Comment rendre vos collaborateurs acteurs de leurs réunions grâce au management visuel ?

Le challenge : faire une réunion mensuelle de pilotage plus engageante avec plus de participation

Suivre des indicateurs de performance est une tâche parfois fastidieuse mais nécessaire pour s’assurer que les actions menées sont les bonnes. Pour les représenter, on imagine souvent des graphiques compliqués, remplis de diagrammes et de chiffres. Pour Julien Kleber, Performance Manager Officer au sein de Naval Group, rien de tout ça. Il privilégie depuis longtemps le management visuel pour suivre ses indicateurs. Il le définit ainsi : « Le management visuel c’est la « gestion et organisation par la vue ». L’objectif est de partager et communiquer les informations de l’organisation de manière visuelle et qu’elle soit accessible à tous, à n’importe quel moment. »

Julien anime chaque mois une réunion de pilotage avec une douzaine de cadres ayant une expertise et des métiers différents. Depuis un certain temps, il est confronté à la nécessité de redonner du dynamisme à ces réunions, notamment en sollicitant davantage les personnes participantes. Comme il l’explique lui-même, il a besoin de trouver une solution pour que « les gens puissent devenir acteurs du management visuel, même à distance ». Julien s’est donc tourné vers la plateforme collaborative de Klaxoon pour générer plus de participation dans ses réunions.

La solution : un Board pour remplacer les murs

Chez Naval Group, le management visuel se pratique historiquement en présentiel, dans les locaux, avec des murs et des tableaux à remplir. Julien utilise Board pour recréer ce sentiment, même à distance.

Mais plus que de reproduire leurs interactions en physique, il cherche également à faire de sa réunion mensuelle “un moment de cohésion”. En 1 heure et 30 minutes de réunion, Julien cherche à maximiser ses résultats.

Julien crée un Board doté de nombreux espaces qui se suivent comme un ordre du jour, de gauche à droite. On y aborde à la fois l’état d’esprit des personnes participantes, l’humeur du jour ainsi que les sujets structurants de l’activité, et évidemment le suivi des indicateurs de performances de la DRH de Naval Group.

Une réunion qui démarre en asynchrone

Pour favoriser la participation de tous et toutes, la réunion démarre de manière asynchrone. 

Avant leur point mensuel, l’équipe de Julien doit remplir le Board avec les indicateurs dont ils et elles sont responsables. S’appuyant toujours sur son expérience du management visuel, Julien a mis au point un code couleur facile à retenir pour identifier immédiatement les tendances pour chaque indicateur.

Ils  doivent passer en vert les indicateurs où il n’y a pas de problème, en jaune là où il y a un léger problème et en rouge lorsqu’il y a réellement un problème. Si c’est jaune ou rouge, ils doivent mettre des éléments de langage pour justifier le problème.

Ce travail préalable terminé, la réunion peut démarrer.

Le Board contient tout l’ordre du jour

Tout le contenu de la réunion peut être retrouvé sur le Board de Julien. Pendant toute l’heure et demie que celle-ci dure, les participants et participantes vont passer d’espace en espace de gauche à droite. Julien détaille le programme.

« D’abord, je rappelle les règles de fonctionnement. ». Un tableau explique les règles de fonctionnement de la réunion, et notamment l'importance de la participation pro-active. « Ensuite, on réalise une météo d’équipe. Cela permet d’aller chercher le niveau d'énergie et l’humeur des participants. Puis, une fois sur deux, on fait un tour de table sur les activités de chacun. Ils peuvent tous évidemment compléter sur des choses qu’ils ont envie de partager, les coups de gueule, les coups de main ou les coups de cœur. » Ce moment convivial permet de libérer une première fois la parole et favorise un climat de confiance pour le reste de la réunion. « Après, on présente les priorités et enjeux à 3 mois, pour anticiper et avoir le même niveau d’information. Puis, on passe aux indicateurs. Les indicateurs sont différents selon les métiers des cadres, cela peut concerner l’attractivité, l’effectif ou la formation par exemple. »

Le groupe se concentre sur les points où il est nécessaire que l’équipe soit réunie pour décider

Grâce au travail préalable en asynchrone, le groupe peut se concentrer uniquement sur les points qui nécessitent la discussion. 

« On va seulement traiter des idées qui sont en jaune ou en rouge. (Cela concerne le travail qui a été réalisé en amont de la réunion par les cadres.) À partir de ces indicateurs qui posent problème, on réfléchit à ce qu’on peut mettre en place. »

Pour résoudre les problèmes qui se présentent à eux, Julien et son équipe s'appuient sur deux méthodes : le 1,2,4,Tous reformulé en 1, Plusieurs, Tous, et le co-développement. Il a d’ailleurs intégré les templates Klaxoon de ces deux méthodes dans son Board de réunion pour pouvoir lancer une réflexion à tout moment.

Lorsque une solution est trouvée, celle-ci est immédiatement intégrée à un tableau sous forme de Kanban. Ainsi, tout au long du processus de réflexion, la dimension visuelle est constante pour faciliter la réflexion de tout le monde. Julien précise son usage : « Le Kanban nous permet d’avoir un suivi de nos actions nouvelles et déjà en cours. Cela concerne les actions à faire, en cours et à terminer. Pour chaque action à mener, on rentre l’indicateur concerné, la date d’ouverture, de clôture et le responsable de l’action en Dimension. »

À l’issue de la réunion, Julien débriefe : « La dernière séquence concerne le ressenti du management visuel de 1 à 10. Avec leur photo, les participants se positionnent entre 1 et 10. Ce feedback représente les données d’entrée pour faire mon débriefing. »

Le résultat : des réunions plus efficaces et plus participatives

Julien constate de nombreux progrès dans l’organisation, la tenue et l’efficacité de sa réunion mensuelle.

En premier lieu, il retient la flexibilité offerte par l’usage de Board, pour continuer à pratiquer le management visuel différemment. « Grâce à Klaxoon, on peut garder cette flexibilité du télétravail, on a plus le choix pour interagir visuellement, pour partager des choses qu’on soit sur site ou à distance. »

Ensuite, sur les effets que produit l’usage des idées et de la communication non orale : « Pour moi Klaxoon, c’est interagir à distance et avoir un mode de communication différent. Tout le monde n’est pas à l’aise à l’oral et cela permet de faire participer tout le monde, même les plus discrets. Surtout sur la phase de résolution de problèmes, j’ai remarqué que ça donne l’occasion à tout le monde de s’exprimer. »

La qualité des échanges est également revue à la hausse selon lui : « Le management visuel a permis d’avoir des réflexions plus qualitatives, plutôt que quantitatives auparavant. »

Il constate également un meilleur engagement des membres de son équipe, notamment à travers les rôles endossés pendant la réunion : rédacteur (pour conserver une trace des échanges en plus des idées du Board) et un timekeeper (maître du temps pour tenir les délais). « Lors de chaque nouvelle réunion, une nouvelle personne est timekeeper ou rédacteur, cela se fait à tour de rôle.

Enfin, la disponibilité du Board à tout moment et depuis n’importe où a considérablement facilité la transmission des informations à sa direction : « Le Board représente un réel support de langage pendant le Codir avec des indicateurs et des actions qui sont mis à jour tous les mois. »

Julien conclut :

Les gens sont plus performants, ils gagnent en compétences et en soft skills.