To Do List : la clé pour organiser efficacement sa journée

Une To do list en ligne pour gérer vos journées et vos projets en équipe

Vous êtes déjà adepte des « to-do list », c’est-à-dire des listes de choses à faire dans votre vie personnelle ? Alors, découvrez comment faire une to-do list professionnelle pour améliorer votre organisation collective quotidienne. Toute l’équipe partage sa liste de choses à faire en un seul et même endroit. Ensemble en salle ou chacun à son rythme en télétravail, vous pilotez efficacement toutes les tâches à effectuer. Ainsi, vous êtes plus productifs en équipe et votre gestion de projet devient plus claire et plus agréable !

Grâce aux fonctionnalités avancées du whiteboard Klaxoon, comme les Catégories, les Dimensions et les couleurs, détaillez et qualifiez chacune de vos actions par thématique, porteur d'action, date de rendu ou état d'avancement. Et grâce aux vues Colonne et Liste, vous visualisez les informations sous plusieurs angles pour un suivi plus efficace.

Pourquoi adopter une to-do list en ligne ?

Que ce soit pour ne pas oublier une réunion, une formation en ligne ou suivre l’avancée de votre projet, une To-do list, ça libère l’esprit. Combien de fois avez-vous pensé à une tâche importante à réaliser alors que vous étiez en soirée chez un ami, ou combien de fois avez-vous eu une super idée sous la douche ? Et surtout, combien de fois avez-vous oublié cette tâche importante ou cette idée ? Alors, écrire sa tâche dans une To-do list, ça permet de véritablement décharger son cerveau : ça libère votre esprit car vous avez l’assurance de pouvoir y revenir ultérieurement !

En gestion de projet, pour bien avancer, il est aussi très important de pouvoir prioriser ses tâches, or, pour les prioriser, il vous faut une liste de tâches précises ! De plus, les noter pour les rendre visibles aide à les réaliser, à passer à l’action et à réduire le niveau de stress. En effet, même lorsqu’on est habitué à travailler en équipe, des éléments imprévus peuvent venir perturber l’avancée de votre projet et ajouter du stress dans le groupe. S’en remettre à une to-do list claire, précise et partagée permet de mieux gérer ce stress, et de re-répartir les tâches éventuellement !

Enfin, la to-do list en ligne est l’outil parfait pour complémenter votre agenda et vous aider à visualiser le travail accompli. Vous êtes alors plus productif et mieux organisé en équipe.

Comment utiliser la to-do list signée Klaxoon

Commencez par inviter les membres de votre équipe sur Board, votre whiteboard à la taille infinie. Puis, prenez un temps ensemble pour que chacun envoie les tâches à faire en vrac dans la boîte à idées. Utilisez le code couleur prédéfini pour vous aider à distinguer les tâches à faire (jaune), en cours (bleu), terminées (vert) et urgentes (rouge). Vous pouvez bien sûr modifier les couleurs si vous le souhaitez.

Servez-vous des fonctionnalités du whiteboard Klaxoon pour détailler et clarifier votre to-do list. Les catégories peuvent par exemple vous servir à renseigner le nom du projet ou de l’équipe concernée, et les dimensions vous permettent de noter qui fait l’action ainsi que la date de rendu. Les catégories et dimensions sont prédéfinies mais vous pouvez les modifier ou en ajouter selon vos besoins.

Pour le suivi au quotidien de votre to-do list, n’hésitez pas à vous servir des différentes vues pour répondre au besoin du moment. La vue Board par défaut vous permet de placer les idées librement sur le tableau, voire de délimiter un espace par personne. C’est visuel et ludique. La vue Colonne peut vous permettre de classer les idées par catégorie, c’est-à-dire par projet ou équipe, ou bien par couleur, c’est-à-dire par état d’avancement. C’est très utile pour voir clairement l’avancée d’un projet. N’oubliez pas que vous pouvez aussi ajouter et déplacer des tâches dans ce mode de vue. Enfin, vous pouvez faciliter votre gestion de projet en créant un tableau grâce à la vue Liste. Triez ainsi vos actions par porteur d’action ou date de rendu pour y voir plus clair sur la répartition des tâches.