Cécile de Besombes occupe le poste de Designer Stratégique au sein du Conseil départemental du Val-d’Oise. Son rôle implique un travail transversal avec l’ensemble des équipes, des agents de terrain jusqu’aux membres de la direction, afin d’améliorer les pratiques de collaboration et d’optimiser le travail en équipe au cours des différents projets.
Grâce au management visuel, elle assure un accompagnement aussi bien en présentiel qu’à distance, en constituant des groupes de travail pour avancer efficacement sur ses sujets dans le secteur public.
Le challenge : améliorer les pratiques des services territoriaux pour les faire gagner en efficacité
Au quotidien et de par son métier, Cécile s’appuie essentiellement sur le management visuel pour faciliter la transmission et la compréhension de l’information, deux aspects essentiels de la collaboration dans le secteur public. Que ce soit au travers de dessins ou de schémas, pour elle, “sortir du monde des mots est essentiel, ça aide à concrétiser les idées.” Sur site, elle a souvent recours à des tableaux, des post-it, des marqueurs,..., pour permettre à chaque membre des équipes de s’exprimer et partager ses idées.
Pour compléter ces supports physiques et lui permettre ainsi d’accompagner les équipes aussi bien à distance ou en mode hybride, Cécile avait donc besoin d’un outil en ligne à la fois puissant et visuel. La plateforme collaborative Klaxoon lui a apporté la solution qu’elle recherchait, notamment à travers l’outil Board.
La solution : utiliser un espace de travail complet et flexible
Avec Board, Cécile a mis en place un tableau blanc collaboratif virtuel dans plusieurs projets-clés : des workshops dédiés au parcours usager des Maisons des Solidarités du Département, l’accueil des nouveaux arrivants en collaboration avec la DRH, ou encore ses interventions à l’École du Management par l’Innovation (EMI). Des contextes très différents, mais qui mettaient toujours en avant le besoin d’une collaboration et d’interactions efficaces.
Le workshop parcours usager des Maisons des Solidarités
Le workshop organisé autour du parcours usager des Maisons des Solidarités du Val-d’Oise a pour objectif de réunir de nombreux acteurs territoriaux autour de l’expérience utilisateur. Dans la pratique, Cécile fait le lien entre les agents et les managers à l’aide d’un espace visuel qui centralise tous les échanges des équipes.
Si l’atelier se déroule à la fois en physique et en ligne (le langage du corps reste important), Cécile souhaite pouvoir rassembler en un endroit toutes les informations partagées. Son but est également de les rendre claires et simplement accessibles, surtout auprès des agents qui sont très attachés au support papier. Avec la possibilité d’importer du texte, mais aussi des images, des vidéos ou des fichiers dans Board, elle ajoute aux éléments partagés sous forme d’idées les photos des tableaux complétés en présentiel.
Ainsi, elle ne perd aucune information, et chaque participant peut se connecter depuis n’importe où pour retrouver les données. Ce même support est ensuite utilisé pour échanger avec les managers, et valider les différentes étapes du projet avec une vision complète et transparente de l’information.
Tout est écrit, et s’il y a des remises en cause, on retrouve tout l’historique.
L’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants au Conseil départemental
Cécile a également l’opportunité de travailler avec la Direction des Ressources Humaines du Conseil départemental pour accompagner l’arrivée de nouveaux membres dans les équipes, grâce à l'application du management visuel dans ces sujets importants pour le secteur public.
Board lui permet alors d’instaurer un véritable dialogue pour planifier cette phase cruciale d’onboarding, et de disposer d’un espace d’échange unique pour accompagner les parties prenantes du service RH.
Klaxoon favorise la transparence de l’information, ça permet de montrer qu’on peut travailler différemment.
L’École du Management par l’Innovation
Enfin, en tant qu’intervenante à l’École du Management par l’Innovation (EMI), Cécile a mis en place les outils de la plateforme collaborative Klaxoon pour remettre à plat des projets qui étaient déjà en cours avec l’ensemble des intervenants.
Là encore, grâce à sa facilitation du travail en asynchrone, Board leur donne les moyens de réunir toutes leurs idées pour faire avancer leurs sujets, et ce même s’ils travaillent à distance.
Le résultat : un gain de temps considérable, et un pas en avant pour l’innovation publique
La plateforme collaborative Klaxoon est aujourd’hui l’outil de travail principal de Cécile. Elle apprécie particulièrement le temps gagné grâce à la centralisation de toutes les informations et échanges autour d’un même sujet, au même endroit dans un Board. “On ne cherche plus dans ses emails le dernier compte-rendu, la dernière version, …” Toute la documentation, l’historique des discussions, mais aussi les calendriers et les échéances sont accessibles à tout moment et par tous, depuis n’importe quel appareil connecté.
Cécile souligne aussi qu’en plus du temps, Klaxoon lui permet de gagner en énergie et en sérénité. Une fois en réunion, “on ne cherche pas de quoi on parle, et ce qu’on a fait la dernière fois.” Cela permet d’aborder les ateliers avec la réassurance d’un support adapté et fiable et, dans le cas de Cécile, travailler de manière fluide sur de nombreux sujets nécessitant une collaboration transversale.
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