¿Cómo puede la gestión de proyectos mejorar el éxito de una organización?

A veces su equipo puede necesitar un cambio de mentalidad que le ayude a trabajar mejor y conseguir más. Hacer que la mentalidad de gestión de proyectos forme parte de tu proceso de colaboración diario diferenciará a tus equipos y les permitirá hacer las cosas con mayor rapidez y eficacia.

¿Cómo está presente la gestión de proyectos en nuestra vida cotidiana?

Puede que le sorprenda o no saber que la gestión de proyectos está presente en nuestra vida cotidiana de diversas maneras. Seguramente habrá organizado una fiesta de cumpleaños o un proyecto de reforma de su casa, reservado unas vacaciones o comprado un coche nuevo. 

Algunas personas abordan estas cosas como "proyectos", con hojas de cálculo, presupuestos y una meticulosa atención al detalle. Otros simplemente se las apañan y esperan que todo salga bien. Probablemente sea justo decir que la mayoría de los proyectos cuidadosamente planificados tendrán más éxito -y serán menos estresantes- que los que se inventan sobre la marcha. 

Y si tiende a dejarse llevar, lo más probable es que siga utilizando algunos principios de gestión de proyectos, ¡o nunca conseguiría nada!  

Independientemente de lo que esté planeando en su vida personal, los principios de gestión de proyectos le ayudarán a garantizar que sus tareas se lleven a cabo. Que se lleven a cabo con eficiencia y eficacia dependerá de lo bien que aplique estos principios. La gestión de proyectos es esencialmente el proceso de planificación, ejecución, control y finalización de proyectos para alcanzar las metas y objetivos específicos relacionados con ellos.

Planificación de proyectos

Una de las formas en que vemos la gestión de proyectos en nuestra vida cotidiana es a través de cualquier planificación que hagamos. Siempre que tenemos un proyecto o una tarea que realizar, necesitamos planificar y organizar nuestro tiempo y nuestros recursos de forma eficaz para asegurarnos de alcanzar el objetivo.

Un buen ejemplo son las vacaciones familiares. Efectivamente, tienes que crear un calendario para tu proyecto y fijar plazos para que ocurran determinadas cosas. Por ejemplo, tendrás que decidir cuándo y dónde quieres ir de vacaciones. Cuando sepa al menos una de estas cosas, podrá empezar a buscar. 

En primer lugar, debe asegurarse de que dispone del tiempo y los medios económicos necesarios. Puede que tengas que investigar dónde puedes ir en función de las fechas de que dispongas, la cantidad de dinero que puedas gastarte y tus preferencias personales. Puede que necesites planificarlo tú u otro miembro de la familia. Quizá puedas delegar. Entonces tú serías el gestor del proyecto.

Ejecutar su proyecto

En unas vacaciones hay muchas otras cosas que puede ser necesario organizar, dependiendo de las circunstancias. Puede que tenga que reservar días libres en el trabajo o encontrar a alguien que le sustituya. Quizá necesite que alguien cuide de su casa, sus hijos o sus mascotas. Tal vez tenga otros compromisos que deba cancelar o hacer arreglos alternativos durante su ausencia. 

Puede que necesite acceder a cosas específicas durante sus vacaciones, lo que podría requerir una investigación o una mayor planificación. Tendrá que asegurarse de que todo se hace a su debido tiempo. Si quieres dar la vuelta al mundo con tu familia, probablemente necesites mucho tiempo: algunas personas tardan años en planificar y ejecutar este tipo de vacaciones. 

Si tu intención es acampar localmente con tu pareja independientemente del tiempo que haga, es más probable que puedas organizarlo y ejecutarlo en cuestión de días o semanas. En ambos casos hay cosas que tendrás que hacer en determinados momentos para ejecutar bien el proyecto. Puede que necesites comprar ropa nueva, renovar el pasaporte u organizar el transporte al aeropuerto, por ejemplo.

Tener pleno control sobre un proyecto es un aspecto importante de la gestión de proyectos. Tendrá que asegurarse de que supervisa su progreso a medida que avanza. Tendrás que identificar cualquier problema o riesgo para poder tomar medidas que mantengan el proyecto en marcha. 

Por ejemplo, si ha pedido a un profesional que le ayude a reservar sus vacaciones, tendrá que asegurarse de que le da la información que le ha prometido, cuando se lo ha prometido. De lo contrario, podría encontrarse con que los vuelos están completos o el hotel no está reservado. Debe asegurarse de que se ajusta al presupuesto que había estipulado inicialmente, o de lo contrario puede encontrarse con que los gastos se acumulan y no tiene forma de pagar las vacaciones a las que se ha comprometido.

Cierre del proyecto

Por último, cerrar el proyecto (irse de vacaciones) es un aspecto importante de la gestión de proyectos. Así podrás evaluar el éxito de tu proyecto y extraer las lecciones aprendidas. 

Por ejemplo, puede que decida que hizo una mala elección con la agencia de viajes o la empresa de vacaciones que eligió y tome nota para utilizar una diferente basada en criterios distintos la próxima vez. Quizá el destino era ideal y ahora sabe que le gustaría volver a viajar allí. Tal vez debería haber gastado más y haber mejorado su habitación de hotel: sea lo que sea lo que aprenda de este proyecto, podrá aplicarlo al siguiente.

Puede que hayas pensado en ello como la organización de unas vacaciones, pero para darle un título más formal estás gestionando un proyecto. Y es probable que tu enfoque y lo bien que lo hagas determinen tu satisfacción con el resultado.

¿Qué es la mentalidad de gestión de proyectos?

La mentalidad de gestión de proyectos consiste en ver una tarea o un proyecto como una oportunidad para asegurarse de que se está haciendo algo lo mejor posible, de forma metódica y teniendo en cuenta todas las eventualidades. Hay que ser organizado, saber gestionar el tiempo y priorizar las tareas. Implica un conjunto de actitudes y comportamientos que ayudarán a los jefes de proyecto y a los miembros del equipo a ser más eficaces.

Una mentalidad de gestión de proyectos se centra en lograr resultados y cumplir los objetivos que se han especificado para el proyecto. Los gestores de proyectos tendrán que priorizar las tareas y tomar decisiones en función de lo que les ayude a alcanzar esos resultados deseados. 

Esto significa ser proactivo y anticiparse a los posibles problemas o riesgos que puedan surgir. Una persona con mentalidad de gestión de proyectos supervisará los avances para asegurarse de que el proyecto sigue su curso y tomará medidas para mitigar los riesgos detectados antes de que se conviertan en un problema.

La organización y la planificación son fundamentales. Los planes detallados ayudarán a establecer plazos y a asignar los recursos de forma eficaz. La colaboración y el trabajo en equipo son también un componente vital de la gestión eficaz de proyectos. Los jefes de proyecto y los miembros del equipo deben ser capaces de colaborar estrechamente entre sí y con las partes interesadas aj enas al equipo para asegurarse de que todo el mundo va por el buen camino y trabaja por el mismo objetivo. 

Esto puede requerir un cierto grado de flexibilidad y adaptabilidad: siempre hay sorpresas inesperadas en el camino, sobre todo si la nueva información o las circunstancias cambiantes requieren un cambio de rumbo.

El concepto de mejora continua es un componente importante de la mentalidad de gestión de proyectos, y puede entrar en juego tanto durante como después de un proyecto. Los gestores de proyectos deben evaluar periódicamente los avances, identificar las áreas susceptibles de mejora y aplicar los cambios necesarios para optimizar los resultados del proyecto. 

Después de todo, no querrá aprender la misma lección cada vez que tenga un nuevo proyecto: debe aprovechar lo aprendido y utilizarlo en su beneficio para el siguiente.

Al adoptar una mentalidad de gestión de proyectos, los gestores de proyectos pueden trabajar más eficazmente para lograr los resultados deseados para el proyecto y sus equipos. Pueden ayudar a garantizar que sus equipos trabajen juntos de forma eficaz hacia el mismo objetivo final. Los miembros del equipo estarán mejor preparados para desempeñar su papel y crear juntos un equipo armonioso, eficaz y eficiente.

¿Cómo mejora el rendimiento y la eficacia una mentalidad de gestión de proyectos?

Ya hemos visto un ejemplo de gestión de proyectos en nuestra vida cotidiana. El éxito -o no- de tus vacaciones dependerá en gran medida de la planificación y ejecución que hayas hecho de ellas. 

Sin una mentalidad de gestión de proyectos, puede que tengas suerte una o dos veces y acabes disfrutando de unas vacaciones estupendas sin haberlo intentado realmente. Es justo decir, sin embargo, que en algún momento es probable que su suerte se acabe. Y todos hemos tenido ese tipo de vacaciones. 

Lo mismo ocurre con otros acontecimientos de la vida cotidiana: ¿a cuántas fiestas has ido en las que esperabas que sirvieran comida y no la había -o viceversa- porque no te lo comunicaron bien? ¿O los animadores no aparecieron porque habían reservado para otra fecha y a nadie se le ocurrió comprobarlo? Quizá tengas amigos así. Lo mismo ocurre en los negocios. 

Aunque esperamos que todas las empresas funcionen con profesionalidad y sin perder tiempo, dinero ni esfuerzo, lamentablemente no es así. Hay mucho margen de mejora. Sin una gestión adecuada de los proyectos, los trabajos y las sumas en riesgo no hacen más que aumentar.

El Puente de los Jardines: un ejemplo de mala gestión de proyectos

Un ejemplo paradigmático de mala gestión de proyectos que conduce al desastre es el llamado proyecto del Puente Jardín de Londres (Reino Unido). El Garden Bridge propuesto, que contaría con numerosas plantas y árboles, cruzaría el río Támesis en memoria de la princesa Diana, fallecida en 1997. En 2014 se concedió a la fundación responsable el permiso de obras para el "paraíso flotante".

El proyecto costó 53,5 millones de libras (incluidos 40 millones de dinero público) y, sin embargo, nunca se construyó el puente. Se pagaron 9,5 millones de libras a los diseñadores del puente y el contrato para construirlo fue de 21 millones. Los trabajos preparatorios se iniciaron antes incluso de que se hubieran adquirido los terrenos necesarios. El coste total del proyecto se había fijado en 140 millones de libras, pero más tarde tuvo que revisarse a 185 millones, y una revisión posterior descubrió que incluso esto iba a estar muy lejos de la realidad. 

Llegados a este punto, el proyecto fue retirado. La fundación se había gastado incluso 161.000 libras en una página web y 417.000 en una cena de gala. Los gestores del proyecto no tenían ningún control sobre los costes, ni siquiera sobre la realidad: ¿quién empieza un proyecto de construcción sin poseer ya el terreno necesario?

¿Por qué todos los miembros del equipo necesitan una mentalidad de gestión de proyectos?

Un equipo es tan fuerte como su eslabón más débil. Si todo el mundo está de acuerdo y comprende la importancia de la mentalidad de gestión de proyectos, tendrá más probabilidades de éxito. Con un cambio de mentalidad, preparas a tus equipos para el éxito. 

A nivel personal, tomarse el tiempo y el esfuerzo necesarios para pensar y planificar adecuadamente unas vacaciones puede conducir a una mejor experiencia: puede que no sea lo más caro en lo que gastar dinero, pero ¿por qué arriesgarse? En los negocios ocurre lo mismo, pero las cifras son mucho mayores y el potencial de desastre también. Nadie puede permitirse malgastar millones de dólares.

Ayudar a sus equipos con una mentalidad de gestión de proyectos

Existen varias herramientas en línea a disposición de los equipos de proyecto para ayudarles en la gestión de proyectos. Ofrecemos recursos que ayudan a facilitar y optimizar el trabajo en equipo moderno para ayudar a los equipos de proyecto a ser más productivos. 

El trabajo en equipo y la colaboración en workshops y las reuniones pueden mejorarse con una pizarra en línea y todas sus herramientas asociadas. Aumente la eficacia de su equipo de gestión de proyectos proporcionándole las herramientas que necesita. Por qué no echas un vistazo a nuestros recursos para obtener más información?