Cómo hacer que tus sesiones de videoconferencia sean más interactivas
Ah, las reuniones, el único aspecto del trabajo al que todo el mundo le gusta atacar y señalar sus muchos defectos e ineficiencias. Incluso antes del reciente cambio hacia una aceptación más general del trabajo a distancia, las reuniones han provocado la ira de muchos que trabajan en oficinas por su consumo de tiempo, su falta de concentración y todo lo demás.
Con el trabajo a distancia que, según se informa, ha llegado para quedarse y crecer aún más en 2023, es importante comprender las implicaciones y los cambios de un nuevo medio para las reuniones que se proponen. Al fin y al cabo, si un directivo apenas es experto en crear y compartir presentaciones en entornos presenciales, cabe esperar que sus videoconferencias en línea sigan en gran medida el mismo camino o incluso se degraden aún más en calidad.
Sin embargo, la tecnología ha crecido a la par que nuestro cambio en las normas de trabajo y, a su vez, nos ha proporcionado nuevas capacidades y tácticas para relacionarnos mejor con nuestros oyentes. En este breve artículo, repasaremos los diferentes factores que rodean la proliferación de la videoconferencia y las razones por las que se queda corta en ciertos aspectos. Pero no sólo nos centraremos en los defectos, ya que también hablaremos de grandes consejos y trucos para que tus sesiones de videoconferencia sean mucho más interactivas.
Mejores prácticas para mejorar la interactividad de las videoconferencias
El compromiso durante las reuniones debería ser una obviedad para la mayoría de los que han tenido que hacer una presentación en persona antes. Las señales sutiles del público, así como las técnicas para mantener la atención en toda la sala, han sido una estrategia constante para que los presentadores consigan transmitir sus puntos con mucha más eficacia.
Pero las videoconferencias han supuesto un revulsivo, ya que de repente el público ya no es tan participativo en la presentación y puede que no experimentes la misma eficacia de las técnicas al trasladarlas a un formato digital.
"En las reuniones presenciales, el compromiso es importante. Pero, en las reuniones virtuales, el compromiso es fundamental", dice Michael Wilkinson, director general de Leadership Strategies. En las reuniones presenciales, puede ser fácil captar la atención de la gente o despertar su interés en determinados momentos, pero el medio virtual puede despojarte de estos acontecimientos y hacer que tu presentación caiga en oídos digitales mayoritariamente sordos.
Wilkinson añade que "mediante el compromiso, tiendes a obtener mejores aportaciones que conducen a mejores decisiones, mejores soluciones y mejores resultados. Al mismo tiempo, cuando involucras a los participantes, esto tiende a dar lugar a mayores niveles de implicación en los debates, lo que conduce a una mayor aceptación de las decisiones, lo que produce un mayor compromiso con la acción, que a su vez conduce a mejores resultados". Por ello, hemos examinado algunas de las mejores prácticas que pueden conducir a una mejor interactividad durante las sesiones de videoconferencia.
Establece las expectativas y las agendas con antelación
Como ocurre con muchas cosas en la vida, es difícil argumentar en contra de la importancia de la preparación (especialmente de la preparación realizada con antelación). Dado que casi el 50% de los trabajadores pasan cerca de 4 horas a la semana sólo en videollamadas, es absolutamente imprescindible que intentes empezar tus videoconferencias con la pregunta "¿Es necesario que esto sea una reunión en primer lugar?". Las reuniones, incluidas las videoconferencias, quitan tiempo a unas agendas ya de por sí muy ocupadas, por lo que asegurarte de que estableces las expectativas adecuadas y la justificación de por qué celebras estas reuniones en primer lugar puede hacer que tu equipo esté mejor alineado con lo que debe esperar.
Una vez que establezcas la relevancia de tu llamada por videoconferencia, es importante establecer un orden del día antes de la reunión real y con tiempo suficiente para que los asistentes puedan preparar todo lo que se les pida. Esto es especialmente importante para las sesiones de videoconferencia que implican la realización de talleres, a los que nos referiremos más adelante en este artículo.
Dado que las videoconferencias son una experiencia muy variable para la mayoría (debido a malas conexiones a Internet, cortes repentinos de la tecnología, etc.), controlar el número de voces en la sala puede ayudarte a obtener las ideas más importantes de la forma más eficiente. Considera la posibilidad de etiquetar a los asistentes no esenciales como opcionales cuando trabajes con grupos bastante grandes o equipos interfuncionales.
Impulso a un entorno de vídeo-oído
Las videoconferencias han sido una bendición para los trabajadores, ya que esencialmente les permite trabajar cuando y donde sea, pero también ha creado el efecto perjudicial de una "desconexión" más fácil para el individuo cuando participa en una videoconferencia. Esto se manifiesta literalmente con muchos trabajadores que se niegan a participar más profundamente en las reuniones e incluso asisten a las videoconferencias con los vídeos apagados y los micrófonos silenciados.
Pero hay un argumento a favor de impulsar un entorno de "video-on" en tu lugar de trabajo, a pesar de la aversión de la gente a esta práctica. Tracy Bower, psicóloga especializada en el trabajo, escribe que tener video-on durante las reuniones tiene varios beneficios clave relacionados con la mejora de la comunicación, la compenetración e incluso el estado de ánimo general.
Se ha observado que la comunicación va más allá de lo verbal y se compone de muchos factores diferentes, ya que el 55% del total de la comunicación son señales no verbales enviadas a través del cuerpo o el lenguaje facial. Los entornos sin vídeo dificultan la difusión de la información y pueden dar lugar a malentendidos en el tono y el uso de las palabras, por ejemplo, en equipos multiculturales en los que ciertas palabras tienen connotaciones diferentes.
Más que la eficacia de la comunicación, son los aspectos blandos de las reuniones los que se mejoran con el uso del vídeo, ya que ayuda a crear una relación entre los miembros del equipo que pueden estar trabajando en gran medida a distancia en proyectos clave. Mientras que esto se captó en las interacciones en la oficina, estuvo en gran medida ausente en las conferencias telefónicas sin vídeo. Sin la confianza desarrollada entre los miembros del equipo, podrías acabar con reuniones monótonas entre miembros que no se comprometen, ya que no han establecido ninguna conexión interpersonal con aquellos con los que trabajan.
Prepara las salas de reunión
Una ventaja interesante de las videoconferencias respecto a las actividades presenciales es la posibilidad de incluir salas de descanso y actividades virtuales específicas que pueden centrarse en grupos más pequeños para la colaboración y las aportaciones de los participantes. Mientras que los grupos de trabajo son bastante comunes en las conferencias presenciales, las salas de trabajo permiten a los participantes interactuar entre sí en un entorno virtual cerrado, proporcionándoles incluso un mínimo de privacidad para hablar de cosas que quizá no quieran discutir con el grupo más grande de la conferencia.
Puede sonar contradictorio dividir a los miembros en salas de reunión más pequeñas, pero a algunos miembros les puede resultar difícil hablar en videoconferencias especialmente grandes. Dar a estas personas la oportunidad de relacionarse con otros en entornos más controlados puede aumentar su capacidad de participar en el debate en general. La idea es también reagruparse después con el público en general.
Además, se sabe que este tipo de salas de descanso son mejores para enseñar nueva información a los asistentes, dice la Universidad de Wisconsin-Madison. A través de estas salas de descanso, puedes establecer mejor la camaradería, la responsabilidad y dar a cada miembro unas expectativas más claras sobre lo que debe hacer a continuación.
Explora las actividades virtuales
Internet ha facilitado el acceso a aplicaciones y elementos que podrían haber requerido un poco más de tiempo para organizarse en persona. Esto incluye diferentes workshops, rompehielos y concursos que habrían necesitado una colección de materiales, diseños y otros elementos para ejecutarlos en propiedad. Con la llegada de las videoconferencias, también se han abierto nuevas posibilidades en cuanto al tipo de actividades que se pueden realizar en línea.
Los rompehielos son probablemente lo primero que te viene a la mente cuando buscas formas de aportar más interactividad a tus videoconferencias. Puedes explorar formas más creativas de romper el hielo a través de medios virtuales, como las fotos de perfil personalizadas que pueden reflejar un personaje favorito de una película o incluso sus mascotas. También puedes explorar la otra cara de la moneda estableciendo los nombres y las fotos de todos en plantillas anónimas, en las que los demás miembros del equipo tengan que adivinar quién es la persona que habla basándose en pistas personales sobre ella.
Otra actividad que puede ayudar a mantener el interés en tu videoconferencia es la comprobación de conocimientos a mitad de la sesión, en la que puedes enviar instantáneamente encuestas o preguntas aquiz para ver mejor si la gente ha absorbido la información lo suficiente. Puedes incluir incentivos (virtuales o no) como forma de impulsar aún más el compromiso.
Utiliza los aspectos visuales para establecer mejor el tono
Por último, querrás asegurarte de que tu videoconferencia siga siendo atractiva en términos de diseño y contenido en general. La facilitación de la sesión constituye aproximadamente la mitad de lo que mantendrá a la gente interesada, mientras que la otra mitad dependerá de lo bien que puedas exponer toda la información que quieras compartir de forma creativa y visual.
Al exponer tu información en formatos más claros y digeribles, también puedes mantener a tus asistentes implicados en el propio contenido incluyendo sesiones de taller siempre que sea necesario para obtener más aportaciones de los demás. En un estudio histórico del Grupo McKinsey, se observó que casi el 90% de los que respondieron a las sesiones virtuales de workshop consideraron que son en gran medida tan eficaces o incluso más que las sesiones presenciales de workshops en general.
Pero la principal ventaja que tienen las videoconferencias sobre las reuniones en persona es la relativa facilidad para incluir temas y diseños virtuales en tu reunión propiamente dicha. Los objetivos importantes de la reunión pueden destacarse con un fondo virtual específico que los presentadores pueden utilizar, mientras que los filtros de fotos pueden ser incluso una forma divertida de utilizarlos junto a los rompehielos para aliviar mejor la tensión que surge de las frecuentes reuniones online.
Cómo se vuelven ineficaces las sesiones de videoconferencia
Posiblemente en correlación con la disminución de nuestra capacidad de atención, las videoconferencias han hecho que sea fácil cambiar de ventana o tener otra cosa en segundo plano durante las sesiones clave de negocios. Incluso si te encuentras totalmente atento durante cada sesión, la fatiga de Zoom se ha convertido en un fenómeno más frecuente por el hecho de que se produzcan demasiadas videoconferencias en un periodo corto. Con casi 3/4 partes de todas las empresas que utilizan algún tipo de herramienta de videoconferencia, sigue siendo sorprendente que muchas de ellas caigan en muchas de las mismas trampas que hacen que lo que debería ser un avance de las tecnologías para reuniones se quede en nada.
No hay suficiente preparación
La mayoría de las veces, no hay que culpar a la herramienta en sí, sino a quienes organizan y preparan la reunión en primer lugar. Aunque la tecnología puede, sin duda, reducir la carga logística de tu conferencia telefónica (no es necesario encargar comida ni alquilar grandes salas), la falta de preparación puede dejaros a ti y a tu audiencia en situaciones incómodas durante la sesión.
Una investigación reciente ha demostrado que la falta de preparación sigue estando entre las 5 principales preocupaciones que los encuestados respondieron como razones por las que las reuniones fracasan en primer lugar. Forbes ha recopilado incluso una lista de los errores más comunes en las videoconferencias que pueden hacer fracasar tu presentación, desde malos ángulos de cámara hasta vergonzosos momentos de "micrófono caliente" que pueden meterte en un buen lío.
Las personas adecuadas no están presentes
Antes de que las videoconferencias se impusieran, es cierto que era un poco más difícil excluirse de las reuniones a las que se te pedía explícitamente que asistieras, ya que significaba tener que indicar directa (o indirectamente) las razones por las que no podías asistir. La videoconferencia ha facilitado el envío de invitaciones en rápida sucesión y, a su vez, ha facilitado también el hecho de ignorar dichas invitaciones a medida que tu agenda de sesiones de videoconferencia consecutivas se va acumulando.
Esto deja a los principales responsables de la toma de decisiones fuera del circuito y a tus reuniones mucho menos interactivas de lo que deberían ser, ya que las voces importantes estarían notablemente ausentes de la sesión.
No utilizar las tecnologías innovadoras en toda su extensión
El último de la lista puede parecer que se explica por sí mismo, pero no deja de ser un recordatorio importante para seguir utilizando las tecnologías innovadoras disponibles en las videoconferencias. Las conferencias, especialmente las presenciales, siempre han sido complicadas a la hora de impulsar el compromiso, ya que se reducen esencialmente a un solo orador y a una gran audiencia.
Las videoconferencias pueden sortear esto con herramientas incorporadas que pueden permitirte obtener mejor las aportaciones de la audiencia, grabar las ideas clave, compartir información importante o incluso añadir herramientas complementarias a tu sesión.
Lo importante aquí es investigar lo que es posible y lo que otros han hecho en sesiones similares. La tecnología sigue siendo extremadamente flexible y puede que encuentres una nueva estrategia que no se te haya ocurrido antes simplemente explorando lo que es posible ahora con el entorno digital.
Tus próximos pasos a considerar
La videoconferencia puede ser una herramienta extremadamente poderosa si se utiliza correctamente. La planificación, el compromiso y la colaboración adecuados en este nuevo medio de reuniones, junto con la ventaja nativa del canal de la flexibilidad de uso, pueden lanzar las reuniones de tu equipo a nuevas alturas. Además, esto puede permitir a los equipos trabajar mejor junto a otros equipos para compartir información de forma más rica y eficiente.
Ten en cuenta los diferentes contextos en los que probablemente opere tu equipo y utiliza los métodos aquí ilustrados con las modificaciones que consideres oportunas. Las videoconferencias siguen siendo muy prometedoras en este entorno de trabajo a distancia, así que estate atento a las nuevas tácticas que puedas descubrir con esta práctica herramienta de conferencia.