5 raisons d’organiser vos workshops sur un tableau blanc en ligne

Les tableaux blancs en ligne peuvent vous aider à améliorer considérablement vos ateliers. Ils peuvent aider vos équipes à apprendre plus rapidement et plus efficacement et à mieux travailler ensemble : c'est un outil de collaboration qui est devenu incontournable. Vous vous demandez peut-être comment et pourquoi l'utilisation d'un tableau blanc en ligne peut faire une différence tangible dans l'efficacité de vos réunions, ateliers ou sessions de formation. Nous examinerons ici les 5 principales raisons pour lesquelles vous devriez organiser vos ateliers sur un tableau blanc virtuel. Qu'il s'agisse de rituels d'équipe, de lancements de projets ou de séances de brainstorming, les workshops sont toujours un moment crucial pour un travail d'équipe efficace.

Pourquoi choisir un tableau blanc visuel comme outil de collaboration en workshop ?

1. Toutes les informations de votre atelier sont centralisées dans un seul espace de travail

Il peut être difficile de s'assurer que les membres de votre équipe aient accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches correctement. Cela peut engendrer des frustrations, voire du ressentiment. Dans le meilleur des cas, cela peut se traduire par une baisse de la productivité. Dans le pire des cas, cela peut rendre les projets presque impossibles à mener à terme.

En conservant toutes les informations relatives au projet dans un endroit centralisé, les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à tous les documents dont ils ont besoin. Cela permet d'améliorer l'efficacité et de réduire le risque d'erreurs ou de mauvaise communication.

La transparence et la responsabilisation au sein de l'équipe contribueront à réduire le risque d'incompréhension ou de conflit entre ses membres, ce qui devrait à son tour améliorer la collaboration.

Étant donné qu'un tableau blanc numérique fournit un emplacement centralisé pour tout ce qui concerne un projet donné, il peut également être utilisé pour suivre l'avancement du projet en question. Il est ainsi plus facile d'évaluer si un projet avance sans heurts, qui fait quoi et si les délais sont respectés comme il se doit.

2. Toutes les informations d’un projet restent accessibles à tout moment

Dans le passé, et surtout avant la pandémie de Covid-19, il était courant que les équipes travaillant sur des projets se réunissent physiquement dans un même lieu. Les projets entre départements ou entre sites avaient ainsi souvent des points de contact indispensables en présentiel. Il pouvait donc être difficile pour les membres de l'équipe d'accéder à l'information hors de ces réunions sans passer par un processus laborieux.

De nos jours, les équipes continuent à pouvoir se retrouver sur place, dans le même espace de travail, et à participer à des workshops en présentiel. Cependant, il est tout aussi répandu qu'elles travaillent à distance, ou dans un environnement de travail hybride. Tous les membres de l'équipe doivent alors pouvoir accéder aux informations dont ils ont besoin, où qu'ils soient et à tout moment.

Si votre atelier se déroule sur un tableau blanc numérique, celui-ci doit être doté d'une fonctionnalité permettant aux membres de l'équipe d'accéder aux fichiers et autres informations dont ils ont besoin au moment qui leur convient, même en asynchrone. Ils ne devraient pas avoir à attendre que quelqu'un d'autre leur donne les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela permet également aux personnes d'accéder à toutes les informations nécessaires, qu'elles se trouvent dans un fuseau horaire différent, en déplacement ou même qu'elles choisissent de gérer leur temps de travail de manière plus flexible.

3. Les tableaux blancs en ligne peuvent encourager et renforcer la créativité

Les tableaux blancs en ligne offrent beaucoup plus de possibilités de présenter des informations qu'un tableau blanc traditionnel. Un tableau blanc traditionnel peut principalement être utilisé pour écrire et dessiner. Avec un tableau blanc virtuel, vous pouvez y ajouter des images et des vidéos. De plus, il existe de nombreux outils et modèles inspirés de méthodes vérifiées, que les équipes peuvent utiliser dans leurs workshops et ateliers, et qui favorisent la créativité.

Les marqueurs et post-its de couleur étaient autrefois la limite de la créativité d'un tableau blanc visuel, et les couleurs les plus vives et les plus utiles étaient souvent assez vite épuisées. Avec un tableau blanc en ligne, vous n'aurez plus jamais à vous soucier de ne pas avoir le marqueur de la bonne couleur !

Les possibilités de représentation visuelle de vos idées sont d’autant plus nombreuses. Les tableaux blancs en ligne permettent aux participants à un workshop d'exprimer et de visualiser leurs idées de manière créative et interactive. Des textes et des diagrammes en couleur peuvent aider les gens à comprendre visuellement des choses qu'il serait plus difficile d'expliquer avec des mots.

Un tableau blanc en ligne est certes un espace vierge au départ, mais il est peu probable qu'elle le reste longtemps. Il peut être utilisé efficacement pour des présentations, en brainstorming, pour le dessin, la création de diagrammes, etc. Il peut aider les membres de l'atelier à mieux exprimer leurs idées et à libérer leur créativité.

La collaboration entre les membres de l'équipe en temps réel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, peut favoriser un sentiment d’appartenance à un groupe, ainsi qu'une appropriation partagée du processus créatif. Cela peut également conduire à des idées plus innovantes et plus créatives.

Comme un tableau blanc en ligne vous permet de modifier, déplacer ou supprimer facilement des idées au fur et à mesure de l'évolution du processus créatif, il peut aussi encourager l'expérimentation. Et comme vous pouvez sauvegarder toutes vos versions, vous pouvez toujours revenir en arrière et vérifier si vous avez oublié quelque chose. Ce type de flexibilité est essentiel dans le processus de design thinking, qui vise à générer des idées plus uniques et plus créatives. Les entreprises ont besoin d'innovateurs et de personnes capables de sortir des sentiers battus - et qui n'ont pas peur d'exprimer leurs idées.

Les modèles d'entreprise traditionnels sont axés sur la hiérarchie et les silos, et manquent généralement de diversité de points de vue au sein des équipes. Les tableaux blancs en ligne peuvent être très utiles pour exploiter la diversité et faire tomber les barrières. Ils peuvent donner à tous les membres de l'équipe, quelle que soit leur poste ou leur ancienneté, la possibilité d'apporter leurs idées en temps réel, et de les voir prises en compte de manière égale.

Un bon tableau blanc en ligne ne nécessite pas des heures de formation ou de procédures compliquées. Il est intuitif et peut aussi être facilement utilisé par ceux qui sont moins à l'aise avec la technologie. Il peut parfois être frustrant d'amener les membres d'une équipe à prendre en main certaines technologies en vue d'améliorer le travail d'équipe. Heureusement, vous devriez constater que tous sauront très vite comment utiliser les nombreuses fonctionnalités offertes par un tableau blanc visuel.

De même, si les membres de votre équipe estiment qu'ils sont plus créatifs que techniques, un tableau blanc en ligne est idéal pour eux. Ils utiliseront une technologie qui leur permettra d'être plus créatifs, presque sans s'en rendre compte. Et pour ceux qui sont au contraire plus techniques, un tableau blanc virtuel leur permettra d'expérimenter simplement leur côté créatif.

4. Les workshops sont plus rapides et plus faciles à créer avec un tableau blanc en ligne

Lorsque vous devez créer un atelier à partir de zéro, cela peut prendre beaucoup de temps. La recherche, le rassemblement et la présentation d'informations et de ressources peuvent représenter un travail long et difficile. Un tableau blanc virtuel vous permet d'utiliser des modèles et du contenu prêts à l'emploi, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de produire quelque chose rapidement et efficacement. Ces templates sont également conçus pour faire exactement ce que vous voulez qu'ils fassent, et pour susciter l’engagement. Il existe ainsi de nombreux templates de workshops différents, et différentes façons de les utiliser.

Un tableau blanc en ligne vous aidera également à bien structurer vos ateliers. Les templates peuvent offrir une version prête à l’usage de ce que vous voulez faire, et vous éviteront ainsi de perdre du temps à essayer de l'élaborer vous-même. Ces modèles sont généralement conçus par des professionnels qui comprennent exactement l'objectif de l'outil et la méthodologie. Ils sont donc plus à même de créer les résultats que vous recherchez et de garantir que tous les sujets sont couverts si vous avez un ordre du jour précis ou des objectifs spécifiques.

De plus, l’utilisation de templates de tableaux blancs virtuels prêts à l’emploi peut vous aider à garantir la cohérence entre vos différents ateliers, et à reproduire plus facilement ce qui a déjà fait ses preuves dans le passé. Ces modèles vous aideront également à donner à vos ateliers un aspect plus professionnel, plus soigné et mieux conçu en moins de temps. La première impression est importante, et vous voulez donner le bon ton dès le départ. L'utilisation d'un template peut vous y faciliter la tâche.

Bien que ces templates aient une structure fixe, cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas être personnalisés pour répondre aux besoins des participants à un atelier spécifique. Il est beaucoup plus facile de partir d'une base qui peut ensuite être adaptée, que de partir d'une page complètement blanche. Avec des templates de tableau blanc en ligne, adapter votre atelier à vos besoins spécifiques devient bien plus simple et rapide.

5. Les tableaux blancs en ligne disposent d'outils de gestion du temps

Outre les templates, les tableaux blancs virtuels sont dotés d'outils utiles qui facilitent le processus créatif et permettent de gérer les contraintes de temps. En workshop ou en réunion, il est facile de digresser et de consacrer beaucoup trop de temps à certains sujets si l'on ne fait pas attention. 

L'utilisation d'un tableau blanc virtuel pour animer vos moments en équipe permet de tirer parti de la gestion du temps de manière extrêmement simple. Si vous voulez vous assurer qu'une tâche donnée ne vous prendra qu'un certain temps, vous pouvez régler le minuteur du tableau blanc en ligne. Cela permet de concentrer l'attention des participants, et de leur rappeler qu'ils ne disposent que d'un certain temps pour chaque étape de la discussion.

L'utilisation d'un minuteur lors d'une séance de brainstorming, par exemple, est un excellent moyen d'aider les participants à se concentrer sur la tâche à accomplir. Le fait de savoir que l'on ne dispose que d'un certain temps pour accomplir une tâche peut rendre la session plus productive. Non seulement il créé un sentiment d’urgence à produire quelque chose dans un certain délai, mais il est également clair que cela ne va pas durer éternellement : il y a un aboutissement bien défini.  

La fonction de minuteur étant directement intégrée au tableau blanc en ligne, il est facile de l'utiliser chaque fois que vous en ressentez le besoin, même lorsque ce n’était pas prévu. Si vous savez que certaines tâches pourraient prêter à digression, ou que certains membres de l'équipe pourraient prendre le monopole de la conversation, pourquoi ne pas mettre en place un minuteur et reprendre le contrôle de la réunion ? Après tout, l'équipe ne souhaite pas arriver à la fin de l’échange en n'ayant accompli que la moitié de ce qu'elle avait prévu. L'utilisation d'un minuteur intégré au bon moment minimise le risque de vous écarter du sujet.

Travail d'équipe, collaboration et mise en place de workshops sur un tableau blanc en ligne

Les ateliers sur un tableau blanc virtuel offrent aux membres de l'équipe un espace sécurisé pour collaborer et travailler ensemble. Les participants peuvent partager leurs idées et leurs points de vue, et tirer des enseignements de leurs propres expériences et de celles des autres. L'organisation d'ateliers ou workshops sur un tableau blanc en ligne renforce ce sentiment de travail d'équipe et de collaboration, ce qui permet de trouver des solutions plus créatives et plus innovantes.

L'environnement centralisé qu'un tableau blanc virtuel peut créer permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur la tâche à accomplir et sur leurs objectifs finaux. Si vous pouvez réduire le nombre de distractions, il y a de fortes chances que vous augmentiez considérablement votre productivité et votre efficacité. Plus vous créerez ce type d'environnement pour vos équipes, plus elles seront productives et soudées.

Que vous utilisiez vos workshops pour résoudre un problème spécifique ou à des fins de formation et d'apprentissage, l'environnement structuré qu'offre un tableau blanc en ligne peut être extrêmement bénéfique. Plus votre équipe peut travailler ensemble, plus elle est susceptible de partager et d'acquérir de nouvelles compétences et connaissances. Cela contribue également à améliorer les performances de l'équipe et à accroître son efficacité à long terme !

Le meilleur tableau blanc numérique pour animer vos ateliers

Organiser vos ateliers sur un bon tableau blanc en ligne avec les bons outils et les modèles adaptés aux besoins de votre entreprise vous aidera à améliorer la collaboration et le travail d'équipe, que vos équipes soient réunies en présentiel, qu'elles travaillent à distance ou dans un environnement de travail hybride.

Vous trouverez dans le tableau blanc Klaxoon tous les outils et ressources dont vous avez besoin pour organiser de meilleurs ateliers. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour plus d'idées ?