Collaboration et design thinking : comment les associer de manière efficace ?

Qu'entend-on par processus de design thinking ?

Le design thinking est traditionnellement associé à la conception de produits et de services, et comporte 5 phases principales.

Au cours de la première phase, les équipes sont encouragées à se mettre à la place de l'utilisateur et à comprendre ses besoins. Cela les aide à mieux comprendre ce dont l'utilisateur final pourrait avoir besoin, ainsi que les problèmes et les aspirations qu'il pourrait avoir.

Lorsque les équipes ont terminé leurs recherches, elles peuvent travailler ensemble pour définir précisément le problème que rencontrent leurs utilisateurs. Une fois ce problème défini, elles peuvent alors entamer la phase d'idéation.

Brainstorming en réunion et travail d'équipe

La phase d'idéation implique généralement des séances de brainstorming autour du problème défini précédemment. L'énoncé du problème doit être suffisamment large pour permettre de générer des idées créatives, mais pas au point de les rendre insignifiantes dans le cadre du projet. Plus l'équipe est diversifiée et plus les personnes se sentiront libres de proposer des idées, plus la séance de brainstorming a des chances d'être créative.

Ces idées peuvent être évaluées et les plus viables, réalisables et souhaitables peuvent être développées par les équipes de conception. En travaillant ensemble, les équipes élaborent des prototypes pour voir comment ces idées fonctionnent dans la pratique. Ces prototypes peuvent être rapidement testés et améliorés au cours des itérations suivantes, jusqu'à ce que les équipes estiment avoir quelque chose de prêt à être partagé avec des utilisateurs en phase de test.

La phase finale du processus de design thinking consiste donc à tester le prototype avec les utilisateurs, et à l'affiner en fonction de leurs retours. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'un produit ou un service sera considéré comme prêt à être mis en production.

En quoi le design thinking est-il lié à la collaboration?

Le processus de design thinking encourage la collaboration et le travail d'équipe tout au long de ses 5 phases. Il peut impliquer des équipes de toute l'organisation avec différents domaines d'expertise, ainsi que les utilisateurs finaux ciblés. Des équipes ayant des points de vue et des idées diversifiés peuvent générer un plus large éventail d'idées et de perspectives, ce qui permet de trouver des solutions plus innovantes et plus efficaces.

Le travail d'équipe est essentiel dans le design thinking : sans lui, vous risquez de manquer de perspicacité face aux différents écueils, possibilités et opportunités. Le design thinking encourageant la créativité et l'exploration, les équipes peuvent explorer différentes idées et prendre des risques qu'elles n'auraient pas envisagés autrement. Cette approche créative peut conduire à des solutions plus innovantes.

Le design thinking peut-il transformer les approches nécessitant un travail d'équipe ?

Le design thinking s'appuie sur la collaboration, et peut donc être utilisé dans le cadre du travail en équipe ou de réunions. Bien qu'il soit largement utilisé pour aider à développer de nouveaux produits et services innovants, ce n’est pas là la seule raison de l’adopter dans le cadre de votre collaboration et vos échanges.

1. Rendez vos réunions plus efficaces

Avez-vous déjà participé à une réunion au cours de laquelle personne ne savait exactement quel était le problème à résoudre ? Peut-être certains membres de l'équipe avaient-ils commencé à parler d'un certain enjeu, alors que vous pensiez que la vraie question était ailleurs ? Le fait de parler à contre-courant et de ne pas bien comprendre quel est le défi à relever peut constituer un problème fondamental pour les équipes.

2. Définissez les problèmes en réunion

S'il est nécessaire de définir correctement un problème avant de tenter de trouver une solution pertinente, le processus de design thinking peut être appliqué, que l'objectif final soit ou non la création d'un nouveau produit ou d'un nouveau service. Il se peut que quelque chose pose problème en interne, mais que votre équipe ne parvienne pas à se mettre d'accord sur la nature du problème : essayez alors de structurer votre collaboration pour définir quel est le problème.

Dans cet exemple, la définition du problème peut être relativement simple. Une discussion et l'utilisation d'un tableau blanc en ligne, d'une plateforme collaborative ou d'un autre outil de collaboration suffiront peut-être pour vous aider à aller à l'essentiel. Cela peut permettre que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, et puisse se mettre d'accord sur le défi à relever. Le fait d'avoir une compréhension et une vision communes de ce que vous essayez tous de réaliser peut rendre l'équipe beaucoup plus productive.

3. Prenez du recul

Il se peut aussi que l'équipe doive revenir une étape en arrière, et réexaminer les besoins avant de définir le problème : cela dépend des circonstances. C'est là que les outils collaboratifs permettant de créer des personas peuvent souvent s'avérer utiles, par exemple.

Si vous avez une équipe avec un problème clairement défini, il y a de nombreuses façons d'appliquer le design thinking à ce stade, en particulier si ce problème est vaste et complexe.

4. Des séances de brainstorming efficaces pour trouver des réponses innovantes

Les réunions visant à résoudre ce type de problèmes bénéficieraient d'une séance de brainstorming, au cours de laquelle chacun est encouragé à proposer ses idées sans y réfléchir trop longtemps. Si vous prenez trop de temps pour creuser les différentes solutions qui vous viennent à l'esprit, à la longue elles risquent de vous paraître ridicules et irréalisables. Vous risquez alors de ne pas les écarter sans aller plus loin.

Créer un environnement d'équipe où aucune idée ne paraît improbable peut favoriser la créativité et l'innovation. En utilisant le design thinking dans leur collaboration, les équipes peuvent générer un large éventail d'idées et de perspectives, explorer différentes possibilités et remettre en question les hypothèses : cela ne se produit pas nécessairement toujours dans de nombreuses réunions, même si l'idée est avant tout de travailler en équipe.

5. Prototypez et testez le design thinking dans le cadre de votre collaboration

Dans la plupart des organisations, de nouveaux produits, services et méthodes de travail sont introduits en permanence. Les gens résistent souvent au changement, surtout s'il est important ou s'il les oblige à faire trop de choses différemment. Souvent, ce n'est pas tant le changement qui pose problème, mais la manière dont il a été communiqué. Dans d'autres cas, ce changement est peut-être inutile ou contraignant.

Le prototypage et les tests - en cross-équipe si nécessaire, et en impliquant l'utilisateur final dès le début du processus - peuvent permettre d'éviter certains de ces problèmes.

Travail d'équipe et collaboration : enjeux et solutions

Les différentes équipes qui travaillent ensemble ne sont pas toujours en mesure de communiquer efficacement. Peut-être viennent-elles de domaines différents, et voient-elles les choses autrement, ou peut-être se sentent-elles en compétition entre elles. Le travail d'équipe est un processus de collaboration et, comme tout processus de collaboration, il n'est pas toujours facile.

Le design thinking valorise les contributions du plus grand nombre de sources possible, indépendamment de l'ancienneté ou de l’expertise. Veiller à ce que tous les membres de l'équipe aient une voix égale et soient pris au sérieux permet non seulement de générer des idées plus innovantes et créatives, mais aussi de renforcer le sentiment d'appartenance à l'équipe. Chacun se sent impliqué, valorisé et écouté. Cela peut contribuer à créer des liens au sein de l'équipe.

Pour que le design thinking soit efficace, il est important d'avoir l'état d'esprit et la culture d'entreprise adéquats. Cela vaut également pour les processus de collaboration. L'un influence l'autre. Les équipes hiérarchisées, rigides et peu à même de prendre des risques peuvent avoir du mal à mettre en œuvre efficacement le design thinking. La bonne nouvelle, c'est qu'elles peuvent utiliser les outils de design thinking pour renforcer le sentiment d'appartenance à l’équipe, et encourager la collaboration dans un sens plus large.

Peut-on appliquer le design thinking à tous les processus de collaboration ?

Le design thinking peut s'avérer extrêmement efficace en tant que méthodologie pour de nombreux projets, aussi bien qu’à différents stades de certains projets ou initiatives. Cependant, il peut ne pas convenir à chaque étape ou à toutes les équipes, en fonction du contexte, de l'équipe et du problème traité. Cela ne signifie pas pour autant que de nombreux aspects du design thinking ne sont pas utiles dans des moments-clés de la plupart des processus de collaboration.

Les étapes du design thinking - compréhension, définition du problème, réflexion, prototypage et test - peuvent être appliquées à n'importe quel processus de collaboration. En utilisant le design thinking, les équipes peuvent développer une vision commune de ce qu'elles souhaitent réaliser, générer un large éventail d'idées et de perspectives, créer des prototypes et tester des solutions.

Les étapes du design thinking peuvent recourir à de nombreux outils de collaboration qui facilitent le processus et qui peuvent être utilisés à bon escient par les équipes, quel que soit le projet global.

Des outils de collaboration pour améliorer le travail d'équipe

L'utilisation de personas de clients ou collaborateurs peut vous aider à mieux les comprendre, et donc à mieux appréhender la manière dont ils utiliseront votre produit et votre service. Il est alors plus facile de trouver des idées pertinentes et réalisables pour guider la réalisation du produit fini : 

• Des templates prêts à l’emploi de persona client peuvent aider les équipes à approfondir leur audience cible.
• Le brainstorming renforce le sentiment d'appartenance à l’équipe, et peut déboucher sur des idées innovantes : il existe également des modèles en ligne que vous et vos équipes pouvez utiliser. 
• Des cartes mentales ou mind maps sont un outil visuel qui permet de relier et d'organiser efficacement vos idées et concepts. 
• Des cartes d'empathie cherchent à comprendre les émotions, les comportements et les motivations de l'utilisateur. 
• Des storyboards peuvent être utilisés pour raconter une histoire ou illustrer un concept, et peuvent constituer un bon support pour donner vie aux idées.

Le design thinking pour maximiser la collaboration

Pour maximiser la collaboration, il est utile de comprendre les besoins, les défis et les perspectives de toutes les personnes impliquées dans le projet. Les membres de l'équipe ne sont peut-être pas les utilisateurs finaux, mais ils sont tout aussi importants si l'on veut que le processus fonctionne bien et crée des idées utiles et innovantes. L'empathie est à la base du design thinking. Encourager la compréhension et l'empathie aidera les membres de l'équipe à mieux se comprendre les uns les autres, ainsi que les clients ou les utilisateurs pour lesquels ils créent des produits et des services.

Travailler ensemble à la définition d'un problème peut s'avérer utile lors de réunions et de workshops. Après tout, tant que vous ne connaissez pas la nature réelle du problème, comment trouver la meilleure réponse ? Cette démarche est essentielle pour la collaboration, et permet de s'assurer que tout le monde travaille dans le même sens.

Si votre activité consiste à réfléchir à un certain nombre d’idées, puis à créer des prototypes afin d'explorer les meilleures d’entre elles pour vous amener à la solution, le design thinking vous aidera à rendre cette démarche bien plus efficace. En utilisant des outils de collaboration qui encouragent tous les meilleurs aspects du design thinking et les qualités de l'équipe, vous pouvez travailler à des solutions innovantes qui se préoccupent avant tout du besoin de l’utilisateur final.

Les phases de test et d'itération requièrent un haut degré de collaboration. Les membres de l'équipe devront interagir et donner et recevoir des retours sans craindre que cela ne devienne un problème. C'est un excellent moyen d'instaurer de bonnes pratiques parmi les membres de l'équipe. La confiance et la transparence entre les équipes sont ici essentielles.

La communication est, elle aussi, un élément-clé du processus de design thinking. De nombreux outils couramment utilisés renforcent les bonnes compétences en matière de communication. Le retour d'information et les opportunités d'amélioration continue peuvent également contribuer à créer un sentiment d'appartenance à une équipe, renforçant ainsi le processus.

Afin de maximiser la collaboration, il est essentiel d'établir une culture basée sur l’ouverture d’esprit et la confiance. Les idées de chacun doivent être valorisées, afin que personne ne se sente mal à l’aise pour partager ses propres idées et retours.

Grâce aux outils en ligne mis à la disposition de l'équipe, une collaboration à distance tout aussi efficace est également possible, et permet de s'assurer que les membres de l'équipe ne se sentent pas marginalisés. Étant donné que de nombreuses personnes travaillent aujourd'hui à distance ou de manière hybride, il est important de veiller à ce que tout le monde puisse participer pleinement aux réunions et aux ateliers de l'équipe.

Le design thinking est une approche puissante qui peut être utilisée pour maximiser la collaboration au sein des équipes. Avec une bonne culture d’entreprise basée sur la confiance, et les meilleurs outils et technologies pour soutenir le travail d'équipe et la collaboration (comme une plateforme collaborative), les équipes peuvent travailler ensemble plus efficacement et produire de meilleurs résultats.

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