Votre prochaine Mind map : conseils pour organiser des sessions de mindmapping

Le travail d'équipe est un aspect essentiel de toute organisation. Souvent, les entreprises, qu'elles soient de petite ou de grande taille, sont confrontées à des situations et des problèmes complexes qui peuvent bénéficier de l'effort combiné de leurs diverses équipes multifonctionnelles et de leurs experts. Mais faire travailler ensemble des personnes issues de milieux aussi différents peut s'avérer complexe.

Des approches et visions différentes peuvent facilement brouiller les pistes sur la voie vers votre objectif commun. Avec autant de voix à orchestrer, votre but en tant que manager et/ou chef de projet efficace, est de veiller à ce que chaque point de vue soit entendu et évalué par rapport aux autres de manière juste et équitable.

Comme beaucoup de choses dans le monde du travail, il existe de nombreux moyens efficaces de générer et de rassembler facilement des idées au sein de votre équipe afin de parvenir à une vision élaborée à la suite d'une session. L'une de ces méthodes, la "carte mentale" (aussi appelée "carte heuristique" ou "mind map" pour la version anglaise), est probablement un outil que vous avez déjà utilisé dans vos ateliers. Mais saviez-vous qu'un outil aussi personnalisable pouvait être utilisé avec plus d'efficacité et d'efficience grâce à quelques stratégies simples ?

Dans cet article, nous allons examiner quelques conseils qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine session de mind mapping, afin de mieux exploiter les fonctionnalités de cet outil.

Qu'est-ce qu'une carte mentale ?

Avant de démarrer trop vite, posons les bases de la compréhension de la carte mentale dont il est question. Comme l'exécution d'une carte mentale peut varier considérablement d'un utilisateur à l'autre, il peut être utile de commencer par une définition qui nous aidera à nous mettre tous d'accord.

Selon le Cambridge Dictionary, une carte mentale est simplement un "type de diagramme (= plan simple) avec des lignes et des cercles pour organiser l'information afin qu'elle soit plus facile à utiliser ou à retenir". En d'autres termes, une carte mentale utilise des idées ou des thèmes centraux pour mieux générer des idées connexes, dans le cadre d'un exercice d'association visant à mieux identifier ou à générer de nouvelles idées sur un sujet particulier.

Cela peut sembler un peu abstrait dans son exécution, puisque vous vous concentrez essentiellement sur une méthode largement subjective de référencement des idées par rapport à un sujet spécifique, mais la pratique elle-même s'est avérée extrêmement bénéfique pour les équipes qui cherchent à mieux comprendre un projet, une initiative ou un problème sur lequel elles travaillent.

Avantages des cartes mentales

Les cartes mentales ne se limitent pas à la résolution de problèmes abstraits, mais constituent un avantage essentiel pour les équipes et les individus. Ryan Ayers, rédacteur pour Business.com, présente trois avantages principaux que les cartes mentales peuvent avoir sur la façon dont vous gérez votre travail.

Premièrement, les exercices de cartes mentales se concentrent sur notre capacité d'apprentissage, ce qui peut nous aider à retenir de nouvelles connaissances en les reliant à notre base de savoir existant. La pratique consistant à créer des connexions entre les idées, elle contribue à former des liens importants dans notre cerveau, ce qui facilite la rétention des informations. L'aspect visuel du diagramme de la carte mentale y contribue en partie, car notre cerveau finit par absorber les informations non seulement de manière référentielle, mais aussi de manière visuellement organisée.

Deuxièmement, les exercices de cartes mentales contribuent à renforcer la productivité des utilisateurs. Ayers cite une étude dans laquelle les personnes interrogées ont répondu que leur productivité s'était améliorée d'environ 20 à 30 %. Les avantages sont réels pour les équipes en général, puisque près de 70 % des personnes interrogées dans le cadre de la même étude ont déclaré que le processus leur permettait d'économiser environ sept heures de travail et/ou d'apprentissage par semaine.

Enfin, le mindmapping peut vous aider à mieux communiquer vos idées et à les présenter de manière professionnelle. Les questions d'organisation sont souvent complexes et à plusieurs niveaux, et l'utilisation des techniques de cartographie conceptuelle peut vous aider à clarifier la façon dont les idées sont liées les unes aux autres, de manière dynamique et visuellement attrayante. Qu'il s'agisse de chefs de projet ou de responsables marketing, vous bénéficierez probablement de la capacité de cet outil à présenter les idées avec plus de clarté, et à élaborer des diagrammes pour montrer comment certains concepts sont liés à des exécutions stratégiques.

Conseils pour améliorer vos cartes mentales

Les nombreux avantages des techniques de cartes mentales reposent uniquement sur la capacité de l'utilisateur à exploiter l'exercice de manière efficace et efficiente. En raison de l'abstraction inhérente à la méthode de développement des cartes mentales, il peut être facile pour l'utilisateur moyen de laisser ces sessions partir dans la mauvaise direction, avec des pensées déstructurées et des concepts trop éloignés de ce qui était attendu en premier lieu.

Dans le but de tirer le meilleur parti des cartes mentales, voici quelques conseils utiles pour améliorer vos sessions de mindmapping, afin de mieux diriger votre prochaine réunion ou atelier.

Limitez vos idées principales

La première chose qui nécessitera votre attention dans le cadre de votre exercice de carte mentale est de vous assurer que vous limitez le nombre d'idées principales à passer en revue. L'idéal est de garder l'idée centrale concentrée sur un seul mot, une seule expression ou une seule phrase qui peut mieux susciter des réactions de la part de votre équipe. De cette manière, vous pouvez mieux vous concentrer sur les types de mots et de concepts connexes qui peuvent apparaître au cours de la discussion.

Il n'est pas rare que les cartes mentales utilisent plus d'une idée principale, car elles peuvent également être utilisées pour la comparaison de produits et les évaluations alternatives. Dans ces scénarios, entraînez-vous à limiter les concepts principaux de la session à environ 2 ou 3 idées principales. Faites de ces idées votre premier sujet de discussion, et laissez les mots en découler à mesure que la réflexion progresse.

En plus de cela, n'hésitez pas à utiliser les différentes options interactives à votre disposition dans les espaces de collaboration actuels, beaucoup plus avancés technologiquement. Au lieu de représenter l'idée principale (ou les idées principales) sous la forme d'un mot ou d'une phrase, vous pouvez utiliser une photo ou même un fichier audio et créer votre carte mentale autour de ces sujets centraux.

Organisez les sous-idées en catégories

Une fois que vous avez verrouillé le sujet principal de discussion avec votre carte mentale, il est important de garder le même objectif sur la façon dont vous commencez à générer des idées en relation avec ce thème central. Les cartes mentales génèrent beaucoup d'idées au début de l'exercice, alors assurez-vous d'en noter le plus possible à partir des différents points de vue susceptibles d'être exprimés par votre équipe.

Étant donné que votre carte mentale peut contenir de nombreuses idées similaires, il peut être utile de commencer à élaborer des catégories d'idées au fur et à mesure de l'exercice. Cela signifie qu'il faut être un participant actif en reconnaissant des modèles tout au long du processus. Vous devrez rester attentifs aux idées qui pourraient être mieux représentées comme faisant partie d'un groupe d'idées plus large, ce qui pourra aider votre équipe à se diriger vers une compréhension collective qu'elle pourrait partager.

Inversement, il peut également être utile de commencer à reconnaître des idées contrastées dans la même carte mentale afin de mieux créer des distinctions dans la façon dont votre groupe pourrait comprendre certains concepts. Ces types de réponses peuvent provenir de sujets particulièrement conflictuels, tels que les orientations à prendre pour le lancement d'un produit, et peuvent aider à obtenir une vue d'ensemble de certaines des idées concurrentes que votre équipe pourrait avoir concernant le projet.

Approfondir avec l'interrogation élaborative

Certains thèmes centraux peuvent avoir plus d'idées associées à aborder ensemble que d'autres. Pour ceux-là toutefois, il peut être difficile de faire avancer les choses car les sujets connexes finissent par s'épuiser après quelques réponses. Une bonne façon d'approfondir les concepts et de générer des idées beaucoup plus riches est d'utiliser une technique connue sous le nom d'"Interrogation élaborative".

Michael Pressley, un psychologue de l'éducation, a mis au point cette technique d'apprentissage qui permet aux étudiants de mieux comprendre des sujets spécifiques. Il s'agit essentiellement d'une "intervention interrogative" qui utilise la simple question "Pourquoi ?" à l'égard de toute déclaration faite en relation avec un sujet particulier. Si Pressley a utilisé cette tactique dans le but d'améliorer la mémorisation des informations par les élèves, elle peut également être utilisée dans le cadre de vos techniques de cartes heuristiques pour approfondir des concepts spécifiques et mieux développer des idées.

La théorie qui explique pourquoi l'interrogation élaborative fonctionne dans une variété de cas est qu'elle aide à activer cette partie de notre processus de pensée concernant toute connaissance antérieure que nous pouvons avoir sur ce sujet. Par exemple, si vous demandez "pourquoi" un membre de votre équipe a choisi d'associer le mot "rapide" à une voiture de sport, vous pourrez peut-être approfondir les spécificités techniques de la voiture, la réputation du produit, sa perception globale, etc. Il s'agit d'une technique simple mais utile, qui permet de développer une réflexion plus critique sur un sujet particulier et qui peut vous aider à obtenir davantage de réponses pour votre carte mentale.

Encouragez la pensée latérale

En ce qui concerne l'importance de favoriser une meilleure réflexion critique sur un sujet central donné, la "pensée latérale" est un autre concept qui mérite d'être exploré avec votre équipe. Le terme lui-même signifie essentiellement "penser en dehors de la boîte" (le fameux "out-of-the-box" anglais) et vise à illustrer le type de réflexion qui est lié au sujet mais qui vient d'une direction qui n'y est pas normalement associée.

La pensée latérale est devenue une composante essentielle des équipes innovantes sur le lieu de travail, au point que l'équipe de rédaction d'Indeed a publié un article décrivant plusieurs étapes-clés pour améliorer les capacités de la pensée latérale. Créée à l'origine par le médecin maltais Edward de Bono, la pensée latérale peut aider à améliorer la réflexion d'une personne pour aborder des questions plus complexes et des scénarios non conventionnels.

Dans le contexte de la carte mentale, il peut être extrêmement bénéfique de commencer à encourager la pensée latérale, afin d'obtenir les meilleurs types d'idées qui mènent à une vision beaucoup plus innovante, à laquelle vous n'auriez peut-être pas pensé au départ. La prise de conscience de votre compréhension du sujet et de vos processus en la matière peut vous aider à vous défaire de certains préjugés que vous pourriez avoir, tandis que la présentation de scénarios et d'alternatives peut contribuer à stimuler la réflexion au-delà de la compréhension standard de toute situation sur laquelle vous travaillez actuellement.

Utilisez les "aires de stationnement"

Il est probable que toutes les idées présentées dans une carte mentale ne soient pas de celles qui réinventent la roue. En fait, vous allez probablement rencontrer beaucoup d'idées proposées qui ne correspondent tout simplement pas au cadre exact que vous recherchez (surtout lorsque vous commencez à utiliser des catégories dans vos cartes mentales). Mais même si ces idées ne fonctionnent pas dans l'état actuel de la carte mentale, cela ne signifie pas qu'elles n'auront aucune utilité dans une itération future ou une carte mentale découlant de la première, plus tard.

En tant que tel, vous pourriez vouloir explorer l'utilisation de "parkings" dans vos cartes mentales, qui est un moyen utile d'organiser des idées non liées dans un espace réel sur votre document, afin qu'elles puissent être revisitées plus tard. Cela présente deux avantages évidents dans la façon dont vous collaborez avec votre équipe. Premièrement, vous créez une myriade d'idées qui peuvent ne pas être pertinentes maintenant, mais qui peuvent aider à développer d'autres idées plus tard, à mesure que vous avancez dans des projets connexes. Ensuite, les parkings vous aident à faire en sorte que votre équipe se sente écoutée dans le processus global de la carte mentale, ce qui est important dans un exercice qui exige un engagement constant de la part de chaque membre pour obtenir le meilleur résultat possible en termes de collaboration.

Gérer votre prochaine session de Mind Map

Les conseils présentés ci-dessus peuvent être appliqués à presque toutes les sessions de mind map que vous pourriez organiser à l'avenir, et restent suffisamment flexibles pour être utilisés comme bon vous semble. Il est très probable que tous les conseils ne seront pas utiles dans tous les scénarios, car chaque situation à laquelle vous serez confronté lors de l'utilisation d'une carte mentale sera très sensible au contexte spécifique. Néanmoins, il peut être utile de disposer d'un ensemble de tactiques de départ pour rendre votre session de mindmapping d'autant plus efficace et productive à l'avenir.

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