Workshops hebdo : comment se synchroniser efficacement avec son équipe et gagner du temps

Grâce à Klaxoon, Suzanne gagne un temps précieux en personnalisant simplement un modèle de réunion prêt à l’emploi depuis la bibliothèque de templates. Elle partage également un lien d’accès à son équipe en amont, laissant ainsi à son équipe le temps de préparer la réunion en asynchrone pour plus d’efficacité.

Le challenge : gérer des workshops réguliers en toute facilité

L’organisation de réunions d’équipe hebdomadaires peut représenter un enjeu de taille. Il faut trouver un créneau qui convienne à chacun, susciter l’adhésion et l’engagement des participants, respecter le calendrier global et passer en revue l’ensemble des sujets prévus. Et le télétravail ne fait que compliquer la situation, n’est-ce pas ? Surtout si vous recherchez des réunions d’équipe réellement productives.

Eh bien, pas forcément ! Suzanne Frawley, Directrice de la gestion des talents au sein d’une compagnie pétrolière et gazière, dirige chaque lundi matin les réunions de son équipe en utilisant le template Weekly de Klaxoon. En 45 minutes, les 7 membres de son équipe partagent leurs réalisations, leurs objectifs pour la semaine à venir, ainsi que les difficultés rencontrées.

Étant la seule plateforme d’ateliers permettant aux organisations d’adopter l’état d’esprit propre aux workshops, nous savons d’expérience que les workshops sont un moyen extrêmement efficace pour travailler en équipe. Nous avons développé une gamme de solutions et de services qui permettent aux organisations de toutes tailles d’animer des workshops en équipe efficaces et productifs.

Grâce à Klaxoon, Suzanne gagne du temps en choisissant les modèles prêts à l’emploi dans la bibliothèque de templates. Un lien d’accès au Board est également transmis aux participants en amont, ce qui permet à chacun de se préparer en asynchrone pour être efficaces le moment venu.

La solution : une suite d’outils participatifs, adaptable aux besoins du travail d’équipe

Suzanne est une adepte relativement nouvelle de la solution Klaxoon, qu’elle a découverte à l’occasion d’une conférence annuelle importante, où un collègue en a fait l’éloge après l’avoir testée sur un des stands d’exposition. Ayant eu l’occasion de tester elle-même la technologie du whiteboard, Suzanne a rapidement pu constater que celle-ci pourrait lui faciliter la tâche lorsqu’elle anime les ateliers, qui constituent une partie importante de son travail au quotidien.

Suzanne dirige une équipe de gestion des talents qui pratique beaucoup le Design Thinking. Selon elle, ce qui a vraiment fait la différence, c’est la possibilité d’utiliser des post-it comme dans un environnement traditionnel, mais en bénéficiant de nombreuses autres fonctionnalités.

Avec plus de 100 modèles de réunions et workshops dans la bibliothèque de Klaxoon, Suzanne a vite compris qu’elle pourrait gagner du temps en abandonnant simplement la prise de notes classique lors des réunions d’équipe. Avec Klaxoon, il n’est pas nécessaire de prendre des notes sur un support à côté. Tout est instantanément enregistré sur votre Board, aisément accessible pour les participants et peut être modifié, mis à jour ou dupliqué si nécessaire.

C’est un processus très engageant, tout le contraire de l’approche « unilatérale » adoptée auparavant par l’équipe de Suzanne.

Le mode de fonctionnement de Klaxoon est souvent décrit comme conversationnel, et favorisant l’implication des équipes. Son utilisation est si facile que Suzanne a désormais réduit ses réunions à 45 minutes, au lieu d’une heure habituellement.

Suzanne est certaine que son équipe peut effectuer toutes les tâches requises en 30 minutes, réduisant ainsi de moitié le temps de la réunion. Toutefois, elle aime bien garder 15 minutes supplémentaires pour rappeler le contexte ou renforcer la cohésion de l’équipe, un élément d’autant plus important depuis la période de pandémie.

L’équipe a accès à la Workshop Platform tout au long de la semaine, et dispose donc de beaucoup de temps pour préparer ou revoir certains points ou rappels des semaines précédentes. Les templates constituent d’excellentes guides, et Suzanne a trouvé qu’avec leur appui, tous les membres de l’équipe se montraient plus concis et plus précis. S’il est formidable d’accomplir plus de tâches en moins de temps, il est aussi agréable de voir que tout le monde prend plaisir à utiliser l’outil !

Suzanne est convaincue que son équipe est plus engagée, qu’elle parle moins et n’est pas obligée de travailler autant – une fois le template configuré, tout est en place pour créer un environnement de travail sécurisant pour l’équipe.

La plupart des utilisateurs de Klaxoon profitent également des rapports statistiques disponibles pour mesurer le succès de leurs ateliers en termes de taux de participation, de nombre d’idées, etc.

Un autre avantage de ce système est qu’il permet aux personnes absentes à l’instant T de le consulter à leur retour et de voir ce qui s’est passé en asynchrone, ou bien d’ajouter leurs propres notes en prévision d’une prochaine réunion.

Les membres de l’équipe de Suzanne utilisent Klaxoon intégré à Teams, qui fonctionne sans interruption. Ils apprécient le code couleur qui leur permet facilement d’indiquer leurs réalisations, leurs objectifs pour la semaine à venir, ainsi que les difficultés et obstacles éventuellement rencontrés. Il est très simple de publier une idée : il suffit de cliquer sur le bouton « + », d’entrer votre texte et de sélectionner une couleur.

L’équipe a récemment utilisé Klaxoon pour organiser des sessions de brainstorming avec une équipe de cadres supérieurs, ce qui a abouti à la création d’une nouvelle offre de formation en l’espace de 4 mois environ, un délai extrêmement court. Cela a étonnamment bien fonctionné, nous raconte Suzanne : les cadres ont fait part aux membres de l’équipe de ce qu’ils souhaitaient, et l’équipe a ensuite pu répondre efficacement à leur besoin. En outre, tous les participants ont joué un rôle actif, se sont sentis pleinement écoutés et se sont montrés très satisfaits du résultat.

Le résultat : vers un futur des ateliers collaboratifs ?

Nos clients découvrent rapidement que Klaxoon facilite réellement l’organisation de workshops efficaces et constructifs. Nous actualisons et développons constamment notre bibliothèque de templates, et nous sommes convaincus que celle-ci regorge de ressources utiles.

De nombreuses personnes utilisent également les fonctionnalités de gamification, les outils de dessin ainsi que Mémo, un moyen efficace de saisir l’information.

Pour Suzanne, c’est aussi simple que de reproduire un template pour ses réunions hebdomadaires. Elle utilise également les différentes vues du Board pour extraire et analyser les éléments partagés au cours des ateliers. Toutefois, pour les nouveaux utilisateurs qui n’oseraient pas se lancer, des sessions de formation en ligne sont disponibles, ainsi que des tutoriels vidéo qui pourront vous aider.

Nous sommes ravis que Klaxoon fonctionne aussi bien pour les petites équipes que pour les groupes plus grands, avec plus de participants. Il convient également de souligner que ces derniers sont libres de rejoindre les ateliers du moment qu’ils ont reçu une invitation.

Suzanne nous a confié que lorsqu’elle mentionne Klaxoon à ses collègues, elle entend souvent « Oh, c’est si amusant ! » en guise de réponse. Klaxoon assure ainsi l’avenir des ateliers en équipe : nous vous faisons gagner du temps, tout en vous garantissant une expérience d’exception !