Comment gagner 40 jours-hommes grâce à des rituels d’équipe agiles efficaces

Le challenge : engager des équipes à distance avec des méthodes agiles

iMSA fournit des services de santé, de retraite et de famille, avec un système d'information réparti sur 35 caisses et plusieurs sites en France. 

Au quotidien, Émilie et son équipe travaillent à grande échelle en utilisant le framework d’agilité SAFe, avec une cadence de livraison alignée sur des objectifs communs de train.

Un train est une période de temps fixe, généralement 3 mois, pendant laquelle plusieurs équipes travaillent ensemble pour produire des fonctionnalités cohérentes et de qualité. Un train permet une coordination et une livraison efficaces des fonctionnalités, facilite la gestion de projets à grande échelle, et offre un feedback plus rapide et fréquent aux équipes sur leur travail.

En 2021, en raison des restrictions sanitaires, Émilie et ses collègues ont dû s'adapter rapidement aux conditions de télétravail, et trouver une solution pour mener leurs trains agiles en distanciel et en mode hybride. 

Ils ont alors cherché une solution compatible avec le télétravail, qui leur permette de créer un espace d’échange sans limites et de maintenir un haut niveau d’engagement dans les équipes. Émilie a alors lancé leur premier PI Planning à distance avec l’aide de Klaxoon.

La solution : implanter des rituels d’équipe agiles collaboratifs et valoriser le travail en asynchrone

Avec ces nouvelles méthodes de travail, la plateforme visuelle Klaxoon s’est progressivement intégrée dans le quotidien d’Émilie et de son équipe. Ils l’utilisent pour toutes les étapes du train agile : 

• Les PI Plannings
• Les cérémonies régulières : la Weekly des Product Owners, la “Coach Sync’”,...
• L’événement mensuel “Inspect & Adapt”
• Les rétrospectives 

1. Le PI Planning 

Le PI Planning est la première étape du train, durant laquelle les équipes planifient les objectifs, les fonctionnalités et les dépendances pour le prochain programme incrémentiel (PI).

Dans le cas d'Émilie, le PI Planning se déroule au siège de Montauban, tous les 3 mois. Il dure 2 jours et demi, et 100 personnes y participent. Environ 95% des participants sont en présentiel, le reste des équipes rejoint la réunion à distance. 

Le premier jour, la matinée est consacrée à une séance plénière pour présenter la vision métier et la vision produit, avec une présentation de l'architecture et des consignes de fonctionnement. Pour ce faire, des présentations PowerPoint sont intégrées en amont dans un Board, le tableau blanc visuel de Klaxoon.

Board est un espace collaboratif infini que les participants peuvent rejoindre depuis n’importe quel appareil, en présentiel comme à distance, en se connectant grâce à l’outil de visioconférence intégré. En quelques minutes, Émilie partage le Board du PI Planning à l’ensemble des participants, qui peuvent s’y connecter simplement à l’aide d’un lien.

Ensuite, les équipes réalisent un "energizer" sous forme d’un quiz ou d’un icebreaker. L’objectif est d’engager rapidement les participants, et de les mettre à l’aise pour interagir efficacement lors de la suite du PI Planning.

Puis, chaque équipe (le train est composé de 8 équipes agiles BUILD et de 3 shared services RUN) rejoint son propre espace au sein du Board, où se trouve un template prêt à l’emploi PI Planning et un Programme Board. Là, l’équipe se réunit autour d'une table pour les participants en présentiel, et se connecte en visio sur Microsoft Teams si certains sont à distance, tout en travaillant sur le même Board.

La deuxième étape consiste à construire et organiser le train sur le Board. Les participants ajoutent alors leurs idées dans l’espace de travail collaboratif, en suivant un code couleur et une disposition précises :

• En bleu, les fonctionnalités délivrées ;
• En rouge, les dépendances avec d'autres équipes ;
• En haut, les jalons importants pour le train.

En parallèle, ils mettent en place des points de synchronisation avec les Product Owners (PO) et les Scrum Masters pour permettre aux équipes de se tenir informées. Émilie échange alors avec chaque équipe pendant 15 minutes, afin de répondre à ses questions, prendre note des points de blocage, partager les dépendances…

À la fin des 2,5 jours, un vote de confiance est organisé, suivi d'un ROTI (Return On Time Invested). Ce moment a pour objectif de recueillir le feedback des participants, et d’identifier ensemble des pistes d'amélioration pour gagner en efficacité. Émilie et ses équipes le font à l’aide d’un Sondage Klaxoon. 

2. La PO Weekly

Une fois le train lancé, les Product Owners et les Product Managers participent toutes les semaines à cette réunion hebdomadaire d’une heure, pour partager l’avancée du sprint, des informations descendantes, des sujets urgents, des rapports sur les incidents de production, et le suivi des actions qui peuvent être tracées.

En PO Weekly, d'une semaine à l'autre, un participant joue le rôle d'animateur et un autre est gestionnaire du temps pour dynamiser la réunion. Les informations sont organisées en fonction de leur état d'avancement :

• En cours
• À faire
• Points bloquants

Ce temps d'échange permet de faciliter considérablement la gestion des dépendances entre les équipes.

3. La Coach Sync’

Une daily meeting ou “Team Sync” est une réunion quotidienne entre un coach agile et son équipe pour discuter de l'avancement des travaux en cours, des problèmes éventuels et des prochaines étapes à suivre. Cette réunion permet au coach de se tenir au courant de ce que font les membres de l'équipe, d'identifier les obstacles qui pourraient les empêcher de progresser et de leur apporter des conseils.

Une synchro entre les coaches, ou Coach Sync’, est également effectuée chaque semaine le jeudi, avec un espace créé pour chaque réunion dans un Board global.

Les réunions commencent par un icebreaker pour lancer la discussion. S’ensuit l'ordre du jour, et le passage en revue des présences et du rôle de chacun. Puis, les coaches font le point sur les actions et sur la vision pour la mise en production.

En parallèle, le Board présente une partie descendante pour échanger sur d’autres sujets importants. Et on y retrouve directement les compte-rendus de la Coach Sync’, avec la possibilité de recevoir du feedback.

4. L’Inspect & Adapt

L'”Inspect and Adapt” est un événement qui a lieu en fin de programme incrémentiel. Il permet aux membres du train de réfléchir aux processus, aux pratiques, et aux performances du collectif. L’objectif est de déterminer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.

Pour réaliser cet événement, Émilie et son équipe organisent une réunion à distance de 3 heures, et font le bilan des objectifs fixés pour le train. Ce temps permet également de revenir sur un formulaire rempli de manière asynchrone, qui traite des moments forts et des difficultés rencontrés pendant l’incrément.

Le travail asynchrone implique que chaque participant remplisse le formulaire à son rythme, en amont de la réunion. Ainsi, cette flexibilité permet aux équipes de mieux gérer leur temps, et dispense de devoir organiser systématiquement des réunions en synchrone avec plusieurs dizaines de participants.

Pendant les 30 premières minutes de l’Inspect & Adapt, le groupe fait l’état des lieux des actions d'amélioration mises en place précédemment, et discute de leur avancement. 

Puis, ils réalisent une rétrospective positive et négative de ce qui a été accompli pendant les 3 derniers mois. Le groupe vote alors pour les sujets à approfondir en utilisant la fonctionnalité "like" du Board. Les idées qui reçoivent le plus de votes sont sélectionnées afin d'être approfondies.

Pour chaque idée, les participants organisent un atelier de résolution de problèmes (ou problem solving) auquel les participants se portent volontaires pour contribuer. Ils utilisent une méthode de construction d'atelier de problem solving, pour atteindre l'objectif final de proposer 2 actions abouties. 

Enfin, les équipes procèdent à une restitution générale. Cette réunion est organisée toutes les 15 semaines au niveau du train.

5. La rétrospective d’équipe

La rétrospective en équipes a lieu à la fin de chaque sprint. L'objectif est de permettre à chaque équipe de prendre du recul sur la période écoulée, d'identifier les points positifs et les points négatifs de l’itération, dans un objectif d’amélioration continue. L’idée est de trouver des moyens d'optimiser leur collaboration, leur processus de travail et leur productivité pour la prochaine itération.

Chaque équipe organise sa propre rétrospective en fin de sprint. C’est l’occasion de passer en revue les actions menées, et de dégager une vision pour les trois semaines à venir. Cette réunion dure environ 1h30, et réunit environ 7 personnes par équipe.

Pour les rétrospectives, Émilie et ses équipes disposent d’un Network Klaxoon, avec tous les modèles prêts à l'emploi nécessaires pour personnaliser leur réunion. À tout moment, l’ensemble des participants peut accéder au Network et aux templates qu’il contient et à s’en inspirer pour préparer les prochaines rétrospectives d’équipe.

Le résultat : un gain de temps pour un travail agile productif

Avec la centralisation de tous les échanges et itérations en un seul espace, l’usage de la plateforme Klaxoon a permis aux équipes d’Émilie d’économiser 40 jours-hommes de retranscription des 4 PI Planning réalisés sur l’année. De plus, la trace des échanges étant accessible immédiatement, les équipes n’ont pas besoin d’attendre pour enchaîner sur les étapes suivantes. 

Ainsi, le travail effectué sur Klaxoon reste dans la durée. Les équipes peuvent y revenir, le retravailler et le partager, quel que soit le besoin ou le moment du sprint.

Grâce à ces rituels d’équipe agiles, Émilie a aussi permis à ses équipes de libérer du temps pour travailler efficacement en distanciel et en asynchrone. Le temps gagné par des synchronisations courtes et régulières bénéficie aux équipes, qui ne se dispersent plus dans les réunions et ont davantage de temps pour leurs autres missions. 

Avec la fonctionnalité Network, l’information et les modèles de travail sont facilement partagés dans un espace ouvert à tous, notamment pour les rétrospectives qui peuvent ainsi être rapidement préparées en amont. Cela contribue à rendre la communication transversale plus fluide.

Enfin, dans son métier de facilitatrice, Émilie a également apprécié la créativité que permet la plateforme visuelle : il n’y a plus de limites d’espace, moins de contraintes, et les participants peuvent facilement l’utiliser n’importe quand, depuis n’importe où.