Trabajo asíncrono: 3 formas de ahorrar tiempo y dinero

Si hay algo que debe preocuparse por ahorrar en su empresa, es tiempo y dinero.

Tanto las grandes empresas como las relativamente pequeñas necesitan priorizar el uso eficiente de los recursos por distintas razones, como la viabilidad a largo plazo o la maximización de beneficios.

Pero mucho más que esto, las empresas deben centrarse en preservar el tiempo y el dinero para mantener una ventaja competitiva para la innovación y la inversión, la escalabilidad y las prácticas eficaces de mitigación de riesgos.

Sin embargo, hay mil y una formas de ahorrar tiempo y dinero en una empresa, y si hacemos una conjetura, es posible que ya haya probado un par de estas opciones. Aun así, apostamos a que no ha probado la magia del trabajo asíncrono - y por eso estás aquí.

Tanto si su equipo trabaja en persona, a distancia o de forma híbrida, puede ahorrar tiempo y dinero a la vez que garantiza la productividad del equipo identificando los temas que pueden tratarse de forma asíncrona.

En este artículo, nos gustaría presentarle tres formas concretas en las que el trabajo asíncrono puede ayudarle a ahorrar dos de sus recursos más valiosos.

Como extra, también presentaríamos algunos ejemplos en los que el trabajo asíncrono llevó a algunas empresas a alcanzar resultados inesperadamente altos o a reducir costes.

¿Cómo puede el trabajo asíncrono aumentar la motivación y eficacia del equipo?

Ahora bien, ¿cuál es el vínculo existente entre el aumento de la motivación y la eficacia del equipo, y el ahorro de tiempo y dinero para su empresa, como acabamos de decir?

La cuestión es la siguiente: si se quieren salvar estos dos recursos, hay que volver a los cimientos, a los recursos que hacen que todos los demás recursos existan: las personas.

Sus trabajadores determinan si su empresa tendrá éxito o... no. Si maximizan el uso de los materiales disponibles, realizan las tareas a tiempo y obtienen menos correcciones y repeticiones, usted gastará menos tiempo y dinero en sus proyectos.

Así pues, la clave para ahorrar más tiempo y dinero reside en los empleados: cómo los tratas, cómo te tratan, con qué rapidez trabajan y lo bien que hacen lo que hacen.

Entonces, ¿cómo puede el trabajo asíncrono impulsar la productividad del equipo, lo que, a su vez, le llevaría a ahorrar dinero y tiempo? Antes de examinar algunas formas en que esto es posible, hablemos un poco del propio término "asíncrono".

¿Qué significa trabajar de forma asíncrona?

"Asíncrono" es lo contrario de "síncrono", que procede de la palabra base "sincronizar". Sincronizar o sincronizar significa que dos o más elementos trabajan juntos al mismo tiempo y al mismo ritmo, y hacia el mismo objetivo.

Pero cuando se trata de la palabra opuesta, asíncrono o async, significa que esos dos o más elementos no trabajan al mismo ritmo. Pero aún así, se mantiene hacia el mismo objetivo.

Veamos un ejemplo:

Una mujer, que planea viajar, llama a una agencia de viajes para que le ayude a encontrar la mejor compañía aérea, las tarifas más favorables y el hotel de destino que más le convenga.

En este caso, distintas personas de la agencia trabajarían con el mismo objetivo: encontrar la mejor solución para el cliente.

Pero probablemente no trabajarán al mismo ritmo ni de la misma manera. Un agente podría plantearse buscar enseguida las mejores compañías aéreas, mientras que otro se pondría en contacto con los hoteles cercanos a los aeropuertos de destino unas dos horas más tarde para ajustarse a sus horarios de apertura, ya que se encuentran en una zona horaria diferente.

Esto significa que estos dos agentes no trabajan de forma sincronizada, dado que no lo hacen exactamente al mismo tiempo. Están trabajando de forma asíncrona, y una vez que ambos tengan listas sus recomendaciones, podrán volver al cliente para compartir sus ofertas con él.

Pero entonces, ¿cómo se relaciona el trabajo asíncrono con el aumento de la productividad del equipo, lo que en última instancia le ayudaría a ahorrar recursos? He aquí algunas formas de conseguirlo:

El trabajo asíncrono aumenta la flexibilidad y reduce el estrés

El dicho "no todos los dedos son iguales" es tan popular que la gente ha olvidado lo cierto que es. Si pides a diez de tus empleados que realicen quince informes, una presentación en PowerPoint y el borrador de una propuesta de contrato, tendrás diez formas de trabajar y diez ritmos de trabajo diferentes para llevar a cabo estas tareas.

Algunos pueden necesitar más tiempo y otros menos trabajo. Permitir que tus empleados trabajen a su ritmo demuestra que valoras sus diferencias y das prioridad a su conciliación.

¿Cómo le ayuda esto a ahorrar tiempo o dinero? La respuesta está en su índice de rotación.

Si está dando prioridad a la experiencia del empleado en el trabajo, ¿con qué frecuencia crees que gastarías dinero en contratar nuevos empleados?

Además, ¿cuánto tiempo cree que dedicaría a la formación y el traspaso de nuevos empleados?

Una suposición rápida podría ser menos o nada.

El trabajo asíncrono mejora la concentración de los empleados

Otra cosa en la que hay que pensar es en la concentración de los trabajadores mientras están de servicio. Si todos se ven obligados a trabajar al mismo ritmo, será necesaria una comunicación en tiempo real.

Imagina que, mientras conduces, tus empleados o sus jefes no dejan de llamarte para verificar distintos datos. ¿Se distraería mucho? Ahora, imagine cómo sería si sus empleados trabajaran en un proyecto mientras atienden llamadas, responden correos electrónicos y esperan confirmaciones.

La productividad del equipo se resentirá y estarás perdiendo el tiempo.

Pero escucha esto: si cada uno trabaja a su ritmo (lo que significa que todos los recursos necesarios se habrán proporcionado de antemano), habrá una diferencia positiva.

Sus trabajadores podrán mantener la concentración durante las tareas y eliminar la multitarea, que se ha demostrado que reduce la productividad hasta en un 40%.

Los debates asíncronos mejoran las decisiones y la transparencia

Tanto si trabajas al mismo ritmo como si no, no puedes escapar de las reuniones, pero no tienes por qué hacerlas de la forma convencional. En algunas situaciones, o convertir una reunión en trabajo asíncrono también puede repercutir positivamente en la motivación y la productividad de tu equipo.

Pero primero, ¿cómo se puede celebrar una reunión asíncrona? Las reuniones asíncronas, en general, son aquellas en las que no es necesario que todos estén presentes al mismo tiempo. Puede ser a través de una reunión grabada en vídeo o de una herramienta digital de colaboración.

Dicho esto, si permite que su equipo contribuya según sus horarios, habrán reflexionado y recopilado más información sobre el tema, lo que dará lugar a debates más meditados, decisiones bien pensadas y menos malentendidos.

Además, dado que cada reunión asíncrona debe estar bien documentada, hay formas de que tu equipo centralice fácilmente cada una de vuestras discusiones en una pizarra online, por ejemplo. De este modo, podrás hacer un seguimiento de todos los intercambios y utilizarlos como referencia en el futuro.

Pero, de nuevo, ¿cómo ahorra esto tiempo o dinero?

Responda a esta pregunta: ¿cuánto duran las reuniones tradicionales? Y seamos sinceros: no todo es necesario o productivo en una reunión de una hora. ¡Y todo esto tiene un coste! Como prueba, consulte nuestro calculador de costes de reuniones.

Por lo tanto, el trabajo asíncrono reduce la necesidad de reuniones en tiempo real, liberando tiempo para tareas más significativas y reduciendo lo que costaría organizar una reunión síncrona con su equipo, que a menudo ni siquiera es realmente necesaria.

¿Cómo puede aplicarse el trabajo asíncrono, independientemente del tamaño o el estilo de trabajo de un equipo?

Ahora que ya conoce las ventajas de la colaboración asíncrona para su equipo y su empresa, veamos cómo aplicar el modelo de trabajo a su equipo.

Como ya puede deducirse del tema, el tamaño de su equipo o su forma de trabajar (a distancia, física o híbrida) no afectan al uso del modelo. Sin embargo, puede parecer un reto si no sabes qué hacer y qué no hacer. Entonces, ¿cómo puede aplicar el trabajo asíncrono a su empresa?

Fomentar una comunicación clara 

Como su equipo no trabaja al mismo ritmo, tendrá que facilitarles de antemano toda la información que necesiten. 

También debe asegurarse de que la información esté en un lugar al que puedan remitirse en cualquier momento. Esto significa que no debe utilizar únicamente las llamadas telefónicas como principal herramienta de comunicación. Utiliza herramientas como plataformas digitales de comunicación que permitan mantener la información documentada, como las funciones de chat, por ejemplo.

Fijar expectativas y plazos

Ha dejado que su equipo trabaje según su horario. Pero también tiene una empresa que dirigir. Debe fijar un objetivo para que cada empleado lo cumpla. Las tareas también deben tener un plazo claro para que pueda haber progreso.

Utilizar herramientas de colaboración 

Si aún no ha adoptado herramientas digitales de colaboración, entonces aún no está aprovechando al máximo los recursos de que dispone. 

Las herramientas de colaboración ayudan a tu equipo a documentar mejor la comunicación, el progreso del trabajo y otra información. También es una forma de fomentar el trabajo en equipo aunque se trabaje por separado.

Construir una cultura de trabajo positiva 

La confianza, la diversidad de horarios, la responsabilidad, la comunicación abierta y el respeto le ayudarán a facilitar una colaboración asíncrona eficaz.

3 ejemplos en los que el trabajo asíncrono permitió a las empresas ahorrar tiempo o costes

He aquí ahora tres ejemplos concretos de personas y ejecutivos de nivel C que han adoptado el modelo de trabajo asíncrono y, en última instancia, han ahorrado tiempo y dinero en sus empresas.

Optimizar las reuniones semanales

Suzanne Frawley, Directora de Gestión del Talento de una empresa de petróleo y gas, sabe lo vitales que son las reuniones frecuentes para el trabajo en equipo, la productividad y la alineación con los objetivos fijados. 

Pero en lugar de las reuniones semanales convencionales que hacen perder el tiempo, Suzanne empezó a utilizar Klaxoon's Weekly Template para dirigir las reuniones de su equipo una vez a la semana, mientras las preparaba de forma asíncrona. 

Con este template, cada uno puede preparar la reunión de antemano a su ritmo, compartiendo sus logros, el enfoque de la semana y los retos a los que se ha enfrentado. A continuación, el equipo se reúne en una reunión sincrónica que no debería superar los 45 minutos semanales, y en la que cada miembro del equipo puede participar y hablar de lo que ha preparado de forma asincrónica.

template está listo para usar, así que lo único que Suzanne tiene que hacer cada semana es duplicarlo y enviar el enlace de acceso a su equipo con antelación. Esto le ayuda a ganar mucho tiempo, e incluso mejora la motivación y la participación de su equipo en las reuniones semanales.

Establecer un servicio de atención al cliente eficaz

Aunque a los clientes les encanta el sonido de la asistencia 24/7, este sistema no es tan sencillo de manejar de forma sincrónica para los trabajadores internos. Hay que tener varios equipos disponibles en todo el mundo, y todo su tiempo y atención deben centrarse en las consultas de los clientes, por lo que resulta difícil trabajar en otra cosa, incluso cuando no hay solicitudes.

Por eso, el Director General de una empresa de comercio electrónico decidió adoptar un sistema asíncrono para ahorrar costes laborales. 

Utilizando un sistema de tickets y garantizando una respuesta en 24 horas, puede ofrecer una atención al cliente asíncrona. Aunque esto no afecta a los clientes en modo alguno (pueden seguir enviando sus consultas en cualquier momento), al final facilita el trabajo al equipo y a la empresa. 

Ahora, todas las consultas se envían a una plataforma a la que tienen acceso todos los agentes de asistencia. Por lo tanto, un agente puede atender las consultas durante su disponibilidad sin necesidad de contar con personal las veinticuatro horas del día.

Colaborar en la creación de contenidos

Tomemos ahora el ejemplo de una Directora Ejecutiva de una editorial. Comprometida con el modelo asíncrono desde que tiene uso de razón, da fe de que el método le ha ayudado a reducir la necesidad de reuniones en persona, al tiempo que ha acelerado el proceso de producción de contenidos. 

En otras palabras, no sólo ahorró tiempo, sino también gastos generales con el modelo de trabajo asíncrono. Para ello, pidió a sus redactores, editores y diseñadores que contribuyeran a los proyectos a su propio ritmo dejando comentarios y sugerencias directamente en los documentos. Su excelente método fomenta el trabajo en equipo, la colaboración asíncrona, el progreso de los proyectos, la transparencia y la productividad del equipo.