Flowcharts : le management visuel appliqué à la conception de produit
Tout bon fonctionnement au sein d'une entreprise passe par une réflexion autour de la standardisation de ses process. Avec tout ce qui se passe en continu, il peut être extrêmement utile de créer un processus qui structure directement la manière dont les tâches sont effectuées. En particulier, ce type de process peut trouver de l'intérêt auprès des nouveaux employés, pour qui la passation de connaissances peut alors s'accélérer.
Souvent, et même dans un contexte personnel, on nous enseigne différents processus par le biais de guides et de manuels détaillés. Mais comme toute personne qui a essayé de lire un manuel technique le sait, ces documents sont souvent trop denses pour être assimilés en une seule fois.
C'est pourquoi des experts en communication et des responsables de conception produit se sont tournés vers d'autres modes d'expression capables de transmettre des informations complexes, tout en simplifiant la manière dont ces informations sont véhiculées.
C'est grâce à ce raisonnement, qui consiste à combiner un concept complexe avec une exécution simple, que les flowcharts ont été développés. Dans cet article, nous examinerons les différentes dimensions qui entourent l'utilisation des flowcharts, et nous verrons pourquoi ils sont capables de rendre la conception de produits et de systèmes beaucoup plus puissante.
Qu'est-ce qu'un flowchart ?
Les flowcharts sont des diagrammes destinés à représenter visuellement l'ensemble des étapes nécessaires à tout processus ou flux de tâches à accomplir. Les flowcharts sont un outil incroyablement puissant en raison de leur flexibilité d'utilisation, tout en étant relativement intuitifs. Les algorithmes peuvent également être représentés sous forme de flowcharts via des logiciels spécialisés, ce qui permet d'affecter automatiquement un calcul spécifique à un processus.
Mais n'allons pas trop vite, et regardons d'abord comment les flowcharts ont été développés, afin d'avoir une meilleure idée de la façon dont ils doivent être utilisés aujourd'hui.
C'est grâce aux efforts des ingénieurs Frank et Lillian Gilbreth, lors de leur présentation à la conférence annuelle de l'American Society of Mechanical Engineers (ASME) en 1921, que les flowcharts ont été conceptualisés pour la première fois. Intitulée Process Charts : First Steps in Finding the One Best Way to do Work, leur présentation visait à simplifier les processus de travail en proposant un outil de cartographie simplifié pour le travail d'ingénierie industrielle.
Leur nouvelle méthodologie a été si populaire que le pionnier de la "simplification du travail", Allan H. Mogensen, a rapidement repris le concept de flowchart et l'a intégré à sa boîte à outils pour ses conférences à travers tout le pays.
À partir de là, les flowcharts se sont popularisés, grâce à différents chefs d'entreprise dans une grande diversité de secteurs. Art Spinanger a appliqué le flowchart pour l'intégrer aux processus de Procter & Gamble et Ben Graham, un directeur de Standard Register Industrial, a utilisé les flowcharts pour indiquer les relations entre certains documents et leurs usages.
Avec les flowcharts, comme tout autre système de diagramme, l'objectif est de mieux illustrer un processus par des moyens visuels. Les flowcharts ont l'avantage de mettre en évidence les défauts opérationnels, les points d'inefficacité et les goulots d'étranglement, grâce à une analyse rapide des relations existant entre les différentes parties d'un processus.
Les tâches sont souvent divisées en deux catégories principales : les activités et les décisions. Chaque activité et décision est donnée dans l'ordre chronologique et converge ou diverge à des points de décision spécifiques. En outre, chaque flowchart est généralement délimité par des "nœuds" spécifiques qui signalent le début et la fin d'un processus. Au-delà de cette description générale d'un flowchart, son utilisation reste généralement assez adaptable pour mettre en place différents modèles ç des fins variées.
Comment les flowcharts s'intègrent à la conception de produit
Comme nous l'avons mentionné, les flowcharts s'adaptent b Pour être pleinement efficace, il est important de définir le type de flowchart que vous allez essayer de réaliser, ou le type d'informations que vous cherchez à en tirer.
Il existe de nombreuses ressources qui répartissent les conceptions de systèmes en différentes catégories. D'après Alan B. Sterneckert, auteur du livre Critical Incident Management, les flowcharts peuvent être classés en quatre groupes : Documents, Données, Programmes et Systèmes :
- Les flowcharts de type Documents se concentrent sur l'illustration de la manière dont la documentation relative à un contexte est transmise aux différentes parties prenantes. Ils sont particulièrement utiles pour suivre et cartographier la manière dont les documents sont gérés entre les différents services d'une organisation, voire avec des partenaires externes.
- Les flowcharts de type Données se concentrent sur la manière dont les informations sont transmises tout au long d'un processus spécifique. Ces types de flowcharts sont utiles pour identifier correctement les types de canaux par lesquels l'information circule. L'inconvénient de ces flowcharts est que vous ne voyez pas nécessairement les différents moments de contrôle et de décision qui affectent chaque point de données.
- Les flowcharts de type Programmes sont un type particulier de flowcharts qui englobent principalement des processus d'audit régissant les flux de travail et des processus internes. Ces flowcharts sont particulièrement utiles pour différentes tâches de programmation en d'ingénierie informatique, car ils représentent les différentes étapes de l'exécution d'un programme suivant un cas précis.
- Les flowcharts de type Systèmes se concentrent sur une vue d'ensemble du flux des données, ainsi que des différentes décisions et activités qui affectent la façon dont ces données sont traitées. Les flowcharts de type Systèmes représentent l'ensemble du processus ou du flux de travail d'un système donné, et illustrent les relations entre les entrées, les sorties et les décisions intermédiaires. Ces flowcharts sont particulièrement utiles pour les chefs de projet, les analystes commerciaux et même aux développeurs de logiciels, pour mieux comprendre l'intégralité du processus qu'ils cherchent à développer ou à optimiser.
Quels éléments constituent un flowchart ?
Bien que la fonction d'un flowchart soit assez explicite (relier une tâche à une autre), il est pertinent de décomposer cette méthode de représentation en analysant les signes et symboles utilisés pour visualiser chaque activité et point de décision. En général, les flowcharts ont recours à un ensemble de symboles assez simple pour illustrer ce qu'est une décision et ce qu'est une activité. Ce système a d'ailleurs été normalisé par l'Organisation internationale de la normalisation (ISO) :
- Dans un flowchart, les activités sont généralement indiquées par un rectangle, tandis que les décisions pour lesquelles une action spécifique est nécessaire sont représentées dans une forme de losange.
- Toutes les formes sont ensuite reliées les unes aux autres par des flèches, qui montrent comment le processus spécifique se déroule au fil du temps.
- Les tâches sont organisées de manière chronologique, des premières étapes du processus jusqu'à l'étape finale.
- Les entrées de données et les sorties sont indiquées par des parallélogrammes, qui peuvent aider à identifier les ressources, les données ou les informations nécessaires à une activité particulière, et les résultats après une activité ou une décision.
Parmi les autres formes utilisées, citons le cercle, qui est une simple forme de connecteur permettant de conserver un flux visuel d'un bout à l'autre du diagramme sans croiser les lignes. Vous pouvez même utiliser un symbole spécial de "processus prédéfini", qui est un rectangle aux bords arrondis, pour signifier qu'un processus mentionné dans votre flowchart est représenté ailleurs, dans un autre flowchart (parfois inclus en annexe du flowchart principal).
Comment utiliser des flowcharts de manière efficace ?
1. Définir la portée du flowchart
La première étape est d'identifier le champ d'application du projet ou du processus que vous allez mettre en place dans votre flowchart.
Il s'agit d'un moment important qui est parfois négligé, mais vous devez établir correctement les limites du système spécifique que vous cherchez à analyser, car cela déterminera également le type d'informations que vous recueillerez, les activités que vous observerez, ainsi que les décisions que vous devrez prendre.
Par exemple, pour les managers qui cherchent à créer un flowchart pour une ligne de production particulière, il est important de déterminer si vous allez créer un flowchart pour l'ensemble de la ligne de production, ou seulement pour une partie.
La première option vous donnera probablement un meilleur aperçu de l'ensemble du système de conception mais avec un rendu plus complexe, tandis que la seconde peut donner une vue plus granulaire d'un flux de tâches spécifique, mais sans le contexte de la production au sens large.
2. Identifier les tâches dans l'ordre chronologique
Ensuite, vous devez vous familiariser avec le processus que vous cherchez à mettre en place dans le flowchart, et comprendre les composants de chaque étape dans l'ordre chronologique. Idéalement, vous pouvez disposer d'un espace de travail virtuel dans lequel vous pouvez modifier librement votre flowchart sans avoir à supprimer constamment les tâches ou à réorganiser les flux sur papier.
À ce stade, vous aurez probablement représenté les grandes étapes de votre processus ou de votre flux, mais vous devrez être prêts à ajuster le flowchart en fonction des nouvelles informations que vous pourriez obtenir au fur et à mesure de la part des autres parties prenantes.
Pour prendre un autre exemple, imaginez un responsable logistique travaillant sur la gestion des stocks d'un entrepôt. Le responsable devra identifier correctement chaque étape de la réception d'une marchandise, de son traitement et de son placement dans la zone de stockage appropriée. Entre ces trois étapes principales, il y a probablement d'autres sous-étapes à prendre en compte, comme la saisie de données et le classement des factures, qui doivent toutes être correctement identifiées et répertoriées.
3. Utiliser la symbolique de manière pertinente
Une fois que vous avez rédigé l'ensemble du processus, il est temps de le transposer correctement dans votre flowchart. Vous pouvez simplifier ce processus en classant toutes vos étapes dans les types d'objets représentés par un flowchart, par exemple en identifiant les activités, les décisions et les entrées/sorties.
- Vous pouvez commencer par un simple connecteur pour indiquer le début d'un flux.
- Ensuite, il vous faut identifier l'activité de départ qui lance le processus, qui est probablement suivie soit d'une entrée de données, soit d'une décision.
- Si c'est une décision qui suit, identifiez les différents chemins alternatifs possibles en fonction du résultat de cette décision.
Idéalement, l'issue de ces décisions reste binaire (c'est-à-dire Oui ou Non), et cela permet de limiter le nombre de voies de branchement. Les différents types de décision peuvent également être limités par d'autres critères, tels que les degrés de comparaison par rapport à une norme.
Continuez le processus jusqu'à ce que vous atteigniez la sortie finale souhaitée, représentée par un parallélogramme similaire à la première entrée de données, que vous reliez ensuite avec une dernière extrémité de connexion.
4. Aller plus loin avec vos flowcharts
Avant de considérer que vous avez terminé votre flowchart, il est important de revenir à plusieurs reprises sur les différents aspects du diagramme pour déterminer si vous avez manqué une activité ou un point de décision critique pour le processus.
Discutez de chaque itération du flowchart avec les parties prenantes qui gèrent le processus, afin d'obtenir une meilleure vue d'ensemble pour savoir si vous avez développé une représentation complète de l'ensemble du flux.
Ce processus de révision est en grande partie la raison pour laquelle nous recommandons d'utiliser un outil de management visuel pour mieux gérer les modifications apportées à votre flowchart, en particulier si vous travaillez avec un processus particulièrement dynamique et évolutif. Heureusement, les plateformes ont rendu la création de flowcharts beaucoup plus simple, sans même avoir besoin d'installer un logiciel dédié.
Un autre résultat utile qui peut ressortir de la phase de revue est l'identification des différents points d'inefficacité du processus. De manière similaire aux méthodes du lean management, un flowchart peut aussi vous aider à mieux éliminer les étapes superflues d'un processus et, éventuellement, à réduire le temps, les efforts et les autres ressources nécessaires pour produire les mêmes résultats (voire plus).
Conclusion sur l'efficacité d'utilisation des flowcharts
Les flowcharts restent un outil incroyablement puissant pour les gestionnaires, les analystes et même les ingénieurs, dans la création de ressources d'informations à utiliser par d'autres.
Pourtant, les flowcharts peuvent aussi être considérés comme trop techniques si la portée et l'exécution globale du diagramme ne sont pas bien définis. Lors de la conception d'un flowchart pour une situation particulière, tenez compte des futurs utilisateurs du diagramme afin d'en créer un qui soit approprié à leur niveau d'expertise et de technicité sur le sujet.