Travail asynchrone : 6 exemples de déploiement réussi en entreprise

Dans les organisations actuelles, il est de plus en plus essentiel de collaborer efficacement à tout moment, et depuis n’importe où. Le travail asynchrone offre alors une solution puissante, permettant aux membres des équipes de contribuer à leur propre rythme et de manière fluide, même s’ils travaillent sur différents fuseaux horaires. 

Cette approche permet d’assurer un avancement continu des projets, améliore l'efficacité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et favorise un espace de travail plus inclusif. En réduisant la dépendance à l'égard des réunions synchrones, le travail asynchrone permet une meilleure concentration, une plus grande créativité et une gestion efficace des tâches.

Cet article présente la mise en place réussie du travail asynchrone à travers six exemples concrets, et montre à quel point il peut avoir un impact sur vos résultats, quel que soit votre domaine d’activité. Ces exemples illustrent aussi comment les pratiques asynchrones peuvent conduire à un gain de temps considérable, à un meilleur engagement et à des performances plus élevées des équipes. 

Voyons comment chacune de ces organisations a exploité la puissance du travail asynchrone pour répondre à ses problématiques, rationaliser ses processus et obtenir des résultats remarquables en optimisant les rituels d'équipe, en facilitant la participation en formation hybride, en assurant un recrutement innovant, en renforçant l'engagement dans la gestion de projet, en gagnant du temps dans les pratiques agiles et en menant une conduite du changement de manière transversale. Découvrez les stratégies et les outils qui ont permis à ces déploiements d’être menés à bien, et comment ils peuvent être appliqués à votre propre environnement de travail.

1. Optimiser les rituels d'équipe grâce au travail asynchrone : des exemples de méthodes à tester

Le travail asynchrone offre de nombreux avantages, en particulier pour les équipes géographiquement distribuées. En permettant à leurs membres de contribuer à leur rythme et en tenant compte de leurs contraintes, il garantit une progression continue du projet sans exiger une disponibilité simultanée. 

Cette méthode est particulièrement avantageuse pour les tâches nécessitant une concentration approfondie, qui peut souvent être perturbée par des réunions qui s’enchaînent. L'adoption de pratiques asynchrones peut conduire à une augmentation de la productivité, à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et à une participation plus inclusive, car les membres de l'équipe ayant des responsabilités et des fuseaux horaires différents peuvent eux aussi contribuer de manière efficace.

Prenons l'exemple de Laura Lanchy, Responsable Qualité chez IPSEN, un groupe biopharmaceutique français. Elle a mis en œuvre avec succès le travail asynchrone pour gérer son équipe géographiquement distribuée, avec des personnes en France et d’autres à Mumbai. Chargée de mettre en place une coordination efficace entre différents fuseaux horaires, Laura s'est tournée vers la plateforme de collaboration visuelle Klaxoon pour centraliser la communication et rationaliser son travail d'équipe.

Elle a créé un espace de travail virtuel avec Board, le tableau blanc en ligne de Klaxoon. Cet espace numérique a permis à son équipe de partager leurs tâches quotidiennes de manière asynchrone, réduisant ainsi considérablement le besoin de réunions synchrones. Le tableau a été divisé en zones pour les présentations de l'équipe, les plans d'action et les points urgents, offrant ainsi une structure claire et centralisant les informations nécessaires.

Laura a également utilisé les modèles prêts à l'emploi de Klaxoon pour des rituels d'équipe en ligne, tels que ses réunions hebdomadaires et individuelles :

• Le template Weekly a facilité les réunions d'équipe régulières, avec une visibilité claire des tâches et de la progression de chacun.
• Le template One-to-one a permis un suivi individuel approfondi avec chaque membre de l'équipe. 

Ces modèles ont permis une communication et des contributions en asynchrone, assurant ainsi à l’équipe de Laura un travail fluide et une gestion efficace des tâches.

2. Faciliter la participation en formation hybride

Le travail asynchrone peut également constituer un levier important pour améliorer vos formations hybrides. Il permet aux apprenants de s'engager avec les ressources à leur disposition et les activités proposées par les formateurs dans leurs modules, ce qui favorise une compréhension et une rétention plus approfondies. 

En outre, cette approche s'adapte à différents styles d'apprentissage, rendant la formation plus inclusive et accessible. Les méthodes de formation asynchrones améliorent également la participation et l'engagement, car les apprenants peuvent revoir le contenu et y réfléchir sans le besoin de spontanéité des sessions synchrones. Cette flexibilité, combinée à la possibilité d’accéder aux ressources à tout moment, renforce considérablement l'efficacité de la formation.

Par exemple, Caroline Fauquembergue, contrôleuse aérienne à la DGAC, a dû relever le défi de faire la transition de ses formations destinées aux contrôleurs aériens vers un format entièrement à distance. Pour assurer un passage fluide vers de nouvelles zones, Caroline a combiné des pratiques synchrones et asynchrones sur la plateforme Klaxoon afin de maximiser la participation et l'efficacité.

Après ses sessions en synchrone, Caroline fournit des récapitulatifs visuels à l'aide de Mémos et d'activités asynchrones pour renforcer l'apprentissage. Les participants peuvent revenir sur le site principal de la formation pour accéder à des ressources et répondre à des Quiz de suivi. Cet engagement assure la rétention des connaissances et permet un échange efficace de feedback, ce qui a favorisé l'amélioration continue de ses programmes de formation.

3. Assurer un recrutement innovant tout en se démarquant en tant qu'employeur

Par ailleurs, le travail asynchrone présente aussi des exemples d'application pour révolutionner vos processus de recrutement, en offrant plus de flexibilité et en engageant les candidats de manière plus efficace. L'intégration des pratiques asynchrones aide les employeurs à se différencier, en rendant leur processus de recrutement plus engageant et plus efficace. Les candidats peuvent interagir avec l'entreprise à leur propre rythme, ce qui leur permet de se présenter de manière complète et réfléchie. Cette approche permet de gagner du temps et de renforcer dès le départ le lien entre les candidats et l'entreprise.

C'est ainsi que Mélanie Férelloc, Responsable des Systèmes d'Information à l’EFS, a relevé le défi de différencier son organisation pour attirer les meilleurs talents pour des postes informatiques compétitifs. Pour se démarquer, Mélanie a créé un processus de recrutement unique et engageant, en s'appuyant sur le travail asynchrone avec la plateforme Klaxoon.

Avant l'entretien, Mélanie prépare un Board Klaxoon en utilisant le modèle "Animer un entretien de recrutement". Ce Board comprend des sections pour présenter l'entreprise, ses valeurs, les membres de l'équipe, la description du poste, et des espaces pour que les candidats puissent partager des informations sur eux-mêmes de manière asynchrone. Les candidats remplissent des sections "Parlez-nous de vous" et "Qu'avez-vous retenu ?" avant l'entretien, ce qui permet à Mélanie de recueillir des informations et de mener des discussions intéressantes dès le départ.

Cet engagement asynchrone profite à la fois à Mélanie et aux candidats. Les candidats se sentent impliqués et connectés à l'EFS avant même de rencontrer Mélanie, et utilisent les outils visuels de Klaxoon pour organiser leurs idées de manière créative. Pour Mélanie, cette préparation signifie qu'elle peut se concentrer sur des discussions plus approfondies pendant les entretiens, sachant que toutes les informations essentielles ont déjà été partagées.

Après l'entretien, Mélanie continue à échanger avec les candidats de manière asynchrone en leur demandant d'indiquer leurs motivations et de poser des questions supplémentaires sur le Board. Cela démontre l'engagement des candidats, et fournit des informations supplémentaires sur sa capacité d'adaptation et sa curiosité.

4. Améliorer l'engagement et l'efficacité des équipes en gestion de projet

Outre le recrutement, le travail asynchrone s'avère aussi efficace pour maintenir l'engagement et la productivité dans un cadre de gestion de projet hybride. Il permet aux membres des équipes de contribuer en continu, et d'accéder à l'information depuis n'importe où, assurant ainsi une progression fluide sans dépendre uniquement des réunions synchrones. Cette approche est cruciale pour les équipes internationales réparties sur différents fuseaux horaires, car elle favorise l'autonomie et la créativité pour une gestion de projet plus efficace et une meilleure dynamique d'équipe.

Peter Quiguer, coordinateur digital au sein du groupe Lesaffre, a ainsi relevé le défi de maintenir une collaboration efficace dans d'une équipe distribuée dans le monde entier. Pour un déploiement SAP à haut risque impliquant 300 personnes, le Board Klaxoon a facilité la gestion de projet à distance grâce à une planification asynchrone. Les membres de l'équipe ont pu accéder et contribuer à la roadmap du déploiement à tout moment, en centralisant leurs échanges et leurs actions. Cela a permis aux équipes RH comme IT de partager leurs idées, et de résoudre leurs problématiques sans recourir aux réunions synchrones, ce qui a favorisé la réussite du projet.

Dans un autre contexte, pour le lancement d'un nouveau produit en Croatie, l'équipe marketing de Lesaffre a utilisé des méthodes asynchrones pour remplacer les visites en présentiel chez ses clients. Elle a expédié des échantillons de produits, et organisé des webinaires via des Boards Klaxoon. Des Sondages partagés en asynchrone leur ont également permis de recueillir les retours des clients, créant ainsi une mécanique d’amélioration continue. Finalement, cette méthode a permis d'économiser des frais de déplacement et de créer une communauté solide autour du produit.

C'est ainsi que chez Lesaffre, la mise en œuvre de Klaxoon a multiplié par 5 le temps consacré à la gestion de projet et aux rituels d'équipe. Les outils asynchrones ont amélioré la communication internationale, réduit les barrières linguistiques et encouragé la participation active, ce qui a considérablement renforcé l'engagement et l'efficacité de l'équipe.

5. Gagner du temps dans les pratiques agiles

Le travail asynchrone est également très bénéfique pour l'engagement des équipes agiles à distance. Là encore, il permet aux membres de l'équipe de contribuer depuis n'importe où, assurant ainsi d’avancer de manière fluide et de réduire le besoin de réunions synchrones. Cette approche favorise l'autonomie, la créativité et une gestion efficace des projets, ce qui permet de gagner du temps et d'avoir un travail d'équipe productif.

Émilie Canty, Release Train Engineer à l’iMSA, coordonne un train agile SAFe à grande échelle pour la Mutualité Sociale Agricole. Avec une centaine de personnes impliquées, elle s'est tournée vers la plateforme visuelle de Klaxoon pour combiner collaboration synchrone et asynchrone dans leurs projets.

Pendant leur PI Plannings, l’outil Board de Klaxoon a une fois de plus permis des contributions en asynchrone. Les membres de l'équipe ont accédé au Board, et l'ont mis à jour à leur convenance, centralisant ainsi toutes leurs discussions et leurs actions. Cette configuration a permis une planification et une coordination efficaces sans exiger la participation simultanée de tous les membres de l'équipe. Elle a également permis de rationaliser la communication et de gérer efficacement les dépendances.

La centralisation des échanges asynchrones sur Klaxoon a alors permis aux équipes d'Émilie d'économiser 40 jours-hommes par an. Elle assure un accès immédiat à l'information, élimine les retards et permet une progression fluide. Cette approche permet aussi de réduire le temps passé en réunion, de mieux se concentrer sur les tâches essentielles et d'améliorer la communication transversale, ce qui se traduit par un environnement de travail plus efficace et plus collaboratif.

6. Diriger un programme hybride de conduite de changement

Enfin, le travail asynchrone est essentiel pour impliquer de grandes équipes distribuées dans des initiatives de conduite du changement. Il permet aux participants de contribuer à leur propre rythme, ce qui garantit d’avancer ensemble en continu, et réduit là encore la dépendance à l'égard du synchrone. Cette approche favorise l'autonomie, la créativité et une dynamique efficace de conduite du changement.

Par exemple, Florence Pichon, chargée de mission de transition managériale au Conseil départemental du Var, a dû relever le défi d'impliquer 500 managers dans une approche de transformation interfonctionnelle. Elle a alors lancé une initiative pour promouvoir la collaboration et la co-création des processus.

Florence a utilisé un Board Klaxoon pour créer un espace partagé accessible de manière asynchrone. Cela a permis aux 500 managers de s'engager dans le processus à leur convenance. Le Board comprenait des informations détaillées, un manuel pratique et des icônes illustratives pour rendre les attentes de l'atelier visuelles et accessibles.

Florence a également ajouté des Questions en asynchrone sur le Board, ce qui a permis aux managers de donner un feedback et de partager des idées approfondies en amont. Cette configuration a encouragé une participation continue et réfléchie, en veillant à ce que chacun puisse contribuer efficacement.

À l'aide du template Affiche conceptuelle de Klaxoon, Florence a animé des réunions managériales axées sur la co-création. Le modèle a permis de visualiser les nouveaux processus, ce qui a facilité la compréhension et l'engagement des participants. La configuration asynchrone a alors permis une participation flexible, améliorant la profondeur et la qualité du feedback partagé.

Les capacités asynchrones de la plateforme Klaxoon ont ainsi conduit à un engagement plus important et à une meilleure adoption des nouveaux processus. Les managers ont pu facilement partager leurs idées et se tenir informés, devenant ainsi de véritables acteurs du projet. La nature visuelle et interactive du Board a favorisé leur participation, même chez ceux qui étaient moins familiers avec les outils numériques.

De cette façon, Florence a gagné beaucoup de temps grâce à Klaxoon. Cette efficacité a permis une meilleure utilisation du temps des managers, et une mise en œuvre plus rapide des nouvelles mesures.