Comment trouver le meilleur équipement pour être efficace en télétravail ?

Cela signifie qu'au fil du temps, nous avons tous été contraints de nous adapter à un nouveau mode de vie, et nous avons également dû nous adapter à de nouvelles méthodes de travail. Il s'est avéré, une fois le gros de la vague passé, que cela n'était pas nécessairement aussi difficile ou improductif que nous aurions pu le penser. Et maintenant que la pandémie s'est calmée et que nous ne sommes plus dans un scénario de confinement, le travail à distance et hybride est devenu quelque chose que de nombreux employés souhaitent et attendent. Les entreprises, en revanche, ne sont pas toujours aussi enthousiastes.

Tous les secteurs ne se prêtent pas au travail à distance. Tous les emplois ne peuvent pas être effectués en télétravail ou en mode hybride. Toutefois, dans les cas où il est possible, les employeurs devraient l'adopter. Si les organisations souhaitent rester à la page et continuer à attirer les meilleurs talents, il convient d'envisager sérieusement de faire du travail à distance ou du travail hybride une option. Tout ce dont vous avez besoin, c'est des bons équipements et outils collaboratifs pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre travail d’équipe, et que vos employés tirent le meilleur parti de leur travail.

Comment la pandémie a-t-elle fait naître le besoin d'une collaboration à distance transparente ?

La pandémie a entraîné l'apparition du travail à distance à grande échelle. Il en a été de même pour de nombreuses nouvelles exigences liées à l'augmentation du nombre de personnes travaillant à distance. Nous devions organiser des réunions et travailler en équipe même si nous étions physiquement loin les uns des autres. Nous devions travailler ensemble virtuellement, et trouver des moyens de nous connecter avec nos collègues. 

Avant, nous étions généralement habitués à voir nos collègues et à pouvoir leur poser des questions et y répondre d’un jour à l’autre. Le feedback pouvait être immédiat et nous donner la possibilité de faire évoluer immédiatement notre façon de penser ou de travailler.

Nous avions généralement un sentiment de lien social et d'appartenance dans nos espaces de travail, et une équipe autour de nous sur laquelle nous pouvions compter. Nous avions donc logiquement besoin d'options qui reproduiraient tous ces aspects afin de rester connectés et productifs.

Maintenant que la pandémie est passée, le monde a changé. Si beaucoup de choses sont revenues à la "normale", nous ne sommes plus dans la même situation qu'avant le Covid. Le télétravail est plus répandu, car de nombreux employés ont décidé de changer de rythme ou de se recentrer sur leur vie personnelle. Tout le monde n'est pas retourné au bureau, et certains ne le feront jamais.

Cependant, nous avons toujours besoin de faire notre travail, de nous sentir connectés et de rester productifs. Les entreprises sont confrontées à de nouvelles attentes de la part de leurs employés, et doivent tirer le meilleur parti du travail hybride et des travailleurs à distance. Les bons outils de collaboration sont d'une importance vitale si l'on veut que le télétravail soit l'atout qu'il devrait être.

De quels outils collaboratifs les équipes à distance ont-elles besoin ?

Les travailleurs à distance ont besoin de divers outils pour communiquer et collaborer efficacement avec leur équipe et pour gérer leurs tâches professionnelles. Ces outils peuvent être assurer différentes fonctions, bien qu'ils soient tous liés entre eux. Certains outils peuvent servir plusieurs objectifs et les plus utiles, comme les tableaux blancs en ligne, possèdent de multiples fonctionnalités qui répondent simultanément à de nombreuses exigences des employeurs et des employés en télétravail.

Outils de communication

Les travailleurs à distance doivent rester en contact avec leurs collègues, leurs responsables et leurs clients. Des outils de communication fiables sont essentiels pour garantir des interactions fluides avec les autres. Qu'ils utilisent les emails, des applications de messagerie instantanée ou des outils de visioconférence, les travailleurs à distance doivent avoir la possibilité de contacter d'autres personnes immédiatement, dès que cela est nécessaire, afin de ne pas manquer d’informations. 

Les employeurs comme les employés ont besoin d'outils capables de reproduire les interactions en présentiel, afin de sentir qu'ils font partie d'une équipe qui travaille efficacement. Le travail d'équipe ne sera pas impacté si vous disposez des bons outils de communication.

Outils collaboratifs

Les outils collaboratifs sont conçus pour aider les télétravailleurs à avancer ensemble sur des projets, à partager des documents et à coordonner des tâches, idéalement de la même manière que s'ils travaillaient ensemble sur site. Il peut s'agir d'une application de partage et de stockage de fichiers basée dans le Cloud, d'un outil conçu pour la gestion de projet, ou d'un outil d'édition de documents et de collaboration en ligne, par exemple.

Un espace de communication centralisé doté de fonctionnalités telles que la messagerie en temps réel, les forums de discussion et les commentaires peut permettre aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer plus facilement. Il aidera les équipes distantes à rester connectées et engagées, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Les outils de suivi des tâches et des projets aident les équipes à créer et à s’attribuer des tâches, à fixer des délais et à suivre les progrès réalisés. Cela permet aux parties prenantes de comprendre leurs responsabilités, ce que l'on attend d'elles et le moment où elles doivent s'acquitter de leurs tâches. Elles peuvent mettre à jour leur progression, afin que les chefs d'équipe et leurs coéquipiers puissent facilement suivre l'état d'avancement des tâches et des projets. La responsabilisation et la transparence sont les clés d'un bon travail d'équipe.  

Les fonctionnalités de partage de documents permettent aux équipes à distance de télécharger, de partager et de collaborer sur des documents en toute sécurité. Les fonctionnalités de suivi des versions permettent de s'assurer que tout le monde travaille sur la version la plus à jour d'un document. C'est beaucoup plus difficile à faire si vous vous envoyez des versions par mail, ou si vous avez plusieurs documents à différents endroits. Cela peut entraîner des confusions et des incohérences.

Outils pour les réunions virtuelles, les webinaires et les workshops

Vous souvenez-vous de l'époque où les webinaires s'appelaient des séminaires et se déroulaient en présentiel ? Une plateforme de visioconférence de bonne qualité est indispensable pour les travailleurs à distance. La plupart des gens pensent à Skype lorsqu'ils évoquent les débuts des appels vidéo, mais en fait, le premier système commercialisé de visioconférence a été lancé en 1982. Le matériel occupait alors une pièce entière, et les appels coûtaient 1 000 USD de l’heure.

Lorsque la pandémie de Covid-19 a frappé, le travail d'équipe est soudain devenu synonyme d'appels en visio pour les réunions, la formation, l'enseignement et la socialisation. Nous vivions notre vie virtuellement.

Depuis le début de la pandémie, nous nous sommes habitués à planifier, gérer et assister à toutes sortes d'événements virtuels. Nous vivons désormais dans un monde où les appels en visio ne se limitent plus aux réunions, à la formation et à l’apprentissage. Ils font partie de la vie quotidienne, d'une manière que nous n'aurions pas pu imaginer avant la pandémie. Ils permettent aux télétravailleurs de rester en contact, et de travailler ensemble de manière efficace. Le travail d'équipe est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez contacter et voir les personnes avec lesquelles vous devez collaborer.

Outils de gestion du temps et des tâches

L'une des principales préoccupations des entreprises concernant le télétravail et le travail hybride est de savoir comment les équipes vont organiser et gérer leur temps de manière efficace pour accomplir les tâches qui leur incombent. Elles craignent que les employés profitent de l'absence de supervision directe. De nombreuses entreprises ont ordonné à leurs employés de revenir au bureau, officiellement pour relancer le travail d'équipe et la création de liens. Les employés, quant à eux, veulent plus d'autonomie et le droit de travailler à distance s'ils le souhaitent.

Les outils de gestion du temps et des tâches permettent de suivre la charge de travail, de fixer des échéances et de gérer plus efficacement les tâches et les projets. Non seulement ces outils procurent au management une plus grande tranquillité d'esprit, mais ils peuvent aussi aider les employés à se sentir plus à l’aise dans un environnement sécurisé. Les équipes peuvent même utiliser ces fonctionnalités pour gérer les budgets et allouer les ressources.

Productivité

Les outils de productivité vont de pair avec les outils de gestion du temps. Tout ce qui peut aider les employés travaillant à distance à rationaliser leur travail et à rester organisés peut être utile. Par exemple, il existe des applications de prise de notes qui peuvent aider les travailleurs à conserver toutes les notes qu'ils rassemblent pour certains projets au même endroit, facilement accessible. 

Des rapports et les analyses peuvent également donner un aperçu des performances de l'équipe, de l'avancement du projet et d'autres métriques. Ces informations peuvent contribuer à améliorer le travail d'équipe et la productivité, en identifiant les goulets d'étranglement et en donnant aux personnes la possibilité de prendre des décisions fondées sur des données.

Outils de sécurité

La protection des données et la cybersécurité constituent une préoccupation majeure pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance. Elles ont le devoir de garantir la sécurité des données de leurs clients, et ont besoin que leurs propres données et communications restent sécurisées. À titre d'exemple, les outils de sécurité et de réseau privé virtuel (VPN) comprennent des logiciels antivirus, des pare-feu, les gestionnaires de mots de passe et les services de VPN.

Équipement physique

Il va sans dire que les télétravailleurs ont besoin d'un équipement fiable pour accomplir correctement leur travail. Les entreprises doivent leur fournir des ordinateurs, des portables et d'autres équipements adaptés. Elles doivent veiller à ce que les employés disposent de la meilleure configuration possible pour le travail à distance. Dans le cas contraire, elles risquent de constater que leurs employés sont moins productifs qu'elles ne le souhaiteraient.

Les outils spécifiques dont les travailleurs à distance ont besoin dépendent du travail qu'ils effectuent, des exigences de l'organisation et des besoins et préférences de leurs employés. Il est essentiel que les télétravailleurs aient accès aux outils dont ils ont besoin pour communiquer, collaborer, gérer leurs tâches et rester productifs lorsqu'ils travaillent à distance.

Travail d'équipe et collaboration à distance

Tant que vous disposez des bons outils, le travail d'équipe ne sera pas impacté lorsque vos employés travaillent à distance ou de manière hybride. Les whiteboards en ligne constituent un outil de collaboration précieux pour les équipes, quel que soit leur secteur d'activité. Ils peuvent améliorer la collaboration, la créativité et le travail d'équipe, et peuvent également être utilisés avec vos clients.

L'un des principaux avantages des tableaux blancs en ligne est la possibilité de collaborer en temps réel, quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de l'équipe. C'est particulièrement utile pour les travailleurs à distance ou hybrides. Les personnes peuvent travailler ensemble comme si elles se trouvaient dans la même pièce, ce qui favorise l’intelligence collective et améliore la productivité.

Les fonctionnalités de management visuel peuvent aider les équipes à rationaliser leurs processus de travail et à gérer des projets. Les tableaux blancs en ligne peuvent être utilisés pour suivre l'avancement d'un projet et de tous ses composants individuels. Il est souvent plus facile de le faire visuellement, surtout s'il s'agit de concepts ou de workflows complexes. Les tableaux blancs virtuels peuvent faciliter la compréhension et la prise de décision, tout en favorisant une communication claire et un alignement au sein de l'équipe. Si vous parvenez à réduire les malentendus, vous aurez plus de chances d'obtenir de meilleurs résultats et des délais d'exécution plus courts.

Les équipes peuvent utiliser les tableaux blancs numériques pour des séances de brainstorming, au cours desquelles les membres peuvent apporter des idées, dessiner des diagrammes ou ajouter des notes sous forme de post-its pour stimuler la créativité et l’innovation. 

Ces outils sont également particulièrement utiles pour le design thinking, car ils permettent aux équipes de collaborer durant les phases de prototypage, d'idéation et de feedback, et peuvent conduire à de meilleures solutions pour vos employés et vos clients. Il existe de nombreux modèles prêts à l’emploi de whiteboards en ligne, qui peuvent être utilisés à chaque étape d’un projet pour rendre le travail d'équipe plus efficace.

Les tableaux blancs en ligne sont également un excellent outil pour le renforcement de l'esprit d'équipe et les icebreakers. Avec la pandémie, les équipes se sont dispersées, et de nombreuses personnes ont eu du mal à rétablir un environnement de travail et un esprit de confiance. Il est important de reconstruire ces liens, en particulier avec les télétravailleurs et les travailleurs hybrides. 

Les jeux ou activités interactives destinés à briser la glace peuvent contribuer à créer des liens et à favoriser une culture d'équipe positive. Certains d'entre eux étant dotés de minuteurs intégrés, les tableaux blancs en ligne peuvent également aider les équipes à garder le cap en réunion ou en atelier, et à gérer leur temps plus efficacement.

Essayez un tableau blanc en ligne avec vos équipes

L'utilisation d'un tableau blanc virtuel en télétravail présente de nombreux avantages. Chez Klaxoon, nous disposons d'outils et de Templates pour aider vos équipes à devenir plus efficaces lorsqu'elles travaillent à distance.

Nos outils favorisent le travail d'équipe et une collaboration plus efficace, quel que soit le secteur, l'industrie ou les besoins de l'entreprise. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour voir comment nous pouvons aider votre entreprise à mieux travailler ?