mieux la structurer et à l’accélérer.

Comment bénéficier de l’IA dans un contexte collaboratif ?

D’après une étude d’Akumina, 72% des décisionnaires en entreprise s’accordent sur le fait que l’IA peut permettre aux travailleurs humains de se concentrer sur un travail à plus haute valeur ajoutée. 

L’IA générative peut donc bel et bien intervenir dans votre processus de collaboration, mais vous devez d’abord distinguer trois types de tâches :

• Celles que l’IA peut assurer entièrement ;
• Celles que l’IA peut assurer partiellement ;
• Celles que l’IA ne peut prendre en charge.

De plus, veillez à bien aligner systématiquement votre usage avec vos objectifs business. Quel que soit votre contexte, l’utilisation de l’IA doit toujours être justifiée par la valeur qu’elle génère pour vos équipes et votre organisation, au-delà d’un souci d’image ou de course à l’innovation.

La complémentarité entre IA générative et IA analytique

Très souvent, l’IA générative intègre aussi des capacités analytiques. Dans un contexte de collaboration, les deux ensembles fonctionnent de manière complémentaire pour mieux répondre aux requêtes des utilisateurs :

• Les fonctionnalités d’IA générative permettent de générer des idées, du texte, des médias,... 
• Les fonctionnalités d’IA analytique sont utilisées pour traiter de grands volumes de données, les classer, les catégoriser,...

Actuellement, une majorité d’organisations tous domaines confondus envisagent d’investir au moins 5% de leur budget digital dans de l’IA générative ou analytique, pour accélérer et simplifier le travail de leurs équipes (McKinsey).

Cette complémentarité se retrouve également sur la plateforme collaborative tout-en-un Klaxoon. Board, notre tableau blanc collaboratif, vous permet de combiner l’usage de fonctionnalités d’IA générative et d’IA analytique, à tout moment et depuis n’importe où. Par exemple, vous pouvez à la fois créer un résumé de vos idées et les catégoriser de manière efficace, voire même combiner ces deux éléments pour créer un plan d’action complet.

IA et collaboration : quels bénéfices pour votre communication ?

L’étude précédente d’Accenture montre que 62% des tâches des employés sont liées au langage. Il y a donc de nombreuses actions liées à la communication où vous pouvez bénéficier de la puissance de l’intelligence artificielle :

1. Travail hybride et asynchrone 

Dans un contexte de travail hybride ou asynchrone, l’IA joue un rôle de réassurance pour les travailleurs humains. Par exemple, ils peuvent y faire appel comme à un collègue de bureau pour poser des questions rapides, demander une confirmation, ou bien générer une base de contenu et la retravailler plutôt que de démarrer d’une page blanche.

Dans certains contextes, l’IA peut aussi vous aider à réduire la charge de communication digitale de vos équipes. En effet, lorsque les employés communiquent à l'écrit et à distance, ils ne sont jamais certains que leur destinataire soit à la fois disponible et disposé à leur répondre tout de suite. De plus, l’écrit nécessite de mettre plus de formes qu’une question posée rapidement à l’oral au bureau. En cas de doute, l’IA peut donc apporter aux employés des pistes pour les débloquer dans leur réflexion, en attendant que leurs collègues soient joignables ou répondent en asynchrone.

2. Communication écrite 

Ainsi, les possibilités des outils d’intelligence artificielle à l’écrit sont multiples :

• Réécriture
• Reformulation
• Changement de ton dans un texte
• Catégorisation
• Traduction,...

Il devient alors plus facile de structurer et de transmettre un message, mais également de travailler avec des équipes internationales. L’IA aide à faire tomber les barrières géographiques, et les équipes peuvent ainsi consacrer leur temps à avancer ensemble sur leurs sujets, plutôt qu’à chercher à se comprendre. 

Dans Klaxoon, vous aurez aussi très bientôt la possibilité de traduire le contenu de vos idées dans Board dans pas moins d’une centaine de langues, grâce à la puissance de l’IA !

3. Communication visuelle

En complément de l’écrit, vous pouvez utiliser l’IA comme levier pour améliorer votre communication visuelle. Par exemple, vous pouvez alimenter rapidement vos supports de communication en générant une image ou un graphique à partir d’un prompt. 

Avant tout comme après une présentation ou une réunion, vous pouvez aussi utiliser l’IA analytique pour organiser visuellement vos idées dans votre espace de travail. Avec Klaxoon, c’est précisément ce que permet la fonctionnalité “Regrouper par thématique”.

4. Formation et coaching

Enfin, une bonne communication est indispensable en formation, où vous pouvez donner à l’IA le rôle d’un coach pour guider les apprenants dans l’application des acquis. 

Dans ce dernier cas, l’intelligence artificielle simplifie l’apprentissage étape par étape et, lorsqu’une seule solution existe et est clairement identifiée, peut être très efficace dans l’accompagnement des apprenants en leur posant des questions pour avancer, sans pour autant résoudre le problème à leur place.

IA et collaboration : quels bénéfices pour votre organisation ?

Le deuxième aspect de la collaboration où vous pouvez exploiter toute la puissance de l’IA relève de l’organisation. À l’image d’une méthode prête à l’emploi, l’IA peut vous aider à mettre en place un cadre de réflexion structurée, qui sert de base à une réflexion, une séance de brainstorming ou à un lancement de projet, et vous permet d’être plus efficace dans votre collaboration.

1. Préparation des échanges

Une bonne préparation est primordiale pour recueillir les attentes des participants avant une réunion, partager des ressources en amont d’une formation, ou encore identifier les parties prenantes à solliciter. Pour optimiser cette étape, vous pouvez notamment avoir recours à l’IA pour :

• Lister les bonnes questions à vous poser pour démarrer ; 
• Identifier les rôles-clés de votre projet ou échange ;
• Mettre en place un processus de réflexion ;
• Définir les étapes à venir,...

2. Synthèse d’informations

L’intelligence artificielle peut également intervenir après un échange, pour faciliter la synthèse de votre réflexion :

• Simplifier la création de rapports ou de comptes-rendus ;
• Classer vos documents ou fichiers ;
• Résumer vos échanges.

Pour ce point, Klaxoon dispose également d’une fonctionnalité dédiée, “Créer un résumé”. Grâce à elle, vous pouvez avoir une visibilité claire sur un grand nombre d’idées partagées dans vos Boards, et comprendre instantanément le contexte d’une discussion ou la conclusion d’un brainstorming.

3. Aide à la prise de décision

Enfin, l'intelligence artificielle peut vous soutenir en vous apportant des indications pour une prise de décision plus efficace. 

Par exemple, l’IA intégrée dans vos Boards Klaxoon vous permet de créer un plan d'action complet à partir de vos idées. Ce plan d'action, visuellement organisé, nourrit votre réflexion et accélère sa mise en œuvre.

L’usage de l’IA nécessite une montée en compétences des équipes

Pour toutes ces applications dans votre collaboration, l’utilisation de l’IA implique de former vos équipes en amont. Dans un contexte où la technologie elle-même se structure en continu, il est particulièrement important de prendre le temps de sensibiliser les équipes aux aspects où elle pourra apporter une valeur réelle, et à les inviter à la tester et à l’adopter en tant qu’outil, en ayant connaissance de ses limites actuelles.

L’usage de l’intelligence artificielle dans les entreprises est novateur : il est à la fois poussé par les dirigeants, et initié par les collaborateurs. Pour le maîtriser, il faut que le recours à l’IA soit encadré avec une gouvernance et un programme de formation.

Pour bien démarrer dans ces conditions, il peut être judicieux de commencer à utiliser l’IA dans un espace de travail structuré, où elle vient en appui en tant que fonctionnalité. Ainsi, elle apporte de la valeur ajoutée, mais reste dans un cadre sécurisé et conçu pour vous guider dans son utilisation, et vous rappeler le besoin de vérification.

De plus, 35% des organisations estiment que l’un des principaux freins à l’utilisation de l’IA générative est la difficulté à l’intégrer avec leur infrastructure existante (Forrester). Mais avec des plateformes comme Klaxoon, l’IA est déjà en place directement dans votre espace de travail en ligne. Cela garantit une prise en main plus facile, et donc une formation accélérée et une collaboration améliorée grâce à ces outils.