5 façons de maximiser la flexibilité du travail et l'intelligence collective

Il est indéniable qu'un environnement de travail flexible présente à la fois des bénéfices et des inconvénients. Bien sûr, il vous aide à garder sur le long terme ceux des membres de vos équipes qui sont le plus attachés aux horaires flexibles et à l’autonomie dans leur travail. Il vous permet également d'attirer des talents plus nombreux et diversifiés dans votre entreprise.

Grâce à cela, les membres de votre équipe et l'entreprise verront leur productivité augmenter. Il existe ainsi de nombreux moyens de rendre votre environnement de travail à la fois rentable et moins stressant pour vos équipes. 

Mais qu'en est-il des inconvénients ? 

S'il est un inconvénient qui peut découler de la flexibilité du travail, c'est bien la possibilité d'un impact sur engagement de l'équipe.

Et en tant que manager, c'est bien sûr difficile d'admettre que l’engagement de votre équipe puisse être remis en question par un mode de travail plus flexible. Une équipe engagée est vitale pour le succès d'une entreprise. Elle est directement liée à une productivité renforcée et de meilleurs résultats. Une publication de Forbes appuie cette affirmation en soulignant à quel point l'engagement des équipes est essentiel.

C’est pourquoi il faut faire en sorte qu’un environnement de travail flexible n’élimine pas l'engagement de votre équipe. Cependant, le fait que les membres de votre équipe viennent au bureau quand ils le souhaitent peut changer radicalement la façon dont ils interagissent. Heureusement, il existe une solution : l'intelligence collective. Dans cet article, vous comprendrez mieux ce qu'est l'intelligence collective, et comment vous pouvez l'optimiser dans un environnement de travail flexible, afin d'améliorer le travail et l'engagement de vos équipes et de favoriser la réussite de votre entreprise.

Qu'entend-on par flexibilité du travail ?

Le mode de travail flexible ou hybride a été adopté par de nombreuses entreprises depuis la pandémie, mais existait aussi bien avant.

Si vous pouvez assez facilement organiser votre travail hybride à la carte, il y a certaines choses que vous ne pourrez peut-être pas contrôler. L'une d'entre elles est la manière dont la transition vers le travail à distance a affecté les équipes en termes de dynamique de travail et de réflexion collective.

Comment le travail hybride a-t-il transformé le travail d'équipe ?

En tant qu'équipe, un mode de fonctionnement hybride peut modifier la façon dont les membres pensent et travaillent collectivement de trois manières différentes :

Les équipes peuvent désormais travailler depuis le monde entier

De nos jours, l’emplacement géographique n'est plus un problème. Cela signifie qu'en tant que manager, vous pouvez superviser des membres de votre équipe depuis différents pays. 

Bien sûr, cela amène de la diversité. Mais cela peut aussi poser des problèmes de communication et de synchronisation. Les membres de l'équipe présents sur site pouvant recevoir toutes les informations de manière synchrone, il faut parfois plus de temps pour que la même information parvienne aux personnes à l’autre bout du monde.

Les outils collaboratifs sont devenus essentiels pour les équipes

Quant aux outils utilisés de plus en plus par les équipes travaillant en mode hybride, les outils de collaboration numérique sont très sollicités. 

Par exemple, la plateforme collaborative Klaxoon propose des méthodes de gestion de projet, des outils de communication et des outils de réunion en ligne pour vous aider à mieux gérer les membres de votre équipe et leur flux de travail. Toutefois, il est essentiel de veiller à ce que tous les membres de votre équipe, où qu'ils se trouvent, soient correctement formés à l'utilisation de tels outils de collaboration.

Les équipes travaillent de manière plus autonome

Dans un environnement de travail hybride, les individus ont plus d'autonomie et de responsabilisation dans la gestion de leur travail. Les chefs d'équipe réduisent la supervision directe, et encouragent les équipes à être motivées, proactives et responsables. Toutefois, si le travail hybride favorise l'autonomie et la confiance, il présente également des inconvénients.

Mais tout d'abord, parlons de l'intelligence collective et de sa signification.

Qu’est-ce que l'intelligence collective ?

Il existe des définitions simples de l'intelligence collective. L'une d'entre elles est donnée par le National Endowment for Science, Technology, and the Arts (NESTA). L'intelligence collective y est définie comme la méthode par laquelle un groupe important d'individus (en l'occurrence, les membres de votre équipe) se réunit pour communiquer et partager ce qu'ils savent, les informations dont ils disposent et les compétences qu'ils possèdent, le tout dans le but d'apporter des solutions à des problématiques à enjeux variés. Il s'agit de s'attaquer à un problème en groupe plutôt que de laisser le travail à une seule personne.

Sans compter que l'intelligence collective est un concept qui existe depuis de nombreuses années. Bien qu’il n’ait commencé à être reconnu que récemment en raison de la montée en puissance des technologies numériques, le terme a été mentionné pour la première fois en 1994, dans un livre publié par un philosophe français nommé Pierre Lévy.

Dans son livre L'Intelligence collective : Pour une anthropologie du cyberspace, Lévy parle du puissant potentiel du travail de groupe, de la pensée collective et de la collaboration dans la transformation d'une idée, d'un concept, d'une organisation ou du monde en général. Selon lui, si une entreprise peut maximiser les effets de l'intelligence collective, elle peut alors transcender les frontières culturelles et géographiques, en battant celles qui n'ont pas encore adopté cette stratégie.

L'intelligence collective ne se limite pas à la taille d’équipe ou au domaine d’activité

Une croyance très répandue est que l'intelligence collective est efficace uniquement dans les petites équipes. En effet, comment un manager responsable de plus d'un millier de personnes pourrait-il organiser une réunion de groupe pour un problem solving collaboratif ? 

Il s'avère qu'il y a bien une façon de procéder : eh oui, l'intelligence collective n'est pas limitée à la taille de l’équipe, ni même au domaine d’activité.

La pertinence de l'intelligence collective dans tout type de contexte

Dans les petites équipes, le manager peut convoquer les membres de son équipe à une réunion (à distance ou en présentiel), poser le problème et, dans un temps donné, soumettre les connaissances et les contributions collectives.

Dans les équipes transverses, l'intelligence collective peut être générée par différentes disciplines ou domaines d'expertise. En combinant leurs connaissances spécialisées et leurs points de vue, les membres de l'équipe peuvent aborder les problèmes sous différents angles, ce qui permet de trouver des solutions plus complètes et de concrétiser des idées innovantes.

En outre, saviez-vous que l'intelligence collective peut s'étendre au-delà de l'équipe ? À l'instar de l'espace de travail hybride, les plateformes de collaboration ouverte et les communautés en ligne, le développement de logiciels en open-source ou les initiatives de crowdsourcing, rassemblent de nombreuses personnes aux compétence et aux niveaux d’expertise différents. 

Grâce au partage des connaissances et des contributions, ces communautés créent, améliorent et innovent collectivement. En tant que dirigeant de votre entreprise, vous pouvez vous aussi assister à l'émergence de solutions et d'avancées puissantes grâce à ce procédé.

Sans oublier que l'intelligence collective peut également fonctionner à l'échelle mondiale. Grâce aux réseaux interconnectés et aux plateformes numériques, des individus de différents endroits du monde peuvent se réunir pour collaborer, partager des idées et résoudre des problèmes à grande échelle.

5 façons de maximiser la flexibilité du travail et l'intelligence collective de votre équipe

À l'heure actuelle, la forme d'intelligence la plus convoitée est une combinaison de l’intelligence humaine et de l’intelligence informatique, qui participe elle aussi à l'intelligence collective.

Pourtant, de nombreuses organisations n'ont pas encore pleinement reconnu l'immense potentiel de cette ressource inexploitée. En favorisant un environnement qui encourage à la fois l'intégration des personnes et des outils numériques, vous pouvez favoriser une meilleure productivité et créativité chez les membres de votre équipe. 

Votre équipe peut tirer parti de nombreuses informations et connaissances portant sur l’ensemble de ses systèmes, processus, produits et clients. Vous pourrez également leur donner une voix au sein de l'organisation, ce qui favorisera l'engagement et la participation de chacun, et encouragera une culture de collaboration et d'innovation. 

Mais cela va bien au-delà de l'intelligence collective. Voici d'autres moyens de la maximiser dans des conditions de travail flexibles et bénéfiques à chacun.

1. Co-développez quelque chose en équipe

Une manière directe d'appliquer l'intelligence collective est le co-développement. 

Au lieu d'essayer de tout faire par vous-même ou de déléguer des tâches distinctes à chaque membre de l'équipe, vous pouvez amener tout le monde à travailler simultanément sur un nouveau projet. C'est ce qu'on appelle le co-développement. 

Tout ce que vous avez à faire, c'est de présenter la raison d’être et l’objectif de votre projet. Ensuite, vous devez créer un environnement de travail optimal pour les membres de votre équipe. Des modèles prêts à l'emploi de la méthodologie de co-développement peuvent ici vous faciliter la tâche. Vous pouvez consulter ce type de modèle dans la bibliothèque de templates de Klaxoon.

Mais n'oubliez pas que vous devez également intégrer le peering dans cette stratégie. Le peering signifie que chacun s'appuie sur l'intelligence des autres pour faire approuver le travail, au lieu d'attendre que vous seul(e) approuviez ou rejetiez le projet ou le développement. En d'autres termes, les membres de l'équipe ou toute personne impliquée dans l'équipe de développement du groupe seront également impliqués dans le processus de prise de décision.

2. Testez le crowdsourcing

Le crowdsourcing peut vous aider à changer totalement votre approche d’un sujet ou d’une problématique. C'est comme si vous sortiez de la zone de confort de votre entreprise, pour entrer dans l'espace public et profiter de l'intelligence collective et du travail d'équipe à une échelle bien plus étendue. 

Qu'est-ce que le crowdsourcing ? Le crowdsourcing implique la collecte de données, d'idées, d'opinions ou d'informations auprès d'un grand groupe de personnes qui ne font pas partie de votre entreprise. Notez qu'il est souvent réalisé par l’équipe elle-même. Essayez de lui confier un projet de crowdsourcing pour un objectif de travail qui n'est pas confidentiel ou sensible. Ensuite, comme pour notre premier point, ils devront collaborer et décider de la meilleure décision à prendre sur la base des informations reçues. 

Notez tout de même une différence entre ce point et le précédent : ici, ce n'est pas votre équipe qui propose des idées. Mais vous leur avez confié la tâche de décider ensemble, en tant qu'équipe.

3. Introduisez de l'innovation ouverte

Savez-vous comment Starbucks obtient de nouvelles idées de recettes ? Grâce à l'innovation ouverte ! 

De nombreuses entreprises utilisent ce format d'intelligence collective sans le savoir. Vous-même l'avez peut-être déjà utilisé sans connaître son vrai nom. 

L'innovation ouverte ressemble au crowdsourcing, mais en plus large et plus précis. Au lieu de recueillir des informations auprès de toute personne désireuse de contribuer (ce qui présente l'avantage de la diversité et de l’objectivité), cette méthode consiste à recueillir des informations auprès de co-entreprises, d'autres partenaires commerciaux, de partenaires établis, de concours de co-création et de bien d'autres formats encore. Mais comme toujours, n'oubliez pas de mettre votre équipe en avant dans ce processus.

4. Appuyez-vous sur des outils collaboratifs

Les outils collaboratifs sont le mode de travail numérique numéro un qui permet de réunir les membres de votre équipe flexible dans un seul et même espace.

Par exemple, il peut être difficile de réunir votre équipe en un seul endroit pour une séance de brainstorming, surtout si certains sont sur site et d’autres à distance. Mais grâce aux outils de collaboration, vous pouvez essayer d'innombrables méthodes de brainstorming, de problem solving et de prise de décision sur lesquelles vous pouvez travailler avec les membres de votre équipe. Vous pouvez également obtenir ici plus d'informations sur les outils collaboratifs de Klaxoon, qui vous permettront de démarrer immédiatement.

5. Adoptez le travail d'équipe en asynchrone

À première vue, le travail asynchrone n’entre pas dans le cadre du travail d'équipe, car il permet aux membres de votre équipe de travailler indépendamment les uns des autres. 

Mais il existe un moyen de le faire contribuer également à l’intelligence collective, tout en gardant à l'esprit l'engagement de l'équipe ! Il s’agit de rassembler tout le monde sur une plateforme en ligne, d'encourager chacun à déposer des commentaires et des idées lorsqu’il en a la possibilité (mais avec un délai précis), de centraliser vos problématiques ou vos informations auprès des membres du groupe, d'encourager la transparence et, surtout, de garder une trace des idées apportées par les membres de l'équipe.

En résumé, la flexibilité du travail comme l'intelligence collective sont des outils essentiels pour la réussite de l'entreprise, la facilité de gestion, la rapidité de la prise de décision et l'efficacité du travail d'équipe. Le plus beau, c'est que l'intelligence collective peut être adoptée quelle que soit la taille de votre équipe ou l’activité de votre entreprise. Alors, profitez de toutes les opportunités d’en tirer des enseignements et les mettre en pratique !