Méthodologie 5S : 3 exemples de gestion de projet réussie

La méthodologie des 5S est un système d'organisation et de maintien d'un environnement de travail propre, efficace et productif. Elle trouve son origine dans les pratiques de fabrication japonaises, et les cinq mots commençant par S sont à l'origine seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke. Ils ont été traduits par “Débarrasser", "Ranger", "Nettoyer", "Standardiser" et "Discipliner".

Nous allons examiner quelques exemples de la manière dont cette méthodologie de gestion de projet peut être utilisée, et comment cette méthode efficace peut être bénéfique pour les équipes de projet.

Qu'est-ce que la méthodologie des 5S en gestion de projet ?

La méthodologie 5S fait passer l'espace de travail d'un projet par 5 étapes, dans l'ordre. Ces étapes sont les suivantes :

1. Débarrasser

La première étape consiste à trier et à séparer les éléments dans votre espace de travail. Vous devez identifier ce qui est nécessaire à votre processus de travail, afin d'éliminer tout ce qui est superflu. Si vous parvenez ainsi à désencombrer votre espace de travail, vous éliminerez les éléments susceptibles d'entraver votre productivité ou de créer de la confusion.

2. Ranger 

Une fois que vous avez éliminé tous les éléments inutiles, vous pouvez ranger et organiser les choses dont vous avez besoin de manière logique. Il peut s'agir de trouver le bon emplacement pour certains outils, équipements et matériaux afin qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin. Les objets qui doivent être stockés doivent être clairement étiquetés. L'utilisation de repères visuels peut également s'avérer utile pour localiser et remettre des objets à leur place.

3. Nettoyer

Cette étape consiste à veiller à ce que votre espace de travail reste propre et soit correctement entretenu. Il est toujours préférable de travailler dans un environnement propre et sûr, pour des raisons de santé physique comme mentale. Les membres de l'équipe sont encouragés à assumer la responsabilité de la propreté de leur espace de travail, et à établir des protocoles pour l'entretenir.

4. Standardiser 

Afin de maintenir les mesures que vous avez déjà prises, vous devrez établir des procédures et des pratiques standardisées. Si vous disposez de lignes directrices et d'instructions claires pour maintenir un espace de travail organisé, vous aurez plus de chances de le conserver. Si vous pouvez documenter les procédures, créer des aides visuelles et assurer une formation pour garantir la cohérence, vous permettrez aux membres de l'équipe de comprendre et de respecter plus facilement vos normes de travail.

5. Discipliner 

Une fois que vous avez apporté toutes ces améliorations, vous devez veiller à les pérenniser. Vous pouvez renforcer les principes des 5S en contrôlant et en révisant en continu votre espace de travail. La participation, l'engagement et l'appropriation du processus par les employés doivent eux aussi être encouragés.

Comment la méthodologie 5S améliore-t-elle les résultats de vos projets ?

Nous savons tous combien il est difficile de travailler dans un environnement sale ou désorganisé. Si vous êtes constamment à la recherche de quelque chose dont vous avez besoin, ou si vous n'arrivez pas à réfléchir correctement parce qu'il y a trop de choses autour de vous, il peut être difficile de faire votre travail correctement. 

La méthodologie 5S favorise l'efficacité, la sécurité et la productivité en gestion de projet. Elle permet d'éliminer le gaspillage, d'améliorer l'organisation et de créer un espace de travail plus visuel. Elle permet de minimiser les erreurs, de réduire les retards et d'améliorer l'engagement et la productivité des employés. 

Les équipes peuvent se concentrer sur leurs tâches plus facilement dans un environnement de travail propre et organisé, plutôt que dans un environnement chaotique et désorganisé.

Quels bénéfices concrets apporte la méthode de gestion de projet 5S ?

Réduire le désordre pour augmenter la productivité

Avez-vous déjà travaillé dans un bureau en désordre ? Un bureau où des papiers et des dossiers s'empilent sur toutes les surfaces disponibles ? Où vous deviez chercher pendant cinq minutes une agrafeuse ou un bloc-notes pour noter un message ?

Les temps ont changé, et de nombreux bureaux ont réduit la quantité de papier dans leurs activités quotidiennes. Il y a peut-être moins de piles de papier, et les documents sont accessibles en ligne pour la plupart. Peut-être avez-vous rarement besoin d'une agrafeuse ou de prendre un message avec un papier et un stylo. Les documents en ligne, le télétravail et le hot desking ont pris le pas sur ces pratiques.

Toutefois, cela ne signifie pas que tout le monde travaille dans un environnement impeccable, exempt de désordre et de superflu. Les espaces disponibles dans un environnement désordonné seront, forcément occupés par quelque chose au bout du compte. Il peut s'agir de fins de stocks, d'objets personnels tels que des vêtements, de la nourriture ou des courses. Il s'agit d'éléments de travail et de la vie quotidienne qui, si personne n'y prête attention, peuvent rapidement devenir problématiques.

Il existe un lien entre un environnement encombré et la productivité. Un article de la Harvard Business Review explique que le désordre dans notre environnement de travail peut être tout aussi perturbant que dans nos maisons. Des recherches menées par l'Institut des Neurosciences de l'Université de Princeton ont montré que "les rappels visuels constants de la désorganisation drainent nos ressources cognitives, et réduisent notre capacité à nous concentrer. Une fois que les participants ont désencombré leur environnement de travail, ils ont pu mieux se concentrer et traiter les informations, et leur productivité a augmenté".

Si vous laissez votre environnement de travail s'encombrer, vous risquez de perdre de vue ce que vous avez, et réduire votre niveau de productivité. Cela peut entraîner un gaspillage de ressources. Si vous ne trouvez pas facilement une agrafeuse - ou tout autre objet - il y a des chances que vous en commandiez une autre. Mais il y en a peut-être déjà plusieurs disséminées dans le bureau, toutes dans des endroits où vous ne penseriez pas à chercher ou auxquels vous n'avez pas facilement accès.

Réduire les coûts

L'application de la méthodologie 5S à votre espace de travail peut donc contribuer à réduire les coûts. Il est moins probable, par exemple, que vous soyez amenés à recommander des articles de papeterie et du matériel de bureau supplémentaire. En prenant le temps de suivre ce processus en cinq étapes et en l'appliquant méthodiquement, vous pouvez accroître votre efficacité et réduire vos coûts opérationnels.

C'est vrai dans un environnement de bureau, mais c'est particulièrement important dans un espace commercial. Si votre stock est éparpillé et que vous ne savez pas ce que vous avez, cela peut entraîner d'énormes problématiques. Temps perdu à chercher des produits, articles périmés et devenus invendables, stocks occupant un espace qui pourrait être utilisé à d'autres fins plus rentables,... Les équipes de projet peuvent bénéficier de bien des façons d’une mentalité de gestion de projet, et de la méthodologie 5S en particulier.

3 exemples à succès de l’application de la méthodologies 5S

La méthodologie 5S dans l'industrie manufacturière

La méthode des 5S est née dans l'industrie manufacturière. Elle fait partie du système de production Toyota (TPS), développé dans les années 1940. Elle met l'accent sur le management visuel, ce qui est particulièrement utile dans le domaine industriel. 

Cette méthode peut aider les entreprises à optimiser leurs opérations en réduisant le gaspillage, en augmentant la productivité, en améliorant la sécurité sur le lieu de travail et en fournissant des produits de meilleure qualité. En mettant en œuvre et en appliquant les principes des 5S, les entreprises peuvent créer un environnement de production plus efficace et plus performant.

Si votre processus de fabrication nécessite différents outils, équipements et composants, la fabrication de votre produit peut en être complexifiée, et le travail d'équipe peut alors s'avérer difficile. 

Dans un environnement encombré, il peut être difficile de trouver les bons composants au bon moment. Si un élément tombe en panne et interrompt la chaîne de production, cela peut s'avérer extrêmement coûteux : vous devez être en mesure de trouver et de remplacer tout équipement en panne le plus rapidement possible. Si des pièces doivent être remplacées, mais qu'elles peuvent se trouver n’importe où, par où commencer ?

Si votre usine est encombrée et mal rangée, vos travailleurs risquent de ne pas pouvoir trouver les outils dont ils ont besoin. S'ils doivent fouiller partout, ou si l'équipement nécessaire n'est pas ordonné de manière logique et facilement accessible, cela peut leur faire perdre du temps. Vous risquez alors de vous retrouver avec moins de produits finis ou des chaînes de production interrompues, ainsi qu'avec des travailleurs mécontents.

L'organisation et la rationalisation de l'espace de travail devraient permettre d'améliorer l'efficacité et le travail d'équipe. Le fait de mettre de l'ordre aide les travailleurs à devenir plus productifs. Les techniques de management visuel, telles que les étiquettes, les codes couleur et des zones de stockage appropriées pour chaque élément, peuvent aider les employés à localiser et à récupérer plus rapidement les outils ou les composants dont ils ont besoin. Cela réduira les temps d'interruption et permettra aux travailleurs d'accomplir davantage de tâches en moins de temps.

Nous savons tous à quel point la sécurité sur le lieu de travail est importante, en particulier dans une usine où il peut y avoir des processus ou des machines dangereux. Le nettoyage et l'entretien réguliers d'un espace de travail sont primordiaux, à la fois pour la santé et la sécurité, mais aussi pour réduire les risques de panne des machines et des autres équipements. 

Un environnement propre et bien entretenu réduit les risques de panne et d'accident. Il y a alors moins de risques à ce qu’il entraîne des perturbations. De plus, une chaîne de production doit produire le même produit selon les mêmes normes à chaque fois, de sorte que la standardisation du processus permet d'obtenir de meilleurs résultats.

Toyota a utilisé la méthodologie 5S sous toutes ses formes, et le TPS l'a aidé à rationaliser ses opérations, à réduire le gaspillage, à améliorer la qualité, à accroître la satisfaction des clients et à conserver une position forte sur le marché. D'autres grandes entreprises, dont Harley Davidson, utilisent également les principes des 5S à leur avantage, et ces principes peuvent être appliqués à des entreprises de toute taille.

Améliorer la sécurité et les résultats pour les patients dans le domaine de la santé

Comme nous le savons, la méthodologie des 5S peut être appliquée dans tous les environnements : le domaine de la santé ne fait pas exception. La mise en œuvre de la méthodologie 5S en milieu hospitalier, par exemple, présente de nombreux avantages. Et ces avantages ne s'appliquent pas seulement au personnel qui y travaille. Ils peuvent également apporter des bénéfices pour les patients.

La méthode des 5S peut contribuer à rationaliser les processus, à réduire le gaspillage et à améliorer les flux de travail. Il en résulte une efficacité accrue, et donc une réduction des temps d'attente pour les patients. En organisant et en désencombrant les zones de travail, vous pouvez minimiser le risque d'accident, tant pour le personnel que pour les patients.

En veillant à ce que toutes les zones soient propres et bien entretenues, vous pouvez également réduire le risque de propagation d’infections et de germes. Ceci est particulièrement important dans un hôpital. Avec des zones de travail bien organisées et des processus normalisés, le personnel peut passer moins de temps à chercher des fournitures ou du matériel, ce qui lui permet de consacrer plus de temps aux soins des patients. 

La normalisation des procédures et la réduction du risque d'erreurs peuvent conduire à des soins de meilleure qualité, à une plus grande satisfaction des patients et à de meilleurs résultats.

Plusieurs études ont été menées sur l'utilisation des méthodologies de gestion de projet dans le secteur de la santé, en particulier sur le lean management, et toutes ont montré des avantages. Une étude portant uniquement sur les 5S dans un établissement de santé a montré que “cette méthode de gestion améliorait la qualité des services, et que ces améliorations étaient ancrées dans trois dimensions : l'efficacité, le centrage sur le patient et la sécurité”.

La gestion de projet 5S dans votre espace de travail

Comme nous l'avons vu, la méthodologie 5S offre de précieux avantages en termes d'organisation et de maintien d'un environnement de travail productif et efficace. Il existe des outils qui peuvent vous aider dans la gestion de projet 5S : par exemple, un tableau blanc en ligne est un outil de management visuel qui offre une plateforme collaborative à votre équipe, qu'elle soit basée à distance ou sur site.

Les techniques de management visuel offrent un moyen clair et intuitif de représenter les informations relatives à un projet. En utilisant un whiteboard en ligne, des modèles prêts à l'emploi spécialement conçus pour la gestion de projet, dont la méthodologie 5S, les équipes peuvent créer des flux de travail visuels, simplifier des concepts complexes et faciliter une prise de décision éclairée.

La possibilité d'utiliser des modèles prêts à l'emploi pour tous les types de techniques de gestion de projet permet à vos équipes de trouver les solutions qu'elles recherchent. Nos templates offrent des structures, des mises en page et des cadres prédéfinis pour différentes phases ou méthodologies de projet. Cela permet aux équipes de gagner du temps, de maintenir une cohérence, et de s'assurer que des éléments cruciaux du projet ne sont pas négligés.

Un tableau blanc virtuel sert à centraliser toutes les informations relatives à un projet, minimisant ainsi le risque de malentendus et d'inefficacité. Les équipes de projet peuvent rationaliser leurs flux de travail et améliorer leur communication, le travail d'équipe et l'efficacité globale. En apportant constamment de petites améliorations à leur environnement de travail, les équipes de projet sont à même d'être plus engagées et plus efficaces.

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