El futuro del trabajo en la era digital
El futuro del trabajo ha cambiado drásticamente en los últimos dos años. Estamos asistiendo a un cambio significativo en la forma en que las personas interactúan y colaboran. Con las herramientas y plataformas online que hacen posible que las personas se conecten y trabajen juntas desde cualquier lugar, el lugar de trabajo tradicional ya no es la única opción.
Este post explorará la facilitación en la era digital y discutirá cómo puedes utilizar estas herramientas para crear experiencias de trabajo más atractivas y significativas.
El futuro del trabajo ha cambiado
El futuro del trabajo ha cambiado y sigue cambiando casi a diario. Las empresas tienen que adaptarse a nuevas formas de pensar, reunirse, colaborar y poner a su gente en posición de éxito. Tanto la economía colaborativa como el aumento del trabajo a distancia están en alza, y muchas empresas han pasado a una vida de oficina totalmente remota o parcialmente remota.
Aunque este estado actual de trabajo híbrido no es una certeza que vaya a durar mucho tiempo, la mayoría está de acuerdo en que cada vez más trabajo se convertirá en digital o seguirá siéndolo de alguna forma durante al menos los próximos años. A medida que se producen estos cambios, los empresarios deben adaptarse y ayudar a sus empleados a adaptarse rápidamente.
La facilitación en la era digital
En el pasado, el trabajo era a menudo físico y requería que las personas estuvieran muy cerca unas de otras. Las reuniones y encuentros parecían más naturales porque así se habían hecho en la oficina durante décadas. Con el trabajo a distancia, muchos han tenido que replantearse su facilitación y gestión de equipos. La dinámica ha cambiado, no sólo a través de las pantallas digitales, sino en la cultura, los roles laborales y las comunicaciones interdepartamentales.
Aunque la mayoría de estas dinámicas no son necesariamente nuevas, a muchos les ha costado adaptarse y todavía no han descubierto la mejor manera de que su gente tenga éxito en el trabajo. Sin embargo, aunque los retos están asociados a esta transición, también hay muchas oportunidades. Las empresas pueden facilitar la colaboración y la comunicación eficaces en línea, incluso a través de grandes distancias geográficas, con las herramientas y los procesos adecuados. En algunos aspectos, la facilitación digital puede incluso ayudar a los trabajadores a ser más productivos que en el lugar de trabajo físico.
Cómo utilizar las herramientas online para la facilitación
El lugar de trabajo virtual ha provocado su cuota de desafíos a los empresarios que nunca antes habían tenido que proporcionar herramientas de trabajo a distancia. Las empresas dependen ahora de herramientas de reunión virtual como Zoom, Skype y Microsoft Teams. Tienen que formar a sus empleados en el uso de herramientas digitales de gestión de proyectos como Asana, Trello y otras innumerables. La seguridad de los datos se ha convertido en una función considerable del negocio para muchos empresarios, debido a que los servidores internos pasan a tener acceso remoto y los empleados utilizan WiFi personal o público para realizar sus tareas.
Formar a los empleados en nuevos programas y procesos requiere tiempo y esfuerzo, pero a menudo sucumben a los errores de los usuarios, creando cuellos de botella, agravamiento y búsqueda de una respuesta más fácil. Desde el punto de vista físico, los horarios flexibles, el equilibrio entre el trabajo y el hogar, las responsabilidades en casa, la falta de fiabilidad de Internet y las diferentes zonas horarias también han creado desafíos.
La facilitación, ya sea para la ideación, el desarrollo del negocio, la colaboración interdepartamental o la creación de equipos, ha sufrido un golpe debido a estos desafíos. Reunir a todo el mundo para crear resultados significativos a menudo parece imposible, por lo que los empleados y su trabajo empiezan a sentirse aislados y con carencias.
Sin embargo, hay formas de superar estos retos para transformar workshops y las reuniones en experiencias más atractivas, interactivas y significativas.
Consejos para una facilitación exitosa en la era digital
Facilitar reuniones digitales no tiene por qué ser incómodo y doloroso. Por supuesto, es un reto y es diferente de cómo se ha facilitado en el pasado. Pero, con unos pocos ajustes, puede que incluso te empiecen a gustar y a preferir las reuniones digitales a las más tradicionales.
Acepta el cambio
El primer paso hacia el éxito de la facilitación es aceptar el cambio. Todo el mundo de cada nivel de tu empresa tiene que estar en la misma página y entender lo que hay que hacer. El mensaje debe ser que, aunque el cambio es inevitable, la forma de responder a ese cambio afecta directamente a la empresa y, en última instancia, al trabajo de todos. Como líder o facilitador de la empresa, es tu trabajo ayudar a tu equipo a ver las oportunidades y a entender lo que está en juego si no se produce un resultado satisfactorio. Ofrecer transparencia y orientación en el camino puede ayudar a que todos acepten los cambios.
La comunicación eficaz es esencial
La comunicación efectiva es esencial. Al trabajar todos a distancia, puede ser fácil que los mensajes se pierdan en la traducción o no reciban respuesta alguna. Como facilitador o líder del equipo, debes asegurarte de que cada miembro del equipo entiende el mensaje, el papel y los siguientes pasos. ¿Cómo sustituir las comunicaciones en persona por el correo electrónico, el chat o las videollamadas, cuando las notificaciones pueden perderse, ignorarse o no tener el seguimiento necesario?
La comunicación debe ser específica, llegar a múltiples medios, y hay que dejar las puertas virtuales abiertas para preguntas y seguimientos.
Encuentra las herramientas adecuadas y cíñete a ellas
Cuando se introducen nuevas herramientas y tecnologías, casi puedes sentir la mirada colectiva, el suspiro y la actitud de "ya estamos otra vez" entre los grupos de empleados. Inevitablemente, algunos adoptarán el cambio y se convertirán en expertos y defensores de las nuevas herramientas, mientras que otros lamentarán el cambio y se aferrarán a las características que prefieren de las herramientas anteriores. Como empleadores, puede parecer que estáis constantemente formando y lidiando con la negativa de los empleados a adaptarse. Estos cambios pueden agotar rápidamente los recursos y la moral, y antes de que te des cuenta, estarás probando otra nueva herramienta que, con suerte, funcionará mejor.
Los facilitadores y los jefes de departamento sienten esta fricción de primera mano. A menudo, su trabajo es convertirse en los primeros en adoptar estas herramientas, aprenderlas por dentro y por fuera, y luego presentarlas al equipo como una solución. Cuando los miembros del equipo se niegan a aprender o a adaptarse, la facilitación se resiente, y todos no consiguen hacer su trabajo plenamente.
Al considerar una nueva herramienta, hay que investigar en profundidad para asegurarse de que la herramienta puede resolver las necesidades de los empleados. Una vez elegida una herramienta o un programa informático, la adopción no puede ser opcional, sino obligatoria. Si los empleados pueden simplemente negarse a utilizarla o esperar a que aparezca una nueva herramienta poco después, la frustración continuará perpetuamente.
Sé flexible, pero tenaz
Es importante entender que no todas las herramientas son adecuadas para todos los equipos ni proporcionan las mejores opciones en todo el ámbito de la empresa. Algunas herramientas y tecnologías funcionan bien juntas, y otras no. Los facilitadores deben ser flexibles a la hora de satisfacer las necesidades de sus integrantes y comprender cuándo es el momento adecuado para pasar a otra cosa.
Los facilitadores son los defensores del trabajo y de las personas, y deben encontrar la forma de reunirlos con fluidez para una ejecución óptima y unos resultados empresariales satisfactorios.
Herramientas y habilidades para una colaboración y comunicación eficaces
Genial... ahora me van a lanzar otra herramienta."
¡No tan rápido! Lo creas o no, puede que ya poseas las habilidades o herramientas para mejorar la colaboración y la comunicación entre los miembros de tu equipo. Sólo que aún no te has dado cuenta.
Una pizarra digital o espacio creativo
Cuando se trata de colaborar o desarrollar nuevas ideas, es difícil superar la vieja pizarra. Desgraciadamente, esto puede parecer que ya no es una opción viable con el trabajo a distancia. ¡Pero lo es! Ahora hay muchas herramientas y programas que ofrecen algún tipo de espacio creativo o pizarra digital en el que pueden colaborar varios usuarios al mismo tiempo.
En algunos aspectos, las pizarras digitales son mejores que las físicas:
- El tamaño del espacio digital no se limita al tamaño de una pared o marco físico;
- Los participantes no tienen que saltar unos a otros para poner sus ideas en la pizarra;
- Nadie tiene que preocuparse de intentar descifrar una escritura desordenada.
La ideación con pizarra blanca es más rápida, es más limpia y, si se facilita bien, puede proporcionar incluso más ideas de las que cabría esperar con la tradicional brainstorming.
Oportunidades de participación anónima o de bajo perfil
Ya sea en persona o a través de una pantalla digital, algunas personas no se sienten cómodas compartiendo ideas abiertamente o participando verbalmente en las reuniones. Afortunadamente, con las herramientas digitales, hay formas de evitarlo y garantizar que todos participen. Algunas herramientas y programas ofrecen cuestionarios, encuestas y otras opciones "clicables" para ayudar a los empleados menos extrovertidos a sentirse escuchados. Esta es una gran oportunidad para conseguir el apoyo o nuevas ideas de aquellos a los que, de otro modo, nunca escucharías.
Discusiones cara a cara
La comunicación no verbal representa más de la mitad de nuestro lenguaje entre nosotros. Esto significa que las conversaciones cara a cara, especialmente durante las reuniones de ideación, siguen siendo esenciales para la colaboración. Ver a los demás puede conducir a mejores resultados y a una reunión más fluida. Aunque una de las ventajas de trabajar en línea es permanecer oculto al mundo, fomenta el cara a cara, encendiendo la cámara, siempre que puedas, para ayudar a la gente a utilizar las señales sociales para construir ideas a partir de los demás.
Ayudas para la dinámica de grupo
Uno de los conceptos erróneos sobre las reuniones es que un grupo grande no puede trabajar junto con éxito. Creemos que eso es absolutamente falso. Sin embargo, admitimos que puede ser un reto. Ya sea por las herramientas, por el software o por el facilitador de la reunión, manejar adecuadamente los grupos grandes es vital. Puedes dividirte en subgrupos más pequeños, asignar diferentes tareas a distintos grupos o combinar las actividades del grupo grande con las del grupo pequeño.
Acepta la incomodidad
Cuando se reúnen en persona, los anfitriones y facilitadores aprenden naturalmente a leer el lenguaje corporal y pueden utilizar esa información para evaluar cómo va la reunión o cuándo deben dejar que otros tomen la palabra. Cuando se habla con grupos a través de una videollamada, especialmente si no tienen los vídeos encendidos, puede ser muy difícil saber cuándo otra persona quiere intervenir o participar en la reunión. El silencio puede resultar incómodo y desencadenar nuestras inseguridades. En lugar de dejar espacio y oportunidad, llenamos esa incomodidad con más palabras y cualquier tipo de colaboración se queda en el camino.
Al organizar una reunión, tienes que aprender a aceptar la incomodidad y los momentos de silencio, si quieres animar a los demás a participar.
Designar un facilitador
Tener un anfitrión de una reunión no es lo mismo que tener un facilitador dirigiendo tu workshop, reunión o sesión de brainstorming . Los facilitadores se encargan de todos los aspectos del trabajo con los grupos y saben cuándo deben girar o cambiar la reunión para garantizar que sea atractiva, interactiva y significativa.
Como empresa, podrías ofrecer formación a los distintos responsables de departamento o contratar a expertos para que dirijan las reuniones esenciales y workshops por ti.
Reflexiones finales
A medida que cambian el estado actual y el futuro del trabajo en la era digital, entender cómo pueden trabajar mejor las personas es primordial para el éxito de tu empresa. Aunque a menudo no hay una herramienta perfecta que pueda resolver todos tus problemas, hay empresas y software que pueden ayudarte a superar los retos tecnológicos e impulsar el crecimiento de tu empresa.
Al fin y al cabo, las empresas que se adaptan mejor y más rápido son las que obtienen más beneficios del cambio.
¿Estás preparado para el reto?
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